奉贤区档案馆研究馆员严永官
题记：（名词解释）本调研报告所称的“奉贤书著”包括作者和内容两个方面的内涵：就内容方面而言比较简单明确，即指书籍的内容主要是记述奉贤的历史和现状，如《腾飞----青村工业化道路》、《2007媒体看奉贤》等。就作者方面而言则比较复杂，主要包括四种类型：一是目前仍在奉贤的奉贤籍人士；二是在全国各地乃至世界各国的奉贤籍人士；三是奉贤的各种组织和团体；四是长期在奉贤工作并退休在奉贤的非奉贤籍人士。
一、基本情况
1、初始征集。早在建馆之初，奉贤县档案馆就注意到了对奉贤书著的接收和征集工作，至1986年时，就收藏到清乾隆版《奉贤县志》（复印本）、清光绪版《奉贤县志》、民国时期的《奉贤县志稿》、《奉贤乡土历史》、《奉贤乡土志》等旧志多部及《奉贤县工业志》等部门志11部、《青村志》等乡（社）镇志11部。只是当时并没有将其作为一项专门的任务来进行，也没有将这些书籍作为一个专门的门类来加以集中保管，以致在编写新《奉贤县志》中需要标列“地方铅印资料要目”时，该馆只好安排2人集中查阅了三天时间，尽管查到了不少，计有“自然、经济资料”24册、“政治、教卫资料”12册、“家乘谱牒”11册，但还是有所遗漏。随后该馆结合档案史料的征集工作陆续又征集到部分奉贤书著进馆。至1996年底，奉贤县档案馆已经收藏有奉贤书著90册（志书因为另外设类而不在其中）。
2、集中征集。奉贤，自古以来崇尚“敬奉贤人，见贤思齐”的美德。奉贤籍的志士仁人在各项事业中作出了卓越的贡献，不少人还著书立说，为子孙后代留下了宝贵的精神财富。为了弘扬他们爱岗敬业，勤于钻研的精神，也为了让后辈不愧对“奉贤”的美称，奉贤县档案馆于1996年12月起，将征集奉贤书著作为一项重点工作提到了议事日程，当时采取了在《奉贤报》宣传征集的意义和进展情况，并从《奉贤县志》及各部门志、乡镇志中广泛寻找线索发函联系等一系列措施，开始了集中征集奉贤书著的活动。至1998年，共征集到来自全国12个省市奉贤籍作者的书著360余册。
3、常规征集。自1999年以来，奉贤区档案馆就将征集奉贤书著作为一项常规工作列入每年的征集工作计划，自2001年至2007年，征集数量为47、19、64、35、46、57、49册。至2007年底，奉贤区档案馆又征集到奉贤书著近400册。
二、已有成果
1、丰富馆藏。国家综合性档案馆的馆藏结构的地方特色，不仅仅体现在档案方面，档案由于其产生的地域性自然而然地会体现出其地方特色，所以馆藏地方特色可能更为突出的是要体现在地区文献的收藏上。而奉贤书著则是奉贤地区文献中的一个重要组成部分。现在奉贤区档案馆中已经收藏有奉贤书著近千册，其中列入专门类目的就有812册，加上志书达到1062册。
尤其还征集到了《注释道生堂全集》、《汤头歌诀》（汪氏新注）、《花周集》等三部古籍，均为清代版本。这些书著的入馆收藏，既使奉贤区档案馆的资料室具有了一个很重要的特色----地方文献收藏，也是奉贤的档案人多年来努力征集的结果，是他们奉敬贤人的具体行动。
2、宣传开发。在1996年底至1998年7月，集中征集奉贤书著取得阶段性成果的基础上，奉贤县档案馆选择了303本奉贤书著进行介绍，对每本书编写了内容介绍和作者概况，并于1999年4月公开出版了介绍奉贤书著的工具书----《古华书萃》，这是奉贤县档案馆第一本公开出版的编研成果。该书共分政治、经济、军事；文化、教育、科学；文学、艺术；工业、农业；医学、卫生；史志等六篇。计287千字。
三、存在问题
