上海市档案馆 戴志强
随着我国社会主义市场经济建设的深入发展，尤其是加入WTO以来，各级人民政府的职能出现了重大的转变，政府的公共服务职能得到了强化。这就首先要求作为各级党委和政府直属文化事业单位的各级综合档案馆向名副其实的公共档案馆转型。可以说，公共服务正在成为以档案馆为主体的我国档案事业发展的主旋律。在这一形势下，探讨档案公共服务的有关问题，似有重要的现实意义。
一
所谓档案公共服务，是指档案部门为满足公众需求所提供的各种形式的文化产品（档案工作者脑力劳动和体力劳动的结晶）。其中包含以下主要内容：
一是档案公共服务的主体。其中不仅包括各级各类档案馆，而且包括立档单位档案部门及各种档案中介机构，乃至负有宏观管理职能的档案行政管理部门，尽管它们的职能分工不同，但在实现档案公共服务的历史使命方面它们都有各自的职责。
二是档案公共服务的客体。其中不仅包括传统的利用者群体----出于工作查考需要的国家机关、企事业单位和学术研究需要的教学科研部门，而且包括为“知情维权”奔波的广大普通百姓，以及国（境）外查档者，因此是一个无限增长的、需求不尽相同的利用者群体。
三是档案公共服务的形式与手段。由于主体的性质与职能分工的不同，尤其是客体需求的差异与变化，档案公共服务的形式与手段不仅是与时俱进的，而且是由公众需求推动和决定的。档案公共服务的形式与手段，往往体现为某种有形的档案文化产品，如接待查档，作为档案公共服务的最传统形式与手段，它所提供的文化产品---案卷和档案检索系统一般是由档案人员经过整理、编目、鉴定等业务环节加工完成的，而接待查档过程中所提供的咨询服务往往凝结了档案专业人员脑力劳动的成果；又如档案展览，作为档案公共服务的新形式与新手段，它所提供的文化产品是经过开发制作的“源于档案、高于档案”的展品与解说词；再如近年来不断推出的《追忆----档案里的故事》等档案影视、声像作品，作为群众喜闻乐见的档案公共服务形式与手段，它所提供的文化产品往往是档案编研人员对档案信息资源经过深度开发的创造性成果，实际是对传统文化的重新评估和重组，是一次知识的创新。
二
探讨档案公共服务的含义，有助于各级各类档案部门确立与时俱进的公共服务理念。公共服务理念的核心是“以人为本”，即满足人与社会全面、协调、可持续发展的需要。档案公共服务就是要把公共服务的理念贯穿于档案工作的始终。
具体来说，一是要变被动服务为主动服务。要重视研究和把握社会需求及其发展趋势，做到社会需求发展到哪里，档案公共服务就延伸到哪里，社会需求什么，档案公共服务就提供什么“产品”。为此，新形势下的档案公共服务要求我们具备必要的超前意识，因为满足档案公共服务需求的“产品”都有一定的“生产”周期，不能不要求“未雨绸缪”、“提前介入”。比如，我们有必要将利用者对档案精品的追求落实到建档的业务指导工作中去。
二是要变封闭型服务为开放型服务。我国改革开放的近二十五年来，档案工作已经逐步由封闭走向开放，但是与社会对档案公共服务的实际需求相比，我们不论在档案工作的管理制度（软件）上，还是在档案工作的设施建设（硬件）上，都反映出开放度不高的问题，如有关利用服务的规章制度仅仅突出对利用者的要求，往往不涉及档案部门的义务和承诺；档案计算机检索系统的设计过于专业化，使普通查档者难以亲近，因此，多数公众与档案部门、档案工作还有相当的距离感，档案公共服务有必要提倡“低门槛”、“个性化”。
三是要变“传统”服务为全方位服务。“传统”档案服务工作一般以工作查考和学术研究作为重点服务对象，由此形成了“内向性”的管理模式和“清一色”的资源结构。建立在这种“内向性”管理模式之上的档案馆更像公众敬而远之的“衙门”，拥有“清一色”资源结构的档案馆对于多数公众来说往往是“要的没有，有的没用”。因此，档案公共服务的当务之急是要拓宽档案工作的视野，推行全方位的服务。全方位的服务，就是既要关照到人民群众多领域、多层次、多样化的档案信息需求，又能提供全天候、超时空（零距离）、持续性的服务。
三
实践档案公共服务的理念，有必要从整合公共档案信息资源做起。
首先，公共档案信息资源，即对于国家和社会具有“见证历史，传承文化”价值的各个时期、各种门类、各种载体的档案信息资源，其来源广泛，时间跨度长，门类众多，载体多样，要为最广大的公众所共享，有必要采取法制、行政、科技、舆论等手段进行有效的整合。比如，面对名人档案资源流向海外等情况，拟以当地政府公告的形式，明确规定应由当地综合档案馆优先征集；对于反映当地重大历史活动、城市发展轨迹的重要声像档案资源，要采取更加有力的法律手段组织进馆；对于不同所有权的、散存在海内外的具有重要历史文化价值的各类档案文献，拟采取更加灵活的方式收集原件或复制进馆。为了有效推进档案公共服务，国家综合档案馆似应倡导“不求件件拥有，但求资源共享”的理念，进而与公共图书馆、博物馆在公共服务层面上联合实施一系列的共建共享项目，共同打造优势互补、合作共赢的新局面。
其次，公共档案信息资源的整合，不仅包括微观层面上的整理，而且包括宏观层面上的组合。
