张大伟
电子文件的问世不仅意味着档案载体的转移，而且向传统的管理思想、体制、理论、方法提出了全面的挑战，使当代档案工作的生存和发展面临前所未有的压力：一方面，由于电子文件的真实、完整、有效和安全受到普遍质疑，档案工作者在享受电子文件的巨大恩惠的同时，不得不喜新“恋”旧，即在收藏电子文件的同时再收藏同样内容的纸质档案，由此不得不承受“双套制”的负担。另一方面，档案工作的生存环境发生了巨大变化，诸如信息爆炸、知识猛增、科技飞跃、体制改革、政治民主、社会开放等时代的进步，都对电子文件赋予新的使命，并对档案工作产生巨大的冲击。人们总希望“办法比问题多”，然而，现阶段电子文件管理却是问题比办法多。错综复杂的内外矛盾难免使人困惑、焦虑、急躁，进而形成某些主观、绝对、片面的思维方式以及盲目、随意的决策行为，使这项开拓性的事业不时出现不作为或乱作为现象。
从哲学角度看，科学发展观的根本特征是和谐发展，“全面、协调、可持续”讲的都是和谐。而其关键又在于倡导和谐的思维方式，也就是在处理复杂的矛盾关系时，不能仅看到矛盾双方的对立和冲突，还要看到他们的相互联系和依存，防止思维方式的绝对、片面和僵化。电子文件管理呼唤和谐，而且内容相当广泛。本文仅从以下不得不说，且有话可说的八个方面谈点粗浅的感悟。
一、理论和实践的和谐
理论与实践的和谐关系应当是“实践----认识----再实践----再认识…”的无限反复。理论的实践性“强调理论对于实践的依赖关系，理论的基础是实践，又转过来为实践服务。” ⑴脱离实践的理论只能是空理论或伪理论。没有理论指导的实践也将是盲目的实践。因此，理论和实践应当“相依为命”，和谐发展。近十年来，我国档案界积极致力于电子文件的研究，理论成果斐然。然而理论与实践“两张皮”、“两股道”的现象仍然存在。为了解决不和谐问题，当前特别要强调以下观点：
一是要将档案学搞成应用型学科。目前互联网中有关电子文件的文章多达千百万篇，且多数出自档案工作者手笔。然而稍微浏览就能发现，多数文章局限于论述一般概念、特点、原理、原则，即使涉及方法也往往泛泛而谈，缺少操作性。有些文章看似面面俱到，句句有理，读完却让人无所适从，实践者不感兴趣。所以当前最稀缺的不是写给学者看的“学术”，而是能让实践者消暑解渴的对策。如果档案学理论不方法化、对策化，不能解实践者的燃眉之急，单纯搞“纯学说”，将成果锁在柜子里或圈在学术界，这样的研究是一种浪费。
二是要将复杂的理论简单化。老子说“大道至简”，意思是大道理应当很简单、很朴素。然而电子文件管理学却有复杂化的趋势。一是概念复杂化。一味注重概念研究，在新名词、新概念里兜圈子。二是方法复杂化。动辄设计一套复杂的模式或体系，然而具体如何在计算机中实现却回避了，或浅议辄止。我十分理解学术研究的大胆设想、创新思维和追求完美，问题是是否考虑过这些理论和方法的可行性？首先，档案学应当是“明白学”，简单化、通俗化、普及化永远是档案学的立命之本。理论研究需要学术规范，但不能为“规范”而将简单的问题复杂化，将明白的语言艰涩化，更不能借规范而故弄玄虚，掩饰理论上的空洞。其次，理论的论证过程可以复杂，但是最后要化做简洁的结论，且它和实践者的界面必须简化、友好，要创造出简便易行的方法和工具传播给大众。
三是要缩短“知”与“行”的差距。为了指导实践，理论需要超前，但是这种超前要“适度”，不能“过度”。现在电子文件管理的“知”与“行”的差距比较大，理论界提出的许多新概念，如实体归档、虚拟归档；广义来源、狭义来源；实体整理、逻辑整理；主体全宗、客体全宗；内容鉴定、技术鉴定等确实代表了发展方向，但是“理论在天上飞、实践在地上爬”，理论再完美，实践部门“星星还是那个星星”。由于理论未很好地指导实践，也制约理论自身的发展。
