充分利用档案保管期限表的标准化作用,进行馆藏优化建设,是世界上许多国家行之有效的措施。然而,由于我国的档案保管期限表本身还存在的一些缺陷,致使这一优化馆藏的办法在我国尚不能发挥作用。目前正值我国《归档文件与档案鉴定指南》讨论之际,本文就利用档案保管期限表进行优化馆藏的作用方面作一阐述,以供参考。
一、我国现有档案保管期限表存在的问题
档案保管期限表是在档案价值理论及鉴定标准的基础上形成的,以表册形式列举档案文件的来源、内容和形式,并指明其保管期限的一种指导性、操作性、标准性文件,它可作为档案馆(室)鉴定档案文件价值,确定档案文件的保管期限的依据和标准。依据档案保管期限表,档案人员可以在统一的标准下进行鉴定工作,从而在一定程度上避免个人认识的局限性和片面性,提高鉴定工作的质量和效率,防止错误的销毁。因此档案保管期限表可以被视为档案鉴定理论和标准在实际鉴定工作中的具体化的操作规则,其是否完善、是否便于操作,影响到鉴定工作的质量,从而也影响到馆藏优化工作。
我国自从1956年由国家统一颁布的《党的机关档案材料档案保管期限表》以来,至2001年发布的《归档文件与档案鉴定指南》(含新的《文书档案档案保管期限表》),一共推出过六张档案保管期限表,改革速度不可谓不快,动作不可谓不大。但目前无论从内容、结构、形式和体系等各方面来看,现在的即使是最新的档案保管期限表,还是无法满足当前形势下的档案文件价值鉴定的要求,还继续受到一些鉴定人员和专家学者的批评。其中不合理因素表现如下:
1、表内条款太少,过于概括。每次对档案保管期限表的修改都会将一些条款删除或合并,1956年由中共中央办公厅批准颁发的《党的机关档案材料档案保管期限表的一般标准》,共有49条、45款、8个注释,1957年国务院颁发的《国家机关一般档案材料保管期限参考表》,共有46条、59款、2个注释,1964年国家档案局将上述两表合并为党政机关的《机关文书档案保管期限参考表〈试行草案〉》,共有39条、52款、6个注释,1983年国家档案局颁发的《文书档案档案保管期限表》,共有35条、57款、6个注释,1987年国家档案局颁布的《文书档案档案保管期限表》,共有33条、63款,无注释,而目前最新颁布的档案保管期限表仅有22条97款,这与当前档案文件形式、内容和类型的日益发展,要求档案保管期限表从各个方面反映其价值,国际上通行的文件处置一览表越来越详细的趋势相悖,也违背了利用档案保管期限表加强鉴定工作的初衷。可以想象以我国目前的档案保管期限表中的区区97条,怎能反映出当前档案文件的所有情况?
2、表述弹性太大。一方面,保管期限的年限档次弹性太大,原有的永久、长期、短期三档中,虽然规定长期的期限为16～50年,短期的为1～15年,但在此期限内就无具体年限的划分,这就使得鉴定人员在实际工作中只能确定永久、长期、短期,无法再进行进一步划分,使得长期的不管其中差别一律定为50年,短期的一律为15年,这就使得那些根本不需要保存到最高年限的档案文件得以保留,大大增加了案卷的数量。而最新的档案保管期限表将保管期限分为永久和定期,定期中的期限又分为50年、30年、15年、5年四个档次,使得保管期限有了一定的具体化,但是其中的弹性仍然很大,这种方法无法立即起到缓解我国目前馆藏压力的作用;另一方面,表内各条款的内容表述弹性太大,“重要的”、“一般的”这类词语较多,而又没有明确的举例加以说明,这种界限模糊、语意不明、富有弹性的语言,使鉴定工作者在实际操作过程中难以理解和把握,从而影响鉴定工作的效率和质量。正是由于这两方面的因素,使得鉴定人员在工作中的谨小慎微,惟恐因自身的失误造成不可挽回的后果,这就造成档案保管的有期无限问题,进而带来了馆藏的诸多问题。
