周林兴
一个数字档案馆应该包含哪些要素、具备哪些特征？怎样才算得上是好的数字档案馆？要回答这样的问题，必须以一定的评价标准为依据。但是，由于数字档案馆本身的跨学科性和应用领域的多样性，不同领域的人会基于不同的目的，提出不同的评价标准。总体而言，数字档案馆评价研究尚未形成气候，只是零散在单个的项目中，相对于如火如荼的数字档案馆研究和实践而言是滞后的。
建立科学、合理的评价指标体系既是进行数字档案馆评价的前提，也是目前数字档案馆评价研究面临的一个重大挑战。本文试对目前数字档案馆建设中的各种因素进行通盘考虑，提出一套用于数字档案馆评价的一般性指标体系，并对评价体系的相关问题进行讨论。
一、数字档案馆评价指标体系的构建原则
任何一个指标体系的构建都以一定的构建原则为前提，离开了这个原则，这个指标体系也就失去了构建的意义。数字档案馆的评价指标也必须以一定的原则为前提，笔者认为数字档案馆评价指标应遵循以下几项原则：
1.确定性。由于人们对数字档案馆在认识存在着差距，因而，目前还没有形成一个统一的有关数字档案馆的定义。目前可见到的说法归纳起来主要有以下几种：①认为数字档案馆是指用二进制编码的数字方式存储、处理档案信息内容，应用计算机、通讯和多媒体技术，提供电子网络检索和服务的档案网络信息系统；②认为数字档案馆是传统档案馆的延伸，是传统档案馆利用现代信息技术获得自身发展的产物；③认为数字档案馆是一个电子化信息的仓储，能够存储大量各种形式的信息，用户可以通过网络方便地访问它，以获得这些信息，并且其信息存储和用户访问不受地域限制。数字档案馆认识的分歧，给数字档案馆评价体系的构建带来了一定困难。笔者认为，数字档案馆是以传统档案馆为基础，以网络技术为依托，采用各种相关标准构建的档案信息资源基地。
2.开放性。数字档案馆在我国的建设还处在初创阶段，不可能完全预见将来数字档案馆的运行模式，设想同现实之间总是有一段距离，预设的僵化的评价指标有可能抑制数字档案馆的发展，因此，评价体系还应该具备一定的开放性，为数字档案馆留出一个必要的创新空间，使其具备容纳不可预知因素的能力。
3.可靠性。即要求数字档案馆系统是稳定的，馆藏资源本身是客观的，数据原创者的个人信息是真实的。
4.客观性。数字档案馆的评价体系必须尽量客观，尽量减少主观因素的于扰作用。在客观性的前提下得到的结论才具有说服力，才可以作为评价档案馆的依据，主观因素过多，必然影响评价结果的公正性。只有坚持客观性原则，评价结果才具有公正性、科学性，才能得到各方的认同，对数字档案馆的发展起到积极的促进作用。
5.可行性。数字档案馆评价体系必须具有切实的针对性，简便易行、可操作性强，繁琐的体系会给工作人员增加不必要的负担，遭到各方的抵制，结果适得其反。
6.通用性。数字档案馆评价体系不仅要对单个数字档案馆的状况进行评估，而且要在不同的数字档案馆之间进行比较。只有在同一评价标准下，数字档案馆之间才具有可比性。因此，数字档案馆评价体系必须具有通用性，适合对各种数字档案馆的评价，只有这样才能区分优劣，使档案工作者能够根据评价结果扬长避短，促进数字档案馆的不断完善。
二、评价指标体系构成要素的确定和分析
笔者将数字档案馆评价指标体系分为馆藏、技术、服务、管理四个方面，每个方面有其具体的评价要素和指标。
1.馆藏指标
馆藏资源是数字档案馆存在的基础，评价数字档案馆首先要评价馆藏资源。
(1)馆藏自然情况
①丰富性。只有馆藏丰富的数字档案才能形成资源规模效应，有坚实的发展基础，吸引更多的用户。衡量馆藏丰富性的主要指标有：主题范围；时间范围；可用的资源数量；完整性；系统性；文件类型和格式的多样型性等方面。②优化性。数字档案馆应该以最低限度的消耗，保存社会或机关单位所需要利用的最大限度的档案信息资源。在当今数字信息泛滥成灾的时代，如果无法发挥出数字档案馆的优势，数字档案馆也就失去了其存在的价值。衡量指标主要有：系统性；价值性；实践性；特色性。③可靠性。可靠性是衡量馆藏质量的一个重要指标，主要指酌是数字档案馆中所保存和所提供的档案信息是否得到了应有的保护，这些数字信息的完整性、真实性是否与在传统档案馆时期有相同的价值，具有法律认可的权威。④适用性。适用性是指馆藏是否符合目标用户的需求，对用户是否具有较大的研究价值、参考价值、消费价值、利用价值等，这一指标可以通过分析馆藏结构和用户需求、用户调查等方法加以评定。馆藏是为特定的用户群体建立的，必须对用户适用。
