孙瑾芝
仪器设备档案指反映各种机械设备和仪器、仪表等运动变化过程的档案，是在设备仪器的购置、验收、安装、使用、维修、改造、事故处理以及报废等过程中形成的。随着国家“科教兴国”战略的进一步实施，高等院校在国家的政治、经济、文化等各个领域发挥着越来越大的作用。高等院校肩负着向国家输送大量高层次人才以及承担重大科研工作的艰巨任务，学校的教学、科研、医疗及行政管理工作均需要大量的仪器设备来辅助完成，以复旦大学为例，仅2003年通过资产管理处购置的大型仪器设备就有8500多台，由此就产生大量的仪器设备档案。随着国家对高校投入的不断增加，学校各项工作的进一步开展，各部门对仪器设备的需求也越来越大；随着现代化进程的加快，设备的更新换代日益加快，所产生的设备档案也随之增加。
国家教委1994年发布的《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》中规定：设备档案“归档的重点是仪器设备项目（特别是价值5万元以上的）各个环节形成的不同载体的文件材料，包括全套随机图样” 。“设备档案的管理必须坚持集中统一管理的原则”。按照这一规定，各高校仪器设备档案管理普遍采用集中统一管理模式：亦就是将仪器设备的购置、验收、安装、使用、维修、改造、事故处理以及报废等过程中形成的材料集中统一保管在档案部门，由档案部门对其进行管理，具体工作方法为：设备管理部门的兼职档案员在仪器设备开箱验收后，将该仪器设备的申请表、订购通知单、验收报告、履历书等文件材料（简称综合类文件材料）收集齐全；由于仪器设备的使用部门在仪器设备调试过程中需频繁地使用随机文件，因此随机文件不能立即归档，而是在设备正常运行两个月之后，由兼职档案员向各部门收集，并连同设备综合类文件一起，整理装订后向档案部门移交。档案部门则检查设备档案的案卷质量，编制档号，输入案卷信息，入库上架，档案实体保存在档案部门内。如果设备使用部门仍需利用仪器设备的随机文件，需到档案部门办理借阅手续，利用档案；仪器设备报废后，档案部门根据设备的报废清单，编制销毁清册，销毁档案。
仪器设备档案采用集中统一管理的模式，固然有其优点，但在具体的管理过程中，也发现诸多于工作不利的因素，对于档案工作、仪器设备的管理等工作的进一步开展带来诸多不便。笔者认为主要有以下问题：
一、仪器设备档案归档起点太低
由于高校从事的研究工作均处于国内乃至国际先进水平，其所使用的大都是是高、精、尖的仪器设备，价值较高，因而“5万元”起点太低。复旦大学2003年购置价值5万元以上的设备就有5000多台，随着科学技术的飞速发展，仪器设备的更新速度越来越快。如果墨守成规，按照《规范》执行，将所有5万元以上的设备档案归档，往往会造成人力资源的浪费，档案装具的浪费以及库房空间的浪费。
二、仪器设备档案归档范围太宽
《规范》中规定设备档案归档范围是5万元以上所有类型的仪器设备。但是通用的定型的仪器设备，工具类的仪器如校食堂所购置的大型锅炉，汽车队购置的汽车，以及PC电脑产品，由于它们在社会上具有一定的普遍性，通用性，数量较多，更新较快，售后服务又好，其是否具有归档价值呢？答案当然是否定的。
三、仪器设备档案管理利用不便
1.仪器设备随机文件收集难
由于归档时间滞后，兼职档案员是在设备使用两个月后，向设备使用部门收集设备的随机文件。而设备使用人员往往因档案意识不强，不密切配合，认为设备是由他们购买的，设备的随机文件也应属于他们所有，随机文件归档，难免给他们的工作带来一些不必要的麻烦，这样对兼职档案员的收集工作增加了困难。
2.仪器设备随机文件整理难
由于仪器设备的随机文件少则四、五本，多达上百本，根据《规范》中的规定，每一份随机文件成为档案前都要经过整理，敲页码；如有钉子的要去钉，用线装订，编档号的过程，无疑归档的工作量是大大地增加了。
3.仪器设备随机文件管理难