3.档案保管期限表既用于机关档案室对档案文件价值的鉴定,又用于档案馆对进馆档案和馆内档案的价值鉴定,而就目前的档案保管期限表来看根本无法同时达到这两方面的要求。而且目前的档案保管期限表中对宏观的、方针政策性的、综合性的文件的保管期限较长,而对微观的、典型的、原始性的文件的保管期限就相对较短,常此下去将很难满足将来进行定量研究和系统研究的需要。
二、由档案保管期限表造成的相关效应
档案保管期限表作为影响馆藏的各个因素之一,它是与其它各因素产生相互影响的。
1、鉴定理论与档案保管期限表的关系。档案保管期限表作为以档案价值理论和鉴定标准为基础的实用性操作规则,是鉴定理论在实际工作中的运用。然而,我国目前的档案保管期限表尚无法充分反映出现有的先进的价值理论和鉴定标准,也无法充分体现出与我国目前鉴定理论发展水平相适应的内容。因此鉴定理论与档案保管期限表之间的衔接不力,表内的条款仅限于档案的来源、内容、形式和保管期限,无法适应当前鉴定工作的发展潮流。目前,世界各国的鉴定理论已呈现出多元化的特点,在考虑文件属性和社会主体需求的同时,还结合了相对价值标准和效应标准,我国虽也提出了类似的标准,但在实际的操作时却没有使用这些特殊的标准。因而,档案保管期限表的单一化,使得我们的鉴定人员在工作中产生鉴定文件价值的困难,无法保证永久保存的档案是否确实具有第二价值。鉴定理论无法在档案保管期限表上得到相应的反映,这就使得先进的理论失去了指导实践价值,同时,档案保管期限表因为缺乏先进的理论的指导,只能在较低的层次上运行,无法为理论提供良好的基础,直接影响了鉴定理论的发展和更新。
2、鉴定机制与档案保管期限表的关系。我国目前采用的三层次鉴定法虽然能通过层层把关,使馆藏的档案得到控制,但是没有把文件的第一价值和第二价值的鉴定责任分开,由不同的部门分别承担,而是在每一层次上同时赋予两种责任。这就使得在鉴定的第一层次上,机关鉴定人员同时拥有鉴定文件两种价值的权力。然而,机关鉴定人员囿于认识水平、专业知识和实践经验的限制,无法独立完成对第二价值的鉴定,从而可能使那些具有重要第二价值的文件遭到毁灭性的打击。与此同时,由于现有规章制度的限制,档案管理机构对机关文件的鉴定过程缺乏有力的监督制约措施和法律依据,无法及时指导机关文件鉴定工作,失去优化档案文件的最佳时机。
3、传统立卷体制对档案保管期限表的影响。由于我国原有的立卷方法是将具有某一共同特征的几份文件立为一卷,组成厚卷、杂卷,这往往使一些有着不同价值的文件存在于同一份案卷里。而与此同时,机关鉴定人员本身因其自身的能力有限,再加上档案保管期限表的条款少,内容表述不清,弹性大,随意性大,就使得鉴定人员不得不尽可能的放宽保管期限的尺度,最大程度地“就高不就低”。这种工作成果用“案卷”的形式固定与流传下去,最终结果是档案馆不仅良莠不齐、玉石不分,而且给档案馆的滞后控制与到期复查设置了严重的障碍,造成了无用案卷保管上的“有期无限”。
4、鉴定人员的业务水平不高,对档案保管期限表的运用能力较差。就我国目前的鉴定程序来看,在立卷归档的过程鉴定文件价值,这一步应被视为具有对整个鉴定工作具有决定意义的关键步骤。因为在立卷归档过程中,鉴定人员将基本上决定文件的保存价值,这以后的鉴定工作都是在这种已经确定的基础上进行微调。然而,我国档案文件鉴定人员的素质,却表现出与鉴定环节重要程度呈反比关系,即最重要的鉴定环节一一立卷归档的鉴定,由档案业务素质相对较差的档案人员在操作执行。因而,我国档案鉴定中存在的问题,其原因很大程度上是这种反比关系在实践中的映射。
