静安区档案局周公望
区档案馆作为全市档案馆体系中最基层的馆，覆盖面广，已经有数十年的历史，在档案工作中占有极其重要的地位。随着社会信息化水平的不断提高，电子政务和文档一体化的不断冲击，电子文件的扑面而来，使得区级档案馆面临极大的挑战。办公自动化和电子政务的蓬勃发展，已经使档案工作的对象不再局限于传统的纸质文件，涉及到了越来越多的电子文件，所以档案工作也正处于从传统向现代的过渡阶段，于是数字档案馆应运而生。
数字档案馆是集技术、管理、服务为一体的新型档案馆，是与政府信息化发展密切关联的公共服务机构，通过网络为政府工作人员和公众利用档案提供便利。当前全国各地都在积极研究和建设数字档案馆，深圳、青岛、珠海先后投入几千万的巨资开展了“数字档案馆”建设的综合研究，上海市的青浦区、闵行区、松江区等都陆续启动了“数字档案馆”建设规划。这表明在一些有条件的区域，区级数字档案馆建设已被提上议事日程。静安区在“十一五”规划中也提出了“筹建数字档案馆”的建设目标，最初的出发点主要为解决静安区在计算机网络环境中的电子档案管理问题，但它却为区级数字档案馆建设提供了经验。本文参考了深圳数字档案馆建设的一些理念，并结合静安区的具体实践，来探讨区级数字档案馆的定义、特征及建设重点、内容等一些基本问题。
一、数字档案馆的概念与特点
我们常将档案馆称为知识的宝库，是因为档案馆拥有大量信息资源，沿用这种概念我们说的数字档案馆实际上包括两层含义：一是内部馆藏要以数字化信息为主体；二是外部通过互联网连接成数字化信息资源库，即数字档案馆是数字化的开放式档案信息系统，它把分散于不同载体、不同空间的档案信息以二进制编码的数字方式进行存贮，并以网络化的方式互相连接，从而达到传输快捷、信息共享的目的。与传统档案馆相比，数字化档案馆的主要特征是：
1. 多媒体信息数字化。多媒体信息是一种把文本、图形、图像、声音等多种信息类型综合在一起，并通过计算机进行综合处理和控制，能支持完成一系列交互式操作的信息技术。数字档案馆是把馆藏、室藏各类文本、图像、视频、音频档案资料信息，通过计算机技术转化为二进制编码数字存储起来，并以数字方式传输。
2. 跨平台网络化存取。数字档案馆通过网络向档案信息的需求者提供传输、浏览和下载服务，使各个单体的档案馆、室不再成为一座座“信息孤岛”，而是通过网络联结成为一个庞大有序的信息空间，从而达到档案信息高效利用、资源共享的目的。
3. 计算机分布式管理。数字档案馆将时空上分散的档案馆、室，通过网络技术和特定软件联结为一体，使之成为一个有机的信息系统，有效节省了现实空间，网络间信息传输方便、快捷，空间障碍不再存在。
4. 智能化服务。数字档案馆是借助计算机网络技术、数据库技术、多媒体技术等现代技术和设备支持，实现信息的传输、处理和获取，其整套的服务手段技术含量较高，传统的手工查找服务方式将被快捷并带有智能化的现代服务方式所取代。
数字档案馆与传统档案馆相比，其社会功能和作用将发生巨大变化，公共档案的搜集从数量到质量，再到服务能力是传统档案馆无法相比的。数字档案馆的建设对促进、推动档案工作的影响有三个方面：
一是优化馆藏档案资源和实现档案管理现代化。数字档案馆不仅仅把纸质档案数字化，也不仅仅局限于文本类的电子文件搜集，而是利用各种多媒体技术，将区域内社会政治、经济、文化、教育等方面的情况进行客观和“有声有色”地记录，再经过档案专业的整理、整序、编研，使各种资料通过网络按照规定及时提供给需要者。
