在我国３８８５个各级各类档案馆中，仅国家综合档案馆就保存有１．３亿卷件档案，尽管近些年来，随着新建、改建、扩建档案馆数量的不断增加，目标管理考评工作的推动和促进，各级财政部门对全国重点档案抢救工作的大力支持，档案的保管、保护条件得到很大改善。但与最大限度地延长档案的寿命要求还有差距，尤其是那些珍贵、重要的档案，并没有“享受”到其应有的保管环境和保护措施。因此，国家档案局有关部门在２００１年对建立特藏室问题进行了专题调研，其目的是想在档案馆建立一种保护那些重要档案的形式和方法。目前，档案馆建立特藏室的工作正在一些地区展开。本文正是据此展开了调查和探讨。
为什么要建立特藏室
在阐述建立特藏室意义之前，应先明确特藏室的定义。特藏，顾名思义是指特别、特殊的收藏和保管。特藏档案指那些具有特殊价值且特别珍贵而需采取独特保护措施的档案。也就是说，要把那些珍贵的、有特殊意义、有价值的重要档案相对集中地统一保管，而保管这些档案的场所，就可以认为是特藏室（有的也叫特藏库）。建立特藏室的意义在于：
首先，建立特藏室是加强国家重点档案保护的需要。党和国家历来十分重视档案的保管和保护工作。在中央财政比较紧张的情况下，从１９８４年开始，财政部每年都从中央财政经费中拨出专款，用于对全国重点档案的抢救，现已完成５００余万卷件档案的抢救工作任务。但是，作为国家重点档案中精品的特藏档案在完成抢救后仍同其他档案在一起保管，享受同等“待遇”，并没有处于最理想的保护状态。因此，在经费相对紧张的情况下，建立特藏室，对这部分档案实行“特殊”保管，既是加强保护的需要，也是解决问题的根本。
其次，建立特藏室是实行档案分级管理的有益尝试。《中华人民共和国档案法实施办法》第三条明确规定：“各级国家档案馆馆藏的永久保管档案分一、二、三级管理”。即在馆藏全部档案无法都处于理想保护状态的前提下，对不同等级的档案实施不同的保管条件。实施档案分级管理，能够改善那些重要的、珍贵的档案的保管条件，缓解馆藏档案数量迅速增加与资金投入不足之间的矛盾，这一点与建立特藏室所要达到的目标是一致的。但如何确定馆藏档案的等级，分级后的档案如何管理，是实施档案分级管理的难点。建立特藏室可在理论和实践中为档案分级管理做些有益的探索，也就是说，国家一级档案理应入特藏室保管。
第三，建立特藏室是加强档案利用工作的需要。长期以来，作为党和国家各项事业重要组成部分的档案工作，在国民经济和社会发展中发挥了越来越重要的作用，但对于某一具体档案馆来说，究竟有哪些珍贵、重要的档案，可能并不都能说清楚，实际情况是一些珍贵的重要档案分散在各个全宗中，长期得不到开发利用。就在本文付梓之时，辽宁省馆的赵云鹏馆长兴奋地打来电话，告知他们在为建立特藏室对档案进行的检选中发现了一份有完整外封、钤印的清光绪三十一年的廷寄，而据曾任一史馆副馆长的杨继波研究馆员介绍，这份对研究清代文书和文书制度极有价值的档案很可能是全国独一份。因此，建立档案特藏室，一方面可以摸清家底，同时使分散的珍贵档案相对集中起来，亦将更有利于这部分档案信息资源的开发和利用。
总之，从宏观上讲要有一批这样的特藏室，能够将那些珍稀的档案保管好，利用好，这是档案部门宏观管理和规划的责任；从微观上说，那些国家级的档案理应具备符合其“身份”的保管条件，并为社会所共享。
