档案专题目录就是按照特定专题，以一定的次序编排而成的一种档案目录。目前建立数字档案馆已成为档案事业未来发展的趋势，它以为用户提供更为广泛及完美的信息服务作为目标，促使档案工作者把大量的精力投入到信息资源的检索、研究和服务上来，档案专题目录是检索工具的主要形式之一，在信息时代更有了突出的作用，值得深入探讨。
一、促进专题目录建设的意义
数字档案馆，是一个数字化的信息系统，它把分散于不同载体、不同地理位置的信息资源以数字化的形式存贮，以网络化的方式相互连接，从而提供及时利用，实现资源共享（王宇晖：《21世纪数字化发展之我见》，《档案与建设》，2000年第3期）。从1992年起，我国逐步建立了全国明清、民国、革命历史档案资料目录中心，并已开始了案卷级和文件级目录的采集工作。为了实现这一目标，各省市级档案馆纷纷开始对民国档案的二次信息进行数字化建设，但数字化工程不仅是高技术高投入项目，也是耗费时日的大文化工程。据载，到2001年底，仅全国各级各类国家综合档案馆中就保存有历史档案文献近19665480卷，11137422件（《中国档案》2003年第8期，《守卫记忆：我国重视对历史档案的保护》，李辰），如此庞大的数量，要实现全部数字化，不是一朝一夕就能完成的，故必须从有利于保护珍贵档案、有利于档案利用角度出发，从现有人力、物力、资源等基础条件出发，按照一定的要求，制定长远规划和近期目标。而档案专题目录是通过有组织的分析、筛选、整合，从杂乱无章良莠并存的档案资源中把某一特定专题的档案清理出来，去粗取精，比较集中、有序地、系统地提供某一专题档案重要文件级信息，故（1）它是宣传档案的一种较好的形式，使一些不了解馆藏档案或不知道有哪些规定而不敢踏进档案馆大门的人能主动上门查阅档案，比起其他检索工具，它能集中提供有关专题档案的丰富信息，使得利用者不须再大海捞针就能迅速找到所需档案。（2）它是深化档案工作的重要依据。利用工作的一个基本要求就是必须做到利用者所需文件材料的齐全完整，一个重要问题的解决要有请示、还应有批复，有计划也应有总结，这些档案是否收集完全，已在文件级的专题目录中一目了然。档案齐全及反映事物发展主要特征的文件具备的专题目录自然价值高，因此它能使档案馆从分析或比较不同的专题目录价值出发，找出哪些档案缺乏，哪些有待补充及哪些专题档案整体价值较大，以确定今后征集或深入开发信息的重点及次序，为今后举办馆展、开展更高形式的档案编研提供参考。（3）它助于档案馆能以有限的投入带来较大的产出。专题目录可作为实现计算机检索而进行的前处理工作，同时可为安排全文数字化扫描次序提供参考依据，即可对那些整体价值较高的专题考虑优先进行全文信息输入，并主动对社会焦点问题作出反应，一旦主题契合，迅速安排全文上网，故这种检索工具充分表现了其在揭示档案信息的有效性、提供检索的高效性和便于利用的方便性上的功能，是一种具有现实意义的检索工具。
二、专题目录编制的前期工作
专题目录建设其主要工作对象是馆藏档案，它是一项投入较大，必须具备一定专业素质的工程，因此同样必须以高效、方便、有效为原则作好编制前的准备工作，如此才能实现档案价值的最大限度地利用。主要方面为：
选题的确定
它是实现该项检索工具有效性的关键。档案服务应做到超前服务、主动服务，编制专题目录最主要的目的是为了传递最新信息，有效地满足利用者服务，这就要求目录要有前瞻性、预见性。不同的利用者所需要的档案信息，在范围和重点方面各不相同，因此判断利用率高低实施起来比较困难，但是如果不找到合适的办法来确定选题、判断是否值得去投入力量编制，有可能使编制出来的专题目录因缺乏用户而失去意义。按照市场化运作，一个产品投入市场前，都要进行市场调查，因此借诸于实施专题目录的编制工作上，我们可采取两种方法，一是总结过去利用经验，分析过去利用现象，透过现象找出规律，二是进行社会调研，从分析社会大背景着手，预测未来利用需求，以此找到未来社会利用热点，指导计划的拟订，减少盲目性，提高利用率。
