上海市档案馆研究馆员黎霞
我国馆藏档案区分等级渊源较久,有一定的实践基础。20世纪60年代始,先后有过建立“核心档案”、“建特藏”、“抽重”,个别馆还区分为特别珍贵档案、比较珍贵档案和重要档案等,都含有定级分级之意,只是目的性不够明确,标准也不够完备。1999年国家档案局重新颁布了《中华人民共和国档案法实施办法》，第三条规定“各级国家档案馆馆藏的永久保管档案分一、二、三级管理,分级的具体标准和管理办法由国家档案局制定”，把馆藏档案区分等级管理抬升到了依法治档的高度。而要实施馆藏档案分级管理，首先应由国家档案局或其委办的部门制定全国统一的分级鉴定标准。它从总体上使档案价值鉴定工作有章可循，有规可依，还可以强化鉴定工作中的全局观念,防止地方档案机构只见树木不见林的片面性，从一馆或一时“实际”去判定档案的价值，从而减少鉴定工作中的主观随意性,而且国家标准更具权威性，在与国际接轨时，标准一致，查处档案犯罪案件时，量刑一致。它是保证分级鉴定工作质量的有效环节,也是国家管理和控制档案资源有效手段。
一、制定标准要抓主要矛盾并充分考虑社会需要
档案分级鉴定工作主要是一项价值评估活动。它一般表现为主体以一定的评价尺度或标准来衡量被鉴定的档案价值这一客体的活动过程。由于参与档案价值鉴定的主体存在着生理、心理、掌握知识的多寡、分析问题能力的高低等方面的个体差异,以及鉴定客体----档案具有面广量大，价值多元且具有相对性和潜在性等特点，影响档案价值的可变性因素很多, 因此，一般而言，我们拟定标准，要将决定档案价值的因素基本考虑到，使标准能涵蕴和体现多种价值决定因素，如档案来源、内容的重要程度、档案形成者的职能等，使鉴定工作适应各种复杂的实际情况，有效减少鉴定人员主观影响。但我们同样要清醒地认识到，这些因素中许多是我们无法预测或量化的。一份现在看来不重要的档案,可能在适当的时空及利用主体的催化下, 实现了较大的利用价值。而且不同的主体往往对同一种档案价值会产生不同的鉴定意见或结果。再者各馆保存档案特点不一、数量不一，库房保管条件不一，有些档案对本馆来讲无价值, 对他馆可能有价值,上一级馆认为不重要的,下一级馆可能认为有价值。要制定一个兼顾各类档案、适用于各级各类档案馆，并长期行之有效的标准，确非易事。在此, 我们要正确地认识事物的一般规律和特殊现象的关系, 只能就其共性特点加以概括。不要把特殊现象与一般规律混同起来。比如,一张帐单保存若干年后，从某一角度看，也可能成为研究物价、民俗的重要史料，但这毕竟是档案价值表现的偶然现象,并不是普遍规律。把偶然现象看得越多、越重, 就越想把条款订得更多更细, 惟恐有所遗漏。因此，不能仅从理想出发,不能过分热衷于建立档案的全方位价值体系,企图最终找到一个人们公认的最佳鉴定标准,而是要把握档案的主要价值及其变化发展趋势, 找出一个基本满意的鉴定标准来。这个档案的主要价值就是档案的原始凭证价值，而档案的文物、艺术等其他形态的价值只是次要的标准而已。同时要考虑档案价值的社会性递增规律，标准不可能一成不变，因此，只要制定的标准达到能在一定时期和一定条件下、符合大众需要和时代潮流，在一定范围内有相对稳定性，体现实用性的要求的标准，就是成功的标准。
