瑞士的银行档案：最近的发展情况
约瑟夫?祖维克
本次研讨会的主题是企业发展与档案工作，而在此我要阐述的是瑞士银行档案系统最近的发展情况，主要原因有以下三点：
1、银行部门是瑞士经济中一个重要部分，值得引起大家的关注。
2、最近，银行档案系统取得了一些较为重大的进展。
3、总体上，银行档案可以作为私有部门档案馆的典范。
本报告的结构如下：介绍部分简单说明银行对于瑞士经济的重要性和银行档案馆的法律框架。
文章主体部分介绍自1990年左右起瑞士银行档案的发展，并简介：
??1990年的状况，内部采取的促进银行档案发展的举措
??二十世纪九十年代中期起到推进作用的各种强大的力量及它们之间的密切关系
文章的最后是关于银行档案系统的未来发展问题，并总结社会上的私有公司档案馆的作用。
介 绍
瑞士银行重要的经济地位
银行是瑞士经济部门中的关键部门之一。占瑞士GDP的约11％，这个比重大概是化学-药物工业产值的两倍。银行还占瑞士税收总量的约12％。行业中每位职员的个人增加值也非常高，约为30万瑞士法郎／人(23万美元)，这也是值得人们注意的现象。另外，瑞士银行在境外资产管理方面(即消费者在境外支付)也居世界前列：占世界市场的三分之一。这种功能有时会招致问题和批评，特别是当发展中国家的资金转移到瑞士的时候，或者人们把瑞士看作是逃税天堂的时候。瑞士银行的国际化也是引人瞩目的：其资产的大约60％在国外。瑞士是世界第四大金融中心，前三位是纽约、伦敦和东京。
现在我们只讨论银行档案。应该指出的是，银行只占整个金融部门的一部分，金融部门中还包括保险公司和数量众多的个人资产管理机构。
瑞士的银行系统是高度集中的。两家大银行(以前是三家)的市场占有率是所有银行总资产的三分之二。除了这两家大银行，瑞士的州银行(州里面的国有银行)也发挥着相对重要的作用。
大约在1990年左右，瑞士银行系统开始进行明显的结构调整工作。在大约十年的时间里，规模较小的或地方银行的数量下降了大约40％。引发这种变化的第一个原因是二十世纪九十年代初开始的经济衰退，许多银行因此而遇到各种困难，后来，IT技术的应用导致了大量的投资，与小型银行相比，大银行更容易吸引投资。反过来，这些投资使得规模较大的参与者从根本上繁荣了自身的生产力，从而取得竞争优势。
对于银行档案，目前的情况主要由两家大银行和瑞士国家银行决定。
法律基础
在瑞士，对于私有档案没有法律要求，银行档案也是如此。也没有法律条款反映私有档案或企业文件的文化价值及其在经济和整体社会方面的影响。
只有《瑞士职责标准》(Swiss Code ofObligations)设置了文件处置法律条款，但这些规定不能用来保护档案，只能按可靠性的原则对事件进行查找。
《瑞士职责标准》的第32款“商业会计”规定了财务文件的最短保存期限，即十年，并为电子文件管理制定规则。
当然，还有一部涉及银行的总体法规：《银行和储蓄银行法》。但这与银行档案无关，只有一个例外，关于银行秘密的第47条规定，根据银行的职责要求，在商业关系过程中要对银行获得的所有客户信息保密。这一条款不但保证了关于消费者帐目的现行文件不能提供利用，而且在特殊情况下还意味着，即使出于历史研究的目的，人们也不能利用很久以前的银行文件（我还要在后面的两个部分中再一次讨论这个问题，第一是银行档案的可利用性，第二是银行和公共利益的关系问题）。
主体部分
