上海市档案馆研究馆员戴志强
1999年5月5日国务院批准修订、同年6月7日国家档案局令第5号重新发布的《中华人民共和国档案法实施办法》第三条规定：“各级国家档案馆馆藏的永久保管档案分一、二、三级管理，分级的具体标准和管理办法由国家档案局制定。”至今虽然七年过去了，但馆藏档案分级管理并未取得实质性的进展。一个明显的原因可能是国家档案局制定的分级的具体标准和管理办法尚未正式出台，因此，各级国家档案馆大多处于等待观望的状态。本文拟就馆藏档案分级鉴定标准及其实施问题提出不成熟的意见，以供探讨。
一、馆藏档案分级鉴定的涵义及其标准
馆藏档案分级鉴定，是指国家档案馆在对馆藏档案的价值进行判断和鉴别的基础上，将档案分为不同的等级，以便对具有不同价值的档案进行不同“规格”的管理。
上述定义包含四方面内容：一是鉴定的主体，即各级国家档案馆，也就是具有党和国家重要档案永久保管和提供利用职能的各级综合档案馆；二是鉴定的对象，即馆藏档案，也就是通常按国家规定收集进馆的需要永久保存的档案；三是鉴定的依据，即档案的价值，也就是档案自身在“见证历史、传承文化”方面所体现的价值大小和珍贵程度；四是鉴定的目的，也就是确定馆藏档案的不同等级，为实施分级管理提供依据。
开展馆藏档案的分级鉴定，首先要确定分级鉴定的标准。对此，首先，可以参考《世界记忆名录》和“中国档案文献遗产工程”的入选条件。据报道，我国入选《世界记忆名录》的两个档案项目，一是中国的传统音乐录音档案，二是中国第一历史档案馆馆藏的《清代内阁秘本档中有关17世纪中叶西方传教士在华活动的满文档案文献》。而在第一批入选“中国档案文献遗产工程”的48件（组）珍贵档案文献中，“既有来自百万卷以上的大博物馆的收藏，也有来自县市级的小的档案馆的特色文献；既有反映开国大典等重大历史事件的文献，又有老舍名著《四世同堂》的手稿；除了明清皇家档案，也有被称为‘古代纳西族的百科全书’的东巴文字古籍。这些档案文献与入选《世界记忆名录》的文献在性质与范围方面有很大的接近性”。（注1）《世界记忆工程世界级登记册的选择标准》确定的具体标准包括：1、影响：如果一个文献遗产对世界历史有重大影响，并超过了民族文化的界线，那么它就具有世界意义；2、时间：如果某文献遗产代表性地反映了世界史上的某个重大变革时期，或能够有助于我们了解世界历史的某个重要时刻，它也具有世界意义。这种变革可以是政治的、社会的、经济的、技术的、哲学或宗教的，可以是长期的或短期的。文献遗产并不仅仅因古老而重要。古老的概念是相对的；3、地点：如果某文献包含了关于某地/地区的重要信息，而该地/地区对世界文化或历史的重大发展至关重要，那它就具有世界意义；4、人物：如果某文献与对世界历史和文化的发展有杰出贡献的个人或民族的生平或著作有密切关系，那它就具有世界意义；5、主题：以特殊方式记载世界史或文化中一个重大主题的文献；6、形式和风格：如果某文献是一种风格和形式的典型范例，那它就具有世界意义；7、社会价值：如果某文献遗产具有超越民族文化的显著社会、文化和精神价值，那么它就有世界意义。还有两个辅助标准：1、完整性：如果某文献遗产显示出高度的完整性，那么它的重要性会提高；2、稀有性：如果某文献遗产是独一无二的或特别稀有的，那它的重要性也会提高。（注2）
