美国是当今世界上科学技术最发达、经济实力最强的国家，美国的档案信息利用，无论在基础设施、资源建设、服务机制、利用技术等方面都处于世界先进水平。为了借鉴美国档案利用服务的经验，大力推进我国档案服务机制创新和公共档案馆事业的发展，作者通过查阅有关资料，并结合1999年在美国参观学习期间的亲身体验，特对美国档案馆利用服务情况作如下纪实。
一、健全的档案机构设施和丰富的档案馆藏资源为档案利用创造了优越的条件
美国于1776年7月4日建国，至今只有二百多年历史，从时间上说，她的文明积累无法与其他文明古国相比。然而可能正因为历史短暂，美国人似乎特别珍惜自己的过去，十分重视档案的收集、保管和利用，加上美国物质基础雄厚，由此为档案工作创造了相当优越的条件。在美国到处都可以看到博物馆、纪念馆。档案馆虽没有博物馆多，但也是一个十分庞大的体系。美国实行中央和地方分权的联邦制，联邦政府下属50个州，州下设市或镇，被称为“地方政府”。虽然各州有独立的法律和机构体系，中央无权干涉下级政府的档案工作，然而，从中央到地方的各级政府都设有档案机构或档案馆，许多企业也设档案馆或档案室，因此，他们的档案和档案工作实行的是分级集中统一管理。
成立于1934年的“美国国家档案和文件局”（简称NARA，1985年以后改称署）是联邦政府下属独立机构，既负责指导、监督、规范联邦政府公文处理及文件的汇编工作；又对联邦政府的档案实行集中统一管理，管理分布于全国17个州的15个文件中心、13个地区分馆、12个总统图书馆。
美国国家档案馆分“一馆”和“二馆”。一馆建成于1937年，位于华盛顿白宫和国会大厦之间的宾州大道上，优越的地理位置和庄重的建筑设计既体现了它显赫的地位，也给公众的参观访问带来了便利。该馆约有400余名工作人员，主要保存上亿页历史档案文件材料，其中包括1100多万张地图、图表及航空拍摄的照片、1200多万张照片档案、118000多部电影胶卷（最早有1897年麦金利总统的就职演说）、约20万盘录像和录音带（其中有德国纽伦堡战犯审判的录音）、2万多套缩微资料以及28.5万多件人工制品和实物档案。这些档案数量庞大，形式丰富，形成时间跨越美国建国以来的各个历史时期，内容涉及美国政治、经济、军事、文化及民俗民生（如家谱档案、地产档案等），其价值之珍贵确实令人惊叹。其中最珍贵的的是用羽毛笔写在羊皮纸上的“自由宪章”，即《独立宣言》、《美国宪法》、《人权法案》。为了这三件宝，一馆专门设立了展览大厅，将它们分别密封在充氮气的玻璃盒中，每天仅开放参观3个小时，参观时陈列柜两旁有卫士站岗。我在一馆参观时目睹了字迹清晰的华盛顿总统日记；保存完好的二战期间街头宣传画、电影海报，各种重大战役的照片、音像资料；珍珠港遭受日本袭击时发回美国的第一份电报；从人造卫星上拍摄的地球遥感照片等。我感到，该馆最吸引公众的藏品不是政府的文件，而是那些大量反映重大事件、重要人物、民族风俗文化的非公文、非纸质、生动鲜活的历史记录，这是美国档案的重要特色和魅力所在。
