上海市奉贤区档案馆 严永官
一、档案提前进馆的提出
1、档案提前进馆提出的过程。首先是进馆时限的提出。新中国建立之初，主要是接收旧政权档案和向社会广泛征集革命历史档案。当时不管什么档案，只要一经掌握线索并办理有关手续，即被有关部门接收。到20世纪50年代末60年代初，随着各级综合性档案馆的建立，档案进馆工作本该提到议事日程上，但由于基层档案工作基础薄弱，档案接收进馆条件尚不具备。随即由于“文革”影响，在较长时期内档案接收进馆工作尚没有真正走上正轨。1980年全国档案工作恢复整顿开始，作为我国档案事业主体的档案馆建设受到了高度关注，1982年全国档案工作会议上明确提出“丰富馆藏”是全国档案工作的基本任务之一。1983年4月26日颁布了《档案馆工作通则》，第七条明确了档案接收进馆的时限，即：“省级以上档案馆接收立档单位保管20年左右的档案；省辖市(州、盟)和县级档案馆接收立档单位保管10年左右的档案。”其次是缩短档案进馆时限，提前接收档案进馆的提出。经过一个时期的实践，在档案进馆时限上逐步产生了几种观点：有的认为档案进馆的时限还应当延长：“档案迟些进馆，可以使档案馆有充分的时间整理、开发档案馆现有的馆藏档案信息资源”。①有的认为这一规定本身就考虑了在实际操作中有一定幅度的灵活掌握，各县馆可因地制宜，结合本地本馆实际，确定具体的接收时间。②还有一种观点认为档案应当提前接收进馆，“缩短接收期限是社会各界对档案馆利用工作的迫切要求，也是档案馆内部自身改革的需要，是大势所需。”③
2、档案提前进馆的几个基本观点。一是认为档案提前进馆可适应社会各界对档案利用的需要，有利于档案的完整与安全。因为机关档案室人员更换频繁，档案保管条件有限，不利于长久保管。而且某些社会利用面较广、价值较大的档案，长期保存在机关档案室，将会影响档案作用的全方位发挥。二是认为档案提前进馆可提高馆藏档案的利用率，从而能增强社会对档案馆的认知度。三是认为档案馆可以走上服务经济建设和人民大众的前沿。认为档案工作必须与市场经济体制相融合，否则就有被市场经济淘汰的危险。
二、档案提前进馆的现状
1、档案馆依照有关规定进行的档案提前进馆。此类的提前进馆是主要形式，部分档案的提前进馆其实是各级档案馆的法定职责，这部分档案主要包括：撤销机关形成的档案、临时机构形成的档案、由于保管条件恶劣可能导致不安全或者严重损毁的档案。
2、由于档案馆自身建设的需要提前接收一些专门、重大活动的档案。经过实践摸索发现，以档案全宗为单位提前接收档案进馆在事实上存在着较大难度，于是便有了对一些专门重大活动、重要事件等形成的档案提前接收进馆。
3、出于档案形成单位的需要而开展的档案提前进馆。由于档案形成单位人力不足或保管条件有限，所以自愿将档案提前向档案馆移交。
三、档案提前进馆面临的几个问题
1、法律问题。《中华人民共和国档案法》的实施，标志着我国档案事业进入了法制化管理轨道，那么档案提前接收进馆是否有法律依据呢?《档案法》第十一条规定：“机关、团体、企业事业单位和其他组织必须按照国家规定，定期向档案馆移交档案。”在《档案法实施办法》第十三条中又将其细化为“属于中央级和省级、设区的市级国家档案馆接收范围的档案，立档单位应当自档案形成之日起满20年即向有关的国家档案馆移交；属于县级国家档案馆接收范围的档案，立档单位应当自档案形成之日起满10年即向有关的县级国家档案馆移交。”这一条是现行的《档案法实施办法》的修改重点，“这一规定既弥补了《档案馆工作通则》关于进馆时间的不确定带来的操作上的盲点，同时又将原行政规章的有关进馆时间的规定，上升为行政法规。从法律效力上提高了一个层次。”④并指出：“除已撤销单位的档案或者由于保管条件恶劣可能导致不安全或者严重损毁的档案，可以提前接收进馆外，原则上档案馆不得以任何理由提前接收未到进馆期限的档案。”⑤纵观《档案法》全部条文，在用词方面只有四处用到了“必须”，其中一处就是对档案进馆的规定。从这里不难看出，档案接收进馆的时限是法定的，并且是有明确的标准可以掌握的。如此看来，我们提出档案提前接收进馆与现行的档案法律、法规的规定是有悖的。当然《上海市档案条例》第十七条有这样的规定：“市或者区、县组织或者承办的在国内外有重大影响的全国性、国际性会议和本行政区域重大的政治、经济、科学、技术、文化、体育、宗教等活动所形成的档案，应当依照规定及时移交市或者区县综合档案馆。”似乎部分档案的提前(及时)接收进馆在地方档案法规中是可以找到依据的，但这里有一个下位法服从上位法的问题，应当引起我们的注意。