四是要消化后吸收国外理论。我国的许多电子文件管理理论来自国外。借鉴国外是必要，但是不能仅仅做“传声筒”和“播放器”，要结合中国的国情和档情。我国电子文件管理面临的社会环境比较复杂，在社会信息化环境中档案专业又处于相对弱势，因此想问题出主意，必须承认和面对现实，要在消化吸收外国经验的基础上，提出适合中国实际的操作模式。
五是要重视学术的传播。理论只有经过传播，才能成为实践者手中的武器，才能实现理论的价值。束之高阁的理论好比不结果的花，充其量只能供观赏。为此要对理论做通俗化处理，重视传播工作，拓宽传播渠道，改进传播方式，追求传播效果。
六是要克服实践工作的随意化。实践工作者要相信理论和学习理论。缺乏理论的实践会导致盲目的作为。例如，保持文件的历史联系是档案价值存在的基础，在信息时代不能削弱，只能加强。实际上，随着知识经济的到来各领域的信息化都在加强信息之间的联系。然而，现在有些档案部门在不采取任何逻辑组卷的情况下单纯取消实体立卷，实际上是割断了文件之间的历史联系，违背了档案工作的规律。
二、有纸和无纸的和谐
有纸和无纸的关系实际是电子文件和纸质文件的关系。在当前以及今后相当长的时期内，它们应当是互连、互补、互动的关系，而不应当是相互对立、你死我活的关系。
电子文件的问世打破了纸质文件的一统天下。有人相信计算机无所不能，于是“无纸办公”的雄心便油然而生，“无纸办公”的词汇在许多文章中频频出现，在有些人眼里，似乎“无纸”就是先进，“有纸”象征落后，“无纸”成了办公自动化追求的目标。
一则短讯给我们敲响了警钟：2007年11月，英国皇家税务及海关总署在邮寄过程中丢失两张光盘，里面存储着2500万英国人的家庭详细情况，包括他们的国民保险账号及相关银行账号。这意味着包括英国首相布朗等政府要员在内的半数英国人都面临受欺诈的危险。为此，英国皇家海关及税务总署署长宣布引咎辞职，首相布朗也为事件公开道歉。这场由电子文件引发的社会危机告诉我们，电子文件在给人们的学习、工作、生活带来巨大便利的同时，也给人类带来巨大的风险，是名副其实的“双刃剑”。电子载体固然有便于制作、编辑、传播、检索、携带等纸质文件难以比拟的优势，但是也有载体、信息和生存环境不稳定的致命弱点。而纸质载体却有稳定、安全、可靠、直观，经得起时空考验的特质。电子文件的风险因素只要不解除，就摆脱不了对纸质文件的依赖。更何况我国是发明纸张，纸张文化深深扎根的古国，取消纸张谈何容易！因此，不能简单地将电子与先进，纸质与落后划上等号。
当前棘手的问题是“双套制”的负担，其实这也有和谐处理的方法。例如，我们可以将一部分非针对本单位的普发文件实行无纸保存，将另一部分利用率不高的实行纯纸质保存，由此将“双套”保存的范围减到最小。也可以将电子文件进行缩微转换，利用缩微片存储密集、稳定可靠、成本低廉的优势，在异质备份的基础上实现无纸化。
三、存量和增量的和谐
在信息化环境中形成的归档电子文件可分为存量和增量。存量是指对传统纸质档案数字化后形成的电子文件。该电子文件的形成有便于档案的检索、传递和共享利用，有利于保护珍贵档案原件，延长易损档案的保管寿命等。但是它仅仅是纸质档案的复制件，不能独立承担档案的原始凭证价值。更何况，如果原有档案价值有问题，数字化处理也将徒劳。
增量是指在电子政务、电子商务等信息化环境中直接形成的电子文件，如果采取有效的控制措施，即对它的元数据进行妥善的收集和管理，它有可能成为优质电子文件，并成为现代档案家族中的优质资源。因此有人将“存量”比做笼中虎，将“增量”比做野生虎。野生虎的素质显然比家养虎来得高。
然而由于增量电子文件管理需要加强前端控制，管理难度大。因此多数档案部门都将信息化的重点放在存量数字化上，忽略了增量电子文件的收集和质量控制，从而使增量不断变成新的存量，使档案部门陷入无休止的存量数字化工作。这种舍弃增量拼存量的做法十分劳民伤财。我们应当将数字化的重点放到现行电子文件的收集上来，或者至少做到存量和增量两手抓，达到激活存量价值，放大增量价值的目的。
四、档内与档外的和谐
档案工作的起点和终点都在档外，因为归档电子文件资源来于社会，又需要回馈社会。因此，电子文件管理更需要构建好档案工作内外的和谐关系。
