辛崇贤 张建平 景振华
内容摘要：本文对我国和国外专业档案馆发展情况做了总结、分析和比较。其中对目前我国专业档案馆工作情况总结了4项突出特点，对国外8种类型的专业档案馆进行了情况简介，对中外专业档案馆进行了比较，指出了4个相同点和3个不同点。
如何加强对各级专业档案馆的监督指导是国家档案行政管理部门需要面对的崭新课题。因此我们有必要将我国专业档案馆和国外专业档案馆的发展状况进行研究和对比，以期找出规律，并最终应用于我国专业档案馆业务监督指导之中。
一、我国专业档案馆工作概况
新中国成立后，党和政府十分重视档案馆事业的建设。经过多年努力，我国档案馆事业迅速发展，并初具规模。1992年国家档案局经国务院批准印发的《全国档案馆设置原则和布局方案》(以下简称《布局方案》)对全国各级各类档案馆作了比较明确的划分。专业档案馆是“管理特定范围专业档案的档案馆”，是国家或地方为了某一行业档案的集中管理和利用需求而设立的。《布局方案》中，专门档案馆、永久性部门档案馆和过渡性部门档案馆均属于专业档案馆范畴，是全国档案馆事业的重要组成部分。随着社会主义市场经济的确立，改革开放和经济建设的深入发展，专业档案馆的种类和数量逐渐增加。截止2002年，全国专业档案馆共有401个。其中：中央级9个，包括中国照片档案馆、外交部档案馆、公安部档案馆和中国气象局档案馆等。省级专业档案馆有130个，地级262个。省级专业档案馆的种类有29种，涉及城市建设、文学艺术、地名等方面。地级专业档案馆则以城市建设为主。
近年来，各级档案行政管理部门和有关专业主管部门为搞好专业档案馆工作做了不懈的努力，专业档案馆的发展呈现出良好态势。
1、全国专业档案馆馆藏具有鲜明的专业性
全国各级档案行政管理部门根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法和《布局方案》，使那些确有必要建立国家专业档案馆的专业系统不失时机地建立起专业档案馆，解决了因专业档案数量激增，社会利用频繁而综合档案馆又不胜容纳的矛盾。专业档案馆正逐步成为国家某一专门行业的档案管理和档案信息控制中心，实现对国家专业档案的有效控制，解决了具有永久保存价值的专业档案的归属和流向问题。目前建立的地质矿产档案馆、房地产档案馆、工商档案馆等，都能够反映本行业系统的专业特点。例如中国电影资料馆是于1958年成立的，收集、整理、保管全国各个时期的中外影片24558部，影片素材15692部；收藏、管理着大量珍贵的电影文图、录像资料。又如外交部档案馆， 目前馆藏档案29万卷(件)，排列长度1500米，收集各种资料将近25万册。这些档案资料充分反映了我国建国以来外交工作的真实面貌和发展过程。
2、全国专业档案馆提供的服务具有一定的广泛性
全国各级专业档案馆普遍建立始于80年代。近20年来，全国专业档案馆工作取得了很大成绩。各级档案行政管理部门与专业主管部门在经济与政治体制的变革中充分意识到，随经济建设和专业技术活动的飞速发展，必将形成种类繁多、数量巨大的专业档案。专业档案贴近社会，贴近市场，贴近百姓生活，涉及社会发展的方方面面，如房地产档案、工商档案、气象档案等都与人民群众的切身利益息息相关。例如：外交部档案馆密切配合外交部中心工作，充分发挥档案馆的职能特点和馆藏优势，积极开发档案信息资源，为部机关各项工作服务，为面向社会宣传新中国外交成就服务。该馆出版的《周恩来外交风采》、《邓小平外交风采》、《新中国外交五十年》等大型出版物受到了从中央领导到社会各界的好评。福州市房地产档案馆馆藏40万卷档案中，有产权档案36万卷，拆迁档案2.4万卷。近3年来，日均查档l00余卷次。这些产权、拆迁档案不仅关系到千家万户和各行各业的切身利益，也是政府行政和司法办案的依据。
3、全国专业档案馆逐步实现信息管理现代化