背景链接：应该说，目前我国的一些档案馆中，还是有特藏性质的特藏室的。比如中国第一历史档案馆的舆图库，保管有包括天文、地理、寺庙、行宫等１３大类１万多件的舆图档案，有明代的海防图、清代的疆域图、世界地图等等，有宫内内务府和军机处绘制的，也有外国传教士绘制的。中国第一历史档案馆，一直将这些珍贵的档案实行单独保管。这部分档案规格不一，保管起来难度较大，除了必要的装具外，他们还为每份档案制作了布袋子或纸袋、纸盒。对其中利用频繁的档案用小相机拍了底片，分为黑白片、彩色片和正片三种。黑白片作为母片保管，彩色片用于举办展览用，正片主要是对外提供利用。这可能是我国较早的档案特藏室。再比如中央档案馆的毛泽东手稿库，１９５９年底，在中央文献研究室编辑《毛泽东选集》卷时，中央档案馆即决定把毛泽东起草和批改的文电、文章、书信、诗词、题词、讲话记录等近５万件文稿单独保管起来，形成了早期的毛泽东手稿库。现库房面积４００平方米，全部档案都制作了副本（复印、缩微），装具为特制的中性宣纸袋（原件）、防潮纸袋（复制件）、樟木盒等。
上海市档案馆的副研究馆员郑泽青曾做过一段时间的特藏室建设工作，他介绍上海的特藏档案库最初建立于１９９６年，其目的是为了以各种超常规的保护措施，尽可能延长珍贵档案的寿命。他理解特藏室应该主要是解决保护性利用（保管性陈列）的问题，对内容特殊的档案采用特殊的保管条件－－特殊的温湿度和装具，用“三特”的标准将档案妥善保管好，保证珍贵档案原件不再受到损害。因为确有一些档案馆的珍贵档案由于尚未复制，在举办展览和提供时均以原件的形式面市，这对档案的长期保存肯定不利。由于历史档案的整理基本上是尊重原基础，案卷的分类和卷内文件的选择都不十分准确，因此实际上一些档案馆对馆藏档案的内容也还不能真正做到“熟悉家底”，这种情况下，档案馆或者从严掌握暂缓开放，或者可能因频繁利用而伤及珍贵原件，不论哪一种情况出现都不是我们希望的。
而有些历史档案藏量较多的档案馆。过去曾发现过有卷内档案材料被剪裁、撕破甚至被偷走的情况。用辽宁省档案馆赵云鹏副馆长的话说，“市场经济条件下如何安全保管档案的问题更加严峻”。另外，随着时代的发展，那些新型载体档案的保管也需要引起我们的重视。青岛市档案馆副馆长潘积仁介绍，他们保存的上个世纪９０年代的电视节目录像带档案，现在的放映效果已不如当初，尽管不能十分肯定是保管条件造成的，但这一事实也提醒我们要关注这方面的问题。
什么样的档案算特藏
特藏室档案的入选标准应该是因地制宜，但也要有一个相对的标准，最主要的还是取决于档案价值的大小。我们确定入选特藏档案的标准时需要参照的范围、标准有如下一些：第一个是中国档案文献遗产工程入选标准，第二个是全国重点档案的范围，第三个就是正在制订中的档案分级管理标准。
此外，图书、文物部门的一些做法值得借鉴。
国家图书馆设有善本特藏部，其收集范围主要以中国古籍善本书目编辑委员会在编辑《中国古籍善本书目》过程中，概括总结出的“三性”、“九条”作为古籍善本的入选标准。即对任何一部古书，都应从历史文物性、学术资料性、艺术代表性等方面进行考察，在现存古籍中，凡具备历史文物性、学术资料性、艺术代表性，或虽不全具备而具备其中之一、二又流传较少者，均可视为善本。具体地说，主要应包括以下几个方面：１、元代及元代以前刻印、抄写的图书（包括残本与零页）；２、明代刻印、抄写的图书（包括具有特殊价值的残本与零页），但版印模糊而流传尚多者不收；３、清代乾隆及乾隆以前流传较少的印本、抄本；４、太平天国及历代农民革命政权所印行的图书；５、辛亥革命前，在学术研究上有独到见解或有学派特点或集众说较有系统的稿本以及流传很少的刻本、抄本；６、辛亥革命前，反映某一时期、某一领域或某一事件资料方面的稿本以及流传很少的刻本、抄本；７、辛亥革命前的名人学者批校、题跋，或过录前人批校而有参考价值的印本、抄本；８、在印刷上能反映我国古代印刷技术发展，代表一定时期技术水平的各种活字印本、套印本、或有较精版画的刻本；９、明代印谱全收。清代的集古印谱、名家篆刻印谱的钤印本，有物色或有亲笔题记的收，一般不收。从国家图书馆善本特藏部现状看，除上述范围内的古籍善本外，少数民族古籍（１９４９年以前出版的作为古籍）、地图、金石拓片、文革小报等视其价值也有收藏。