其次，可以借鉴我国省（市）级国家档案馆多年来建设特藏档案室的经验。如上海市档案馆在10余年特藏档案室建设的基础上形成了《特藏档案鉴定整理工作规范》，其中确定：1、特藏档案载体，以普通纸质档案、资料、照片和实物档案为限，一般不包括胶磁档案（如照片底片、录音带、录像带、缩微胶片等）和电子档案等。2、特藏档案入选标准，（1）年代久远的档案。根据本馆馆藏实际形成时间确定，其范围为民国成立（1912年）以前及民国前期（1912?1927年）形成的内容珍贵的历史档案。（2）重要机构档案。指直接记录近现代上海具有重要影响的政权机构（包括党务、议政、政府、军警、司法、外交和市民自治等机构）、工商企业（包括工业、商业、运输、金融、公用事业和贸易洋行等）、文教机构（包括学校、科研、卫生、新闻出版、图书馆、博物馆和娱乐场所等）、社会团体（包括工商、科教、宗教、慈善、同乡和侨民等）和租界管理机构的创立、结束以及重要活动轨迹的档案。（3）著名人物档案。指直接记录和反映近现代上海政治、经济、文化、社会、军事、外交等领域著名人物思想、生平活动轨迹的公务文件、私函、生平传记材料（如自传、个人履历、学历证明、奖状、聘书、护照、遗嘱等）、创作成果（如手稿、日记、回忆录、出版著作、书画等）、画册、照片以及相关材料（如经济材料、亲属材料和评价材料等）等档案。（4）重要历史事件档案。指直接记录和反映国内外以及上海地区重大历史事件（政治运动、经济活动、重大战役、重大建设项目、社会文化活动等）的起因、过程、结果或影响的档案。（5）在同类题材中属于罕见，或具有相当特色，或具有首创性的原始文献。（6）具有重要文物价值的纸质和非纸质实物档案，如委任状、聘书、契约、商标、广告样张、股票、债券、邮票样张、钞票样张、烟标等纸质实物档案，以及旗帜、奖杯、钱币、印章、护照等非纸质实物档案。
同时，我国档案界在档案分级鉴定标准的研究方面已取得了一定的成果。如周玲、马长林主编的《档案鉴定新论》一书，在阐述时间性、重要性、特殊性、稀有性等分级鉴定原则的基础上，提出的分级鉴定标准包括：1、年龄标准，认为，我国清代前期及以前的档案属于比较少见的品种，因此，凡清代前期及以前形成的档案，基本上可列入一、二级档案范围，其中内容重要或形态特殊的可定为一级；民国前期（1912-1927年）形成的档案，全国总量不多，基本上可列入二、三级档案范围，其中内容重要或形态特殊的可列入二级范围，内容特别重要、形态罕见的可定为一级。2、地区或职能标准，认为，反映全国性活动的档案，一般比反映地方性活动的档案价值高，因此基本上可列入三级或三级以上范围，其内容重要或特别重要的，可相应提高级别；反映省（市）或地区活动的档案基本上定为三级或三级以下，其内容重要或特别重要，可相应提高级别；省以下地区形成的档案，非有特别重要的内容，一般不定为一级。不同职能机关形成的档案的分级标准也大体如此。3、人物级别标准，认为，凡是反映全国性一流代表性人物的活动，或由这些人物直接形成的档案，一般可列入二级或二级以上范围，如内容重要，可列入一级范围；有关地方性著名人物档案，一般可列入二级或三级范围，如内容特别重要，或具有全国性意义的，可定为一级；反映地区一级人物活动的档案，没有特别重要的理由，一般不定为一级。4、内容标准，认为，凡档案内容反映或具有全国性重要意义的，一般可定为二、三级，如内容特别重要，可定为一级；反映或具有地方性意义内容的档案，一般可定为三级，内容重要的，可定为二级。5、数量控制标准，认为，根据馆藏档案分级管理的宗旨和事物价值分布的一般规律，全国范围内不同级别档案数量控制的比例可暂定为：一级档案占5%，二级档案占20%，三级档案占45%，级外档案占30%。6、其他标准，认为，利用频率标准、文物鉴赏标准，可作为分级鉴定时的参考标准。（注3）