二十世纪九十年代早期
背景：某位高级银行档案工作者这样描述二十世纪早期的状况：当时，“‘档案’这个词在银行还是一个陌生概念，它的意思是系统保管在历史上有相互关系的文件。”造成这种状况的一部分原因是公司与其历史之间不存在有意义的联系。人们对档案的益处没有整体的理解，比如档案对信息的正确使用所起的关键性作用，档案作为管理的知识工具、作为公司标识工具或作为客户市场工具的作用。到目前为止，也还没有任何关于金融或银行历史方面的值得注意的文件记录。如果银行有这种档案，这些档案的数量也很少，而且完全是历史性的档案。此种类型的档案可以追溯到十九世纪，有些银行已经销毁了1930年以前的历史性文件。
历史性档案完全被排除在现在正进行的文件管理工作之外。从逻辑上讲，现在也还没有专业的银行档案工作者。
但是，值得指出的是，那些存在于银行系统之外，但受到仔细管理的档案中的文件可以记录银行的部分历史：特别是瑞士国家银行和联邦银行委员会(监察银行部门的国家机关)的档案。
人们对瑞士银行的谨慎有很多种传说，这也是造成银行档案数量很少的原因之一。银行秘密??或某种类型的文化秘密的神秘性??可能会导致银行档案被忽视。当时，私有部门的档案中也存在几乎相同的情况，只有几个例外。
起点：1990年
和列支敦士登公国1990年成立了瑞士银行历史协会(2000年又更名为瑞士金融历史协会)。协会的主要目标之一是建立银行档案馆。从1991年至1995年，协会发表了几篇文章，论述了银行档案馆的建立、管理和具体组织。这个事件的发生存在一个欧洲大背景：1990年成立了欧洲银行历史协会。在大约五年的时间内，它定期组织学术报告会，涉及到档案馆的地位、设立、职能和使用。协会还出版了一本名为《金融历史回顾》的杂志，并在1994年发表了《欧洲银行历史手册》一书，其中有一章全面介绍瑞士银行。
1990年至1991年，瑞士档案工作者协会的一个工作小组对瑞士各州和各市的银行档案馆现状进行了调查。总体上，他们的调查结论和建议对银行档案有所帮助。其中，调查发现没有文件销毁方面的规则。另外，文件还很不完整，并且“银行中没有人准确知道这种(存放的)文件放在什么地方，怎样才能找到文件。”或者像一位专家听说的：“与普通档案馆相比，所谓的‘中央企业档案馆’更像一个仓库”。外部利用人员不能利用银行档案的规定也越来越明确了。
这个工作小组的任务是：
??列出需要长期保存的银行文件清单
??提出关于与职员有关的，银行档案馆的资料和结构方面设计方面的建议
人们在某种程度上实际应用了这个理论方面的新起点。两个大银行开始设立自己的档案馆，此项举措可以作为一项基准尺度。人们开始为银行档案设计一个现代化的理念，并继续进行查找事实的工作：负责人拜访了总部中主要部门和主要分支机构的领导。此举获取了一些关键性发现，虽然这些询问不是每次都得到对方的理解。有些管理人员认为档案非常深奥，他们把档案与灰尘联系在一起。有什么东西值得利用呢?
作为二十世纪早期新氛围的一部分，银行历史协会对银行档案的利用问题进行深入研究。1993年，协会受委托提出专家建议，澄清以下问题，
1、某些情况下银行是否有责任允许进行独立历史研究的人们利用其档案?
2、出于银行的秘密性特点，需要采用什么样的方式限制银行允许外部银行历史学家利用档案。
3、从法律角度出发，如果允许外部银行历史学家利用这些档案，应有什么样的限制?