２００１年文化部以部长令的形式发布实施了《文物藏品定级标准》，把文物藏品分为珍贵文物和一般文物。珍贵文物又分为一、二、三级。具有特别重要历史、艺术、科学价值的代表性文物为一级文物；具有重要历史、艺术、科学价值的为二级文物；具有比较重要历史、艺术、科学价值的为三级文物。具有一定历史、艺术、科学价值的为一般文物。
无论是善本特藏图书的入选范围，还是国家一级文物的判定标准，归结到一点主要是看其价值的大小，也就是说年代越久远，存世越稀少，其价值自然也就越大，这一点与我们选择特藏档案的出发点是一致的。档案与图书、文物既有区别，也有非常密切的关系。不同之处在于，档案是按全宗管理，且一组文件或一个全宗内的档案，单份很难和整体相比较，单份可能价值不大，可是作为一个整体的价值就大了。相同之处在于图书、文物中有的是档案，许多档案又具有文物和图书的双重属性。特藏档案可能是馆藏中的一卷（件）档案或一组，也可能是一个全宗的全部档案。但无论如何，国家图书馆与国家文物部门确定古籍善本图书和国家一级文物的标准对特藏档案的选择还是具有一定借鉴意义的。
通过上面的分析，结合档案馆的实际，并借鉴相关行业、部门的做法，可初步得出以下结论：凡是入选中国档案遗产名录的档案，《中华人民共和国档案法实施办法》所规定档案分级管理中馆藏永久档案中的国家一级档案，全国重点档案范围中的重要、珍贵档案以及具有国家一级文物和古籍善本性质的档案都应入特藏室保管。由于每个档案馆的具体情况不同，其特藏档案的入选标准也不会完全相同。
背景链接：目前，一些试办特藏室的档案馆都结合本馆的实际，对选择哪些档案入特藏室制订了相应的入选标准和细则。
对于青岛市档案馆来说，馆藏档案的历史较短，高龄档案数量不多，且馆库有较大的空间余地，因此选择将１９４９年前形成的３个全宗５０００来卷档案和所有非纸质载体档案包括４００００多张照片和音像档案全部入特藏室保存的办法。安徽亦有同样的考虑，他们将明清档案３１７５卷和革命历史档案６５４９卷全部收入特藏室。
天津市档案馆２０００年开始筹建特藏室，现首批９００余卷（件）档案已挑选出来。历史档案管理处的杨蕴珠处长介绍，他们在挑选特藏时暂定了这样几条原则，一是属于名人的，如孙中山档案；二是重要历史和重要活动的，如“五四”、“五卅”运动档案，租界洋行档案；三是能反映区域经济发展状况的，如知名企业、老字号、城市建设档案；四是载体特殊的，如邮票、地图、账册等。
中国第二历史档案馆和辽宁省档案馆对建立特藏室的态度最为积极，因为他们在实践中感到这项工作十分必要，需要认真对待。二史馆的选择标准与天津市有相似之处，重点从内容价值和载体特征上考虑。当然，由于馆藏内容的不同，二史馆的特藏显得更有系列性和文化味更浓些，比如，他们有民国时期的全套钱币样本，有年代和地区齐全的民国时期邮政储蓄债券，有６万多件民国商标。而当时的党政要员如孙中山、于右任、冯玉祥、汪精卫等的手稿、印章、书法、唱片等当然更在特藏之列。
与上述各家相比，辽宁省档案馆和上海市档案馆的入选标准是比较到位的。上海市档案馆因另设有声像档案库，因此入选载体一般不包括需特殊保管条件的胶片类和磁记录档案。他们在入选标准的表述上与其他地方不同的是，突出了“重要机构”，指在近现代上海具有重要影响的政权机构、工商企业、文教机构、社会团体和租界管理机构等。而且就记者看来，他们的入选标准突出了上海特色并由于范围和类型表述得比较准确，极少用“重要”和“一般”这样的字眼，实践中的可操作性应该比较好。
