2009年10月，杨冬权局长在上海召开的全国档案馆工作会议上，作了题为“以丰富馆藏、提高安全保障能力和公共服务能力为重点，实现档案馆事业新跨越”的报告，阐述了今后一个时期档案馆应着力提高安全保障能力和公共服务能力（注：杨冬权，《以丰富馆藏、提高安全保障能力和公共服务能力为重点，实现档案馆事业新跨越----在全国档案馆工作会议上的讲话》，《中国档案》，2009年12期）。这体现出公共服务能力建设正受到社会各方关注，也体现出公共服务能力建设已成为需要档案馆全心投入的积极行动。
将公共服务能力建设作为档案馆工作的核心能力之一，上升到战略层面来思考和对待，一方面是基于档案工作的根本性质，另一方面也是档案馆自身科学发展的客观要求。长期以来，档案界已经赋予档案和档案工作丰富而又深刻的社会意义，我们把档案看作是“代代相传的唯一且不可替代的遗产”，并宣称“档案的管理从形成时开始，旨在维护其价值和意义……对档案的开放利用能够丰富我们对人类社会的认知，促进民主，保护公民权利，提高生活质量。”（注：《国际档案宣言》（国际档案理事会2010年度大会通过），《中国档案》，2010年10期）诸如此类的表达，反映了我们对档案和档案工作在国家和社会发展中的地位和价值的认同和主张。
提高公共服务能力已不可阻挡地成为档案馆事业发展的必然的战略选择，下面我想和同行们一起探讨的是，作为有效管理档案并为公共服务能力建设提供重要支撑的档案基础业务工作，是否具备了充分发挥“档案价值的本领和能力”（注：丁华东，《档案服务能力建设：档案事业发展的战略选择》，《中国档案》，2010年2期），在新形势下我们又如何更好地谋划档案基础业务工作的方向和重点。
在讨论此问题之前，让我们先来看看本市20家国家档案馆（19家综合档案馆和1家专门档案馆）2007－2009年度档案工作的有关情况。（注：数据来自上海市档案局编制的“全国档案事业统计综合年报”及上海市档案局馆有关部门的统计文件。）
统计数据显示：第一，档案事业经费稳步增长。20家国家档案馆档案事业经费均有不同程度增长，年均增长率为12.8％。第二，档案目录和全文数据库建设突飞猛进。在馆藏档案总量以年均4.56％的速度增长的背景下，案卷级机读目录覆盖率从76.83％提升到82.14％，文件级机读目录覆盖率从8.4％迅速提至36.81％，档案数字化工作则以年扫描馆藏档案6.2％的速度推进。第三，档案开放鉴定及相关配套工作积弱不振。20家国家档案馆共向社会开放档案5万余卷，占馆藏档案的0.58％，2007年开放档案总数占馆藏档案的14.86％，之后逐年微幅递减；其中，过半的档案馆开放档案总数占馆藏档案的比例不足10％，过半的档案馆档案开放率不足50％；有部分档案馆未编制完整的开放档案目录；开放档案文件级机读目录建库比例远低于同期文件级机读目录覆盖馆藏档案的比例，仅从7.14％升至11.09％，提升缓慢。第四，档案利用工作总体平稳。开放档案牢牢占据档案利用总数的90％左右；档案提供利用的总卷次和总人次微幅波动，利用卷次略有下降，利用人次略有上升，以全年250个工作日计算，每个档案馆每天平均接待35人次提供70卷次档案。
统计数据表明，馆藏档案资源和档案事业经费稳步增长，档案信息化工作迅猛发展，但档案利用卷次和人次未见明显提升，档案基础业务工作在发挥档案价值的本领和能力方面未见明显起色。笔者认为，原因有三：第一，档案开放鉴定工作未得到足够重视。开放档案依然是档案利用的主体，但三年间，20家国家档案馆仅向社会开放档案5万余卷，平均每个馆每年不足千卷，有一家档案馆至今还保持着零开放的记录。第二，档案基础业务工作的投入很不均衡。档案目录和全文数据库建设的资金投入数额巨大，档案开放鉴定工作的力度与档案数据库建设的巨大资金投入和高速发展之间存在明显反差。第三，档案信息化建设的针对性和有效性不强。勿庸置疑，三年来，档案数据库建设高速发展，成绩显著。但在强调速度的同时，作为向社会提供利用绝对主体的开放档案，其开放目录的编制、文件级机读目录的著录，出乎意料的未完全成为工作的重点。另外，档案信息资源社会共享的程度依然有限，绝大部分档案馆基本停留在档案开放目录的公众网查询，档案全文信息的公布尚未启动。
档案基础业务工作的这种发展状况，在全国范围内，或许是一种普遍现象。但很明显，这和不断提高公共服务能力的要求有着不小差距。杨冬权局长在去年的全国档案馆工作会议上的讲话指出：“为全社会、为广大人民群众提供便捷的档案信息，是各级国家档案馆履行政府公共服务职能的重要任务。各级国家档案馆要紧紧围绕党和国家工作大局，围绕各级党委、政府的中心工作，围绕领导需要、社会需要和群众需要，运用各种手段和形式，及时提供档案资料……从各方面加强档案馆的公共服务能力建设……实现档案信息资源社会共享。”（注：杨冬权，《以丰富馆藏、提高安全保障能力和公共服务能力为重点，实现档案馆事业新跨越----在全国档案馆工作会议上的讲话》，《中国档案》，2009年12期）他从服务对象（全社会、广大人民群众）、服务目标（档案信息资源社会共享）与服务的手段和形式（各种手段和形式）等三个方面，为公共服务能力建设指明了方向、明确了重点。笔者以为，在着力提高公共服务能力的过程中，档案基础业务工作的发展模式急需转变，而首要的则是转变观念、摒弃陈规，坚定地以提高公共服务能力为目标进行思考、探索和谋划。