专家建议中最重要的结论是：“银行没有义务向历史学家提供信息……如果某种商业关系结束了，只要消费者或其法律继承人保留合法利益，银行就有义务仍旧保持这些秘密。”这是对利用者所摆出的一种相对来说宽松的态度。
当然，二十世纪九十年代早期采取的做法取得了成果：银行档案馆在银行中得到了某种程度上的重视。大型的银行着手系统地建立名副其实的档案馆和实际的档案组织。通过对事实的积极查找，人们找到了一些有价值的信息，并提高了公共的银行档案馆意识，并认识到了它的重要性。至少在某些地方现在有专业的档案专家在开展工作。最后人们不应低估协会在银行历史方面的活动：他们加强了专家之间意见的交流，并为银行档案工作提供理论分析和实际指导。
二十世纪中期取得的成果
九十年代中期，这种热情减弱了。1991年一位银行档案工作者提出的希望(“现有档案的缺乏可能会成为建立现代化的，系统组织的新型档案馆的一个良机，它可以为子孙后代提供利用”)只满足了一部分。1996年的结果极其明确地表明了这一点。
造成这种现象的原因有很多。首先是银行部门的原因：九十年代的经济衰退给许多银行带来了很大困难。同时，银行部门还进行了结构调整，特别是作为精减过程(concentration process)的一部分。九十年代中期，三家大银行中剩余的两家宣布合并，1998年合并完成。国际银行业的竞争也越来越激烈。人们提倡重组和削减费用。另外，二十世纪九十年代早期，银行系统实现了全面的计算机化，这项工程消耗了许多资源。
但是文件因素也使银行档案的发展放慢了速度，这些因素的影响力很大。目前，它们对银行档案的重要性仍有巨大影响。
1990年以后在设立银行档案馆方面取得了一些成就，其中有一个最重要的文件因素，那就是“公司与其历史的关系，通常的特点是人们根本就没有这方面的意识”。还有银行系统。保护银行信息秘密的目的不仅仅在于保护消费者数据和成功进行商业交易。它本身还可以设立一种秘密观念，秘密文化，这要远远大于实际客观需要。银行曾把自己看作(有时还继续看作)经济世界的一部分。这种秘密文化不仅支配了银行之外的企业合伙的关系，而且在银行内部这也是一种主导企业文化：各部门之间互不联系。这种态度反映了总体的公共意见。人们没有对秘密性与开放性之间的问题进行过深入考虑，而是一开始就把它当作一种特定模式。历史研究，包括大学中的历史研究，都忽视银行和金融历史。这种研究带来的压力也微乎其微。
银行几乎认识不到银行历史的透明对于公共文件(PR)的战略目标和在公众中建立信任有多么重要。他们也没有意识到与历史展开互动可以成为公司标识的一个有价值的部分，公司的档案和历史可以成为“知识公司”的基础。
由于人们没有认识档案馆作为库房的实际用途，这是造成某些问题的原因，并作为信息和知识管理的一部分，这种缺乏是对企业管理和公司文化之间的“灰色区域”缺乏认识。一位档案工作者曾说过：“除了信息交换过程和职员的头脑之外，实际上没有信息或知识管理。随着重组，这种知识还将会越来越少。”
财政历史协会试图说服银行，设立档案馆是一种很好的投资，档案有利于提高银行的效率，进而减少费用，但是，直到1996年为止，档案还没有在客户市场和公司标识方面带来很大的竞争优势。
1996-2001，一个机会的背景情况
1996年期间，瑞士在纳粹时期和第二次世界大战期间的所作所为招来了严厉的批评。这个面积很小的中立国从这次大战中捞取了大量好处。争论的焦点是关于那些受迫害和种族灭绝政策受害者资产问题，重点是用战利品黄金进行贸易，暂时搁置的银行帐户和盗窃来的文化资产。为什么在1996年这个问题变得十分尖锐的原因还不十分清楚。主要原因是瑞士没有综合地解决整个战后领域中的事件。当然，这还与该问题的升级和各个世界金融中心之间日益激烈的竞争有关：其中最积极的原告是美国上院银行委员会的主席。
在1996年间，很明显瑞士和瑞士公司的做法是影响公众利益的问题，找到一种解决方法符合公众利益。目的是强调国家的可信度并加强对其金融中心的信任。1996年12月，瑞士国会全票通过一项关于“对那些以国家社会主义政权的成果的身份来到瑞士的资产的命运进行历史和法律调查”的决议。根据该决议成立了瑞士专家独立委员会??第二次世界大战(1CE)。(在其他国家也设立了类似的奥地利，意大利和瑞典。)该决议中有两个段落对于银行档案有特殊的重要性：
