加快馆藏档案的数字化和数据库建设步伐，加强重要档案的保护，提高档案利用的效率和水平，是档案馆贯彻落实科学发展观和“三个体系”建设的必然要求，也是档案馆工作的重要职责和主要任务。近年来，上海市档案馆以《全国档案信息化建设实施纲要》为指引，把档案数字化工作作为一项系统工程摆上重要日程，制定和采取了一系列有效措施推动馆藏档案数字化，在加快档案数字化进程的同时，有效地带动了档案基础业务和利用工作的发展。
一、八年的工作成果
上海市档案馆现保存档案资料303万卷（册），其中历史档案134万卷，解放后档案164万卷，各类资料5万册。这些档案资料覆盖了近现代上海政治、经济、文化和社会发展的各个领域，是深度了解上海城市历史发展轨迹的第一手材料，有着广泛的社会利用需求。
为适应信息时代发展需要，上海市档案馆以档案目录和全文数据库建设为核心，依托局域网、公务网和因特网，积极推进档案信息化建设。作为核心资源总库的重要组成部分，市档案馆始终致力于档案全文数据库的建设，早在10年前，就探索性地应用平板扫描仪进行档案扫描的实践；2002年，委托所属的档案缩微中心小批量开展档案数字化工作；2005年下半年正式确立了档案数字化建设的战略目标；2006年起，在档案缩微中心继续承担档案数字化工作的同时，开始采取服务外包模式，内外并举，数字化建库数量5年间增长了16.5倍。
截至目前，上海市档案馆共数字化档案120余万卷、1亿多幅，其中可以向利用者提供局域网查阅服务的档案高达119万卷。档案数字化成效日益显现，提供利用的数字化档案数量占提供利用档案总数的比例持续攀升，5年来从不到2%已升至现在的80％左右，大大降低了档案原件调用比例，为数字档案馆建设打下了坚实基础，初步实现了“馆藏开放档案以复制件代替原件提供利用”的工作目标。
二、实践探索中凝聚的共识
美国学者道格拉斯·霍姆斯在《电子政务》中指出“在发展电子政务过程中，大多数问题是组织和政治问题，而不是技术问题。”其实，这对于档案数字化工作同样适用。档案数字化工作绝不是简单的扫描问题，它是档案数据库建设的组成部分，是档案信息化建设的重要环节，又和档案各项业务工作密切关联。八年来，上海市档案馆经过艰苦的探索，最终立足于档案馆的现状、馆藏档案管理实际、社会利用需求、档案信息化发展水平及“三个体系”建设的政策引领，通过广泛调研、具体实践和深入研究思考，明确了档案数字化工作的思路，凝聚了共识。
——战略愿景：全覆盖
所谓“全覆盖”，就是最终实现馆藏所有的永久保管档案以复制件代替原件提供利用。确立这样一个战略愿景具有多方面考量：
1、上海市档案馆馆藏81万余卷开放档案中，80％属于国家重点档案抢救范围的历史档案，随着档案利用从封闭走向开放，档案利用方式不断拓展，这些年代久远的历史档案在反复的利用过程中安全状况堪忧，这给馆藏重点档案的抢救和保护提出了全新的课题。为达到既有效保护档案原件的完整与安全，又方便社会利用的目的，国家档案法规对“馆藏档案以复制件代替原件提供社会利用”也早有明确规定。1983年4月26日国家档案局颁发的《档案馆工作通则》第二十一条第六款规定：“档案馆为利用者提供档案，应尽量以复制件代替原件”。1991年12月26日国家档案局颁发的《各级国家档案馆开放档案办法》第五条规定：“古老、珍贵和重要档案应以复制件代替原件提供利用”。1999年5月5日修改后的《中华人民共和国档案法实施办法》第二十一条更是明确规定：“各级各类档案馆提供社会利用的档案，应当逐步实现以缩微品代替原件。”。
2、社会信息化的浪潮发展迅猛，尤其是身处经济发展前沿的上海，人们的信息观念、信息意识、信息需求以及获取信息的手段无不与时俱进，实现档案馆档案信息化已是大势所趋。而2004年中办、国办联合制发的《关于加强信息资源开发利用工作的若干意见》明确“把信息资源开发利用工作作为下一个阶段信息化事业的重点”，提出我国信息化事业要实施“从信息技术阶段转向信息资源阶段”的战略转型。档案馆的档案信息化工作理所当然应该围绕我国信息化事业的重点----信息资源建设和开发利用，当务之急就是要加快馆藏存量档案的数字化步伐，以服从服务我国信息化事业战略转型的需要。
3、2004年4月上海市档案馆外滩新馆启用后，上海市档案馆成为国内少有的档案保管基地和档案利用“窗口”不在同一地理位置上的省级档案馆，两地相距10公里之遥，而档案利用持续在“高位”运行，每年接待利用都在1万人次以上，每月提供查阅服务的案卷总数均超过4000卷。保管基地和利用窗口“分居两地”的格局使得档案馆在如何提供更为快捷便利的查阅服务方面依然面临着巨大的现实压力，也迫使我们打破传统查阅利用习惯，寻求新的档案提供利用方式。
——基本策略：效益