然而，由于档案机构历来是机关的内部部门，档案干部往往习惯于“封闭”的工作环境。档案机构与外界交流不畅通，是造成档案收集难和利用率低两大难题的主要原因。为了打通与外界的关系，档案部门做了不懈的努力，但是没有根本性突破。为了收集电子文件，许多档案部门一再向各领域信息系统呼吁，要求“前端控制”，然而应者寥寥。
目前档案系统十分重视内部各系统之间的资源整合是必要的，但是，更重要的是要通过完善法规制度，加强沟通，千方百计地与社会信息化系统接轨，将档案信息化系统纳入电子政务、电子商务、电子校务、电子法务、电子银行等系统的规划和建设，取得电子文件收集、归档的主动权。例如，目前不少档案馆主动与本地区新闻传媒单位联系，收集了大量的新闻视频文件，并建立了正常的归档渠道，使“昨天的新闻成为今天的档案”。建立档内与档外的和谐关系，能使档案服务从间接转换直接、从被动转换主动、从幕后走到台前、从滞后转向超前，使档案信息化更好地带动档案信息资源建设和服务体系建设，并使档案工作步入“有作为----有地位----有更大作为…”的良性循环。
五、存入与取出的和谐
档案工作职能可简化为“收、管、用”，其中关键是“存入与取出”。在英语中ACCESS翻译为“存取”，这说明存取是一回事。国外档案计算机管理系统一般都称检索系统，而检索的广义理解就包括信息存储和查找两个相反过程。为了获得完美的检索效能，就必须存入上狠下功夫，俗话说种瓜得瓜，种豆得豆。种豆不可能得瓜，例如，标题中没有输入人名，就不可能按照人名检索；著录质量不高，再高级的计算机系统也难以准确地检索。所谓在存入上下功夫，就是借助数据库技术，输入档案的所有具有检索价值的结构化信息，即著录标引。
我国档案界有开展著录工作的优良传统和专业优势，可是，与信息化要求相比，传统的著录有“三个不适应”：一是传统的著录项注重于文件的静态信息，不适应电子文件动态管理的需要；二是著录效率和质量不高，不适应电子文件日益普及的需要；三是标引工作，特别是主题词标引力量薄弱，不适应对电子文件内容管理的需要。早在上世纪90年代初，档案界就开始研究计算机自动标引，但是由于标引涉及对语义理解的高智能化处理，因此，计算机至今无法完全代替人工标引。
在电子文件管理中，有些人往往对检索的要求很高，而忽视著录和标引的质量，甚至现在有些档案系统完全取消标引，仅靠关键词查找。他们的理由是，反正输入检索关键词，计算机能够实行全文检索。其实用关键词进行全文检索的查准率是非常低的。为了实现对档案信息的内容管理，任何时候都离不开高质量的档案著录，特别是标引，这里没有捷径。
存入与取出的和谐关系是：要根据取出的需要来决定存入；重点要放在存入；存入的核心是目录数据库；著录标引项目既要参照国家标准，又不能不切实际地照搬，要根据实际情况调整；元数据包括著录元数据和管理元数据，也要结合实际调整，要尽量自动产生，并尽量嵌入到电子文件中去；要重视电子文件与目录数据库的挂接方法，弄不好存在风险。
六、管理与技术的和谐
管理与技术的关系好比汽车的前后轮。前轮是管理，决定技术应用的方向；后轮是技术，提供管理发展的动力。因此，不顾管理业务的规律，盲目追求所谓的先进技术，搞华而不实的“创新”，或者对新技术缺乏兴趣，一味偏好传统，习惯守旧，都不利于档案事业的发展。任何档案信息化建设的成功，都离不开管理与技术的紧密结合。
首先，信息技术的应用必须坚持以业务需求为导向。该需求必须来自对实践的深入调查，而不是空想的需求；该需求必须是可行的，而不是盲目蛮干的需求；需求还要分类，包括显在的需求（如现行文件公开）、潜在的需求（如公众的怀旧、休闲、娱乐等）；当前需求（如整理编目），长远需求（如智能检索、知识管理）；微观需求（如工作查考），宏观需求（如决策预测）等。需求把握准，技术投入就会得到良好的回报，反之将劳民伤财。