因此，笔者建议，在全国统一的馆藏档案分级鉴定标准正式出台之前，拟根据循序渐进的精神，先由各省（市）档案行政管理部门从本省（市）的实际出发，并从馆藏历史档案做起，制订和试行“省（市）各级国家档案馆历史档案分级鉴定标准”。其合理性在于：1、全国地区之间（包括馆藏档案情况）差别较大，“一刀切”不一定能奏效；2、馆藏历史档案（这里主要指中华人民共和国成立之前形成的各种旧政权档案和著名人物档案），不仅总体上数量有限，主要集中在省以上档案馆，且大多已经开放，其价值也多有定论，而且省（市）级国家档案馆有条件在这方面先走一步；3、省（市）级的地方标准与以后出台的国家标准，不是排斥的，而是互补的，可以起到统一认识、积累经验的作用，尤其是对大多数不拥有高等级档案的基层综合档案馆来说，也能从中分享分级鉴定（管理）带来的积极成果----优化馆藏结构、降低保管成本、深化开发利用、推进依法治档。
为此，根据我们的设想，“省（市）各级国家档案馆历史档案分级鉴定标准”可暂定为：（一）重要机构档案，即反映建国前本省（市）有重要影响的政权机构、工商企业、文教机构、社会团体和租界管理机构等的创立、结束以及重要活动轨迹的档案（包括公文、手迹、实物、照片等）。其中，特别重要的、具有国内外影响的或形成时间较早、形态特殊的可列入一级档案（占5%）；较重要的、具有本省（市）重要地位的可列入二级档案（占20%）；在本省（市）某一领域（地区）具有重要地位的可列入三级档案（占45%）；其余为级外档案（占30%）。2、重大历史事件档案，即反映建国前本省（市）政治、经济、文化、社会、军事、外交、市政等领域重大历史事件的起因、过程、结果或影响的档案（包括公文、手迹、实物、照片等）。其中，特别重要的、具有国内外影响的或形成时间较早、形态特殊的可列为一级档案（占5%）；较重要的、具有本省（市）重要意义的可列入二级档案（占20%）；在本省（市）某一领域（地区）具有重要意义的可列入三级档案（占45%）；其余为级外档案（占30%）。3、著名人物档案，即反映建国前本省（市）政治、经济、文化、社会、司法、军事、外交等各界著名人物思想和生平活动轨迹的各种档案材料，包括（1）生平材料，如个人履历、学历证明、奖状、聘书、护照、遗嘱等；（2）创作手稿，如自传、日记、回忆录、出版著作等；（3）题词、书画；（4）照片、录音等；（5）相关材料，如经济材料、亲属材料和评价材料等。其中，特别著名的、具有国内外影响的或形成时间较早、形态特殊的，可列入一级档案（占5%）；较著名的、具有本省（市）重要影响的可列入二级档案（占20%）；在本省（市）某一领域（地区）具有重要影响的可列入三级档案（占45%）；其余为级外档案（占30%）。
二、馆藏档案分级鉴定的实施
馆藏档案分级鉴定与档案馆的其它鉴定项目，既有共同之处，又有一定的区别。从共同之处来说，馆藏档案分级鉴定与其它鉴定项目一样，应在逐卷、逐件直接鉴定的基础上，对照有关鉴定标准，提出档案的具体分级意见，并经本馆档案鉴定委员会讨论确认和馆长批准后，方可作为实施馆藏档案分级管理的依据。而存在的区别是，鉴于馆藏档案分级鉴定的特点决定了它在组织实施方面还有进一步的要求：
（一）在组织直接鉴定人员学习掌握分级鉴定的原则、标准的基础上，认真开展馆藏档案分级鉴定的初审工作和分级鉴定方案的编制工作。分级鉴定方案一般以表册的形式，以全宗为整体，以卷或件为单位逐一说明档案的有关特征和拟定等级及其理由。
（二）直接鉴定部门编制的馆藏档案分级鉴定方案，在提交专家鉴定委员会审议前，还应根据档案馆鉴定委员会委员对有关档案抽检复审的情况进行调整修订。
（三）负责审议馆藏档案分级鉴定方案的专家鉴定委员会，除了档案馆鉴定委员会部分委员参加外，应邀请一批资深的历史学家和图书馆、博物馆等方面的专家参加（应占委员总数的50%强），并可聘请其中最有名望者担任专家鉴定委员会主任。分级鉴定方案经讨论协商后，一般应有三分之二以上的委员赞成方能生效。