档案数字化是一个以经费保障为支撑的系统工程，无论是扫描本身，还是配置先进的设备和创建较好的软件环境，都得靠大量经费来支撑。所以，在档案数字化中尤其要关注投入与产出的问题，尤其要树立成本效益的观念，切实提高档案数字化工作的收益。而且，成本效益观念不仅仅局限于档案扫描本身，也不仅仅局限于数字化档案利用的社会效益，更应该作为一种思想贯穿于档案数字化和各项业务管理的全过程，唯此档案数字化工作才能在国情、馆情、档情条件下得到又好又快发展。具体做法是：
1、坚持“利用为先”策略，以满足用户的需要为导向，以追求最大化的利用效益为目标。即根据“利用为先”的原则来确定数字化工作的轻重缓急，将那些“已开放、需求高”的馆藏档案优先确定为数字化的范围，扫描完毕后，即时质检、即时上传，第一时间为利用者提供局域网查阅服务。
2、坚持“数字化带动”策略，以档案数字化与各项基础业务工作有机结合为抓手，以追求档案工作的整体效益为目标。即将档案数字化与重点档案的抢救相结合，推动馆藏重点档案的保护；将档案数字化与实体整理相结合，促进馆藏档案的规范有序；将档案数字化与目录建库相结合，提高数字化档案的检索深度和效率；将档案数字化与文件级机读目录和解密划控工作相结合，开展以“份”为单位的档案解密划控工作，即在一个案卷中允许既有可向社会开放的文件也有控制使用的文件，颠覆传统的一个案卷中只要有一份文件控制则整卷控制的做法，有效提高档案开放比率；等等。
——价值追求：质量
所谓“质量”，是指在档案数字化工作中坚持以“精细化管理”为着力点，以“质量”为核心，通过理顺馆内各部门的工作职责，建立健全相关技术标准和业务规范，将馆藏档案数字化的质量要求落实到各个工作环节。具体做法是：
1、建立长效工作机制。局馆领导高度重视档案数字化工作，并提出工作思路和要求。经过几年的工作实践，形成了一把手亲自挂帅、分管领导具体负责、相关部门协同配合的长效机制。全局性问题，一把手亲自过问、拍板；重大问题，分管领导随时协调、处理；具体问题，各有关部门按照职责范围及时研究、解决。
2、完善各项工作制度。在制度建设中，上海市档案馆力求“精细化”。“精”即工作流程的关键环节，“细”即关键环节的主要控制点，“精细化”就是要求制定各项工作制度时要精准定位、精益求精、细化目标、细化考核。在这样一个理念的指引下，档案数字化工作制度区分了“纸质”、“照片”、“音视频”等3种不同的信息类型，确定了“制定档案数字化年度计划”、“制定档案数字化计划任务单”、“调卷”、“扫描前处理”、“扫描”、“档案数字化影像质量检验”、“归卷”、“系统处理”、“机读目录和档案数字化全文关联校验”、“质量检查”、“局域网发布”等共11个工作环节，明确了保管部、整理编目部、信息技术部、安全保护部、利用服务部、保卫处、行政处、缩微中心、扫描公司等9个相关部门的具体职责，制定了“档案实体编号”、“档案数字化影像”、“档案数字化影像编号”、“机读目录与数字化影像关联”、“重复件处理”等5个工作标准，细化了各个工作环节的具体要求。
三、未竟的探讨
凭着对档案事业的高度责任感和使命感，上海市档案馆全馆上下努力求索、大胆实践，档案数字化工作取得了可喜的突破。但是，数字化档案的互联网应用明显不足，一些档案数字化后还需要调阅档案原件，如何开展缩微胶片转数字化或数字化档案转缩微胶片，一系列问题依然需要我们在“十二五”期间作更深入的探究。
——互联网应用
“利用优先”是上海市档案馆档案数字化工作的基本策略，但是目前的“利用优先”尚停留在提供局域网查阅服务的层面，对于提供互联网查阅服务方面，还存在着较大的顾虑。这种顾虑既有档案信息安全层面的考量，也有技术层面和业务层面的考量。按照现行法规，提供互联网数字全文查阅服务，意味着档案的公布，在自由利用的环境下，如何确保档案信息的绝对安全？提供互联网查阅服务是否也和局域网一样采取整个全宗、整个目录、整个案卷的上传和查阅模式？以目前普遍采用的图像为主的影像格式，是否适合互联网用户的浏览习惯？
——数字化影像标准
在数字化档案利用中，我们经常遇上这样的情况，利用者需要对所查阅的档案进行原貌复制。而目前针对纸质档案普遍采用的150dpi、黑白二值或256阶灰度的影像难以满足要求，只得调阅档案原件另行扫描。有意思的是，现代信息技术日新月异，21世纪初作为档案数字化重要因素考量的影像存储空间价格，在今天已经相对不再“重要”了。因此，有关数字化影像标准，是否要搞“一刀切”，是否应和未来的“互联网应用”等结合起来考量，值得进一步探讨。更不用说还有声像、多媒体档案的标准问题。
——模转数、数转模
拍摄档案缩微胶片是各档案馆上世纪80年代以来的普遍策略，上海市档案馆迄今为止已经拍摄了23万卷的档案缩微胶片，档案缩微是一种“传统“的档案复制件提供利用，但却依旧发挥着重要作用。面对日益复杂的档案安全形势，确有必要就开展“模转数”、“数转模”问题进行深入研究。特别是早年形成的缩微胶片，由于对规范化前处理重视不够，在“模转数”过程中一定会遇到很多问题。而且从经济上考量，“模转数”也不一定比原件重新扫描更经济。如何选择适当的工作模式，仍需慎重思量。
（张斌）