由于一馆的档案“库满为患”，1988年9月，由里根总统审批立项，建造了美国第二国家档案馆。该馆于1989年10月开工，总统里根亲自为之奠基，1993年10月基本竣工，1996年11月完成档案搬迁任务。“二馆”位于华盛顿马里兰州大学公园城内，占地13.4公顷，建筑面积约17万平方米，建筑高6层，档案库房面积6万多平方米，全部采用电动密集架，存放架位长度达836公里，堆存能力5.6万立方米。该馆设计上突显了用户服务设施：阅览室总面积达5597平方米，可同时容纳390名查阅者，其中二至六楼都设有宽敞的档案阅览室，二楼纸质文件阅览室面积最大，有2051平方米；三楼为制图、建筑档案及图书阅览室；四楼是多媒体档案和缩微档案阅览室；五楼是照片档案阅览室；六楼是电子文件阅览室和保密档案阅览室，该室在所有阅览室中面积最小，仅94平方米，占全部阅览室面积的1.6%，由此也可见，该馆不开放的档案仅占很小的比例。此外馆内还设有603平方米礼堂、762平方米教室、255平方米健身房、1300平方米有300个座位的自助餐厅、可停763辆车辆的三层停车场，以及可容纳50名儿童的托儿所，一楼门厅还设有367个带锁的包裹存放箱，馆内外均有舒适的休闲场所，服务设施可谓一应俱全。
二馆馆藏现行档案，现藏有联邦政府档案5亿件，内容有关外交、商业、劳工、能源、交通、财政、社会问题等，还有部分总统的行政档案、第二次世界大战的军事档案等；非纸质档案有电影片、人物和军事照片、录音带、地图、建筑物艺术图、空中摄影及大量电子文件档案。二馆现有工作人员800名，其中200名是辅助工。无论从建筑设施还是馆藏的规模上，该馆都可算得上目前世界上最大的档案馆。
由于历史原因，美国档案馆与图书馆、博物馆之间的收藏界限似乎有点模糊。如所谓的总统图书馆主要是保存总统的图书、手稿、签署的文件和文物，实际是美国总统办公室的专门档案馆。自罗斯福总统以来美国共建造了12个总统图书馆，每届总统都由其本人在离任前指定地点建造，一般建立在该总统的家乡。
如位于华盛顿的史密森尼博物院也保存相当数量的档案。该院下属16个博物馆，共收藏1亿4千件展品。其中9个博物馆位于华盛顿市中心，如美国历史博物馆、航空航天博物馆、艺术工业博物馆等。每个馆围绕一个专题收藏，如邮政博物馆展出1千多万件珍贵邮票、邮政史发展录象、邮政马车、铁路邮车的复制品，还展出三架真的邮政飞机，各展馆丰富的展品足以让您大饱眼福。这些博物馆除藏实物还收藏档案，如航空航天博物馆中保存大量航空航天器的图纸、照片、录像、文字材料，有点相当于我国的科技档案。
又如国会图书馆。该馆除保存图书外,还保存大量国会形成的文献、手稿、名人家谱及实物档案，如林肯总统被刺遇害那天所有随身用品都在该馆陈列展出，它相当于我国所谓的“实物档案”，十分引人注目。
值得一提的还有文件中心。美国文件中心最早建于二战期间，是政府文件向档案馆移交前的中间存放场所，又名“中间档案馆”。这里保存的文件或因在机关的保存期未满，或因价值未经鉴定既不能销毁又不能移交进馆。文件进中心后，所有权仍属原机关，其他机关若要利用，须征得原机关的同意。文件在中心保存从几个月到几十年不等。一旦移交档案馆，所有权属档案馆。这些文件中心规模很大，但设施简陋。我们参观的一个文件中心是简易的铁皮大仓库，没有空调、去湿机，夏天靠大鼓风机降温，然而那里的计算机管理却十分先进，所有文件不管经过或没有经过整理，其目录都输入了计算机，查询快捷。文件中心的文件鉴定有专人负责，经过鉴定后，一般只有3%进档案馆。档案一旦进馆，即受到重点保护，被形象地比喻为“上天堂”。其余文件一概销毁，被比喻为“下地狱”。由此可见，美国档案管理完全是突出重点，真正将钱化在刀口上。
二、公民的档案意识和档案部门的服务理念是开展档案利用的强大动力