辽宁省馆的入选工作最为细致。他们不仅拟订了“入选档案标准”，还制订了“选材和编目工作细则”及“筹建特藏室和馆藏档案定级工作方案”，估计特藏档案将约占全部馆藏的２％左右。在与国家档案局有关方面负责同志了解情况的过程中，记者感到辽宁省馆的入选工作运作方式和相关细则大约是比较符合他们设想的一种。具体标准有如下几条：１、年代特别久远、数量不多的珍贵档案整个全宗全部选取，如唐档、明档。２、反映重大历史事件起因、过程、结果或影响的关键性原始文献，如反映甲午战争、义和团运动、日俄战争、辛亥革命、九?一八事变等重大历史事件的重要档案。３、国家领导人的亲笔题词。４、东北大区一级主要负责人包括东三省总督、盛京将军、东北巡阅使、东北行政委员会主席等起草的奏章、公文、报告等原则上均选取，签发的重要公文选取，一般的不选。５、省一级的正职包括奉天巡抚、省长、东北交通委员会主任等形成的公文、报告基本标准同上，但掌握上要从严。６、在东北地区活动的著名人物或社会名流如左宝贵、郭松龄等人的档案内容重要的选取。７、盛京将军或东三省总督的亲笔批示要视内容的重要程度少量选取。８、张作霖、张学良父子亲笔起草的公文和批示均要选取。９、上述人物的私人信函视内容的重要程度原则上要选取。１０、交涉部门与外国驻奉领事之间的照会涉及重要事件、重要人物的均要选取，如建立领事馆、涉及攫取中国利权的要选取，一般的照会不选。１１、具有收藏价值的档案，如烟标、酒标、集邮品（包括邮票、信封、邮戳记）、公文封套（酌量选取）等。１２、特殊载体的物品，如旗帜、徽章、磁带等。１３、内容形式具有独特性的。
如何保管特藏档案
建立特藏室就是对重要、珍贵的档案实行特殊的保管，这就对特藏档案的保管条件提出了较高的要求。
第一，特藏库需是单独的库房。据有的学者分析和测算，档案馆中具有特藏性质的档案一般只占馆藏全部档案的１％左右，有的可能还不足１％，就馆藏１００万卷以上的大馆计算，属特藏范围的档案也就１万卷左右，这种测算方法是否科学、准确，依据是什么，我们可暂不考虑，但特藏档案占馆藏比例小，且增长速度缓慢的事实是毋庸置疑的。否则，建立特藏室也就失去了意义。就目前副省级以上档案馆来讲，建立特藏室是有一定基础的。
第二，特藏档案的装具。由于特藏档案的载体不同，规格不一，因此，对不同载体和不同规格的特藏档案，应选择不同的装具。保管档案的架（柜、箱、盒）必须符合国家规定的相关标准，利于档案的保护。
第三，特藏库温湿度必须符合国家规定。１９８６年，建设部与国家档案局联合下发了行业标准《档案馆建筑设计规范》，２００２年又对其进行了修改，其中对馆址的选择、建筑设计、档案保护、防火设计、建筑设备等都作了明确的规定，特别是对库房温湿度的要求更为具体。但是由于我国地域辽阔，特别是沿海、沿江以及南方的高温高湿地区，档案库房的温湿度很难完全符合规定要求，对档案的安全保管不利。因此，特藏室的温湿度必须控制在《档案馆建设设计规范》规定的范围内，保管音像档案的特藏室的温湿度更应是恒温恒湿的。
第四，检索工具的编制。特藏档案入库后，应编制相应的检索工具，为提供利用做好准备。考虑到这部分档案数量少以及档案现代化管理的需要，有条件的档案馆对特藏档案应实行计算机管理，并编制不同类型的检索工具。
第五，建立健全各项规章制度。如特藏档案库房管理制度，保管人员的岗位职责，特藏档案的管理制度、利用制度，以及其他相关的制度，并在工作中认真执行。
