张大伟
电子政务建设为新世纪档案事业发展提供了广阔的空间和强大的动力。对此，我国档案界已经充分认识，本市各级档案部门纷纷制定规划，精心组织，积极参与到如火如荼的电子政务建设中去，长宁区、静安区等档案馆还创造了许多有益的经验。然而，由于各种原因，档案部门对电子政务建设的知情权、表达权、参与权和控制权还都相当有限，而电子政务建设部门对档案信息化的认知度也比较低。因此，如何构筑档案信息化和电子政务的和谐关系已经成为档案部门面临的现实问题。
一、信息资源建设是档案信息化和电子政务和谐的基础
我国电子政务建设从上世纪80年代起步，期间经过“行政机关办公自动化”、“政府上网”、“‘金’字工程”等发展阶段，如今已经形成了“三网一库”，即政府内网、专网、外网及信息资源库为基础的建设框架。电子政务建设的核心是信息资源管理，这是为什么呢？
首先，信息资源是电子政务的核心资源。电子政务系统处理的对象是政府形成或掌握的信息。政府是社会的管理者，也是社会信息最大拥有者和使用者。据统计，目前各级政府部门大约集聚了全社会信息资源总量的80%。这些信息不但总量大，而且比一般的社会信息更真实、系统和集成，理应属于优质国有战略资源。电子政务的“三网”是实现政府管理和服务职能的平台，三个平台的运行都需要依靠这些信息，并不断产生新的信息，及时、有效、系统、优质的信息是政府管理的基础，决策的前提和为社会服务的依据。离开信息资源，电子政务将成为“无源之水，无本之木”。因此，电子政务建设的基础是信息资源管理。
其次，信息资源管理是当前电子政务建设的薄弱环节。我国电子政务建设已经发展了十多个年头。从信息的总量和网站的规模上看，我国电子政务建设可谓硕果累累。然而，随着实践的发展，政府网站的问题也凸现出来。由于我国的电子政务由各政府机构分头建设，缺乏统一的规划、规范、标准和精心的组织管理，每个网站系统都建成了自成体系，各具特色的数据库系统、操作平台、管理方式和工作流程，虽然各自运行正常，然而却是难以互通互连。“信息孤岛”现象带来政府信息资源采集难、更新难、整合难、共享难、保管难、查询难的问题，由此造成许多宝贵信息资源的分散、闲置和浪费，制约了电子政务系统整体效益的发挥，违背了政府信息化的初衷。由此，我国各级政府已经对此信息资源管理问题引起了高度重视。
二、信息资源管理是电子政务与档案事业“双赢”的结合点
解决信息资源管理问题为电子政务和档案事业的结合创造了必要的条件，也带来了“双赢”和“互利”的机会。
首先，电子政务系统是档案部门取之不尽的信息宝库和服务社会的先进平台。档案是在社会实践中直接形成的、留备查考的原始记录。由于政府机关是社会活动的组织者、管理者，其地位决定了电子政务信息是政府机关职能活动或社会重大事项的真实记录。这些信息影响范围广、作用时间长、涵盖内容丰富、可信度高，且以数码方式存储，具有存储密集、处理灵活、检索快捷、传播迅速、多媒体集成等传统载体信息难以比拟的优势，因此它比其它社会信息资源具有更高的史料保存价值和长远开发利用价值，理所当然成为现代档案的重要来源。
21世纪是信息社会和知识经济的时代，档案工作如何在实际上，而不是理论上与信息社会、知识经济接轨，并融入这个潮流中去，当前迫切需要优化档案信息资源的结构和配置。近年来，我国档案界通过不懈的努力，虽然在丰富档案资源上做了大量工作，然而，档案专业在总体上还未改变传统计划经济下形成的档案资源范围狭窄、结构单一的被动局面。主要表现在，反映机关党、政工作的文书档案占绝对的多数，而反映社会科技、经济、文化、人文，以及家族、个人活动的，恰恰是当前社会查找利用十分需要的信息在档案中占很小比例。档案资源与社会需求不适应，是造成当前档案利用率低的主要原因。
