楚焰辉
“实物档案”说.一直为档案学界所关注。“实物档案”说是否具有科学性,不仅关系到档案学学科的基础理论建设,而且也关系到档案收集范围的界定。一个有趣的现象是:一方面,学术界对“实物档案”的提法和档案部门收集实物的做法纷争不已,各抒己见;另一方面,一些综合档案馆有关实物的收集工作却做得再声有色、不亦乐乎,相关的报道频频见诸报刊。笔者认为,综合档案馆实物收藏所以引人瞩目,关键在于当前档案展览的频繁举办、行业博物馆的争相建立和文化产品的尝试开发等创新举措,引发档案界对馆藏档案资源建设的热切关注。本文试图就这一情况,结合工作的实际提出一些建议,以求教于同行业专家学者和有关人士。
一、关于“实物档案”的争论
有关“实物档案”的探讨由来已久,但主要集中在上世纪90年代。综观各种观点,主要观点不外乎以下三种。
第一是“反对说”,对“实物档案”从概念的提出到实践中的做法均持疑问态度,甚至持全盘否定意见。其主要理由有:
首先,“实物档案”的说法造成了档案学中“档案”这一概念的不确定性。把“档案”这一概念的外延扩大到了无法统计的劳动产品之中,把各种实物产品纳入馆藏。这样,档案馆就成为无所不包的库房。
其次,文物成为档案是有条件的。只有那些铸刻了文字符号,从而记录了特定社会生活内容的文物才是档案。譬如金石档案,所以被认可为档案,理由不在文物本身,而在文物上的文字。这些文字实际上形成了一种文件,是铸造或刻写在实物
上的特殊文件。而文物本身则是文字这种载体的载体。因此,文物成为档案.其实质并不是实物成为档案,而是附着于实物上的文字材料成为档案。同时,把实物作为档案是不符合档案自身的发展规律的。如果将实物纳入档案管理范围,那就只会是扩大管理空间,降低管理效益。
再次,“实物档案”这一概念的出现,违背逻辑学原理,是种、属概念的混淆。因为,“档案”是属概念,“实物档案”是种概念。从种、属概念的外延关系来看,每一个种概念的外延都完全被包含在它的属概念的外延之中,属概念的外延比它的每个种概念的外延要大。而作为种概念的“实物档案”的外延却比作为属概念的“档案”的处延大。“档案”的外延只包括有原始记录的实物,上面没有原始记录的实物,就不属于档案范畴。
第二是“赞成说”,即认为考察实物是否档案,既不应从“过去”的档案范围中去考察,也不应从“未来”设想的档案范围中去考察,而应从“现在”档案的实践过程中去考察。当今一定范围内的实物已进入了部分档案馆(室)。这部分实物具有全宗性、凭证性(记录性)和展示性(教育性)的实效功能。而实物、档案、文物之间是存在普遍的联系。
第三是“折衷说”,即认为“实物档案”的提法欠妥,实物档案不是档案,但理论上的不成立,并不妨碍实践中档案部门适当地收一些实物。实物档案不是档案,如同机器人不是人一样。所谓“实物档案”说到底是具备了某些档案性质的实物,这一实物除了它具有档案的原始性和记录性以外,还具有档案的一个性质,这就是便于保管性。档案是以文字、图表、声像的形式出现的,便于保管是无疑的。而档案部门所收集保存的“实物”无不具有便于保管这一特性。没有哪一个档案部门去收集不便于保管的"实物",即便想收集,也无法保管。
依笔者之见,上述观点中的第三种比较切合实际情况。“实物档案”的提法在逻辑上确有问题,档案部门在开展档案收集工作中,也有一个分清主次,与图书、文物部门展开错位竞争,着重加强以文书档案和声像档案为主的档案资源建设的问题。笔者以为,在谈论档案资源建设时,用“实物”的概念比之“实物档案”的概念更加合理。事实上,档案和实物两者之间,从逻辑上讲,于内涵上存在部分交叉和重复。档案在现实中一般的存在形式是各种各样的文书,但是,除此之外还有相当数量的非文书类信息记录物。这些非文书类信息记录物既是档案,同时又具有一些文物的特征一一这就是我们关注的“实物”。而就综合档案馆来说,也的确有一个如何对待实物的问题,收集哪些实物?收集到什么程度?但无论理论上如何探讨,不能因为“实物档案”慨念的不甚完善和科学,而在实际收集工作中划地为牢,止步不前。而事实上,档案部门从来没有停止过对实物的收集。
二、综合档案馆实物收藏的现状和特点