随着社会主义市场经济的逐步确立，中央国家机关机构改革不断深入，政府职能发生转变，一些部门的管理体制已经发生深刻变化。为适应新形势的要求，各专业主管机关非常重视本行业、本系统所产生专业档案的管理。如中国气象档案馆“八五”、“九五”期间接投入大量资金，建立了中国气象局机关存贮局域网，联结国家气象中心、卫星气象中心、气候中心等科研单位，实现国家级气象资源整合，并将集中管理的巨大信息源提供服务于减灾防灾、科研情报、国防建设等领域。部分省的一些专业档案馆，如工商、房地产、测绘等，也开始了档案信息资源的数字化加工、存贮、管理和传输。北京、上海、江苏、四川等省市的公安档案馆已经实现多门类档案计算机管理，江苏、安徽等省公安档案馆还建成了计算机信息局域网，实现了从省公安厅到派出所的多级档案信息网络化。
4、全国专业档案馆各项管理工作逐步走向规范化
在《布局方案》原则的引导下，国家和地方各级档案行政管理部门把专业档案馆工作的发展列入本地区档案事业发展规划中，纳入业务监督指导范围，引导各级专业档案馆的工作规范化发展。1994年至1995年，国家档案局组织开展的中央国家机关档案工作目标管理考评活动，中央级专业档案馆都积极参与。在各级领导的关心下，在档案人员的共同努力下，中央级专业档案馆的管理水平进一步实现规范化。在各地进行的档案馆目标管理达标升级活动，许多专业档案馆也取得了突出的成绩。一些国家专业主管部门例如公安、检察、税务等还配合地方各级档案行政管理部门，推动本系统各级档案部门在各地档案工作目标管理活动中提高工作水平。由此可见，全国各级档案行政管理部门正推动专业档案馆工作不断向前发展。
二、国外专业档案馆情况
根据有关资料和掌握的情况，国外绝大多数国家没有布局和管理非常严密的专业档案馆网体系。这主要是因为社会制度与管理体制的不同所造成的。欧美资本主义国家实行资本主义所有制，即资产阶级占有生产资料。在资本主义社会制度下，资本家的企业和其它私人机构林立，形成了数量庞大的私人档案。因而不可能产生类似我国这样由国家和地方为了某一行业的档案集中管理与利用需要而设立的、单独于综合性档案馆之外的专门集中管理某一方面专业档案的、布局呈网络化的专业档案馆。其专业档案馆数量大大少于综合性档案馆。
从国家角度而言，前苏联是档案事业最为发达的国家，也是专业档案馆数量最多的国家。在前苏联国家一级，按照档案的历史时期建立了11个平行的国家档案馆(不包括前苏共中央档案馆)。除此之外，还分别“委托”前苏联外交部、前苏联科学院、文化部等中央专业主管机关建立了独立的专业档案馆。
此外，意大利在国家一级除了设立国家录音档案馆，还分别设立了参议院、众议院、国防部、外交部档案馆。法国也设有外交部档案馆和国防部档案馆。前南斯拉夫设有南斯拉夫科学艺术档案馆、军事历史档案馆和南斯拉夫影片档案馆3个国家级的专业档案馆。
就笔者了解，国外专业档案馆主要有以下类型：
1、政党
英国工党档案馆1969年成立，于1990年迁至曼彻斯特的工党历史国家博物馆。工党在其早期就非常重视它的历史记忆，工党档案中最久远的内容可以追溯到它的建党初期，即1900－1906年代表委员会的会议记录。工党的档案非常完整，具有连续性，大部分为工党1900年以来产生的文件，馆藏量为900英尺排架长度。其中的照片和海报等都交给了博物馆，以便于这类资料的展出和复制。电影和磁带档案分别移交给了国家电影档案馆和国家声像档案馆。工党档案馆所接收的档案在其产生后10年(最近改为15年)即对外开放。根据工党与档案馆签订的协议，工党虽拥有档案的所有权，但档案存放到档案馆后，有关档案保管的日常工作由博物馆负责。工党档案馆全天开放，没有对利用者的限制。相比于法国和意大利的政党档案馆每天开放时间较短、档案借阅数量有限制的做法，英国工党档案馆的做法有独到之处。
2、议会
欧洲国家议会下设的档案馆一般由文献资料室、图书资料室和历史档案室3部分组成。议会档案馆的归档范围主要是：议会各内设机构的会议记录，包括法律草案、辩论纪要和批准文本在内的立法文件，议员的生平经历，议会各管理机构的来往信件，出版物和声像文件等。部分国家议会档案馆已经具备了专业档案馆的性质，因为其馆藏中包含了珍贵的历史档案。例如法国议会档案馆拥有自1789年以来本议会的档案。英国、挪威、意大利、芬兰等国议会档案馆则分别保存有自1497年、1814年、1848年和1863年起始的历史档案。