设备档案在实体保存在档案馆内，档案部门工作人员要对设备档案进行档案信息录入、编目、入库、上架、档案保护及提供利用等工作。由于设备的使用部门为了本部门的工作方便，为了设备的使用方便，要么将随机文件复印1套自己备用，导致资源浪费；要么长期借用，导致大量随机文件长期保存在各个部门手中。在库房中，借用在外的设备档案的空盒占据了大量的排架长度，对新产生的档案的入库工作带来一定的影响。在档案利用的日常管理中，档案人员必须定期对外借的档案做好催还工作，给档案部门的档案管理工作造成极大的不便。
4.仪器设备随机文件补充难
仪器设备档案包括仪器购置、验收、安装、使用、维修、改造、事故处理以及报废等过程中形成的材料，一般情况下，档案馆保存的设备档案只有仪器的购置、验收、安装、使用的材料；而仪器的维修、改造、事故处理及报废过程中形成的材料，档案部门基本上是空白的。一方面仪器设备的使用单位没有将仪器维修等情况的材料归档的意识，另一方面全校历年来那么多的仪器，档案部门也无法确切知道每台仪器的使用、维修情况，从而导致仪器设备维修、改造、事故处理等方面材料的无法及时补充，设备档案缺乏完整性。
5.仪器设备随机文件销毁难
有些仪器设备或报废、或以旧换新，由于各个设备的使用期限不一致，就全校而言，设备更新换代数量较多，速度较快，档案部门无法随着设备的报废及时将设备档案进行销毁；即使设备档案销毁了，设备档案中也还存在大量的空号，以上种种均给档案部门的档案管理带来一定的难度。
综合以上所述，集中统一管理仪器设备档案对我们档案工作的顺利开展带来了一定的难度，另外我们在丰富馆藏档案的同时，首先要考虑优化馆藏。不能囫囵吞枣，不是所有的文件材料都属于档案，进馆的档案要保证利用价值高，确实有保存价值的材料才能进馆保存。因此，有必要对仪器设备档案的管理采取一些变革。
一、突出重点，提高归档起点
各学校应根据实际情况对归档的仪器设备进行系统划分，提高归档起点，将《规范》中“价值5万元以上”上升到适当高度。从目前情况看，国家科委统管的23种大型精密仪器价值一般在20万元以上，因此，宜将20万元作为归档的起点。20万元以下仪器由于其数量多、更新快的特点，所以保存价值不大，不必要归档。而后需要再对20万元以上的仪器进行划分，区分一般仪器与精密仪器，去除通用性强的定型产品，工具类产品。归结下来，仪器设备档案的归档范围是价值20万元以上，除工具类设备以外的高、精、尖精密仪器。
二、随机文件管理与设备管理相结合
仪器设备的购置、安装等工作过程中形成的综合类文件材料由档案部门集中统一管理，设备的随机文件由各设备的使用部门自行编号、保管。档案部门及设备管理部门在每年检查设备的同时检查随机文件保存情况的一种管理方法。
为了加强对精密仪器设备文件材料的管理，档案部门应参与开箱验收工作，价值40万以上的设备必须由设备管理部门与档案部门共同开箱验收。使设备管理部门兼职档案员在开箱验收的同时将设备的购置等工作中形成的综合类文件材料收集齐全，经整理装订后移交档案馆，集中统一保管，保证设备档案完整、及时、准确归档。
由于集中统一管理模式中存在的不少弊病，我们认为仪器设备的随机文件已经不适于集中统一管理，它适合于与仪器设备同时保管在仪器的使用部门中，便于该部门在使用仪器设备的同时利用随机文件，便于该部门将设备在使用、维修、改造过程中形成的文件材料，随时补充、共同保存。设备在开箱验收后，设备的随机文件由该部门根据项目自行编号，并编制设备随机文件的目录索引，一式三份，一份自存，另两份分别交设备管理部门及档案部门保存。在此过程中，由于设备的随机文件不归档，也省略了敲页码、整理装订等一系列归档的步骤，提高了工作效率。部门能在设备销毁同时，及时将设备的随机文件销毁，编制销毁清册留存档案馆保存。在设备管理部门每年检查设备保存情况时，检查设备的随机文件。这样设备的随机文件虽分散在各部门自行保存，但仍能做到常检查、常管理，保证文件不散失，同时又便于各部门工作的顺利开展。
高校的发展为档案工作提供了动力，提出了更新、更高的要求。高校档案工作只有紧跟时代的步伐，抓住机遇，适应改革的需要，探索出一套适合高校档案管理的新方法、新思路，才能求得自身的生存与发展。