首先，以档案开放为核心，突出档案服务能力的“公共性”，谋划档案基础业务工作。
服务性是档案工作的根本性质，自档案形成之日起，档案就开始履行其服务的特性，为领导服务、为档案形成者服务、为国家机关服务。20年前，《档案法》的颁布第一次以国家法律的形式明确规定国家档案馆的档案还应当向社会开放，这是我国档案事业发展的一次历史性飞跃，也使档案服务的领域首次向全社会拓展。客观地将，20多年的档案开放进程，使大批形成时间满30年甚至不满30年的档案及时向社会开放，打破了我国档案界的封闭局面，为档案信息的开发利用提供了广阔的渠道，不仅产生了巨大的经济和社会效益，发挥了国家档案馆在社会经济建设和文化建设方面的作用，也提升了各级档案馆的社会地位，促进了国家档案事业的蓬勃发展。（注：马长林等编著，《档案信息公开理论与方法》第2页，上海社会科学出版社，2007年。）
可是，在我国档案开放政策执行20多年后的今天，我们发现即使在档案界内部，对于档案开放仍存在一些似是而非的模糊思想。有些馆对档案开放的真正含义认识不足，不少馆开放档案的动力严重不足，处于被动应付状态。上海地区，档案开放情况同样不尽人意，有18家档案馆开放档案占馆藏档案不足20％，11家不足10％，更有7家不足5％；有13家档案馆档案开放率不足50％，更有7家不足25％。怪不得，有档案界同仁撰文指出：“我们有的档案馆在开放档案问题上，总有一些不自觉和不情愿，有的不能科学全面地处理保密问题，有的认为‘我’档案馆保管的档案，让你知悉后出了书，这是亏本的事情，尤其是让外国人出了成果，内心更感不平衡。”（注：姜之茂，《媒体的无知、史学家的失语与档案馆的责任》，《中国档案》，2006年12）期）这类心态一定程度上影响了档案开放的进度，也实实在在地影响着各馆谋划档案基础业务工作的理念。
假使在档案开放问题上缺乏动力、害怕泄密、担心吃亏，那么公共服务能力就不可能有实质的提高；假使档案服务主要停留在为领导服务、为立档单位服务、为国家机关服务，那么公共服务能力也不可能有实质提高。笔者以为，公共服务能力建设的核心是服务对象和服务目标的根本转变问题，换言之，就是从原先的为领导服务、为立档单位服务、为国家机关服务转向为广大人民群众服务，从原先的有限范围的档案信息资源的利用转向档案信息资源的社会共享。所以，档案服务能力的“公共性”问题，具体来讲，就是我们必须要把档案开放鉴定工作放在档案基础业务工作的首位，把如何提高馆藏档案的开放率放在档案开放鉴定工作的首位。
其次，以开放档案为对象，突出档案服务能力的“有效性”，谋划档案基础业务工作。
当前，很多档案馆有一种“信息化情结”，似乎数字化了、信息化了、网络化了，服务能力就自然而然提高了。笔者也经常听到一些同行满怀激情地展望，几年之内馆藏档案全部完成文件级目录著录，几年之内馆藏档案全部数字化，几年之内建成数字档案馆，诸如此类。在这一“情结”引领下，开始大笔投钱，建网络，建数据库，忙得不亦乐乎。很快，电脑越来越高级，数据库容量越来越庞大，网络越来越畅通，唯有网络和阅档室的人气冷清依旧。毫无疑问，这些举措确实是提高档案服务能力的手段和方法，但是如果工作对象绝大多数是静悄悄地躺在档案架上的不能向社会开放利用的“死”档案，档案服务能力的“公共性”，其成效又有几何呢？笔者并不以为，信息化的方向不对头，数字化的方向有问题，但是如果不以档案开放工作为基础，不以开放档案为对象，随意的盲目的信息化数字化的做法是否可取呢？
档案基础业务工作欠帐多任务重，是一个以人力和经费保障为支撑的长期的系统工程，无论开放鉴定、目录建库还是全文建库，都不是一蹴而就的。在档案基础业务工作中，我们必须要扭转固有的思维定势，必须要摒弃盲目的“信息化情结”，以档案服务能力的“有效性”为衡量标准，牢牢树立成本效益观念，使档案开放工作借助信息化的东风向纵深发展，这样方能不断提高公共服务能力。
具体来讲，就是在档案开放的基础上，以满足用户的需要为导向，以追求最大化的利用效益为目标。即根据“利用为先”的原则来确定档案基础业务工作的轻重缓急，将那些“已开放、需求高”的馆藏档案优先确定为档案基础业务工作的范围，第一时间为利用者提供查阅服务。同时，将档案开放鉴定工作与文件级机读目录和数字化相结合，开展以“份”为单位的档案开放鉴定工作，即在一个案卷中允许既有可向社会开放的文件也有控制使用的文件，改变传统的一个案卷中只要有一份文件控制则整卷控制的做法，借助信息化的手段，有效提高档案开放比率及开放档案的检索深度和效率，促进档案基础业务工作的科学发展。另外，依托信息化手段，提供全部开放档案目录的公众网查询服务，有序推进开放档案全文信息的公众网利用。
（张斌）
