南京解放军国际关系学院干部处 化伟
保守国家机密是每个公民应尽的义务，更是每个档案管理人员的神圣职责。但在日常工作中，档案管理人员受传统保密观念影响,往往过分重视档案的保密，而轻视或忽略了档案的使用，从而使档案管理工作普遍存在着“重保轻用”的现象。这种档案资源的利用不足，无疑也是我们档案工作的一个缺憾，由此而产生的一些弊端也值得我们作认真的反思。
概括地说，“重保轻用”的管理模式所产生的弊端主要有：档案得不到充分的利用，甚至有些很有价值的档案长期被束之高阁，造成档案资料的严重浪费；相关人员不能及时全面地了解情况，无形中少了一个利用档案、深入工作的途径；档案管理人员的自身管理价值难以得到体现，工作缺少认可；造成档案资料的积压，人为增加库房管理的难度和工作量，等等。上述弊端告诉我们，改变传统的观念，在严格做好保密工作的同时，正确处理档案资料保和用的问题，从而使档案资料得到合理使用，显得势在必行。
（一）解放思想，正确理解保与用的关系
应该说，出于保守秘密的需要，对机密档案加强管理，严格遵守保密规定，防止被敌特分子或不良用心的人们所盗取和利用，以免对国家或集体造成损失，是理所当然的。但我们必须还要明白，所谓保密，即是有时间、地点、范围限制的意思。保密档案在需要被保护的同时，同样需要在一定时间、地点、范围限制内完成被利用的价值。档案材料的目的之一是为了利用，“保而不用”不仅会失去保的意义，更会失去档案的存在价值。
所以，正确理解二者的关系显得非常重要。我们档案工作者既要树立牢固的保密观念，也要树立热心服务社会的思想。对档案工作来说，保密的问题十分重要，任何时候都不可松懈或麻痹。在做好防奸保密的基础上，我们还要把握好保和用的关系，使档案资料在一定时间、地点、范围限制内合理地发挥自身价值，使档案资源得到充分利用。这里所谓的利用，是指在保密基础上的利用。无限制的利用一定会给党和国家的安全和利益造成危害。如果缺乏保密观念，对涉密档案无视其秘密性，无限地扩大开放利用范围，是错误和危险的，势必会给党和国家的利益造成损害。同样的，一成不变地看待档案的秘密性，无视其秘密性的时效和范围，也是不对的，除了会增加档案工作的负担外，也失去了档案存在的价值。因此，在做好严格细致的保密工作的同时，注意做好档案开放工作，使档案的价值真正为相关部门所合理利用，显得很有必要。
为了使档案资料得到充分合理的利用，首先要认真做好档案的开放工作。开放档案并不意味着要放弃保护国家秘密，而是在严格执行有关保密法规的基础上，有序地正确地执行开放档案的政策。做好这项工作，既需要档案工作人员对保密法及相关制度规定非常熟悉，更需要相关人员都能严格执行有关的保密法规，做好对开放档案的审查、调密解密及相关配套工作，以保证档案开放合理有序的进行。
（二）严格把关，认真做好开放档案的审查工作
审查工作是档案开放前的一个重要环节，其主要任务是根据相关规定，科学而准确地区分、判定档案的开放与控制使用范围。这是开放档案前最重要，也是第一步的工作。
这项工作可以分三步进行：一是初审，即档案工作人员根据标准，对开放期限内的档案逐件进行审查，初步判定开放与控制使用范围。二是中审，即由具有较高政策水平和业务能力的同志，重点审查初审中没能判定开放与控制使用的部分档案，以确定其取舍。三是终审，即由有关领导，根据初审和中审的情况，权衡利弊，进行综合分析、审查，最终决定与批准档案的开放与否。
其中，档案工作人员合理的鉴别工作,显得尤为重要。档案工作者应当具有高度的责任心，认真做好档案的保管期限与保密期限的区分工作。我们确定保管期限的原则是，正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用，根据本机关工作的需要和为国家积累历史文化财富的需要，全面确定档案的保存价值，准确地判定档案的保管期限。保密期限则表示该国家秘密事项在其确定的期限内，受国家有关保密法律、法规的保护，具有产生法律效力的时限。国家秘密事项在一定时间内，如被泄露，将会对国家安全和利益造成危害。《国家秘密保密期限的规定》对不同密级的保密期限有着严格的规定：除有特殊规定外，绝密级事项不超过30年，机密级事项不超过20年，秘密级事项不超过10年。保密期限在一年及一年以上的以年计，在一年以内的以月计。这里所说的“特殊规定”是指制定保密范围的中央、国家机关可以规定有关保密范围中某类事项的保密期限为“长期”。凡规定为“长期”的秘密事项，在授权机关解密前，其他机关、单位应当对其采取长期保密措施，不得擅自决定解密和随意对外提供。
（三）科学管理，做好档案的解密工作