??开放公司档案，即着手澄清瑞士在历史上发挥的作用，这项工作要优先于保密责任(第5款)
??禁止毁坏或藏匿有助于调查的文件(第4款)
因此，所有与该研究项目有关的人都受官方秘密的约束，他们应以专业的谨慎态度对待所有的信息。(第3款)
该联邦法令有效期至2001年底。
有关银行和其他有关公司档案的规定很特别：“自1945～1946年以来，当瑞士受盟国的压力被迫冻结并登记德国资产，并归还掠夺来的资产时，公共法中几乎没有干预过隐私法。”
1997年，当专家独立委员会开始工作时，他们发现：“瑞士公司档案的情况各式各样……大部分档案资料只不过简单地堆放在一起，没有任何形式的索引。而且文件的管理也是不连贯或者根本没有管理，公司的记忆都不存在了??不仅仅是历史方面的，还有对历史性文件的了解和其存放地点……
尽管存在所有这些情况，许多公司还是拥有公司的主要文件，这种情况很是引人注目。公司中一直有这么一些人或某个职员致力于“拯救”档案资料……他们利用自己的专业知识和某种警觉性来保存重要的资料。但“只有少数档案馆有条件进行研究”。通常的情况是，原始资料被“乱七八糟地存放在不同的地方，没有任何标准化的检索工具。”“在一些大型的公司中，关于公司历史的档案由专业人员负责维护，其余的档案都无人理睬，在研究工作开始之前，我们先得除去上面厚厚的灰尘并把档案捆扎起来。通常那些负责的人不知道还保存着哪些文件”。这些关于公司档案的评论也适用于银行档案。
总的来说，银行与ICE是合作的。他们在设计和组织其档案和利用档案方面付出了许多努力。有时，他们为开展此项工作雇用了几千人。到1997年底，他们已经检查了100公里长的文件。
特殊活动
现在请允许我说明自1996年以来这些负责银行档案的人是怎么完成这个关于调查瑞士和纳粹德国关系的任务的。
第一，这里涉及数量巨大的文件??例如，在禁止文件销毁阶段，有几百公里的文件。另外，还有几百万的缩微或扫描文件和数十亿计的电子文件。
在大银行中，档案不是放在同一个地方的，某个银行中档案分散存放在2200个档案室中，有300多个不同的存放点。
第一个步骤是把资料集中，并以一种集中的档案管理体系管理先前分散的案卷。这个步骤涉及大范围的关于档案和文件管理的企业重新策划。
文件管理没有明确的传统作法，同样，实际上也不存在文件管理系统。现在需要制定这方面的方法。商业法中也没有规定哪些文件应永久保存，哪些文件在依法保存十年之后需要销毁。对资料的评估需要对银行生成文件进行明确的分类定义。这里还有一个把电子商务交易和办公室工具数据进行归档的问题(这仍是一个没有得到解决的问题，而且不仅仅是银行)。为了对档案文件提供最大限度的利用，人们正在进行一项规模宏大的数字化进程。
在档案专业知识和理论方面，从1996年至2001年，一些大银行的作法较为引人注目，特别是关于以下内容：
??公司档案的设计、组织和管理
??文件管理系统
??文件的类型和鉴定
??定义元数据
??数字化，包括输出整个正文。
对银行档案的利用问题只起到次要作用，起决定性作用的还是1996年至2001年间实施的特殊法律情况。
Traude Lobert，Patrick Halbeisen和Jurg Hagmann特别说明了那些没有文件生命周期管理系统的公司如何引进文件管理政策的问题。此处的关键性问题是人们是否认识到这个任务，以及这些责任和权力是由公司的高级管理层，而不是由任何下级单位，根据其实施定义的。人们还需要重新定义档案馆的工作过程，即一个商业过程重新策划项目。
如果公司中以前不存在综合的档案计划，那么怎么才能引进这样的计划呢，换而言之，怎样才能逆向制定系统?这就像在马儿逃走之后再关闭马厩的门一样。怎样构建一个这样的档案计划?在把理论和实际进行对比之后，Traude Lobert详细描述了该计划的设计和对概念的修改。首先，她把文件分成消费者文件和管理性文件。然后把消费者文件分成：
??很长时间内一直活跃的基本文件(消费者和银行之间的合同，例如，开户文件，代理人权利，等等)
??中长时期内保持活跃的消费者档案(通常，信贷函件档案的活跃期为六个月，存款档案为两年，人们通常认为收益和抵押档案的活跃期为交易完成之后的二十年)
??短期交易收据(头一天发出的交易定单在次日生效，第三日检查，一年的年终为保管期的开始)。