美国于1966年颁布《信息自由法》，从60年代到90年代美国政府先后六次发布《美国公民运用〈信息自由法〉指南》作为该法的实施细则。该法明确“民众对政府体系动作的参与和分享”，规定政府各部门有义务向民众提供尽可能多的信息，及时公布记录政府活动的档案。《信息自由法》对美国档案事业发展、档案信息的利用起了重大的影响。美国政府设立的公共档案馆对开放档案都非常积极，利用限制少，解密时间短，但是涉及国防、外交、国家安全和个人隐私的文件开放期还是从严控制。美国各档案馆往往有90%以上的档案对公众全方位开放。由于美国进入档案馆的档案只有文件的3%～5%，而且每份文件都有具体的解密日期，这使得档案开放可以有条不紊地进行，无须再做开放鉴定。
1993年10月，克林顿总统要求官员们对《信息自由法案》的重要性给以“充分的注意”。他解释道:“《信息自由法案》是建立在一个根本的原则上，即对于民主过程说来，占有执政信息的公众是它的基础。美国人民对自己政府了解得越多，他们也就越容易接受政府的领导，否则，政府将非常被动。”《信息自由法》在美国深入人心，在美国公众的眼中，档案是国家财产的一部分，因而也就意味着它属于全体公民，公民可以无条件地加以利用，尽可能地了解关于政府活动的信息，以便于帮助政府或维护自身的权益。在美国的外国人与当地公民享受同等的利用档案的权利，不管你是本国人还是外国人，只要有自己的身份证，办理简单的手续后便可以走进任何一个公共档案馆、总统图书馆，在宽敞的阅览室中享用档案。
美国是世界上文化事业发达的国家，美国人的整体文化素质比较高，因此他们的档案利用意识也很强。许多美国人认为，档案只有在广泛的利用中才能显示出价值。他们利用档案的目的除了学术研究、学生教育、家谱查考等以外，更多的是休闲，我曾目睹在节假日里许多父母带着小孩举家参观博物馆、档案馆。美国博物馆、档案馆在节假日一般都开放。美国国家档案一馆的参观人数每年达100多万人次，来自世界各地的参观者天天在参观厅门口排起长队。国家档案二馆宽敞的阅览室里阅档者人气也很旺盛，据说到暑假里，阅览室坐满利用档案的学生。
美国档案利用工作突出，除了资源条件优越外，档案工作者的服务意识强也是重要因素。我们在参观档案馆时曾经听到他们这样说：“我们档案馆用的是纳税人的钱，应当为纳税人服务”；“历史是人类的戏剧，它不是少数人上演的，档案是历史的记录，它应当为多数人服务”；“政府是我们的老板，老板给钱要看我们的档案利用效果，我们的经费来源是和档案服务工作相联系的，因此必须要做好档案服务”……这些话语无不透露出朴素的责任心，也反映出他们做档案工作的压力并不轻。我们了解到，美国档案馆经费主要来自政府投资，同时社会捐助也十分踊跃，因为政府规定对档案馆的捐赠可抵税。但是不管政府投资还是社会捐助，都是与该档案馆的社会影响成正比，也就是说档案利用率越高的档案馆，所得资金就越多，这就是他们千方百计做好档案利用工作的动力机制。为此各馆普遍重视档案宣传，以扩大自己的影响力。美国的档案机构提供利用档案的原则是“Do what you need”，这里的“you”是指利用档案的公众，即“公众需要什么，我们就收集什么，提供什么”，可谓“按需服务”。他们希望越来越多的人来利用档案，并认为档案应当体现“民有、民治、民用”（management of thepeople,bythe people andfor the people）。他们是这样说的，也是这样做的。美国档案工作给人的印象是紧紧绕着“服务”有条不紊地展开，不注重形式，但注重效果，条条框框少，务实的方法措施却比较多。
三、完善、先进的档案服务系统创造一流的服务水平
1、积极主动地向社会公众宣传馆藏档案