在作好档案的审查工作之后，就可以决定档案的解密与否。对档案资料进行认真科学的划密解密工作，也是做好档案开放的非常重要的一个步骤。保密档案是有等级的。其划分等级，根据《保密法》的相关规定，可划分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。确定档案的密级，就是为了让档案工作人员根据不同的密级采取不同的管理措施，最大限度地提供利用档案。但是，秘密不是一成不变的，一旦秘密保管期限届满，档案便失去了它的保密价值。对于这些档案，我们便不能再按原有的密级进行管理。这就是档案保密的时效性。向社会开放的档案，必须是到了规定时限的档案。
划密解密应当遵循保密法的有关规定，即“国家秘密事项在保密期限内不需要继续保密的，原确定密级和保密期限的机关、单位或者其上级机关应当及时解密。”可见，解密是由原确定密级的机关、单位或其上级机关进行的。档案在保管过程中，其密级不是一成不变的，而是随着时间的推移和文件贯彻的情况变化的。
密级调整的基本变化是升密、降密、解密。其中，升密是极少数的情况。大多数的，或者总的趋势是降密，直至解密。其变化原因有三：一是保密范围的变化；二是密级文件作用的变化；三是保密时限的变化。正是这些变化，使得密级文件大都需要按照《保密法》和自行解密的要求，合理进行解密和重新划控的工作。我们必须严格依据档案涉密内容的变化，合理掌握划密的标准，科学确定密级和解除密级，严防密级偏高或偏低，密期偏长或偏短。
（四）认真筹备，做好档案开放前的相关基础工作
开放档案是一件非常严肃和慎重的事情，除了需要档案管理者投入高度的责任心之外，还需要做好档案开放的相关基础工作，如制度建设、队伍建设、设施建设等，以确保万无一失。
首先是制度建设。为了适应涉密档案调密工作的需要，保证档案开放工作的顺利执行，档案使用与保管的规章制度中原有的一些如阅览制度、外借制度、复制制度等，都需要认真严格地贯彻执行。除此之外，还应建立以下三项制度：其一，建立划定密期制度，以保证秘密文件秘密期满能够自行解密；其二，建立调密通知单制度，对保密期间提前解密或发生升降变化的密级文件，要下发通知单告知档案馆（室），以便衔接工作，及时掌握，适时变动；其三，建立涉密档案接收标准制度，以进一步加强涉密档案的规范化建设。
其次是队伍建设。担负利用服务工作的档案管理人员，是利用制度的直接贯彻者，对档案的安全负有直接责任，必须具备较高的素质。开放档案对档案管理人员，无疑提出了更高的要求，更需要档案管理人员有着很强的综合素质和政治责任心，要有高度的全心全意为人民服务的精神，无限热爱档案事业。此外，还要求档案管理人员具备必须的专业知识，熟悉所保管的档案内容，熟悉档案法规之外，还要具有较高的文化素质，能及时总结和分析档案工作中的经验与问题，从中掌握利用工作的规律。档案管理人员还要有谦虚好学的精神，能及时处理档案开放、利用中出现的新问题。比如，新出现的大量的电子档案，就对档案管理人员的能力等提出了更高的要求。如果档案管理人员懒惰、保守，缺少钻劲，就会在新情况面前束手无策。
再次是监督措施。在开放档案、使用档案的过程中，要根据不同利用对象的不同目的，掌握其心理和思想动机，加强重点监护。有条件的档案馆室还可以安装摄像监视器。对某些为获取凭证而来馆室查阅档案的利用者，要严格防止偷撕或涂改档案。做好利用监督，还要做到四勤：一是嘴勤，勤宣传利用档案的制度与规定，勤与利用者交谈，掌握其利用目的与动机；二是眼勤，勤观察动态，置每个利用者于视觉之中；三是脑勤，勤分析利用者使用档案的情况和利用效果，以及时作出改进措施；四是手勤，勤检查被利用的案卷，发现问题及时查处，并在利用登记簿上备注说明。对于损毁档案较为严重的违法行为，应及时报告有关领导，以便及时查处，挽回损失。
最后还要重点加强高密级档案的管理。为做好调密工作，必须杜绝密和非密文件、高密级和一般密级文件混合组卷、混合保管、混合提供，以免造成扩散机密的漏洞。同时还要提高开放档案案卷的内在质量，做到分类科学、组卷合理、编目清楚、排列系统的要求。还要建立健全档号，编制检索工具，以适应开放后检索与管理的要求，使开放档案的检索工具逐步形成以骨干性检索工具为主，以基础性检索工具为辅，以叙述性检索工具为必要补充的检索工具体系，从而实现检索途径的多元化。最后还要准备好副本，对珍贵的重要的档案，应采取抄录、复印、照相等形式进行复制，搞好档案副本。
总之，档案的保密管理和利用问题是一个现实工作中经常遇到的非常实际的问题，必须要认真严肃的对待。我们认为，做好档案保密、维护档案安全，始终是第一位的。而在此基础之上，科学管理，及时解密，使档案资料能够真正对现实工作起到基本保障作用，也是非常必要的。解决这个问题，既需要我们档案工作人员熟悉有关规定，照章办事，也需要大家都积极的开动脑筋，及时应对新情况，解决新问题，当然也需要领导机关和各个相关部门以及档案利用人员的大力支持、充分理解和积极配合。