1、常规征集力度不够。从1996年底至1998年7月的集中征集来看，成果颇为显著，在短短两年的时间里就征集到360多本，年均达到180本左右。但由于集中征集投入的人力和精力相对较多，所以不太可能长期以这种形式开展工作。但自进入常规征集以来，尽管当时局馆相当明确今后要将此项工作列为每年的工作目标，但事实上进度还是明显减缓，自2001年以来，进馆数量最多的2003年也只有64册。实践证明当档案馆投入的力量有所减少时征集成果也相应下降。
2、信息不畅。征集的前提就是对出版信息的了解和掌握。实践告诉我们，难度较大的主要有两类：一是在外地工作的奉贤籍人士出版的著作信息较难掌握；二是大量的内部出版的书籍。目前工作单位在外地的奉贤籍人士当其著作出版后能够主动邮寄或转交过来的仅仅只有两三位，大部分作者在出书后还是没有能够及时想到要送一本给家乡档案馆永久、集中保存。对于大量非公开出版的资料更是无法及时得到信息。现在各单位结合周年庆典、重大活动而产生的非公开出版资料、画册较多，尽管他们在出版时也想尽力扩大宣传，但就是没有想到送一本到区档案馆。
3、机关档案人员这支队伍的作用还没有得到很好的发挥。从现有的征集成果来看，即使是进入常规征集以来，主要征集途径仍然只有两个：其中大部分还是依靠档案馆负责征集工作的同志从各种渠道发现信息后再征集到的；二是有几位义务征集员发挥了较好的作用，如陈士淼同志，他自2002年担任区档案馆义务征集员以来已经提供信息数十条，直接为档案馆征集书籍20余册。而通过机关档案人员在第一时间提供信息的很少，甚至有的档案人员在负责征集的同志与其联系时明确表示已经知道单位出书，但就是想不到主动提供信息。
四、深入对策
1、加大对此项工作的宣传力度。分析常规征集后的实际影响，其根本原因是对这项工作仍然没有能够从档案馆的主动行为变为社会的自觉行为。从征集实际来看，要想使此项工作成为社会的自觉行为，形成作者与档案馆的互动，关键是要加强宣传。档案馆要舍得花钱，在有关媒体上做宣传，特别是加大在本地区出版的地方报纸和政府网站上的宣传力度。要采用做广告、写宣传文章、报道征集成果等多种方式进行宣传，使得此项工作能够时常出现在人们的视野之中，逐步做到家喻户晓。
2、充分发挥义务征集员的作用。在义务征集员队伍中有的同志发挥了很好的作用，要使这支队伍发挥较大的作用，关键是要调整好人员结构，可以多发展一些喜爱收藏的老同志和在新闻媒体工作的了解信息较多的同志，这样可以通过他们尽可能多地得到出版信息，档案馆可依此作为线索进行征集。
3、充分发挥机关档案人员的作用。应当说这是一支很好的依靠力量，他们在各个地区、各个单位办公室工作，对本地区的出版信息比较了解，而且往往能够直接帮助征集进馆。但由于他们工作很忙，而这项工作又是一项经常性的工作，需要长日坚持才能做好，所以他们很难将此项工作当作自己的职责之一。档案局可以考虑将其列入工作业务范围之内，对其进行必要的考核，具体可采用加分的方法，只要征集到书籍就给予加分，以调动其积极性。
4、保持已有线索的联系。从已经征集到的书来看，有些作者已经再出版新著，有的在本地的同志有亲戚朋友出版新书后也能及时提供信息。由此可见，征集书著不是一锤子买卖，档案馆要从内心深处树立挽留回头客的观念，一但建立联系就要努力保持，以扩大战果。
5、与区内各印刷厂和广告公司取得联系，订立协作关系，请他们在接受书籍印刷业务时，多留出两册样书，档案馆可以按价购买，这也不失为一个简单有效的征集途径。
2008-04-29