背景链接：在已建特藏室的档案馆中，二史馆的特藏室有４００平米，条件大概是最好的；青岛市的２００平米特藏室条件也是比较好的，库房面积也够用上十年二十年的；天津市档案馆有６０多平米的特藏室；安徽省档案馆的特藏室虽说只有３０多平米，但设有过渡间，人员进出制定有特别规定，备有防护衣帽及手、鞋套，选用的装具是便于搬运的多节柜。此外，辽宁省档案馆对特藏室实行双人管理制度，任何人进入都要经馆领导批准。所有已建设特藏室的档案馆都表示，肯定要对特藏室单独进行温湿度控制，以保证这些珍品们确实享受到特殊的待遇。
怎样利用特藏档案
建立特藏室，加强对重要、珍贵档案的保管和保护，其最终目的是为了充分挖掘特藏档案的价值，为社会各方面提供利用。考虑到这部分档案的实际情况，有的是孤本，有的破损严重，一旦损毁，将无法弥补，因此对这部分属开放的特藏档案应通过复印、缩微、仿真复制、载体转换等方法制作复制件，有了复制件的档案原则上在利用过程中不提供原件。同时，应建立严格的借阅制度。如特藏档案不得出馆，设有专门的阅览室等。
国家图书馆古籍善本提供利用就设有专门的善本阅览室，且８０％的善本都进行了缩微复制，有缩微胶片的善本一般不提供原件利用，特殊情况确需利用原件的必须经部领导或馆长批准；利用者复印时要签保证书，只能在著作或文章中引用，不得专门出版，复印数量不得超过原文的三分之一，单件的视具体情况而定；名家手稿、信札等不对外提供利用。
档案馆为提高展览或陈列的水平和效果而需要提供属开放范围的特藏档案原件时，应参照国外一些档案馆和图书馆的做法，制作必要的设备，确保特藏档案的安全。
背景链接：青岛市档案馆进入特藏室的纸质档案由于都已复制，因此在被利用时将不再提供原件。其他档案馆也表示进入特藏室的档案原则上不再提供原件。辽宁省馆将抽出的单份特藏档案复制件放回原卷宗位置，并在案卷目录中注明，而整卷抽出的原存放地一般以代卷卡的形式进行标识。对于没有把特藏档案全部复制过的档案馆来说，特藏档案将优先得到数字化或缩微处理，并打算下一步有重点地制作仿真件。
特藏室：想说爱你不容易
从目前试点工作进行的情况看，建立特藏室工作的开展除了要进一步统一认识外，具体操作起来难度较大是特别需要有思想准备的。比如，挑选特藏档案，可能最难的还不是制订入选标准，而是具体的选择操作工作，因为标准并不能穷尽档案的情况。辽宁省馆是组织了一个以专家级的馆长赵云鹏为首的５人小组，在１年的时间里翻阅了５万卷档案，从中挑选出了５００多卷（件），他们预计要用两年的时间来进行选材，五年完成档案的定级和特藏室建设工作。二史馆的周忠信馆长认为，由于对特藏档案的选择和以往的档案整理标准不完全一致，因此完全依靠过去的整理基础是不够的。他们除了利用已有的全宗目录和案卷目录进行挑选外，还准备结合专题性的档案整理工作继续挑选，也就是说除先期选入的７０００余卷件以外，特藏室的档案还会继续有所增加，而“这项工作临时工是干不了的”。上海的郑泽青副研究馆员也认为，建立特藏室的工作不是说干就可以干的，它对人员要求比较高，要有较好的文化素养和对档案比较全面的了解和掌握，而我们现有的人员中符合条件的不多。更多尚未开展这项工作的档案馆则希望国家能尽早出台“档案定级分级标准”，他们害怕现在就干标准不一会造成将来再返工。
特藏室的建设，从有关部门宏观管理的角度讲，只是认为这种方式很好，应该提倡；但从具体工作来讲，这是档案保管单位的事情，要结合馆藏情况适时安排。对全国档案馆来说，目前还不适于作为一项硬任务来要求。尽管这个问题已列入国家档案局有关部门的年度工作计划，但据了解，国家档案局拟先在条件较好的副省级以上档案馆发展试点，有步骤地在一些档案馆建立特藏室，待取得一定经验后再行推广。
（倪政华摘自《中国档案》杂志2003年第6期作者任仲）