三、对档案保管期限表的改革和完善
对我国档案保管期限表予以改革与完善,须从以下几个方面进行努力。
1、开展鉴定理论的研究,为档案保管期限表的制订提供理论基础。通过借鉴先进的鉴定理论,结合实践,进行理论研究,为档案保管期限表的修订提供理论的依据,同时在制订档案保管期限表的时候要注意到理论与档案保管期限表的衔接上,要使得档案保管期限表能够如实的体现出现有的理论的发展水平,而且在制订档案保管期限表的时候要考虑到相应的保管代价、相对价值标准和效益标准。
2、建立文件价值的双重鉴定机制。通过这一机制,将文件的两种价值分别由不同的鉴定主体进行鉴定,文件第一价值的鉴定的责任和权利交由文件的原形成者,也就是机关鉴定人员,以确保他们的自身需要;文件的第二价值则由代表社会大众利用的档案馆的鉴定人员,从社会各方面的需要出发保存符合保管条件的档案,这样就做到了不同的鉴定主体根据不同的需要鉴定不同的文件价值。与此同时就要求档案保管期限表在内容上要反映出对两种价值的区别。
3、档案保管期限表由单一型向多元化发展。虽然国家制定的文书档案保管期限表是为全国各级各机关单位和档案馆提供一个统一的标准,但它是一个较粗的、较简单的鉴定大纲,在实际操作中要求各单位根据自身的工作需要和性质级别,制定出符合自身工作特点和要求的、细致化的、具体的档案保管期限表。但是各单位为方便起见,基本上简单的套用和照搬通用档案保管期限表,这就造成现有的一表走遍天下的情况,影响了鉴定工作的进行。因此对档案保管期限表的改革和完善应以国家颁布的通用档案保管期限表为依据,根据本地区、本行业的实际工作需求,制定出相应的档案保管期限表,达到档案保管期限表的专业化。应将机关单位的档案保管期限表和进馆档案的档案保管期限表区分开来,以便区分它们的第一价值与第二价值,从而也能体现出双重鉴定机制的要求,使档案馆永久保存真正具有价值的档案。另外,档案保管期限表的制定应由专家、档案人员、机关鉴定人员共同组成的专业性的小组经过综合研究完成,以提高档案保管期限表的质量,而不应是机关档案人员的即兴之作。
4、增加表内条款数目,细化条款内容,增加可操作性,便于对照使用。在理论上,粗线条的档案保管期限表有规范明确,灵活掌握的优点,但作为实际鉴定工作中的指导性文件,在实际操作中要求系统、全面、准确的确定价值和保管期限,还是具体一点为好。对条款的具体化可以达到以下效果:
（1）便于操作,文书部门、档案部门有较详细、明确的条款,作为划分期限的依据,便于文书部门的立卷归档工作和档案馆的选择永久档案进馆工作的开展。
（2）明确鉴定责任,详细、明确的档案保管期限表使鉴定人员在工作中便于划分保管期限,到期销毁,完全依照条款处置,减轻鉴定人员心理压力,即使将来出现错误,也无失职之虞。
（3）有利于档案室、档案馆业务工作的程序化、制度化,减少人力、物力、财力的浪费,提高馆藏空间的有效利用。
最新颁布的档案保管期限表虽然在条款上比以前的有所增加,但在数量上还远远不够的,与国外的档案保管期限表的差距还很大,如“美国陆军部的文件处置标准有300多条”,“《犹他州文件保管期限通用表》将该州的所有文件列举了16类,共计269项标准”。由此可见,尽管并非条款越多越细化越好,但是增加条款的数量是为世界各国所共识的,也是将来档案保管期限表发展的潮流趋势,确实能使得鉴定工作更加客观的、顺利的进行,也能便于操作把握,提高鉴定的质量。