对于管理性文件，Lobert以一种类似的方式进行了大幅革新，她把这个过程延长至交易完成，以此作为标准，换而言之，就是档案保管期的开始。
另外，她对内部银行文件和第三方文件，比如供应商合同或雇员文件(那些“不涉及银行本身或其客户而是第三方”的文件)进行了区分。实际情况证明，这种区分对档案计划并不合适，但它保留了文件作为一种类型的价值。
建立档案计划的第二种作法更贴近实际，这种方法以公司中的各种职能为基础，发布的实际文件在某种程度上反映这一现象。这个结果是来源和功能原则的组合，并以单元文件管理系统作为开端。这个系统有坚实的理论基础，并且注重实效。实践证明，这是一个成功的系统。人们开发了一种信息技术(IT)方法，用以将文件分类，即集中式档案目录数据库。
Patrick Halbeisen做过一个详细的理论报告(后来Jurg Hagmann对某些内容进行了延续)提供了鉴定方面的信息，Halbeisen的鉴定概念是基于以来源为目标的信息管理。但是，由于银行非常活跃，并且(与国家机构不同)银行没有系统的文件管理框架，严格的来源方法并不适用于银行档案。因此，Halbeisen建议把决策过程作为鉴定和整理银行文件的基础，即，鉴定的目标是确定那些“引发制定决定过程的”(即从这个过程中人们发现了它的存在)资料??那些包含“相关制定决定知识的资料”。机构理论和机构社会学是Halbeisen鉴定模式的关键性因素。这种作法是一种新举措，至少在瑞士是新举措。尽管还有争议，这种作法丰富了有关鉴定问题的讨论内容，得引起银行和公司档案领域之外的广泛关注。
Jurg Hagmann在名为“Digitalisierunghistorischer Akten bei der Credit Suisse Group”[瑞士信贷集团中历史文件的数字化]的报告中描述了某个项目的所有阶段,人们用数字化和记录的方法来了解档案馆馆藏。
数字化过程中需要确定的一个问题是文件的记录是采用概述的形式还是全文的形式。由于时间紧张(这是一个方面的原因)，人们采用了全文的形式。
在选择数字化系统(硬件和软件)时有四个主要标准：
??“瑞士信贷集团是否已经接触过产品或制造商?
??硬件和软件的制造商是否已经开展过合作?
??产品与最新的标准是否一致?
??这种产品是否能够对公司档案提供科学的管理方法?”
如何选择需要数字化的文件以及数字化过程的说明也引人关注。
1996-2001年的结果
在处理瑞士和国家社会主义的关系方面人们付出了巨大的努力，下面是银行档案所取得的积极的重要成就：
??全面了解了银行档案的内容
??建立了稳定的档案机构
??档案资料的全面构成和记录
??保管期限和鉴定标准的规则
??对银行档案文件和银行档案管理理论的深入扩展
??增加专业人员的使用数量
??增强了电子文件长期归档问题意识
??开展全面文件管理取得了良好的开端，其中包括对文件的全程管理以及把档案归入到全程管理之中(例如，某家大银行中设立文件管理部门)
??对银行档案的集中管理(这不仅仅是专家独立委员会的工作，同时也是银行内部开展的全面历史研究的工作内容)
??与1996年以前相比，人们普遍认为银行以及银行的历史是全社会的一部分。
展 望
仍然存在的一个问题是瑞士的银行档案将如何发展。一方面，近年来已经取得了相当大的进步(上面已经讲过)，而且这些进步在某个方面来说是不可逆转的。另一方面，也有一些迹象表明，这个过程可能会停滞不前。
??银行现在仍面临相当大的削减费用和精简的压力。现在私有部门中有一种为人们广泛接受的短期思想，或称之为“短期理论”，只要人们相信了这种观点，就有可能以牺牲对信息和知识管理这种长期作法为代价，即损害文件全程管理和归档。
??提倡银行档案的那些主要人员已经不再从事银行工作了
??联邦法令规定设立银行档案，这就导致一些银行系统的传统代表采取了一些自卫性措施。他们想重新严格限制银行档案的利用。
另外，当需要决定私有公司档案中取出的文件是应该存入联邦档案馆还是归还公司时(专家独立委员会在其工作过程中产生的)，政府决定(不仅仅是出于私有部门下属各机构的压力)这些文件应归还给公司。因而存在将来这些文件不能提供利用的危险。
以我个人的观点，银行档案的未来发展要取决于对下列两个问题的回答： ??银行认为自身的历史在何种程度上届于其自身形象和标识的一部分?