在我们尚未对档案馆收集的“实物”给出一个确切的定义之前,先来看看一些档案馆收集实物的情况,从中还是能看出各级各类综合档案馆收集实物的特点和态势。这里仅是信手拈来的几例。
解放军总后档案馆最近将北京小汤山医院“抗非”档案接收进馆,据报章披露,除了文件,还有“部分珍贵的实物档案,其中有北京市委、市政府向该院赠送的题有‘战非典神州众志同携手,为人民军魂热血铸长城’的铜匾、首都各界群众签名的横幅、非典患者赠送的锦旗等”(《中国档案报》2003年7月7日)。
天津南开区档案馆为配合老城厢的改造工程,开展了向老城厢居民征集有关历史资料和实物的工作。迄今为止,已经拍摄了数量可观的录像和照片,以及“征集到具有历史特色的百姓生活习俗用具9件”(《中国档案报》2003年7月17日)。还是天津,天津市河西档案馆保存了富有价值的200多枚印章,因其来自众多的全宗,为便于整理和利用,特地为其建立一个印章档案全宗汇集(《中国档案报》2003年7月28日)。
再以笔者工作的上海市档案馆为例。这是一所馆藏量在二百多万卷的特大型档案馆,除了为数甚多的文书档案和声像档案外,也有一定数量的实物。如我馆最具特色的档案品种之一----租界档案全宗中,便有租界当局的管理机构----工部局的旗帜、印章和徽章等;在近代上海知名工商企业和银行档案全宗中,有广告招贴画、企业铜制店招和钱币等。在馆藏名人档案中,实物也不在少数。如巴金的护照和图书借阅证等。在接收APEC会议等重大活动档案时,除了文书和声像档案外,也接收了唐装样服以及外国国家元首赠送的礼品等。
由此,我们不难认识到:档案部门收集的实物,是有一定特点的,即具有档案和文物的二重性。其二重性之一,即具有其他文书档案共有的特征:有文字,其记录内容、信息具有清晰性与明确性;二重性之二,即具有其他文物的一些特征,但又不是无边无际、涵盖生活中所有物品的广义上的“实物”。综合档案馆收藏的实物,其大致有以下几个特点:
第一,具有原始记录性。即实物自身带有数量不等的文字,如“抗非”过程中众人签名的横幅(布制品)和联体防护服,印有工商企业字样的招牌(铜制品),印章(石制品),以及刻有获奖单位、姓名、时间和主办单位的奖杯(金属制品),等等。
第二,具有直接使用的实用性。如注明使用人情况、时间和用途的各类票证,馆藏近代银行档案全宗中的纸币样张、金属货币等。
第三,具有全宗性。即与有关文书档案和声像档案具有同一来源,如我馆收藏的工部局旗帜,曾经在多次档案展览中“亮相”,但它是保存较为齐全的馆藏公共租界工部局档案全宗中的一个组成部分。
第四,具有可保存性。即便于档案部门收藏,占有的空间相当有限。那些即使带有文字但无法收藏的庞然大物(如轮船、飞机).也是不可能为档案部门收藏。
三、实物收藏的现实必然性
其实,有关综合档案馆收藏实物问题的争论不是偶然的。实物收藏不是档案工作人员的突发奇想.不是刻意为之的标新立异,而是与档案部门增强档案资源建设的意识有关,更与档案部门创新服务机制,频频举办各种档案展览和开拓服务功能有关,也与当前档案、图书和文物等有关部门收藏所具有的融合趋势有关。确切地说,综合档案馆收藏实物是有着现实的必然。
首先,实物收藏是综合档案馆追求相对完善的馆藏结构的需要。多年以来,如何丰富馆藏和优化馆藏,一直是档案部门经久不衰的话题。当前.似乎更多的将话题集中到如何优化馆藏这一方面,于是引出档案的鉴定问题。但是无论是丰富馆藏,还是优化馆藏,都有一个完善结构的问题。所谓完善结构,最主要的还是内容上的,譬如政治、经济、文化、社会、军事、司法等等,还有是来源上的,譬如政府、工商企业、社团、社区等等，更包括形式上的,除了文字、声像,还应该有实物的一席之地。虽然占的全部馆藏的比例有限,但应当在有关的归档范围内有所规定。
事实上,形式的多样性必须服从内容的多样性,只要属于重要归档范围内的内容,不论何种形式一一包括实物,都应予以收集归档,不能人为地将所需内容的档案,仅仅是载体形式的不同而随意割舍。
其次,实物收藏也是档案部门创新服务机制的需要。