（四）专家鉴定委员会同意定为一级的档案，必要时可通过申报“中国档案文献遗产名录”来加以确认。
（五）馆藏档案分级鉴定方案一经专家鉴定委员会通过和馆长批准，就成为正式实施馆藏档案分级管理的依据。而实施馆藏档案分级鉴定方案，也就是通过一定的途径来实现馆藏档案分级管理的目标。笔者认为，各级国家档案馆推行馆藏档案分级管理的现实目标如下：
一是施行馆藏档案实体的分级管理。在馆藏档案分级鉴定方案批准后，如何实施分级管理呢？首先是档案实体的排架问题。可选择的方案有两种，一种是对档案实体加贴等级标签，在案卷目录上加注等级标识，并按档案等级调整馆藏档案排架位置；另一种是仅对档案案卷级目录加注等级标识，馆藏档案排架仍维持现状。笔者倾向于后一种方案，因为，它符合馆藏档案按全宗集中存放的原则，而且尽可能地利用了原基础。同时，馆藏档案的分级管理，在实体管理上固然可以作出一定的调整，如在库房改建、扩建和新建基础上，以全宗为整体适当调整馆藏位置，以体现重点档案重点保护的思想。但这并不是分级管理的主要内容，尤其是当档案实体位置变动有可能影响保管和利用时，应该避免人为的变动。
二是丰富馆藏档案分级管理的内涵：
1、一级档案的管理
一级档案不仅是各级国家档案馆的“镇馆之宝”，而且是申报“中国档案文献遗产名录”的客观基础。因此，要采取多种手段来加强其实体的保护，如进行原件的纸张脱酸，移入特藏室保管（在全宗主体位置放置参见卡和复制件），制作原貌复制件提供展示，用缩微品或全文数字化信息提供阅览。在提供利用方面，既要依法禁止一级档案原件携运出境和出卖给私人，又要通过举办陈列和网上珍档介绍等有效形式，使珍贵的档案信息资源为社会所共享。为了实现一级档案信息资源的社会共享，档案馆有必要进行一级档案的深度开发工作，如历史档案一般仅有案卷目录而没有卷内文件目录，因此一级档案的深度开发有必要从文件级机读目录建设做起。
2、二级档案的管理
二级档案往往由于内容重要、利用频率较高，特别要重视处理好档案原件的保护和方便利用的关系。为此，首先要将其列入档案数字化的重点范围，一是在建立文件级机读目录的基础上实现档案全文的数字化，以完全取代档案原件提供利用，二是要加大信息资源的开发力度，以多种形式的公共服务和文化产品提供社会利用，实现档案价值的最大化。其次，要有计划地开展二级档案的修复工作，尽可能地改善其保管条件。此外，二级档案原件也应列入禁止携运出境和出卖给私人的范围。
3、三级档案的管理
三级档案数量较大，而且案卷内外质量往往参差不齐、利用频率也不稳定，因此，原件提供利用仍是主要形式。同时，在完成二级档案数字化工作的前提下，可有选择地进行三级档案的数字化工作，即将其中对国家和社会具有广泛而长久参考作用的档案作为全文数字化的范围。还要根据社会的需要，通过编制一些常用的文件级专题目录、举办档案陈列、出版专题史料等形式，做好三级档案的信息开发和网上利用工作。
4、级外档案的管理
馆藏级外档案，主要是指在“有文必档”思想指导下形成的、保存价值较低的事务性文件、各种重复性文件等。因此，对其中具有一定利用价值的档案要创造条件，使其发挥“余热”，如可以用于档案馆之间、档案馆与其它文化机构之间档案资料的交换；可以作为学生课堂的原始参考资料；甚至可以探索开展有偿提供个人收藏。
注释：
1、《我们的记忆 世界的记忆》，《人民日报》2002年3月26日第10版；
2、毛福民主编：《永恒的事业----中国与世纪之交的国际档案事业》，中国档案出版社2001年5月第1版P351；
3、周玲、马长林主编：《档案鉴定新论》，上海社会科学院出版社2004年10月第1版P186-194
