兰建平
最大限度地开发利用馆藏档案信息资源为社会服务，是档案馆工作的最终目的，也是档案馆事业赖以生存和发展的依据。目前大部分档案馆提供给档案利用者的服务仍是一种单向性的被动服务，这种把档案深藏在库房内的滞后性服务方式，不利于档案利用率的提高，与时代的发展和人们对档案工作的要求不相适应，要扭转这种局面，加速开发馆藏资源，尽快让档案上网是最佳选择。近年来，大部分省辖市档案馆相继建立了自己的网站，县（市）区档案馆的网站建立相对较少，已建的一些网站也存在着信息服务深度不够的现象，有的档案网站涉及馆藏档案信息内容很少，有的甚至就没有。“政府上网”工程已实施多年，机关以及许多大中型企事业单位都建立了自己的网站，有的部门还实现了网上办公，对于具有丰富信息资源的档案部门来说，信息开发工作相对滞后，主要原因还是对档案上网的认识不够到位，在具体实施上存在无所适从的现象。对此，笔者就档案上网的优越性、可行性及须掌握的原则谈些看法。
一、档案上网为档案馆提供了宣传、展示馆藏档案的舞台。档案馆在互联网上开辟自己的网站，利用其展示馆藏的文本文献以及声音、图像等多媒体信息档案内容，宣传馆藏档案资源特色，介绍检索、利用档案的方法，这种形象生动、可操作性强的宣传，比作报告、办展览以及其他新闻媒体的宣传更有说服力和吸引力。
二、档案上网可以提高馆藏档案利用率，解决档案馆经费不足问题。档案上网后，人们只要坐在办公室或家里，点击鼠标就知悉馆藏档案信息，这种档案信息与用户直接见面的形式，就如同人们到超市购买商品，可以直观地了解产品的性能、质量，从而激起人们的购买欲。同样道理，让“档案商品”展示在用户面前，才能提高人们对档案的利用欲，不断增加档案用户，扩大档案信息的社会利用面，才能在一定程度上解决档案馆经费不足问题。随着人们对档案需求的上升，档案的检索与收费方式也可多样性。如把馆藏档案文件目录、档案原文、载体形式等一并在网上公布，并设置多种检索方法，网上用户可按照自己需要的方式查找所需档案信息，然后档案馆通过提供档案原文、传真、邮寄、电子邮件、用户在网上下载的服务方式，用户通过现金、邮汇、转帐、网上结算等付款方式，实现档案的有偿服务。
三、档案上网有利于快速、准确地利用馆藏档案。馆藏档案资源上网后，每个用户都能足不出户快捷方便地查找自己所需档案，其查全率与查准率是手工查找无法相比的；在利用的自由度上，档案上网可以突破时间与空间的限制，实现开放式全天候的利用。另外档案上网后，人们还可通过各种链接，同时浏览多个档案馆以及相邻的图书、情报、信息等网站，实现全面、系统交互性利用信息资源。
在现有条件下将馆藏档案资源上网是否可行？笔者认为这无须争议。首先我国的信息网络已形成社会化规模，网络建设正呈现快速发展之势，馆藏档案已初步建立了基本的数据库，计算机在各单位基本得到了普及，并逐步走进每个家庭，档案上网的内外部条件及网上用户不成问题；其次档案网站的建立主要是数据库的建设和技术性的投入，其投入与产出是传统的档案管理模式望尘莫及的，在财政紧张的情况下，政府对这样的投入也会给予一定的支持，经费也不存在问题；还有与我们相邻的图书、情报、新闻等部门，已建立了较为完善的网站，一些基础较好的档案馆档案已经上网，都取得了较好的经济效益和社会效益，这些成功的经验都值得我们借鉴和参考。
当然，档案上网是一项系统复杂的工程，我们应根据档案馆实际，采取相应措施，保证馆藏档案资源开发利用的有序性和安全性。做到这一点，必须掌握两项原则：
一是有计划、分阶段实施原则。要建立一个信息含量高、内容丰富的网站，有很多基础工作要做，我们应根据工作量的大小，区分轻重缓急，分阶段实施。如可以在政府网站下面先把自己的网页建立起来，然后逐步完善。完善的工作主要是馆藏档案数据库存建设，这也应根据时间和重要程度分阶段实施上网。
二是确保档案内容安全与最大限度公开的原则。带有密级的档案涉及国家安全与利益，涉及知识产权的档案关系产权所有者的切身利益，如何在法定范围内最大限度地开发利用档案资源，也是档案上网的焦点问题，解决该问题主要是定期审核文件的保密期限，力求解密后的档案及时上网；可以运用计算机网络技术，对不同用户采取不同的限制措施，如有的用户只能浏览目录信息，有的用户在浏览目录的同时浏览部分文件，有的用户在可允许知密的范围内浏览带有密级的文件。