二是辅助电子政务的发展，提高和促进公共事务社会参与度。电子政务和网上办事是利用信息技术提高办事效率的举措，但是网上办事的过程需要记录保存，记录必须保证是真实的，这就是电子档案管理。数字档案馆将形成一套系统的电子档案管理模式，保障网上办事的记录在规定的保管期限内的真实性和可靠性，避免因网上办事产生纠纷，这对电子政务的快速发展起到了促进和推进作用。
三是提高档案利用的价值，最大限度地发挥公共档案馆的作用。数字档案馆可以用很小的空间存储巨大的信息。从收集的内容上看，可以是政府文件和政府的重要活动，也可以是社会新闻和重大的事件，更可以建立社区和家庭档案，还可以延伸到家谱、名人档案等，计算机网络技术已经使档案馆能够拓展这种服务功能。
综合数字档案馆的特点和作用，我们做一简单归纳，将数字档案馆定义为：数字档案馆是数字化的信息系统，是建立在计算机网络的基础上，运用先进的信息技术实现档案的收集、接收、整理、保管和提供互动利用。其管理的对象主要是电子文件，内容包含了以数字方式记录的各种文字、声音、图像等档案资料。数字档案馆不仅仅是馆藏档案的数字化，也不是停留在整个档案工作业务流程的计算机化，而是代表了网络环境下档案信息资源的整体处理模式，涉及到一系列标准规范、软硬件基础设施的构建、应用系统的开发、数字资源建设、人才队伍建设等方面的内容，是一个与软件工程、网络工程、计算机工程、信息组织工程等有着密切联系的系统工程。
二、数字档案馆建设的步骤与方法
静安区开展数字档案馆建设的研究沿着电子文件的产生到电子文件的收集、整理、归档，以及从电子文件的管理与利用逐项展开，分步骤进行了系统设计，开展了从需求论证、方案设计、流程研判和分步实施等基础性的研究工作，主要包括：
1、从理论到实践的概念论证。这几年我们以档案课题研究为基础，层层思考，步步推进，以电子政务的应用现状为依据，提出了电子文件管理新的流程和模式问题。从档案工作的角度研究这些问题的解决办法，提出了一些管理措施和技术措施。这些措施有：电子文件的归档范围与保管期限的制定措施、电子文件元数据的管理措施、电子文件的价值鉴定与技术鉴定的管理措施和技术措施、档案馆提前接收电子档案的措施等。通过这些课题的层层深入，把影响数字档案馆建设的一些关键环节逐一进行从理论到实践的技术攻关，为数字档案馆建设奠定了坚实的理论基础。
2、模块化设计。数字档案馆建设是一个完整的体系建设，需要从体系建设目标出发，对体系的机构和功能进行研究和梳理。我们结合传统档案管理模式，通过不断调研和总结，将数字档案馆划分为若干独立的应用模块，进行模块化思考和设计，逐步推进数字档案馆的建设。如通过完善档案目录中心系统，使档案业务工作与计算机网络充分结合，通过建立网络监督和档案工作信息采集、统计、分析机制，改变因信息不完全造成的工作失误，通过客观形成的数据评估工作状况，促进工作效率和工作质量的提高。
3、业务流程的细化整理。数字档案馆建设最核心的是建立一套适应电子政务发展，规范有序的电子文件归档管理制度。静安区档案局从2005年开始，在全区试行电子文件在线式集中归档管理模式，使电子文件归档管理工作逐步走上正常运行轨道。通过试点和完善《档案之光----电子文件归档系统》，推进与区公务网《公文之星系统》的对接工作，做好文书档案的电子文件接收、管理。通过文书档案立卷制度改革的试点工作，建立电子文件归档类目表，推行符合电子政务实际应用、符合电子文件特征的电子文件收集、归档的业务流程和方法，逐步建立真正有效的电子文件归档管理制度。