3、工商
德国北莱茵州工商档案馆是科隆市工商会及其企业会员于1906年发起筹建的。该馆在法律上是一个协会组织，其主要经费来源于科隆工商会的支持，主要负责该市工商会在受理和处理企业的各种事务时形成的大量档案和当地部分大型企业寄存的档案。当地很多企业建不起档案馆，可以把档案寄存在工商档案馆。企业寄存档案要与档案馆签订协议，明确档案的所有权。企业可以保留档案所有权，也可以向档案馆转让。企业决定其形成档案的存留取舍。目前，该档案馆现存档案的排架长度为9000米。其中最早的档案形成了1690年，成为研究北莱茵州工商业发展的珍贵资料。因法律规定工商会是具有公共性质的法人机构，工商档案馆必须妥善保管其形成档案并向公众提供利用。所以该馆以工商会和有关企业为服务重点，一般公众也可以前去利用档案。
4、军事
法国国防部档案馆位于国防部所在地巴黎温森城堡内，由3个彼此独立的部构成：陆军档案部、海军档案部和空军档案部，分别由陆、海、空三军的3位将级军官担任主任。国防部档案馆直属于国防部，业务上接受国家档案总局的监督指导。空军档案部的口述史处形成的口述档案非常有特色。成立于70年代的口述史处，邀参加过第一、二次世界大战或者印支战争的空军飞行员讲述各次战争的真实历史，以及他们在战争期间的战斗与生活片断。
俄罗斯国家海军档案馆的前身是原苏联中央国家海军档案馆。该馆共保存档案120万卷，主要是1917年十月革命以前的海军档案和1941年以后海军各管理机构、部门、机关和海军舰队学校形成的完整规范的档案。此外还兼管一部分沙俄议会的档案。许多珍贵的档案收藏其中，例如海军各式舰艇和武器设计图纸、航海图、海港图等。
5、文化艺术
座落在美国首都华盛顿市中心的美国文学艺术档案馆隶属于史密森尼学会。该学会是一庞大的博物馆系统和教育、文化、科学研究机构，是全美最大的文化艺术群体。该学会在全美拥有16个博物馆和30多个历史、艺术和自然科学的研究单位，其中美国文学艺术档案馆是专门收藏、保存、研究和向社会提供各类文学艺术档案资料的机构。该馆藏有18世纪至今的档案资料1000余万件，是世界上馆藏最丰富的文学艺术档案馆。其中有50万张照片，25000件纸质艺术品的原件和5000件记载该馆举办的展览和一些接待重要来访等活动的资料。
6音像
美国纽约贝特曼档案馆和新闻照片资料馆共收藏了1600万张照片，而且还通过设在伦敦和东京的代理机构至少收集了900万张照片，成为世界上最大的、经营性照片档案馆。该馆还充当了合众国际社和路透社这两家国际知名新闻通讯社的照片资料馆，每天向这些新闻机构以及它们的附属单位及该馆新老主题出借照片。该馆研究部是全部业务的核心，有研究人员16人。该馆提供每天24小时、全年365天的服务，甚至可以每天的任何时间都保证至少有1人随时提供服务。
澳大利亚电影与声像档案设在堪培拉。该馆保存了1896年以来的商业影片(新闻影片和官方电视台、电台的声像资料归澳大利亚档案馆保存)、招贴画、唱片、照片、录音录像资料等。该馆有先进的计算机除噪系统，可以把已经开裂的老唱片、钢丝录音带上的音乐复制为较为满意的新版本。该馆还办有一个展览，展出爱迪生发明留声机以来100多年间人们使用过的各代录音设备，对参观者特别是青少年进行科普教育。
7、家谱
美国犹他州基督教家谱协会成立于1893年，与世界145个国家和地区有交换家谱缩微品的联系。除犹他州的图书档案馆外，该协会在世界各地设有2000多个图书馆，收藏各国家谱和方志。缩微品集中在总部的洞库内保存，已存贮5亿张缩微品，其中华人家谱有5－6万张。设在犹他州的图书档案馆的档案库是1961年－1965年建造的，面积65000平方英尺，当时投资200万美元。该图书馆大部分人员为志愿人员，日均接待利用者200人。其经费来源于分布于世界各地的900万教徒的捐献和教会创办的实业公司赞助。
8、名人