微观层面上的整理，一般是通过基础性整理与研究性整理来实现的。所谓基础性整理，是指通过档案的整理编目、鉴定、检索体系建设，使原始状态的档案材料，转化为“有序、有用、有效”的公共信息资源。在这里，有序，就是要使档案实体由零乱到系统、由无序到有序，使这些社会记忆按照来源、时间、内容、形式等特征组合成有规可循的有机整体。有用，就是要通过鉴定来解决档案文件的保存价值与共享范围问题，即通过归档鉴定、进馆鉴定和保存期满的存毁鉴定来确定是否归档、进馆或存、毁，通过划控、开放鉴定、数字化鉴定来确定其共享的具体范围，从而使整合起来的公共档案信息资源既可以公开又具有广泛而长远的利用价值。有效，就是要使集聚起来的档案资源不仅是有用的而且是可用的。为此，一是要建立科学的检索体系，改变一定程度上存在的“有档查不出”的被动局面。公共档案信息资源还应该是可以供公众公开检索利用的，因此我们的档案检索体系既要符合查准率、查全率、速检率的要求，又要使计算机检索界面进入的门槛尽可能低一些，能为最广大的非专业人士所接受。二是要建立各种电子文本等新型载体档案格式标准，能使有关电子档案信息经顺利的格式转换完整无缺地为社会所共享。所谓研究性整理，主要是指通过档案编研工作，从研究档案的内容着手，进行去伪存真、由表及里、由此及彼的研究性整理，并以公众喜闻乐见的新形式来实现相关档案信息资源的整合和知识的增值。
宏观层面上的组合，重点是解决馆藏结构优化问题和档案资源配置合理（归属与流向）问题，而关键是要进一步完善我国集中统一的档案管理体制。当前存在的国家综合档案馆与有关档案馆之间的关系及其档案资源归属与流向上的“失控”现象，客观上导致了公共档案信息资源的分散与割裂，以及负有本地区公共档案资源保管利用主要职能的国家综合档案馆难以最大程度地整合公共档案资源、拓展其应有的公共服务功能。这种现象的存在和发展必然会削弱档案公共服务的综合实力。要从体制上解决这一问题，一是有必要从档案立法的层面上确立国家综合档案馆在国家档案馆网设置与布局中的中心馆地位，同级其他档案馆则作为其分馆，业务上纳入同级国家综合档案馆的一体化管理，这样有利于国家档案信息资源的整合与共享，有利于提升档案公共服务的综合实力。二是有必要建立各种类型的文件管理中心，其中既包括在一些驻地集中的党政机关办公大楼建立机关联合档案室，也包括国家综合档案馆建设面向社会（非公组织与个人）的中介服务性质的集档案文件保管利用为一体的寄存服务中心。三是有必要加强对家庭建档的指导工作，家庭是国家和社会的细胞，家庭档案是国家档案信息资源的必要补充，指导家庭建档，是档案部门贯彻“以人为本”理念，实施“藏档于民”战略，有效推进社会档案信息资源整合的创新之举。四是有必要加强对民（私）营企业、外资企业和行业协会档案工作的指导，通过重要档案登记等手段，促进社会主义市场经济条件下企业档案管理的规范化、资源流向的法制化。
再次，公共档案信息资源的整合，客观上要求在档案行政管理部门（依法监管与建档指导）、档案室（整理归档与依法移交）和档案馆（资源整合与综合开发）之间建立有效的互动合作机制，以确保公共档案信息资源通过整合形成资源层面上的综合实力。实践表明，当前在档案信息资源整合方面的互动合作，无论是档案行政管理部门，还是各级档案馆、室，以公共服务的发展需要来衡量，都存在着明显的差距。我国现行的档案法规还不能有效地解决我国社会主义市场经济条件下多种所有制企业档案资源的归属与流向问题；国家档案行政管理部门还不能有效解决目前因档案馆际关系与档案流向不明而封闭、分散管理的弊端日益暴露的问题；相当部分的档案馆由于基础工作薄弱，现有的馆藏档案资源还不能及时转化为“有序、有用、有效”的公共信息资源；档案部门对于如何接轨迅速发展的电子政务、科学管理急剧增长的电子文档还未形成有效的对策；诸如地区性档案目录中心之类的共建共享项目也由于进展缓慢而难以满足当前公共服务的需要，……这一切不能不影响到我国公共档案信息资源整合的进程，而我国档案公共服务整体水平的提升也将在相当程度上取决于公共档案信息资源整合的状况。
此外，还需要指出的是，档案公共服务是一篇需要档案部门共同努力才能做好的大文章。诚如国家档案局毛福民局长2004年9月24日在沈阳召开（由《中国档案报》主办）的“家庭档案工作座谈会”上的讲话中所指出，“近些年来，档案工作的每一步发展都映证着同一个道理，党和人民的需要就是档案工作的方向”。因此可以认为，搞好档案公共服务，正是我国档案部门适应新形势下党和人民的需要，坚持档案工作正确方向的必然选择。档案公共服务涉及立足档案和档案工作而满足社会大众需求的广泛领域。要做好做大档案公共服务这篇文章，需要进一步发挥各级档案行政管理部门、档案馆、立档单位档案部门以及档案中介机构的各自优势和整体合力。仅就档案行政管理部门而言，也有必要从既定的职能出发，加强对档案公共服务环境建设的宏观调控，即从法制、体制、机制的层面上为拓展档案公共服务领域、提升档案公共服务水平创造条件。如，及时做好现行文件利用与政府信息公开的协调组织工作，为各级综合档案馆建成集中查阅政府公开信息的固定场所创造必要的条件；加强企业和个人信用档案建设，为社会诚信体系建设提供必要的基础；提高社区档案工作水平，为社区的各项建设提供必要的保障；开展机关“三合一”归档鉴定工作（即由档案业务指导部门、有关档案馆和形成机关档案人员及专家共同参与），建立促进公共档案资源建设的长效机制；积极推广以电子公文运转、归档为主体的机关电子政务系统，不断创造符合我国国情的电子文档资源整合的有效模式。