制定标准的目的在于使价值判断更加准确，因此标准本身必须是以客观存在的档案价值构成为基础，是在充分地考虑了客观存在的档案客体属性基础上作出的指导档案鉴定的参照和依据。但档案价值是指档案主体与客体的关系，因而决定了档案这一客体是档案价值的物质承担者，它只有进入社会和人的活动领域，为人所共识，并同人的实际需要相联系、相统一时，才使档案及其属性进入价值化过程，与人的需要构成价值关系，换句话说，档案的客观属性（包括档案内容、档案形成者工作性质、社会地位、活动范围、档案产生的时间、完整程度、载体）本身具有明显的确定性，一经产生就永远不会再改变，不以人们的意志为转移而客观存在着，因此，一些上级机关发来需要贯彻执行的重要档案材料；本地域内、本机关、同级机关、下级机关、公司、民众团体、公营和私营企业、公立和私立学校及临时机构的成立、改组、撤销、员额、职掌、组织规程、组织沿革、大事记、工作总结、报告、年度统计报表等档案材料，不管利用与否，都可以凭其本身的客观属性至少可定为二级。而职员上班考勤簿、请假假条、领物领条、寄送文件的函、机关通讯地址、订阅报刊、图书、办公用品购置材料、公物移交清册,车辆、器物的购置与维修材料、报领平价米、平价布清册、纪念元旦、春节、妇女、青年、国庆、禁烟、体育、植树、农民等节日和纪念日的通知、会计档案的一般凭证、帐簿等不管利用与否，都可以凭其本身的客观属性定为三级。但价值本身具有相对特性，即每一份档案因运动周期的不同和利用者不同而形成不同的价值关系，表现为不同种类、性质的档案利用价值的具体内容和形式，有多少种利用主体需要，就形成有多少种具体档案价值，利用需求变化不可避免地影响着档案的保存价值，因而决定了标准的制定还要兼顾社会需要。然而现实是复杂多变的，每一个时代有它的时代特征和社会关注热点，社会价值取向日益多元化，档案利用需求五花八门，对价值的看法因人而异，似乎档案的利用主体需求是无法预测的，为此成为某些论者反对以利用需求来决定档案价值的理论论据之一。他们更主张从档案自身属性如档案内容或档案产生机构的职能去寻求价值。如“档案内在价值决定论”。
但笔者认为，档案价值虽具有不以人的意志为转移的客观属性，但因为档案总是在不同情况下与其他事物发生某种关系，从来源看，档案本身是历史的见证，它是社会实践的产物，从目的看，档案又是为了利用而保存的，我们现在所知的一些档案价值形态实际上都是档案在与外界发生关系时所呈现的对社会或人的一种有用性，均是档案的利用价值。有些档案的价值只有通过分析利用价值等外在因素来理解，而分析利用需求是对社会利用实践的总结，是了解利用价值的捷径。这也是我们制定档案分级鉴定标准时不可不兼顾的因素。
二、分析社会利用需求而判断档案价值的方法
如何解决利用需求预测不确定性问题，是使标准的制定更为科学的关键。事实上档案价值评价是一个不断发展的认识过程，表面看来，标准先于鉴定实践，是思维的结果，实际上标准也是对人们价值认识和评价的经验总结产物，是人们将利用实践中所认识的档案价值的一些共性和一些规律性的东西融会贯通以此作为今后鉴定工作的依据。为此，为使标准能具有广泛的指导意义和先导作用，总结人们以往对档案价值的认识经验很有必要。人们在档案的利用实践中，已经形成了一些通过分析社会利用需求而判断档案价值的方法，主要为：
1、反馈法
反馈法就是建立灵敏的档案利用信息反馈系统，一方面分析和总结历年利用情况，包括以往利用频率、利用效果、用户状况等，一方面通过对档案利用者调查、询问等形式，主动收集他们对档案信息的需求意见，及时处理反馈信息，从中获得具有一定规律性的认识，并将这些认识作为档案价值评价的参考依据之一。其理论依据如上所述就是，档案的潜在价值在人们的利用工作实践中才能充分地表现出来，因此从研究档案与社会、经济、教育、文化等方面的具体的、直接的关系着手研究档案价值可能更实际些。从过去利用实践来分析，利用需求规律还是有迹可寻的，可作为预测同类档案今后可能需要利用和确定价值等级的参照。反馈分析法中最常用的是统计利用率的方法，即统计利用类型、利用者种类、利用人次、利用效果等，它是一种定量分析法，通过对利用情况的统计和分析，我们可获得对档案具体利用价值形态的认识，在此基础上正确地认识档案价值整体，以此确定档案价值分级标准。