位于美国新泽西州的爱迪生历史古迹是集档案馆、博物馆、图书馆于一身的机构，隶属于美国联邦政府国家公园管理局。爱迪生逝世后，他的家于1940年将其实验室及设备仪器、书籍、实验用图纸及说明书、笔记本、信件、剪报、财务账簿及住宅，全部交给联邦政府派人管理。该馆馆藏档案的排架长度为3500英尺，还收藏了6万多张照片，1093件科学发明实验笔记本。
以上只是世界各国专业性档案馆中的一小部分。可以看出，这些专业档案馆的馆藏都具有鲜明特色，成为该国档案事业的重要组成部分。
三、中外专业档案馆比较
从世界范围来看，专业档案馆的设置、发展与各国的社会制度、档案管理体制息息相关。不同的社会制度造成了专业档案的不同起源和不同流向，从而影响专业档案馆的设置；同样，不同的档案管理体制，使专业档案馆的发展受到不同因素的制约。比较中外专业档案馆的发展情况，就会发现如下共同特点：
1、中外专业档案馆专业特征突出
专业特点突出是中外专业档案馆的第一个共同点。我国现有14个中央级专业档案馆涉及不同的专业行业，馆藏性质单一，与综合性档案馆馆藏结构迥然不同。例如，中国现代文学馆是目前世界上最大的国家级文学档案馆和文学博物馆，集中展示了中国现代文学100年来的辉煌成就。其现有藏品40万件，其中有超过17万种的各种版本的文学作品，2l00余种杂志，142种报纸，10970部手稿，8282张照片。而外国专业档案馆也明显区别于本国的公共档案馆。例如德国北莱茵州工商档案馆所藏档案涉及工商会提供的商业、技术、法律、贸易咨询业务各个方面，从受理师徒资格审查考核，到为企业推荐人才，从帮助企业在国内外寻找经贸合作对象，到受理消费者投诉以及监督政府使用工商税收的情况，等等。我国的上海市工商档案馆馆藏21.6万多卷档案中，就包括有外贸企业、个体私营企业、联营企业登记档案，也有经济合同、商标、广告、经济案件档案。
2、中外专业档案馆的管理比较规范
中外专业档案馆都强调对馆藏档案的规范管理，从档案的收集、保管、提供利用都予以重视。在我国，从1994年到1995年进行了中央国家档案工作目标管理考评活动看，外交部、安全部、民政部等专业档案馆均获得了优秀称号。部分省、地级专业档案馆，也达到了该地区档案馆先进等级。外国的专业档案馆也注重规范化管理。德国杜赛尔多夫州议会档案馆主要负责州议会档案和图书资料的一体化管理，同时还要负责议会形成法律文件、会议记录等文件的印刷和分发工作。该馆对文件汇集工作就非常视，每年年终将所有印发的正式文件汇集起来装订成册排列上架。文件汇编工作自议会档案馆成立以来就从未间断，50年代时每年约几百页，70年代时每年千余页。现在每年已将近5000页。
3、中外专业档案馆馆藏丰富
中外专业档案馆非常注重充实档案馆藏。例如中国照片档案馆馆藏底片140余万张，照片400多万张；美国纽约贝特曼档案馆和新闻照片资料馆共收藏了1600万张照片，而且还通过其东京的代表机构至少收集了900万张照片。中国照片档案馆是我国最大的专门收藏照片档案的专业档案馆，照片内容涵盖了政治、军事、历史、文化等各个方面。美国纽约贝特曼照片档案馆的收藏无所不包，从古代洞穴的图画到最新的新闻照片，从政界人物娱乐、体育界名人。从中既可以找到著名新闻事件的留影，又可以看到历史的存照。其跨跃幅度之大，如同走过了15000年的人类历史里程。中国气象档案馆馆藏档案12万卷，记录磁带8000盘，缩微胶片4000余米，平片7万多张。美国犹他州基督教家谱协会图书馆则存贮了5亿张各国家谱和方志的缩微品(190万盒卷片，40万张平片)。可以说，巨大的档案馆藏数量，保存了世界和民族文化财富。能够吸引更多利用者以产生更多社会效益和经济效益，便是情理之中的事情。
4、中外专业档案馆管理追求现代化