4、分步实施。为建设数字档案馆，除了从技术上、理论上、科研上加大投入，我们还加强基本业务建设，营造合适的氛围。一是大力宣传贯彻《上海市电子公文归档管理办法》，使档案的法规宣传与档案信息化的重点工作结合起来，整合档案局的资源，使业务指导工作、法规宣传工作、技术指导工作形成合力，加大推行电子文件归档管理工作的力度。二是加强档案鉴定工作，加快馆藏档案数字化，提高了档案馆工作透明度。建立全部开放档案的文件级机读目录，完成了50%开放档案的全文扫描工作，通过档案信息网向全社会开放完全公开的档案目录，并公布馆藏档案的数量。三是通过档案信息网、档案目录中心向市民和机关工作人员提供档案利用服务。为老百姓做实事，实现利用政务内网的目录中心，把婚姻档案查阅权，直接提供给民政局，使老百姓办理相关手续时不必再到档案馆开证明，由职能部门通过网上查阅相关资料，直接办理，免去老百姓来回奔波之苦，实现政府机关一门式服务。
三、数字档案馆建设的重点
数字档案馆需要建设的内容很多，我们结合静安区的工作特点把数字档案馆建设中遇到的关键节点加以专题研究，将整个数字档案馆项目重点划分为六个方面：
一是加强馆藏档案数字化研究。通过完成《档案馆的数字档案保管技术及管理方法研究》的课题，解决电子文件长期保存有效性的问题，用全文数字化的价值评估、价值鉴定和技术鉴定的方法，解决如何科学合理的进行馆藏档案数字化问题。
二是档案馆接收电子档案。着重解决电子政务中的电子文件归档业务流程、档案馆对电子政务中的电子文件集约式管理问题。从2006年到目前为止，已通过区公共信息平台上的《档案之光----电子文件归档管理系统》收集、整理、归档电子文件9700多件，实现对全区各立档单位电子文件的集约式管理，大力推进电子文件的在线收集和集中保管，提前控制和保存需要接收进馆和长期保存的电子文件。
三是电子档案凭证价值的研究。2004年全国人大表决通过的《中华人民共和国电子签名法》，首次确立了数据中文，电子签名在我国的法律效力，其体现出来的原则基本上奠定了我国电子文件、电子档案凭证价值的法律基础。档案馆可以借助元数据和电子签名等技术解决电子档案真实性和有效性的问题，确立电子档案的凭证价值，使档案部门在一定程度、一定范围采用单轨制，这样才能真正和电子政务接轨。
四是电子档案的保护与安全利用。通过集约式管理、脱机保存、载体自带检索工具、系统自动检测载体的可靠性等管理措施和技术措施，使电子文件对设备和软件公司的依赖程度降低到最低限度，最终使档案部门能够控制和驾驭数字档案的长期有效保存。从2007年8月《电子文件脱机保管系统》开发完成并投入使用到目前为止，静安区已经有十多家立档单位的归档电子文件刻录成脱机光盘，实现了电子档案的保护与安全利用。
五是数字档案馆的制度框架体系研究。由于数字档案馆完全不同于传统档案馆，因此需要重新对档案馆人员岗位职责等进行合理配置，如业务流程、岗位设置、人员要求、工作制度、管理体系等一系列涉及数字档案馆综合管理系统的设计都需要做专题研究。
六是数字档案馆的技术框架体系研究。主要包括机房设计、网络连接、数据交换、数据存储等硬件设备和软件系统的设置。在2008年静安区档案馆新馆设计中，我们已经新辟了100多平方米的数字机房，并将新馆的机房布局、网络连接、数据交换、数据存储等按照数字档案馆的要求重新规划，基本完成整个数字档案馆的技术框架构建。
四、数字档案馆建设的内容
数字档案馆具有存储数据量大，并发用户多和“全天候”接受服务等特点。按照上述特点并参考和借鉴深圳数字档案馆建设的主要内容，我们将着重从软硬件基础设施建设、应用系统开发、数字信息资源建设、标准规范体系建设、人才队伍建设等方面作深入的考虑：