根据上海市档案馆1990年至今的不完全统计，为研究历史而来利用档案的史学界人士超过利用档案人数的四分之一，外国学者更是为研究上海历史而来。但为现代化建设服务利用档案信息也占相当的比例。由于馆藏档案中有相当多的经济方面的档案，随着政治、经济体制改革的深入发展，为研究经济工作法规管理经验起借鉴作用的档案大受欢迎。人口普查档案、工业登记档案、机构沿革档案、反映了当地的政治、经济、教育等方面的历史面貌，在社会发展中发挥过作用的正反面人物在各项活动中形成的档案一直在社会各界中保持着旺盛的需求，编人物传、组织史、人名词典都离不开它，会计档案利用率较低，但在研究工商金融机构经营状况时，对决算表、总帐、分类明细帐中有代表性的工商业放款帐户利用较多，其他很少利用。
档案作为社会的集体记忆，它不仅为本国人民服务，还要实现世界范围内的资源共享，我们还要了解海外利用者的利用需求。上海市档案馆依照过去所提供档案内容作出的统计，认为海外利用者所关注和研究的主要问题有反映上海在近代各个历史时期地位和作用的档案，如辛亥革命在上海、抗日战争在上海；近代上海的工人运动、学生运动档案、近代上海各类问题的档案，如妓女、帮会，以及地方法院关于离婚、重婚案件的材料；近代上海城市建设与发展方面的档案，近代工商企业档案，外国侨民在沪活动情况档案，如二战期间在上海的犹太侨民的档案、上海日本居留民情况的档案，包括出生、结婚证明、甚至家谱档案。他们的查档范围已广泛深入到上海政治、经济、文化、社会生活的各个方面。如以利用率分析为依据，那么要满足长远的利用需求,应该以此作为定级的依据，并从现在开始加强对上述档案的收藏和开发。
当然也要认识到，分析利用率并不能完全说明问题。利用率高低并不能完全反映档案真实价值，因为档案的价值实现受环境等因素的影响很大，比如上海市档案馆利用动态分析，60年代出于政治需要，利用较多的主要是政治档案和人事档案。80年代全国掀起编史修志高潮，利用最多的档案主要为机构沿革档案，而同业公会档案以前的利用率并不高，但目前社会团体成为上海市政府关注的重点，民政局专门成立社团管理机构进行管理，馆藏的同业公会档案也成为利用热门。目前随着社会利用的高涨，与个人权益有关的档案成为利用热点。因此，对档案利用率要综合分析。
我们要反对两种倾向，一种是认为利用率高、利用面广、利用时间长的档案一定价值大，另一种是认为利用率低的档案其价值必定低，尤其对利用率低的问题要慎重，目前，对制约档案馆利用率的因素档案界一直比较关注，认为主要表现在馆藏结构、开放状况、管理水平、社会档案意识等方面。如一、档案自身特点不利于广泛地利用。1）档案的来源限制。档案文件直接形成于各机关、单位的实践活动中，主要是政务档案，难以反映社会整体发展的整体全貌，从形成到开放，除经济文化等档案外，最短的年龄也离现实30余年，故档案信息不同于时下广泛流行的普及型信息，如娱乐消息、生活知识、股票行情等信息，它是一种本源性的信息，内容繁杂，分散于各个全宗或文件中，不似图书信息那样系统、完整、有针对性，便于利用，档案馆阶段，虽然档案信息的价值扩大到全社会范围，但来源决定了它不具备广泛流行的社会基础和通俗性，它的直接服务面要窄得多，主要利用类型除了学术利用外，只有与之有关的个体利用者才会利用。2）档案的机密性限制。由于档案信息中有不少涉及国家安全、社会秩序、个人隐私等不易全面开放的内容，在一定时限内人为地减少了可利用信息人数，一旦封闭期过去，在人们越来越重视信息的时效性的情况下，这些档案已失去了人们的兴趣。二、档案利用者对档案利用率的影响。