马里兰大学档案馆馆长说：“档案馆要主动地推销自己”。这种观念在美国档案界很有代表性。美国各档案馆都通过各种途径向社会散发档案检索工具、馆藏介绍、参考资料、宣传材料服务指南、参观的方法，举办各种学术讲演会、讨论会，发表档案研究的论文，举办各种档案展览等，千方百计使公众了解档案的作用和馆藏内容，激发公众对档案的兴趣和需求。政府将档案馆作为宣传国家形象的一个窗口，让它同博物馆、艺术馆、图书馆一起成为国内外游人必去的景点，如华盛顿旅游部门将国家档案馆当作一项重要的科学文化设施和参观景点列入《首都地区旅游指南》，国家档案馆的每期展览也在《指南》上刊登简介，吸引游客参观。进入档案馆，你可在入口处免费获得印刷精美的档案馆宣传小册子（博物馆的宣传册子还翻译成各种语言，以方便外国参观者），该手册中简要地介绍了本馆的馆藏、服务设施、利用方法、开放时间、交通路线等，介绍的方法也颇为新颖，都采用问答式，如自问自答：“本馆什么时间建馆”、“投资多少”、“谁设计”、“展厅有多高、多大”、“每扇大门有多高、多重”、“门口的雕像代表什么”等，其形式比较吸引人。国家档案馆开放的时间一般是上午10时到晚上9时，冬季到晚上5时半。由于国家二馆在华盛顿郊区，一馆与二馆之间每天有免费定时班车接送，同时从二馆到地铁站也开设免费班车（因为华盛顿地铁四通八达），这样给档案用户提供了很大的便利。
2、热情做好档案馆接待服务
美国国家档案馆规定凡年满14岁的公民（包括外国人，原规定16岁），持有效身份证明即可办理为期3年的利用证。如果是临时利用档案，只要出示身份证，经过简单的登记，写明你要查询的题目之后，便可以入馆查询。14岁以下儿童可由成人带领进入档案馆。为了确保安全，国家档案馆的入口处设置安检门，拎包不能带入，可免费寄存，但是笔记本电脑允许带入。当你离开档案馆时，也要接受保安检查，而在馆内活动不受到约束。重要场所都装有旋转监视探头。公众查阅档案不仅免费，还能享受到档案馆的咨询服务。当你入馆查询时通常都会受到一位档案专业人员的专门接待，该人员将成为你畅游“档海”的“导游”，他会不厌其烦向你介绍馆藏、查询方法、借阅手续、有关规定等，根据你的特殊需要，提供相关的档案目录，供你选择。为了了解电子文件管理的情况，我曾经专门去二馆访问，在入口处向服务台管理人员说明原由后，她一个电话即请来了一位专业人员，该先生向我这个素不相识的异国人热情地介绍情况，回答问题，留下联系方式，还主动向我提供了有关资料，态度十分友好。我写本文就引用了那次获得的资料。
3、大力拓展利用档案的途径
馆内阅读档案仍是档案馆最直接的利用档案方式，服务员将所有利用者需要的档案放在一部小推车上，然后你推到座位边阅读。当天读不完，你可将小车交给服务员临时存放，第二天推出来继续阅览。利用者可以要求提供档案复制件。但要适当收取复印费，照片复制每张约30美分，比社会价格略微便宜。
由于美国档案缩微技术的应用比较普及，因此制作、发售缩微胶卷，也是各档案馆较多地采用的提供档案方式。在美国，除公务文件可以不受限制地以各种形式发行，私人文件在不侵犯版权的情况下，也可以制作成缩微胶卷提供利用。
美国档案馆有一些档案编研力量，但不设立专门的档案编研机构，其大概原因：一是馆藏档案数量大，内容杂，档案部门没有能力胜任大量的编研工作。二是美国出书成本很高，可能考虑编研的成本问题。他们认为编研应当由各领域专业人员自己承担，档案馆主要为他们提供档案原件。