由各级政府构建的电子政务系统是全方位、高层次的信息开放平台，是社会优质信息资源的集散枢纽和存储基地。从理论上讲，借助这个平台，档案部门有取之不尽，用之不竭的，又是目前档案馆藏中急需的优质信息资源。借助这个平台，我们还可以将任何档案资源（Anything），在任何时候（Anytime），提供给任何地区（Anywhere）的任何人（Anybody），使档案服务达到现代信息传递利用的“4A”境界，彻底消除档案部门与社会用户之间的鸿沟，实现档案信息的无障碍传输和全天候服务，为社会提供全方位、高层次、宽领域、多形式的服务。同时，还可以培养和锻炼档案干部队伍，为队伍建设注入新的活力和动力，真正实现档案事业的跨越式发展。
其次，电子政务建设可以借助档案部门的专业优势，加强政务信息资源的科学管理。信息资源管理是通过对信息资源收集、整理、存储、保护、监控等手段，以提高信息资源的自身价值和利用率，降低资源的消耗，使电子政务建设能以较小的投入获取较佳的效果。政务信息管理和档案信息管理同属信息管理领域，具有共同的规律和特征。当前电子政务信息资源的管理中需要解决的信息采集、著录、分类、整理、保管、检索、利用、汇编等，正是长期来档案专业人员擅长的日常业务工作。因此，档案部门参与电子政务信息资源管理应当较之其它部门和专业更具有专业优势，更有利于政务信息的长远保管和利用。
在参与电子政务建设方面，长宁区档案局创造了很好的经验。他们通过主动向区领导争取，与电子政务建设部门通力合作，将电子文件归档管理纳入区政府“数字长宁”政务系统建设中，在档案馆的电子文件归档管理系统中建立了政务信息“一站式”保管基地，“一门式”检索平台，使分散的政务文件得到统一的收集、归档、整理、保管，有效地整合了电子政务信息，方便了政府部门、企业组织、社会公众查询利用政府公开信息，得到了政府部门和社会公众的广泛认可和好评。上海市档案局主办的网站整合了全市各级电子政务系统的公开信息，建立了“一门式”检索平台，为各方用户检索政府公开信息提供了极大的便利。
实践表明，档案部门参与电子政务信息资源管理不但利民，即有利于政务信息公开；利政，即有利于电子政务发展；利档，即有利于档案事业发展，而且也合情、合理、合法，是推进电子政务和档案事业共同发展的新思路和新举措。
三、构筑档案信息化与电子政务的和谐关系的切入点
当前档案界许多有识之士已经认识到参与电子政务信息资源建设的重要意义，并在积极地进行探索。目前遇到的关键问题是如何选择好参与的切入点。为此，笔者在分析必要性和可能性的基础上，特推荐以下五个切入的领域。
一是以科学协调发展为目标，参与信息资源管理的规划、规范
电子政务建设涉及面广、影响面大、安全性强、投入高、风险大、周期长。为了贯彻科学发展观，当前各级政府都十分重视电子政务信息资源管理的规划，然而这项工作一般都没有考虑让档案部门参与，这给政务信息的规范化管理、归档保存以及建立“一门式”检索服务平台造成了诸多问题。为此，档案部门要通过加强宣传、联系，在争取有关领导和部门理解、支持的基础上，努力将政务信息的保存归档、著录标引、分类整理等要求纳入电子政务建设方案、政策、法规、规范、标准等指导性、约束性的文件中去，这样有利于加强对信息资源建设的宏观调控，规范信息资源的采集、保存、分类、整合、传递和利用工作，建立资源集中统一管理体系，减少信息的重复、交叉制作和采集，克服信息的不准确、不完整、不一致、不及时等现象，降低信息采集管理的成本，减少资源的消耗，提升资源的价值，从而建立起政务信息资源的长效管理和有效开发利用机制。
二是以确保真实、完整、安全、有效为原则，参与归档电子文件的前端控制