其次，要崇尚信息技术。电子文件是信息技术的产物，当前所遇到的许多棘手问题，如凭证价值保障、安全性控制、内容管理、异构资源整合、无障碍传播等都需要借助日新月异的信息技术。当今时代，新技术的发展继续呈加速度的态势，如手机、数码相机、摄像机、电视机等与人类生活休戚相关的技术发展尤其迅猛，我们不跟踪，不应用，其他领域应用了，档案专业就会失去竞争实力和发展良机。当前与电子文件管理密切相关的有光盘技术、视频编辑技术、内容控制技术、射频识别技术（俗称“电子标签”）等，都需要我们密切关注，千方百计地为我所用。
七、数量与质量的和谐
《大英百科全书》对于“发展”一词的释义是：“数量上与质量上的改善”，可见发展是量与质同时向好的方面转变。
其实，数量和质量是相互依赖的。就档案而言，质量是档案满足用户需求的能力。然而由于用户的需求千变万化，且随时代的变化而变化，如过去计划经济和现在市场经济下的档案需求就有很大差别。为此，我们除了要用发展的眼光揣摩未来人的需求，不断调整档案收集范围以外，还需要依靠充足的档案数量去支持其质量。这犹如沙里淘金：为了获得金子我们必须保留沙子（当然未被使用的档案不一定是沙子）。在纸质档案的时代，数量与质量的关系问题过去未被足够地重视，是因为还不突出。在电子文件时代，由于信息爆炸、知识猛增，档案需求与时俱进，数量和质量的和谐问题需要重新考量。
笔者的大致思路是：一方面，我们要研究当代档案用户需求变化的规律，调整电子文件的归档范围，优化电子文件的收藏结构，改变单纯重视收集红头文件、行政类文件的倾向，提高档案收藏的含金量。另一方面，也可以利用电子文件存储密集、海量、检索方便、快捷的优势，适当扩大档案收集的范围，实行以数量支持质量的档案收藏策略。
八、现在与将来的和谐
档案是历史发展的纽带，它能让历史凝固、瞬间永恒、信息沉淀、时光延伸、记忆说话、知识传承，目的是让未来和历史“牵手”。从事“牵手”的档案职业显然非常神圣，因为它是社会持续科学发展的基石。
可是我们在面向历史和未来时不要忽略了“今天”。今天从昨天走来，又向明天走去，无数个今天留下无数的瞬间，才构成历史记忆的长河。为此，有些传统的理念需要完善或升华。例如，过去我们强调档案工作者是“守护历史”，要甘于寂寞、甘当无名英雄，这是对的。然而，作为现代信息资源的电子文件管理，还应当引进经济活动的理念，也就是讲究当前的效益，追求产出投入比的最大化。为此，流入档案馆的电子资源，不能满足于“守护历史”而让它一味地沉淀和呆置，而应当将归档作为电子文件新生命的起点，让它通过计算机网络的血管，继续流入社会信息化大海，这应当成为电子文件管理孜孜以求的目标。
值得高兴的是，我们已经看到档案馆收藏的电子文件在社会大舞台中频频“亮剑”：许多电视节目都在“让记忆说话”，一场场当事人的访谈，一次次兰台人的回眸，一幅幅纪实的画面，让一段段尘封的历史事件或人物以现代影视形式生动地再现，吸引着越来越多的现代人的眼球，满足着他们在缅怀、纪念、求知，以及陶冶情操、享受文化等方面的精神需求，许多节目还成为大众街谈巷议的话题，档案利用正在搭上现代化的传媒，产生前所未有的社会影响，这难道不是我们兰台几代人梦寐以求的理想吗？所以，电子文件管理在为后代人服务的同时，更强调为现代人服务；在维护其存史价值的同时，更强调其现实价值。这样才能最大限度地激发全社会对电子文件的需求，培育支持电子文件管理的社会意识和动力，为档案工作创造更加良好的生态环境。这看似“功利”，有悖于“守护历史”的神圣，其实功利并不是坏事，它也是社会发展的动力。更何况我们管好电子文件不是好大喜功，也不是追名逐利，而是真真切切地在谋全局之功，求千秋之利，这种“功利”难道不值得提倡吗！
总之，和谐的思维方式能给我们一双慧眼，让我们能在纷繁复杂的矛盾面前，认清发展规律，破解发展难题，驾驭发展大局，扩大发展成果，使档案事业的发展处于较佳的状态，达到又快又好的效果。
注释：《实践论》，《毛泽东选集》第1卷第273页