1、基础设施建设。数字档案馆的基础设施建设主要包括网络环境、硬件环境和系统软件建设三部分。根据三种不同的服务对象和范围，网络环境分为档案馆内部局域网、与政府连接的政务网、与互联网连接的公众网三个层次，并实行三网物理隔离。硬件建设是满足数字档案馆功能需要而配置的必须设备，如大型高速交换机、路由器、并行处理的高性能服务器等。系统软件是为了计算机能正常、高效工作所配备的各种管理、监控和维护系统的程序。系统软件主要包括操作系统软件、各种数据库管理系统等。
2、应用系统开发。应用系统由档案信息采集系统、档案信息的数字加工系统、文档一体化管理系统、多媒体档案信息管理系统、档案信息利用等综合系统组成，实现信息的采集、鉴定、存贮、组织、管理、归档、利用、发布、安全保护、信息真实性、完整性、安全保障、统计、销毁及馆藏档案的数字化等方面的工作。通过局域网的档案综合业务系统和馆藏档案数字化系统，实现文件接收、档案管理、数字化、利用鉴定、统计分析、查询检索等，保证档案管理数据库“收、管、用”三大功能；通过基于政务网的文件档案管理信息系统，实现各档案室对纸质档案和电子档案的标准化管理、网络移交，保证档案管理数据库的基础数据建设；通过公众网的网络发布系统，按密级提取档案管理数据库中的开放信息到发布平台，包括文字、声音、图像等多种媒体的档案信息。
3、档案数字资源系统建设和馆藏档案数字化。数字档案馆建设进入操作阶段时，必须从资源建设抓起，资源建设是数字档案馆工程的基础与核心。数据库的建立直接关系到档案信息资源的获取、存贮、组织、检索、利用。要按照统筹规划、统一标准、突出特色的原则加快对各种载体的档案进行数字化处理，完成馆藏档案的数字化，建立大规模的数据库资源，包括文书、科技、专题档案数据库以及照片、声像等多媒体档案数据库的建设。
4、人才队伍建设。人才是保障数字档案馆建设和持续发展的关键，数字档案馆建设是综合网络技术、计算机技术、档案管理的复合型社会管理工程，必须抓紧时机培养一批懂技术、会管理、能运行的专业人才。
五、主要问题和对策
数字档案馆是数字信息时代档案信息传递和利用的新方式。数字档案馆与传统档案馆相比有着极大的优越性，然而它也存在着不少缺陷。我们必须清醒地认识并通过深入研究予以解决：
1、数字档案馆建设中的法律依据不断完善。区档案馆在接收各部门数字档案时没有十分强有力的法律依据，而是比较笼统地套用档案法的有关条款，给数字档案资源的收集带来一定的困难，需要在法律上确立各级档案馆对数字档案资源的收集、管理、利用的责权。同时，明确档案馆与立档单位各自对电子档案所有权、使用权上的关系，便于各级档案馆具有可操作性。
2、难以有效整合各部门的档案信息资源。数字档案馆建设中最关键的是整合各政府部门的档案信息资源，形成基本覆盖的资源体系。但是随着电子政务在静安区的全面应用，各个职能部门一般都会有自己的业务数据系统，每年会产生大量的电子文件，其中大部分属于归档范围。虽然区档案局从2001年开始就要求各部门将这部分电子文件进行归档管理，但是由于我们在条线管理、部门协调、信息整合、技术应用、部门权限等方面的障碍，使得电子文件的归档管理工作开展比较困难。这种情况造成的结果：一是没有权限来制度化地定期收集电子文件，二是档案馆在接收这批电子文件时没有合适的平台，或者虽有平台但系统已经开发了好几年，而且技术上已经很难实现系统改造，使这批电子文件成为无法利用的“死文件”，更谈不上有效整合各部门中的档案信息资源了。