与此同时,条款内的表述也应明确,不能光从“职能鉴定论”角度反映文件的来源及内容,还应该从多角度各方面反映出文件的载体形式、可靠程度和保管效益等综合因素考虑,来确定保管期限,并指明最终处置程序,而且应适当增加附注和说明的内容,使得在遇到问题时加以解释。另外,在期限表中的条款里,应该尽可能减少文字表述中“重要的”、“一般的”等这类词语的出现,要求做到按一定的逻辑顺序,条理清楚、层次分明、措词准确、含义清晰、界限分明、无含糊模棱的表达,以减少鉴定工作中的标准不确定性。
因此,增加条款,细化内容,有利于鉴定工作的对号入座,统一标准,提高鉴定效率和鉴定质量。
5、标时法作为保管期限划分的档次。标时法具有以下几点优点:
(1)有利于档案保管流程的畅通。永久保存的年限为永久,定期的划分具体年限,到期再鉴定,该移交的移交,该延长的延长,该销毁的销毁,多档次、短时距,提高淘汰率,使馆藏始终处于优化状态。
(2)方便、及时的处置文件,解决档案保管的有期无限和鉴定而不毁的问题,防止出现销毁难的问题。
(3)操作性好,便于对号人座,具体、准确的确定保管期限,统一延续,提高鉴定的质量和效率,也有利于帮助目前机关单位水平不高的鉴定人员的日常工作。
(4)有利于省级以下档案馆限制长期级档案的进馆,明确了长期档案的保管期限,防止长期档案保管的有期无限,升级为永久档案,混入馆内,同时也有利于国家对永久档案在所有案卷中的比例控制。
经过各界长期以来关于“三分法”与“两分法”的讨论后,最新的《文书档案保管期限表》采用了“标时法”,将保管期限分为永久、50年、30年、15年、5年五个档次,较好地解决了三分法中对保管期限划分的模糊性。但是目前保管期限的五个档次还是比较粗,针对目前的馆藏现状和文件产生数量,要达到多档次、短时距的文件淘汰率,就必须进一步细分档次。永久保存的文件,在其形成机关保存5～10年后,可以进入档案馆保存,而对于不进馆的文件的保管期限可以分为6个月、1年、3年、5年、7年、10年、15年、20年、30年、40年、50年或直至该机关不再需要或该机关被撤消为止。这样使得该早进馆的早进,不该进馆的不进,该长的长,该短的短,到期的及时再鉴定,该延长的延长,该销毁的销毁,这样通过较短的时距,提高文件的淘汰率,虽然这会加重鉴定人员的工作负担,但如果能按照一张详细的档案保管期限表进行,困难不会太大,而且这么做,对馆藏资源的优化是非常有好处的。
综上所述,改革档案保管期限表作为馆藏优化的有效措施,可以产生很大的作用,通过对档案保管期限表的改革与调整,可以对馆藏工作的全局带来积极的影响。目前,我们正可以通过对现状不太理想的档案保管期限表进行调整,来进一步优化馆藏,以缓解档案馆藏压力,提高档案管理工作的实际水平,促进档案事业的发展。
参考文献:
①《归档文件与档案鉴定指导》(征求意见稿)
②和宝荣:《关于档案保管期限表的划分问题》,《中国档案》,1995年第2期
③傅荣校:《评档案保管期限划分的争议》,《上海档案》,1995年第4期
④吕军:《我看档案保管期限划分问题》,《档案学研究》,2000年第2期
⑤邓绍兴:《改革档案鉴定工作的几点思考》,《档案与建设》,2000年第4期
⑥王传宇:《关于档案价值鉴定的理论和实践(一)----问题与形势》《档案学通讯》,2001年第1期
⑦王传宇:《关于档案价值鉴定的理论和实践(二)----问题与形势》,《档案学通讯》,2001年第2期
⑧何嘉荪、傅荣校:《文件运动规律研究》,中国档案出版社,1999年
⑨朱荣基:《档案存期鉴定方法论一一中外比较研究》,《上海档案》,2000年第2期
（牛角摘自《上海档案》2003年第2期 作者傅荣校）