中外专业档案馆均有设施完善的馆库条件，先进的计算机等现代化管理手段。例如民政部档案馆已经逐步配置了计算机、扫描仪、打印机、刻录机等现代化管理设备，研制了文书档案管理软件。该馆已将1978年以来形成的文书档案案卷目录和卷内目录录入计算机，同时将1995年以来形成的永久、长期保管的文书档案全文扫描，实现了这部分档案的全文检索。在该馆的网站上，可以查到案卷级目录1.52万条，文件级目录ll万条。又如澳大利亚国家电影与声像档案馆，其全部馆藏都可以通过计算机查到。德国杜赛尔多夫十H议会档案馆收藏的1990年以后产生的档案均可使用计算机进行检索。美国犹他州基督教家谱协会图书档案馆的缩微拍照、冲洗、翻拍、切片、检测、去污等技术用计算机自动控制，每天可力加500至2000盒缩微品。美国文学艺术档案馆的各个管理环节都使用计算机等现代化管理手段。许多外国专业档案馆还在制作完备、详尽的档案目录方面投入大量人力和物力。
以上是中外专业档案馆的相同之处。中外专业档案馆的差异之处更为突出。
1、中外专业档案馆设置原则和布局的不同
纵观世界各国档案管理体制，只有集中制和分散制两种，前者指一个国家的中央档案机构领导、监督地方机构，后者是指一个国家的中央档案机构与地方档案机构之间无隶属关系。一个国家的档案管理实行哪种管理取决于该国的国家结构(是单一制还是复合制?联邦制)和政治制度。我国和前苏联、东欧社会主义国家档案管理体制是集中制，所以能够形成专业档案馆网络。例如前苏联，包括国家气象水文和控制自然环境委员会、国家电影委员会等中央专业主管机关建立了独立的专业档案馆，形成了平行网络。在我国，1992年发布的《布局方案》全面推动和引导了专业档案馆建设，已经初步形成了全国性平行和垂直网络。而在欧美资本主义国家档案管理体制主要是分散制，中央级档案馆与地方的档案馆之间没有业务领导和指导关系。因此，这些国家不会出现类似我国《布局方案》的文件，其专业档案馆只是自行设立，自由发展，无法形成网络。例如德国杜赛尔多夫州议会档案馆就与德国联邦议会档案馆毫无关系。
2、中外专业档案馆馆藏档案所有权不同
不同的社会制度对社会成员在社会活动中形成的财产关系采取不同的立法原则。对与之相应的档案所有权，也存在着不同的确认方式。在我国，专业档案馆馆藏档案无不是国家各专业主管部门在行使管理职能过程中产生的档案，因此具有国家档案馆性质。一般而言，欧美资本主义国家普遍将档案所有权划分为“公共档案”和“私人档案”两种，前者属于在公共事务管理中直接形成的并为国家所有的档案，后者是非国家所有的那些源于非政府机构、社会组织、团体和个人并为其所有的档案。因此，外国的专业档案馆就具有部分属于国家或公共档案馆性质、其余属于私人档案馆性质的特点。例如欧洲各国的议会档案馆、意大利的国家录音档案馆和外交部档案馆、法国的国防部档案馆，就明显是国家档案馆或公共档案馆。美国犹他州基督教家谱协会图书档案馆、美国文学艺术档案馆、英国工党历史国家博物馆就明显不是国家档案馆，分别隶属于不同组织机构。
3、中外专业档案馆资金来源不同
在专业主管机关的领导下，我国专业档案馆有着充足的经费。例如中国气象局共投入档案建设经费2000多万元，用于各级气象档案部门的库房改造和设备购置工作。仅去年初，中国气象档案馆投入200万元，进行档案馆楼改造维修、库房改造工作。又如外交部档案馆和安全部档案馆，在其进行档案管理现代化进程中，分别有数百万元资金投入到了档案馆的设备采购和软件开发方面。而国外的专业档案馆，由于不能从国家政府方面得到经费支持，所以捐赠和自筹资金是其经费的主要来源。例如美国犹他州基督教家谱协会图书馆，其经费来源于分布于世界各地的900万教徒的捐献和教会创办的实业公司赞助。英国工党档案馆在迁至曼彻斯特之前，唯一的收入是出售缩微胶卷。在搬迁后，其所有开支就由档案馆所在地曼彻斯特的市议会负责提供。根据有关资料，仅1996年，美国公众给非赢利机构组织和机构的捐款高达1220亿美元，各个专业档案馆就是资金流向目的地之一。国外专业档案馆仍不满足已有条件，希望继续得到政府和社会各界的关心和支持。以争取资金改善档案保管条件和现代化管理手段。
我国专业档案馆和外国专业档案馆既有相同点，也存在差异性。这完全是由不同的国家结构和政治制度决定的。随着我国经济建设的发展和改革开放的深入，我国专业档案馆工作面临着更多的挑战。认真学习外国档案工作者的理论观点，大胆借鉴外国专业档案馆的成功经验，是加强专业档案馆业务监督指导的必需。
(郭红解、李军摘自《档案学研究》2004年第3期)