2、档案馆的管理问题。我国各级综合档案馆的管理都是以全宗为单位进行的，一个立档单位形成的全部档案视为一个全宗，是档案馆的基本保管单位。提前接收有多种情况，凡是以单位形成的所有档案整体提前进馆的，或是提前进馆的部分是一些专门档案、或在该全宗中本身就是另列类目管理的(如婚姻档案对于民政局全宗来讲就是一个专门的目录)，那就没有什么问题。而对于一些重大活动、重要事件的档案，如果提前接收进馆的话，以后在其他档案进馆时会在管理上给档案馆带来不小的麻烦。
3、馆藏档案的质量问题。一是提前接收进馆后会在一定程度上激起形成单位因利用不方便而带来的抵触情绪。一些单位认为移交进馆后，本单位利用时会很不方便，所以往往有意不顾档案进馆的内容和期限等有关规定，把真正需要长久保存的档案留在本单位档案室里，影响到进馆档案的质量，造成馆藏档案的先天不足。二是增加了科学确定档案保存价值的难度。档案价值的科学确定往往是一种对于未来利用价值的预测，如果在档案形成很短的时间内就将其接收进馆，那么日后要由不熟悉档案来龙去脉的档案馆来做再次鉴定就会更加困难。而在保存了10年、20年后在进馆时再对其进行鉴定，相对会容易些。
4、机关档案室的建设问题。档案提前进馆的实施,一方面会使馆藏档案数量及时增加，另一方面也会使机关档案室的室藏量大幅度下降。机关档案工作是我国档案工作的基础，它保管的主要有进馆剩下而又尚未鉴定销毁的档案、尚未到进馆期限的所有档案、由于档案馆在接收档案进馆时为避免重复而剔除的，但对于本机关却又很有保存价值的档案。其中主体部分就是尚未到进馆期限的全部档案。区县级机关档案室的档案年形成量一般在100至150卷左右，如此算来10年也只有不足2000个案卷，如果我们再将进馆期限缩短，那么其室藏量即使再加上一些资料和科技档案等，也将会寥寥无几，这样对于机关档案室的建设必然会带来很大影响。
5、实际利用问题。这是研究档案提前接收进馆问题的根本所在。如果档案提前接收进馆以后利用问题确实能够得到很好解决，那么提前接收无疑就是必要的，法律、法规就应当随着变化了的情况而做出相应的修改。那么档案提前接收进馆后是否真能很好地解决利用问题呢?试作如下分析：
一是关于档案利用率的问题。提出档案要提前接收进馆，一个重要的原因就是想提高档案馆馆藏档案的利用率。首先我们应当将档案利用率看成是一个系统概念，即只要是利用了档案，就是档案利用率的增加。而我们现在一谈到档案利用率的问题，往往直接联想到的只是档案馆的利用率，或者说只考虑档案馆的利用率，而没有把为数众多的机关、企事业单位档案室的利用也作为一个考察对象，这是很成问题的。笔者以为，我们不能因为国家在档案工作统计年报中没有将区县以下机关档案室的利用统计在内，而对于这部分利用就视而不见，只在档案馆的利用率上做文章。
二是关于利用方便的问题。在档案利用理论中有一条基本规律就是档案在形成较短时间内，对于形成单位的利用率高，随着时间的推移，本单位的利用减少、社会利用相对增加。由此可见现行的档案法律、法规对档案进馆时限的规定正是由于考虑了档案发挥作用的基本规律后做出的，即在形成后的一个时间里由档案形成单位保管更便于利用。
三是档案馆的公共性和亲民性的问题。近年来，关于档案馆的公共属性及其工作的亲民性越来越引起业内人士的关注，要增强档案馆的公共性和亲民性，关键在于档案所记载和反映的内容，而并非是时间上的远近。当然，在时间方面也不是一点儿关系也没有。比如文物谁发现得早，谁就拥有了亲民的优先权。有些档案、资料也一样，要靠我们去发现。而这光靠正常的档案接收是难以做到的，真正起作用的应当是征集。
通过以上分析，笔者认为档案提前接收进馆既有利也有弊，利弊权衡结果应当是不言自明的，即档案提前接收进馆应当缓行。
注释：
①郭树银主编，《中华人民共和国档案法实施办法释解》，中国法律出版社2000年6月出版，第66页。
②柳瑛，“也谈县馆接收档案的时间”，《中国档案》1994(11)。
③崔隆平、向昌庆，“市县档案馆接收档案期限的改革势在必行”，《档案与建设》1994(3)。
④同①，第64页。
⑤同①，第65页。