(2)馆藏组织情况
数字档案馆的馆藏资源是对传统档案馆分类、整理、著录、标引等工作的继承和发展，其中不可或缺的一部分就是档案元数据的建设与管理。①组织方式多样化。数字档案馆的档案信息组织方式有文件方式、数据库方式、主题树方式和超媒体方式、超链接方式等，数字档案馆应该能根据其馆藏特征来选择合理的组织方式，使馆藏便于档案利用者以最快的、最及时地查找到所要的档案信息资料。②组织工具现代化。传统的馆藏组织工具主要是全引目录、案卷目录、检索卡片、全宗指南等，这些馆藏组织工具在其特定的历史时期，对馆藏档案信息的检索发挥了很大的作用。但是随着网络技术的发展，现代技术的不断应用于档案事业，再加上人们对档案信息查找速度要求越来越快，因此，必须使传统的馆藏组织工具现代化，即用现代化的技术设备来辅助馆藏信息的查找。③元数据的标准化。元数据是描述某种类型资源的属性，对这种资源进行定位和管理，有助于数据检索的数据。元数据的标准化是指采用标准的元数据格式和编码规则，编制成的元数据具有较强的通用性和可转换性。如采用都柏林核心元数集(DC)、编码档案描述著录(EAD)。④元数据的详尽化。元数据的详尽程度，一方面类似于档案信息著录、标引的深度，即要求对馆藏数字资源进行全面深入地提示，另一个方面类似于档案信息著录、标引的广度，即要求对馆藏数字资源所涉及到的方方面面都要详尽地考虑，不能遗漏，要从多个角度对相关数字档案信息反映与阐释。
(3)馆藏管理情况
①资源更新速度。馆藏资源需要不断增加和调整，才能使内容更丰富，结构更合理。同时，来自网络的资源多是动态信息，需要定期进行维护和更新。更新速度指标可以通过馆藏资源不同部分的平均更新周期来反映。更新速度问题是目前我国数字档案馆建设中存在的一个比较突出的问题。有的档案信息网站从其建成就从来没有更新过，象这类档案信息网站有与没有基本没有什么区别。②资源整合能力。数字档案馆的馆藏建设通常是分成若干部分各自单独进行的，当馆藏达到一定规模时，需要对分散的各部分资源进行整合。资源整合能力考察的是对馆藏进行重组，提供整体服务，从而促进馆藏利用的能力。主要表现在是否能通过解剖与重组文件信息、数据库信息、建立各种档案信息的导航系统等方式为各部分馆藏建立充分的关联，使数字档案馆的信息资源能够真正实现“一站式”检索。
2、技术指标
(1)系统技术
①系统结构的合理性。它关系到知识仓库的构建方式(如集中或分布式数据库、关系或面向对象数据库管理系统)和传输模式(如系统和用户界面之间或系统各模块之间交流协议)是否合理和符合用户习惯。
②系统技术的先进性。随着高技术产业的发展加快，更新周期在不断缩短，越来越多的新技术、新工艺被投入到信息产业中来，如信息采集中涉及到图像扫描与校正、汉字扫描识别，存储技术中的数据压缩技术、分层分级管理技术，网络发布中的安全防护技术等等，从技术上说，高精准的程度离人们的理想要求越来越接近，而从设备本身来说，性能／价格比在逐渐加大，用户目标实现的机会在增加。这就要求系统方案在设计时要有一定的前瞻性，尽量采用当前世界最新的技术、最佳的科技手段。
③系统技术的开放性。在高科技异常发达的今天，任何系统也不能完全料定未来，但它可以为未来的发展留下足够的空间。即使若干年后技术更新换代了，用户也不必完全更新现有技术设备，也可以通过必要的追加手段达到当时的先进水平，不至于太落后于时代。为了满足这种需要，系统应该具备良好的开放性能，在原有的系统平台上为用户留有可供扩充的多种接口，用户可根据实际的特定需要和未来发展，自己定义某些功能，或修改系统中的部分模块。这种接口包括开发工具和主要的软件标准，应识别多种数据格式，不排斥同类标准下其他商家的产品。
④系统技术的标准性。采用国际通行的技术标准是系统具备开放性和可扩充性的前提，系统应该使用标准的数据库技术和元数据格式，这样，不论系统功能如何改变，不会对数据产生不利的影响，而且有利于数据的不断更新和积累。现行国际上通行的Orade、DBZ、sy-hase等都属于标准数据库，它们之间都具备互换的可能。都柏林核心集(DC)所规定的元数据格式目前已成为北美、欧洲和亚洲20多个国家普遍认可的数据标准，也是用于标识电子资源的一种简要目录模式。