目前我国由于社会档案意识不强等原因，利用者心目中的档案只有凭证与参考价值，他们只是在需要寻找能够解决实际问题的凭证与参考依据，并估计到档案馆可能会保存的情况下才会关心档案，档案还没有真正走进社会；一般民众更不想把档案馆当作休闲场所，这决定了档案用户需求主要在研究型需求、证实性需求，不象对图书的需求那样广泛，需求面狭窄。三、档案馆工作的局限性。档案馆作为实现档案价值的中介机构，前期准备工作不完备，特别是鉴定工作滞后加之检索不便，使无用的信息与有用的信息混杂在一切，为信息加工带来了诸多困难，档案信息的加工深度、档案信息的输出能力不强，未能将档案的各种潜在价值充分地展现在公众面前，没有向公众提供最方便便捷的利用形式，从而在一定程度上抑制了公众对档案信息的需求。这种种原因说明，有些档案利用率低并不是其本身没有价值，而是其潜在价值在制约因素影响下未能发挥，还不到实现价值的时机。因此统计利用率只是一种定量分析法，不够全面，档案价值的鉴定不仅要考虑档案利用率，又要分析各种各样的制约利用率的因素。这些制约因素中，有些是可以通过努力加以改变的，如档案工作的局限性因素，而有些因素如档案的内在属性、保密限制、社会需求等是客观存在的，在某一阶段、一定条件下是稳定的，通过对它们的分析认识，正确地判断这些因素在影响档案价值所占的量，并充分发挥有利因素的作用，才能不被一时的利用率偏差所蒙蔽，最接近地判断档案的价值。如对民国档案中一些年代久远的档案目前利用率并不高，其内容和立档单位在社会上的地位不算重要，但因幸存下来的已不多，能一定程度上反映某一时代特征，具有历史研究价值，或纪念价值，几十年后、几百年后人们仍将会利用它，如1928年以前的民国文书档案；早期的居民身份证、地图、各种牌照等实物档案等，对于这一类档案，时间的因素将赋予它相当的价值，值得在定级时慎重考虑。
2、预测法
运用反馈法分析社会利用情况时我们还可以发现，社会对档案的需要虽然具有主观的一面，但社会需求这一现象是由社会的实践活动所决定的。因为档案利用本质上是一种社会活动，其背后存在着社会的政治、经济背景和一个国家的文化传统，社会背景发生变化，对档案的利用需求类型及范围也会发生重大影响，如档案形成以来，一直发挥着维护统治者统治的需要，是政治功能为主，直至法国大革命后，随着现代档案学理论的出现，档案不再是政府机关登记室的专宠，开始由历史学家收集并为历史研究服务。档案馆从国家行政管理者的角色分离出来，变成社会中一个独立组织，成为历史学家的圣殿。到20世纪80年代后期，随着信息技术的发展，地球家庭化，档案工作者已开始认识到档案的社会意义，档案的利用领域进一步扩大，人们对档案的需求也逐渐从宏观走向微观，不仅需要通过档案了解国家权力的运作，为政治服务，还将它视为人类文明的记忆，是了解人类认识及改造自然和社会的知识，是可贵的信息资源，要借助它满足人们“追溯过去寻根探源的情感需要，或猎奇休闲的文化需要，”档案的文化、证据价值----档案再现了社会、国家的集体记忆功能开始被人们所重视。在我国，随着民主与法制建设的不断加强，使利用档案成为公民的一种权利，特别是档案馆向社会开放档案后，档案馆通过多种途径扩大档案与社会 的接触面，激发了社会对档案信息的要求，档案的利用主体扩及到社会各个层面，利用方向也渗透到社会各个领域，公民利用档案的自觉性大为提高，有的公民遇到问题也借助于档案通过法律程序等多种途径解决，利用档案的形式也多元化发展，甚至通过计算机网络利用公布的档案。它说明，社会环境因素是影响和制约档案价值的非常重要的因素，了解了这一规律，可帮助我们通过分析社会环境发展趋向来预测利用需求变化。我们不得不从社会学、经济学、政治学、人类行为学等多方面角度预测未来社会的发展，并考虑社会旧体系、经济发展程度、有闲阶层数量、法律规范特征等影响因素，由此预测档案在新的历史阶段档案所起的作用，比如我国以经济建设作为工作的中心的政策将会持续相当长的时间，因此为经济建设服务的利用需求率仍将保持相当的高度。