根据我的初步分析，我认为有以下几个标准可以作为优先编制专题目录的选题范围：
1）、重点选择有较高利用率的档案资源。一般来说，从过去利用状况来分析，政治及学术研究一直是档案利用的大头，从政治方面看，档案馆的性质也决定了必须承担爱国主义教育义务，故反映一些重大政治事件且经常要举办纪念活动的档案应优先编制专题目录，如抗日战争题材，由于日本右翼势力不断抬头，为军国主义招魂，甚至公开否认惨绝人寰的南京大屠杀事件，中国各地综合性档案馆大都保存了一些反映日军暴行特别是南京大屠杀事件的档案，应该编制有关专题目录。考虑到档案材料的数量多寡，此类档案可以以政治运动、工人运动为专题选题，也可以单个政治事件或活动为标题。而反映地方历史变迁的综合性档案与材料，从种类上如史志、年鉴、指南、年度工作报告，乃至名人题词、手迹及实物、音像档案；从内容上有反映名人生涯或足迹、重要事件的发生与沿革、名胜、名优特产，重大发现（如考古），重要机构的沿革，均具有很大的证据价值和情报价值，即是进行爱国主义教育、也是学术研究需要参考的题材，为此，可以作为重点优先考虑著录。
而随着国家经济与文化建设的深入发展，人们对档案的需求已越来越实际，总体上来说对现行档案的利用趋势将超过对历史档案的需要，对档案的参考价值的需求超过了对求证的需要，如住房拆迁政策、社会保险等与群众切身利益相关的档案，利用率越来越高，故而在档案工作面向社会利用工作方面，理应加强对上述档案内容的揭示深度和广度。但历史档案中的一些具有管理经验上的东西，若对当前环保、交通建设、城市改造及文化建设方面有参考价值，或有市场需求的，仍可优先考虑开发，如可以管理方法为选题，将原民国时期及建国初期各届市政府及各行业组织、大型生产企业及团体在市政管理及内部机构、行业市场管理方面的法规、方法等纳入专题目录编制范畴，否则等到几十年后再想到研究它，就只剩下史料作用了。
社会的进步使得人们对休闲文化需求急剧攀升，一般市民对档案不到万不得已总是敬而远之，档案馆要吸引人们的好奇心和业余爱好，也要下番功夫，照片、图片、杂志应该是首选资源，可以以上述形式的档案作为专题目录的选题，还可以以家谱、私人捐献档案、实物档案如地图、票证、商标等作为选题。比如如今已进入读图时代，档案或一些文化娱乐类杂志中，包含了不少反映老百姓喜闻乐见事物的图片照片，如上海市档案馆收藏的《江南制造总、分局各厂机器图照片贴册》，作为当时上海地区洋务官员向清政府呈奏军械工业建设情况的主要材料，多达上百幅，而其他类别的照片档案零散分布于各不同的全宗，但聚沙成堆，也完全可以分门别类，编制专题照片档案。文化艺术也可作为满足上述需求的档案专题。
2）、重点选择数量稀少、年代久远或内容珍罕的档案资源。物以稀为贵，特殊形式的档案、年代久远的档案，尽管利用率现阶段并不一定太高，但考虑到档案的长久和潜在价值，都可编成专题。如目前中国正在实施的档案文献遗产工程，从成功入选中国档案文献遗产名录的经验来看，上述条件具备的档案有入选的可能。如可以清代及以前的档案、照片、音像、实物为专题，将馆藏所有该类档案编成目录。对于一些刚刚发生的重大事件，如其档案具有延伸历史记忆、证明社会文明发展典型阶段的意义，尽管目前未必会去利用，也要制作专题档案目录。如反映港、澳回归、浦东开发、长三角经济文化圈建设、APEC会议、上海申办世博会等重大活动、重大项目、重大事件的档案，可分别编制专题目录。