??银行认为现代信息和知识管理系统(其中包括整齐有序的档案)的实际和战略利益有多大?
银行档案的未来一部分要依赖利用人员的需求量的多少，特别是大学一级的利用人员。目前，这种利用还没有关注过银行、金融历史和私有公司的历史。银行档案的未来发展最终要依赖银行的企业文件：理想化的企业文化(作为社会一部分的形象)，实际的企业文化，或日常商业活动之外的对公司保存的信息和知识及文件的有效的使用。
后 记
对于银行和银行档案，实际上在保密和开放之间存在一种紧张关系：
一方面，毫无疑问存在保密和保护消费者隐私的需要。保密和慎重对银行有利，也间接对国家经济有利，因为银行对经济的成功负有重要责任。
另一方面，银行作为经济的一个关键性因素从正反两个方面影响到整个社会的福利。瑞士在国家社会主义时期的问题就是一个典型的例子。银行对从来自发展中国家的资金(特别是对于来自Marco或Mobutu统治者的资产)采取了什么措施就更有启发意义：银行的行动和作法不单单影响到了他们，而是影响到了整个社会。公共和国家利益都受到了影响。
这里就出现了一个问题，人们应该对银行采取何种一揽子性规则? 《银行和储蓄银行法》对某些关键因素做出了规定。在二十世纪九十年代，人们对银行法规采取了更为严谨的定义(特别是长期搁置的资产的问题)，并且银行也对自身实施了更为严格的规则。
与银行档案有关的问题是：银行和国家之间的相互依赖性是否需要比以前更为透明，例如银行的历史是不是可以成为研究的对象?现在不考虑银行最终通过开放其历史而获取人们的信任这一事实，公众有没有实际权利对社会中如此有影响力的因素的历史进行回顾?是不是只有银行部门的某些代表机构(他们完全拒绝这种要求)可以采取更为灵活的态度?那种永久保守银行秘密的呼吁，换而言之就是消费者数据秘密要永远保守，数据中包括很早以前的信息的作法，我认为是一种缺乏自信的表现。这种做法在理论上很正确，而现实中则不是如此。它没有考虑到时间因素：时间改变了信息的特点，时间减少了如果现在公开信息而造成的危害。在更大程度上它意味着这些不足已完全消失了。
现在我们回到银行档案。人们是不是可以把银行的过去，银行的历史和它们的档案汇集成一个交叉点，在这个点上，个人利益(消费者和银行)的保护和公共利益可以达成一致：根据时间因素的安排，把档案作为秘密和开放的一个很好的交会点。
我认为，这个目标不仅仅是把银行的历史变成它们自身标识的明显的一部分，而是出于整体利益向公众提供更为深入的利用。到那时，并且只有到那时，银行档案真正的成功持续发展才能得到保证。
注释：
1本文的主要内容大部分基于Silvio Bucher,JurgHagmann，Patrick Halbeisen和TraudeLobert所著文章，这些文章有的已经发表，有的未经发表，另外还参照了瑞士银行家协会的相关文件。-有些引用的原文是德文。
2可以参考专家独立委员会，2002，其网址为：http://www.uek.ch
3有些迹象表明，有的银行家对这个问题的看法很开放，他们比别人更意识到银行和国家利益之间的相互依赖关系。大家可以参考即将离任的瑞士银行家协会的主席Georg Krayer在2003年9月19日瑞士银行家日发表的名为“Die Landesinteressen sind das erste Kriterum”[国家利益是首要标准](原稿第7页)的讲话。
（陈慧涵摘自《外国档案工作动态》 译：李红）