又如90年代以来，史学界在历史研究方面已发生了重大变化，其主要表现为新文化史的兴起，研究范围大大拓展，更为关注社会日常生活及各个层面，触角已延伸到人们的衣、食、住、行、消费生活，各种文化形象如广告、招贴、建筑，甚至社会环境、社会心态、人的行为的意义等，因此史料范围也空前的浩大，各种社会遗存都可看作可供研究的史料。因此，一些反映本地区历史风貌、经济建设、科学技术、自然资源、土特产、老字号以及商标注册等方面的档案材料的价值值得抬升。其中具有明显时代特点的重要档案应列为一级档案。
总之，分析利用主体需要，要坚持开拓性，把握时效性，解放思想、改变观念。同时要提高敏锐性，善于发现事物发展变化的规律和趋势，要将反馈法与预测法相结合，将定量分析法与定性方法结合使用，这样制定标准的工作才有前瞻性，制定的标准才会有相当的稳定性。比如诉讼档案，通常来说，主要是围绕着一起案件而产生的，是特定案件处理过程的历史记录和反映，按照职能原则，它是反映城市司法主要职能的文件，有一定的价值，但因它的内容有很强的针对性，在失去现行效用后（如案件处理完毕后），利用率随之锐减，因此人们当然认为它的价值降低了，一些档案馆甚至把民国时期的诉讼档案看作销毁对象。但是一些例子说明，我们不可小看它的作用。1987年, 江苏省宜兴市得到省档案馆有一批涉及宜兴旧政权时期的诉讼档案有待处理的消息后, 档案馆馆长亲自赴南京提回这批一个蛇皮袋的档案材料,在鉴定组卷过程中,还发现了潘汉年等宜兴第一代无产阶级先进分子在20年代开展革命斗争的一些珍贵资料。美国学者叶文心1994年到上海市档案馆研究上海小市民问题时，除了阅看民国时期上海市社会局有关各行业职员联合会活动情况的档案外，主要查阅了银行、钱庄、百货公司职员涉及个人案件的诉讼记录，包括诈骗、偷窃、贪污公款等案件的审讯记录，虽然这些档案资料不能说明全部情况，但与她后来到上海图书馆等地查阅的其他档案结合起来，使她得以解决了许多不明的问题。（《我眼中的上海市档案馆》，《档案与史学》1994年第1期。）因此我认为，虽然目前诉讼档案利用率不高，按照效益原则在管与用的矛盾上，应以用为主，从总体上不可能将它们的等级定的很高。但按照社会需求预测，对档案的利用触角将向社会生活各个角落延伸，诉讼档案以其特点，在今后史学和社会学研究方面将会发挥更大的作用。不应因其现实利用率过低而忽视其中部分能反映时代特征和重要人物生活轨迹的档案的价值。因此，著名的、影响深远的诉讼档案可以定为一级档案；刑事案件中判处死刑、无期徒刑、10年以上有期徒刑案件, 产权、债权案件, 公职人员贪污违法案件,对社会有一定影响的案件,以及对研究政治、经济、文化教育、风俗有一定参考价值的案件可以定为二级档案。
分析社会需求的发展变化还给我们带来启示，即随着社会实践的发展，档案利用的需求面越来越扩大，档案各种隐蔽的价值形态将会被越来越多的被人们发掘和认识。我们在制定档案价值鉴定标准时，不能仅考虑馆藏档案的现状，还应将结合利用发展实践及社会发展趋势预测的未来社会所需要的档案价值形态列入标准甚至价值等级的重要级别之中，以此标准来指导我们的鉴定实践，这种具有前瞻性的标准不仅有助于鉴定人员在今后的鉴定工作中，发现限于以往认识水平及利用实践的限制而未发现的一些具有重要价值的档案，也有助于调整档案保存范围，保存所有应该保存的档案，使得今后我们据此所保存的档案信息资源能真正走进千家万户，走进社会，走进人民。因此，尽管判断和预测利用者需求的工作难度相当大，我们也不能放弃这一使命。这一工作不仅关系到档案潜在价值的尽快和有效地实现，它还关系到档案馆在未来实现到自己的社会价值和角色定位的问题。
2008-04-29