3）、重点选择其他档案馆没有或有特色的档案资源。数字化档案馆建设中要注意使本馆的档案数据库资源有特色，因为它是由分布在各处的单个档案馆通过计算机和网络联接而成，因此专题目录要突出自身馆藏特色，避免出现数字档案馆千篇一面的尴尬和档案信息资源重复建设的浪费。我们在加强与其他档案馆的联系，对一些利用率较高的如国家方针政策性的现行档案，商订开发方法，达成共识的同时，也要积极挖掘具有馆藏特色的档案，比如上海市档案馆以保存租界档案与近代同业公会、社团与近代企业档案为特色，我们可从中选出恰当的题目。比如租界市政管理、同业公会运作机制等，进行专题著录。总之，以馆藏丰富为基础、以社会长远需求和社会热点为重点，兼顾社会与经济效益确定选题，才能使专题目录的编制工作方便快捷、实现高效率和有效性。
选材方法
由于专题目录是跨全宗、跨案卷组织档案，编排上有一定的难度，为提高命中率和著录的工作效率，我们可采取一些如下操作方法，一是根据与专题相关的关键词，利用原有计算机检索体系进行机检，形成主题案卷目录，再从中挑出适合的卷宗进行文件级著录，关键词要从不同角度切入，这样覆盖面才广泛。比如文化专题目录，关键词有文化、艺术、文学、文艺、杂志、图书、舞蹈、剧院、博物馆、图书馆、电影院、戏剧、戏曲、戏院、演出、乐团、乐队、画家、作家、演员、话剧、影片、舞台、出版、剧目、小说等。另一方法是选取与目录主题比较密切或相关的全宗，从中挑选出适合的案卷进行重点文件著录。如还以文化专题举例，应以文化团体、学校、出版机构、娱乐机构等文化管理、文化创作或文化活动频繁的机构全宗为重点查找对象，但别忘了在旧中国，社会局对文化机构及文化活动有管理之责，故其全宗也成为当然的查阅重点。在对文件进行编目著录时，要注意不是每个案卷都要每文必制，应选择与目录主题有关的档案，如是，即使是副本或草稿，如无正文，也应著录，考虑到效率问题，在某个文件同时存在正本和定稿的情况下，则仅对正本进行著录。并尽量著文件组合级条目。总之，要确保目录内的文件有实际利用价值。
三、专题目录的编制方法
专题目录的编制过程同样贯彻了有效、高效、方便的原则。主要表现为：
以完备的体系合理的分类提升专题目录的整体价值
作为一种有效的检索工具，它不是简单地以某一关键词或主题词串联起来的文件级档案名称的集合体，而是按照一定体例编排而成的有机体系，它的数量要有一定规模，以能较完整、准确、系统地反映某一方面情况，但又不能太浩大，以致因利用者无从检索出所必须的档案原件而失去了编制的意义。它有一定的体例，条目编排的分类方案要事先拟订，分类标准可按时间、问题、地区等，类内文件的排列可以时间为依据。体系要完备，分类要合理，力求使整个目录收集的档案涵盖整个专题范围。一个好的分类体系，就如一个专题史料汇编大纲，整个档案铺展开来，一个活生生的现实世界自然地展现在眼前。如重大历史事件专题，应按照事件的发生顺序为主线，以原因、过程、结果、主要当事人态度、社会反映等为纬，编制成完整的类目体系，比如抗日战争专题目录，我们以时间为主要标准将其依次分为一二八事变、抗战前的救亡爱国运动、八一三事变、伪政权建立、日军暴行、经济战、抗日活动、战后处理、战争影响等章，而每一章内下分数节，如日军暴行章，可分为军事侵略、劫掠财产、军管理、慰安妇制度、特务机构的暴行等节，战后处理章，可分为接收、军事审判、汉奸清查、战争罪行调查等节；而每章内，则主要以有关地区、主要人物、主要机构及重要事件为有关节、目的主题。只有体系完备，分类合理，才能有效地组织档案，建立起档案目录逻辑关系与档案所反映的现实社会历史联系之间的一致性，并超越一般检索工具，实现档案工作的高效服务，同时也能方便档案工作者高效率地按照目录体系，从浩瀚的档案中一一找出与不同章节主题要求相对应的档案进行著录分类。