⑤系统技术的安全性。任何信息系统都必须具备一定的安全性能，数字档案馆尤其重要，因此为了保证它的安全，必须考虑采用以下一些安全技术，如电子政务认证、调度系统认证、电子商务认证、密钥技术、数字水印技术、电子签名技术、身份识别与访问权限控制、防写技术、硬盘还原卡技术等。
(2)用户服务技术
①用户操作技术。是否支持最基本的用户操作，是否做到以利用者的方便为第一原则，这是一个数字档案馆评价的重要指标。通常浏览器是数字档案馆的一个窗口，它把馆藏的档案信息资源以最真实的形式呈现给读者。因此应该设计方便利用者利用浏览的浏览器，而且浏览器的功能要尽量全面。即要有阅览、下载、打印、检索等功能。②导航功能。它作为网络信息资源节点的数字档案馆是必不可少的，主要指通过网站地图、导航工具条、导游线路等各种技术对数字档案馆内外的各种资源进行整合显示，引导利用者沿着正确线路查找到信息。③检索性能。数字档案馆应该能够为利用者提供多种检索途经，包括简单检索、复杂检索、自然语言检索、图像检索、视频检索等，而且要考虑各种功能配置是否合理，是否能提供多个检索人口或多个检索通道。④界面设计。数字档案馆的访问界面首先实现的是与利用者的交互功能，由于利用者对计算机知识的掌握程度参差不齐，数字档案馆的交互界面应该设计得简单易操作，运行速度快。同一界面上应包含尽量多的检索、导航功能和信息量。数字档案馆的访问界面就如同传统档案馆的阅读环境，好的界面要简洁、美观，给人以美的享受。即界面的设计不但要友好，而且要富于美感。
3、服务指标
数字档案馆有着不同于传统档案馆服务模式，对不断增加新形式的数字档案馆服务的质量及其影响进行评价是一个艰难的任务。
(1)服务范围
指的是数字档案馆服务的内容范围，应该根据资源特征和利用者需求提供多种服务项目，主要包括信息浏览和检索、利用者教育和培训、使用帮助、利用者交流、多种方式的数字参考服务、联系方式、留言区、意见反馈等。
(2)服务质量
①信息检索效果。档案信息检索是数字档案馆最基本的服务项目，衡量信息检索质量的具体指标是查全率、查准率、响应时间、检索帮助(能否给予利用者检索帮助)、检索结果(是否可以由利用者调整显示数量、显示格式，是否提供多种排序方式等)。
②参考服务水平。参考服务是数字档案馆服务水平的最重要的体现，衡量参考服务的质量的具体指标包括反馈的及时性、问题的解答率、解答的满意率、可靠程度、利用者的经济负担、是否提供及时参考、是否加入合作参考服务体系从而提高服务效益等。
③服务可获取性。数字档案馆是否有稳定的URL，是否提供全天候服务，是否有迅速、可靠的链接和信息传送，工作人员的业务水平是否能够满足利用者的利用要求。
三、研究数字档案馆评价体系的意义
1、有利于数字档案馆的研究建设
数字档案馆的建设还处于初级阶段，对此还要做大量的研究工作，良好的评价体系有利于研究建设工作的进行。在数字档案馆的建没过程中，需要理论工作者开展大量的基础性研究工作，从模式构建、技术框架、基本定位等多角度、多方面进行深层次探讨与思索，以指导数字档案馆建设实践。数字档案馆评价体系的研究就是其中一个重要的方面，它是数字档案馆建设的基本目标，从某一角度决定着数字档案馆的建设走向，制约和影响着模式构建、技术采用等其他方面，与数字档案馆以什么样的面貌呈现在世人面前具有直接的关系。因此，构建一个科学的评价体系，对于数字档案馆的发展完善具有重要意义。
2、促进数宇档案馆规范化和特色化建设
数字档案馆的建设应该逐渐趋于特色化，也就是说，一个好的数字档案馆必须有自己的特色馆藏，形成特色以后就有目的地扩充馆藏文献资源，符合这一特色的资源也会相对集中于少数数字档案馆。这对于利用者来说将会更加方便，因为利用者使用文献资源的种类是相对固定的。数字档案馆评价可以为规范数字档案馆建立特色档案馆提供依据。
总之，科学有效地开展数字档案馆的评价具有相当大的难度，但操作的困难不应该构成回避的理由，回避只会自我封闭，阻碍进步。应该积极实践，不断地探索，随着数字档案馆建设的不断推进，构建一个切实可行的数字档案馆评价指标体系已势在必行。
另外，一个完善的指标体系还应该包括其权重分配和计分方法。本指标体系只是给出了评价要素和指标，没有指出各指标的重要程度，实际评价过程中还需要根据不同类型、不同规模的数字档案馆的特征为各个评价要素确定不同的权重，设计一套合理的计分方法，得出量化的结果。
（牛角、树人摘自《档案学》2005年第4期）