举办展览会是美国各档案馆一项重要业务。多数档案馆都设有永久性的档案展览室，档案馆定期不定期地举办各种专题的展览，内容包括宣传国家典型的历史事件和人物、历史文献和照片、名人笔记和手迹、名胜建筑图纸和照片等。为了吸引更多的公众，他们善于“借花献佛”，如我们参观国家档案馆时，该馆正在举办“珠宝展览”，招徕了许多游客。
美国公众喜爱参观展览，除了展品吸引人外，互动的参观形式也是重要原因，如美术博物馆可让您亲手制作一件作品带回家；航空航天博物馆可让你亲手触摸一块来自月球的石头，亲身坐到航天器中体验一番；在历史博物馆儿童可以触摸和使用一件展品的复制件，还可尝到老式冰淇淋的滋味……。
档案馆与宣传媒体的关系似乎十分密切，如我们参观特拉华州档案馆时，当地电视台即来采访，当晚播出，这说明档案馆比较善于通过媒体宣传自己。
特拉华州档案馆还采取“走出去”的形式扩大档案的影响，他们经常派档案专家，带着档案原件到附近学校去讲课，很受学生欢迎。
4、信息化使档案馆服务如虎添翼
美国档案信息化主要围绕检索，我国的档案系统有各种名称，什么“计算机辅助管理系统”、“文档一体化管理系统”等。他们将档案计算机管理一般统称为“计算机检索系统”，其理由是，档案馆应用计算机的主要功能和技术难点都在于检索。美国将计算机档案检索分为两部分：档案信息的存入和取出，强调要按照档案检索的需要进行档案信息的存储。认为，如果存储数据的质量不高，计算机检索的质量是无法提高的。为此，各档案馆十分注重档案著录标引的质量。他们的著录项目详细，著录内容精细，著录层次由粗到细分全宗、分全宗、系列、案卷、文件五个层次，著录格式一般采用《档案机读目录交换格式》规范，有专人化很大的精力进行著录和校对。
说实在，美国除了国家级档案馆实力雄厚，管理规范外，我们所见到的州档案馆的设施和管理也很一般。他们的计算机检索相当普及，主要是目录检索，只有一小部分重要档案可以在计算机上阅览全文，他们纸质档案数字化的进展似乎并不快。由于美国机读目录数据库普遍采用统一的交换格式（MARC），加上检索方法和软件技术成熟，较好地解决了连网档案信息的共享和互联问题，他们检索的查全率和查准率都比较高。美国国家档案馆网站采用的检索系统，过去是NAIL系统，该系统已经十分成熟，但是现在该系统又被更先进“档案目录查询系统”(Archival Research Catalog，简称ARC)所替代。该系统目前已经输入了928,764立方英尺、471个全宗的档案目录，可以查到部分文书、照片、图纸、地图等档案。
为了适应电子文件检索的需要，美国正在研究开发新的著录标准“档案编码著录”（Encoded Archives Description，简称EAD），它是一项采用SGML或XML语言，描述档案信息内容特征和逻辑结构的著录标准。其优点是：有利于解决异构机读目录的联合检索和数据交换；有利于提高电子文件信息的著录，特别是内容信息的标引质量；有利于提高标引效率，减轻人工标引劳动，适应档案计算机和网络检索的发展需要；有利于保持档案信息的自然联系，为档案信息的开发利用和广泛共享创造有利条件并为档案信息的智能化控制开辟了广阔前景。目前，EAD已经成为美国国家研究项目，EAD1.0版已经问世，并投入使用，美国档案界和图书界的专家正在进一步联合攻关，积极发展EAD技术。
美国档案网站主要是公布档案业务法规性文件，宣传档案馆馆藏，介绍档案馆服务指南，提供网上档案展览、现行文件阅览窗口、档案利用预约登记、公众档案利用服务等。
（张大伟）