近些年,档案部门都把举办档案展览作为服务创新的主要手段之一。展览举办(单一的图片展览除外)的一个很重要的因素,就是对观赏性较强的展品的需求。除了有价值的文书档案和声像档案外,还要辅以一定数量的实物。这是展览内容的需要,也是观众视觉上的需要。可以说,展览是当前综合档案馆收集实物最主要的动因之一。
档案部门服务创新很重要的内容之一.是档案馆功能的开拓。如休闲娱乐功能、学生课堂功能等是近来被探讨的比较多的话题,休闲娱乐需要的是对氛围的营造。这方面,综合档案馆本身并未提供很成功的经验,但是以一定的实物、实物复制品或仿制品作为装饰和陈列,应是必不可少的手段之一。图书馆、一些高档娱乐场所和饭店的做法可为档案馆借鉴。学生课堂需要教材,文书档案自是必不可少,声像档案能吸引学生的注意力,但是还需补充直观的实物、实物复制品或仿制品。
再次,综合档案馆收藏实物,其中折射出当代档案、图书和文物部门收藏的一种融合趋势,即你中有我,我中有你。以图书部门为例,中外各大图书馆的馆藏,早已突破图书、期刊和报纸三大文献的范畴,而有"近代特种文献"一说。就以上海图书馆来说,就有特种文献15种,包括名人手迹、地图、明信片、香烟牌、烟标、邮票、钱币、民间年画、历史图片、文革传单、清末民国档案、电影戏剧说明书、书画艺术品、月份牌和藏书票等。文物部门大力收集名家手稿、日记和照片也已是不争之事实。因此,在这样一个大背景之下,档案部门大可不必拘泥于理论上的纷争,而将有关实物拒之门外。
四、实物收藏的对策与误区
包括实物在内的馆藏档案重在利用,以利用需求作为收藏导向。实物一项既然有现实的需求,有其收藏的现实必然性,就应将其作为档案资源建设的一个有机组成部分,从收集、整理、保管到开发进行科学规划。
首先,在涉及归档的有关规定中应予以适当的明确,并有针对性地收集在内容上与已有馆藏相关联的、易于保管的实物,形成特色收藏。当前有关的文书归档规则并未对声像材料和有关实物作出规定,随着对声像材料的日益重视和要求的明确提出,有关实物也应有所明确,以确保从源头上使部分与文书档案相关的实物不至于流失。而作为收集的一方,综合档案馆应注意的是:一、把握实物的收集范围,尤其是与已有馆藏档案在内容上相联系的实物,应重点收集,使之与已有的文书档案和声像档案得以相互印证;二、实物收藏,要以档案部门能否保管、是否易于保管作为收藏标准之一:三、实物收藏切忌范围大而无当,一定要根据馆藏的实际,形成特色和系列。
其次,清理和鉴定已有的馆藏实物,进行系统的整理和保管。即对现有馆藏档案中的实物进行摸底调查,在此基础上进行筛选鉴定,将其中有价值的实物予以整理。有条件的可予以集中保管。
再次,拟定馆藏实物的开发计划。可与有关文书档案、声像档案一起,围绕一定的专题进行开发。但在综合档案馆收藏实物的过程中,无论理论建设还是实践尝试,都有几点值得一提:
第一,在档案资源建设范围里谈论的“实物”,有一个广义和狭义之分。现实中常常存在着将档案“泛实物化”的现象,譬如有一篇文章,名为《举办档案实物展览效果好》,但统观全文,才知作者谈论的是有关举办档案文件的实体展览,尤其是通过展示基层和各部、委、办上报的和区委、区政府下发的文件中违背公文处理原则的文件,以达到宣传教育作用。但是,这和我们谈论的实物含义不一样。因此要慎用“实物档案”、“档案实物”等概念。
第二,综合档案馆实物收藏一定要有明确的定位。尽管探讨的是实物,但综合档案馆切忌从一个极端跨向另一极端,从对实物收藏的忽视,转为盲目地开展收集。
第三,综合档案馆实物收藏必须以利用为目的,切忌人为地形成某类特色收藏。现实中,个别综合档案馆片面地以荣誉档案(以奖杯、奖状、锦旗为主)代替实物建设,以与馆藏的结构不甚关联的字画作品作为实物建设的主要内容,这已经背离了综合档案馆收藏实物的真正目的所在。
参考文献:
1.冯惠玲、张辑哲:《档案学概论》,中国人民大学出版社2001年版；
2张家议:"实物档案"说,载《中国档案》1995年第四期；
3.蒋玲:实物是否档案在于它的实效性,载《中国档案》1997年第八期；
4刘相彩:实物档案不是档案,载《中国档案》1995年第四期；
5.姜之茂:《谈档案部门的博物意识和实物收藏》,载《中国档案》2001年第一期。
（牛角摘自《上海档案》2003年第6期）