著录项目明确，以利于资源的高效利用
随着档案管理的现代化进程，编制档案专题目录工作已逐步走向数字化，为满足信息资源共享化、服务对象及需求扩大化、检索界面方便化，信息容量大、完整、有序成体系等要求，我们应该设计档案专题目录专门的数据库，有专门的数据输入和输出操作系统，使得不同专题的档案在输入计算机后，借助特定的平台，组成一个巨大的信息空间，并借助不同的检索人口，把分散的数据有序的提供给不同需要的利用者，实现该专题检索工具在提供利用方面的有效、高效，方便利用。对专题目录的著录标引格式要统一规范，项目设置要简洁、明确、合理、专指性强，输出信息有效率高，我们设想主要包括如下项目：
1）、定位描述项目，包括档案馆的代码、档号等，使著录信息和档案实体彼此对应。由于专题目录的编制已打乱了档案实体排列顺序，是以内容信息作处理对象的，已不能保持档案文件间的历史联系，但又不能放任文件在计算机内按照自然形成顺序排列，否则利用者无法借助这一目录达到探究档案所反映的现实生活中的历史联系的目的，正如詹金逊所言：“从一个档案组合中抽出来的单独的一份文件本身所能告诉我们的，并不会比脱离了某种已经绝迹的不知名的古动物整付骨骼的一块骨头所能告诉我们的更多一些”（（转引自谢伦伯格：《现代档案原则与技术》，档案出版社1983版，第25页），因此，我们增加了“专题层次编号”及“专题层次名称”两个著录项目，前者包括专题序号、章序号（体例较大的专题可增设节序号或节下目叙号），用代码指代。即在著录时，预先编制专题目录分类方案，确定每一章、节层次编号及其名称，在著录界面的“专题信息栏”中将上述信息一一输入，计算机在“检索”栏中会自动生成专题层次名称目录，此后，工作人员在对档案进行文件级著录时，通过分析文件内容主题将其归入适当的所属专题目录层次，每份文件，假使其所反映的主题有多种，我们可以归入不同的层次（即章、节），以满足不同利用者的要求，我们也可通过档号及相应的“专题层次编号”，建立起每一文件的实体与它在该目录体系中逻辑位置的对应关系。而因一般利用者并不熟悉专题层次编号，为方便利用，利用者只要在“检索”栏中点击任何专题的章、节目录名称项，即能打开其中所包含的内容，如点击章名，可打开章内各节的名称，点击节名，即可打开节内各目的名称，点击目名，可打开目下文件名。
2）、自由著录项目：包括正题名、责任者、文件起始时间、终止时间、共享范围、提要、附件、附注、数量等，以自然语言揭示著录单元的内容，达到模糊检索。由于有些文件反映多种主题，而题名要求精练，“提要”、“ 附件”、“ 附注”等项目，从不同角度补充说明该份文件的内容、是否分列入不同章节等，如题名为“上海商业储蓄银行第一届董事会会议录”的文件，过于笼统，其会议内容包括人事、业务、沿革、会务等种种提案、报告或决议，但只有谈及沿革内容的部分信息是需要的，因此在提要项目中，标注“涉及该行沿革”，以说明该份文件为何列入该章该节，并可从中找到什么主要信息。为增加检索途径，我们还设想在专题目录数据库检索界面上设置检索窗口，使著录标引项的每一项都可单独作为检索入口，对档案进行检索。如利用者可利用档号、关键词、日期等要素，检索出该专题目录内所包含的所有条目。检索功能还应有查询回退、卡片式检索（充分显露正题名内容）、打印、存为EXCEL等，以提高该项检索工具的方便使用、有效、高效利用的功效。
（黎霞）