3、人员结构、知识结构的不合理给任务的完成带来难度。数字档案馆的建设包括硬件和软件两个部分，但是无论是硬件还是软件的操作和维护都离不开具备较高计算机技术水平的从业人员。但是，目前的情况令人忧虑。全区档案干部存在年龄偏大和知识结构老化现象；而档案馆工作人员只有很少人员是计算机专业出身，面对今后数字档案馆所要开发的软件系统、硬件建设以及每天的日常硬件操作和系统维护工作，显得不堪重负。以目前人员的年龄结构和知识结构，远远不能适应未来建设数字档案馆的要求。
4、数字档案信息的安全。安全问题是数字档案馆建设中的重大难题之一。数字档案馆必须加强计算机病毒的防治和黑客的入侵，要防止外界对涉密档案信息的窃取、复制或扩散等。此外还要加强容灾备份，防止人为或偶然事故造成的威胁。如由于操作失误而产生的不可预知的事件、网络系统软硬件的故障引发的系统问题等，所有这些都使数字档案信息的安全变得十分“脆弱”。
在正视上述问题的前提下，我们需全面、深刻地认识和把握好档案事业发展规律，真正将数字档案馆建设作为一项系统工程，正确处理好人与技术、业务基础建设和信息系统建设、总体规划和分头建设、分步实施等关系，确保各层次、各环节工作的相互衔接。
1、树立科学的发展理念。 一是要树立效益第一的观念，我们在立项目、定方案、购设备、搞设计等系统建设过程中，一定要将目光牢牢锁定在“效益”上，力争以最低的投入获取最大的产出效益。二是要按照总体规划，分步实施的原则来操作。正确处理先进性和实用性的关系，继承和改革的关系，正确处理系统建设和人才队伍建设的关系，确保人的素质和系统建设的协调发展，以追求数字档案馆建设的整体优化。
2、加大政府对数字档案馆建设的支持力度。社会进入信息时代，档案工作的管理理念、管理手段、管理方式等都面临新的机遇与挑战，建立数字档案馆是档案工作者的历史使命，但更是政府的历史使命。作为一个复杂的系统工程，数字档案馆需要由政府投入必要的资金作保障，各级、各部门领导的重视和有关部门的支持是顺利推进数字档案馆建设的重要前提。
3、统筹全局，同步发展。要紧紧围绕本区档案事业发展的总目标和总思路，谋划局部数字档案馆建设。当前，静安区电子政务建设正在起步阶段，各方面准备条件有待进一步加强。然而，我们要努力将数字档案馆建设纳入电子政务建设中统筹考虑，通过加强档案信息资源的管理，一方面可以为电子政务建设提供基础保障，另一方面借以扩大档案资源的收集和管理范围，逐步将档案信息系统建设成为社会信息资源的枢纽和基地。这样，档案工作将在大有作为中显著地提升自身的地位。具体来说，对于一些已经开发完成并需要进行电子文件归档的电子政务系统，争取财政部门每年给予一定的费用用于逐步实现与数字档案馆系统的对接；针对尚未开发，属电子文件归档范畴的系统，需政府部门与档案局联手合作，明确系统的开发设计必须具备电子文件归档管理功能并符合档案局的相关要求。
4、提高档案工作人员的综合素质是保障数字档案馆运作成功的关键。需要从两方面采取措施逐渐改变目前的状况，一是在从业资格认定的时候设置必要的门槛，要求每个人必须掌握计算机知识，而且操作应该达到中级以上水平；二是对档案局馆工作人员，除了每年通过培训提高素质之外，人事部门还应该根据今后的工作需求适当增加档案馆的人员编制，引进高素质的管理人才，以满足数字档案馆的建设要求。
主要参考文献：
李国庆：《数字档案馆概论》，中国档案出版社2003年版
朱小怡：《数字档案馆建设理论与实践》，华东师大出版社2007年版