电子政务信息的表现形式是电子文件。对电子文件的科学管理是衡量现代档案和电子政务信息资源管理水平的重要标志。电子文件质量标准是真实性、完整性、安全性和有效性。只有满足质量标准的电子文件才有归档价值。而保障电子文件质量的最重要措施就是前端控制，即针对电子文件易流失、易更改等特性，从文件制发形成阶段起，就进行跟踪管理，包括对制发电子文件的流程规范控制；对背景信息、元数据的收集和封装；对归档电子文件进行技术鉴定和内容鉴定及归档处理；防止电子文件的非法或违规修改、毁坏、泄密等。内容的价值性是电子文件价值的基础，为了防止收集归档工作的盲目性、随意性，档案部门须尽快制订出科学、合理的《电子文件归档范围和保管期限表》，以及电子文件的归档办法，以便有章可循。前端控制是管理电子文件最重要的基础工作，档案部门应当会同有关人员做好归档前的审核、鉴定、把关工作，使重要政务信息得到妥善的保管，发挥长效的作用。
三是以确保信息资源系统性、共享性为要求，参与信息资源的整合
所谓信息资源的整合就是按照国家的统一要求，通过对信息的整理和组合，使之结构合理、配置优化，以达到信息资源有序化管理和广泛共享利用。整理是信息资源有序化的关键，即通过对信息的规范著录、标引、分类、排列，使分散形成和存储的政务信息有序化。目前档案有序化的理论和方法已经相当成熟，应当结合政务信息的特点，将其推广到政务信息的整理工作中去。电子政务信息来源分布广泛，通过错综复杂的网页链接，往往造成大量的交叉重复，在归档保存时如何消除冗余信息，使其有合理的流向和归属，是信息资源整合的重点和难点。为此可以推广档案整理的来源原则和以本单位形成文件为主的归档原则，以信息的形成单位或专题事项为主要线索进行信息整理和分级保管。避免出现归档文件“你有我也有，你无我也无”的紊乱情况。为了规范整理，还需尽快制订电子政务信息资源的分类原则和实施细则，以便通过分类标引，将具有共同属性的信息集中起来提供利用，克服目前电子政务信息资源量大、分散，不便查询利用的困难。
四是以避免信息资源丢失、泄密为重点，参与信息资源的安全管理
当前电子政务的安全正面临病毒侵袭、黑客攻击、人为失误、系统故障、载体损坏等各方面的严重威胁。由于档案的专业特点，档案人员对于信息的安全管理也具有一定的经验。为此档案部门可以配合电子政务主管部门和信息技术部门，制订安全管理规范，落实物理隔离、数据备份、防火墙设置、CA认证、数字加密、数字签名、权限控制、日志管理与安全审计等各种技术措施，并做好已归档电子文件的安全保存、保护工作，确保政务信息安全的万无一失。
五是以信息的广泛公开和共享为目的，参与信息资源的开发利用
鉴于电子政务的“信息孤岛”问题较难在短期内解决，目前通过找网站----找类目----找信息的查询方法显然给用户带来诸多不便，通过搜索引擎查询信息的查全率、查准率也不高。针对这种情况，档案部门可以发挥政务信息“经纪人”、“二传手”的作用，即通过在档案网站设置“用户查询向导”、“用户疑难问题咨询”、“政府网站公共服务功能介绍”、“政府网站分类链接”等服务方式，为上网用户指点迷津，排忧解难，使档案网站逐步办成电子政务公共服务的“导航站”。目前各级档案馆网站已经开展了政府现行公开文件查询服务、政府开放档案目录查询及内容提供服务、纸质档案查询预约登记等服务项目，取得很好的社会效果。在坚持这些行之有效的做法的同时档案网站还可举办各种专题的网上展览，展览不应局限于已有馆藏档案的，还可以围绕各个时期的社会公众关注的热点，从各政府网站上采集大量图文并茂、声情并茂的文字、图像、音像信息，再融合馆藏档案信息进行加工汇编和上网传播，使档案网站逐步成为宣传先进思想、文化，开展爱国主义、革命传统、科技文化教育或提供文化休闲服务的重要阵地。
参考文献：
《档案信息化建设实务》杨公之主编 中国档案出版社2003年版
《电子政务导论》 徐晓林 杨兰蓉编著 武汉出版社 2002年版
