上海市档案馆是率先实施政府公开信息集中查阅的城市档案馆之一。7年来，他们在探索实践中使这项服务不断深化，赢得了各级领导和广大人民群众的赞誉。全国政务公开督查组检查后认为，该馆开展政府公开信息集中查阅服务并与档案查阅相结合的做法很好。
档案馆拓展政府公开信息查阅服务大有可为
上海市档案局馆长 吴辰
2002年5月，上海市档案馆推出已公开现行文件对外开放阅览的服务项目。2004年5月1日，《上海市政府信息公开规定》开始施行。按照市政府办公厅转发的《关于<上海市政府信息公开规定>实施意见》中有关“市和区（县）档案馆作为查询、利用同级政府部门主动公开信息的场所，应为公众做好服务工作”的要求，上海市档案馆在外滩新馆专设政府公开信息和档案文件资料查阅服务中心。
在2005年初调任上海市档案局局长、上海市档案馆馆长之前，我在市委办公厅曾分管过档案工作，对政府公开信息查阅工作有一定了解。来到档案馆以后，更促使我进一步思考不断推进政府公开信息和档案查阅的服务工作。
当时，对于档案部门该不该开展政府公开信息查阅工作曾经有过争议。有人认为政府公开信息的所有权属于政府各职能部门，这项工作和档案馆“不搭界”；也有人认为，档案馆提供政府公开信息查阅会增加负担，是“自讨苦吃”。在我看来，承担政府公开信息查阅恰恰是档案馆发展的一次机遇，是对档案馆“主业”之一----档案利用服务的有益拓展。从政府公开信息和档案的关系来看，记载政府公开信息的文件会在法定归档期内转化为档案。档案馆参与政府信息公开工作，方便公众从历史和现实的两端全面获取信息。因此，档案馆应该以更加积极主动的姿态为公众提供“靠前”的信息服务，并在法律法规允许范围内，最大限度满足公众对政府公开信息和档案信息的需求。当然，在相关法律法规体系还不完善的情况下，档案馆开展这项工作必然会遇到困难。
随着工作的逐渐深入，一些问题慢慢浮现出来。政府公开信息集中查阅服务与档案查阅的衔接就是其中之一。为解决这一问题，我们多次召开会议，集思广益，并采取了一些措施。例如，利用者查阅了政府公开信息后确定自己符合落实政策的条件，有时会要求查阅仅涉及本人的支内、荣誉情况、职务职称等档案，在确定无涉密内容后，负责接待的同志会参照有关文件要求，直接提供所需档案的复印件。再如，有些申请政府信息公开的利用者所查的文件，虽属于未达到开放年限的档案，但只要文件内容符合《政府信息公开条例》规定的范围，负责接待的同志会提供所需文件的复印件。
政府公开信息查阅工作涉及面广，而作为集中查阅点的档案馆需要直接与利用者“面对面”，及时化解矛盾，因此在实践中，一方面要求接待人员耐心细致，另一方面积极建立应急机制，随时做好应对复杂问题的准备。我们本着事不避难的态度，解决问题、积累经验，完成了国家档案局下达的政府信息公开开发利用试点任务，并在2008年实施《中华人民共和国政府信息公开条例》后不久承担起市政府办公厅政府信息依申请公开受理工作。
现在，越来越多的市民来到市档案馆外滩新馆查阅政府公开信息和档案。2004年至2008年接待查阅者近6万人次，其中，2008年接待查阅1.25万人次，个人利用档案占利用总数的比例从2001年的13%上升至2008年的77%。截至2008年底上海市档案馆已累计提供政府公开信息4.85万件，开放档案80余万卷。从2007年起每年4月最后一周的周六为“上海市档案馆日”，我们联手各级各类档案馆先后举行了“档案连着你我他”、“档案与您同行”、“迎世博档案便民服务”等专题查阅咨询活动，推进查阅服务紧贴百姓需求。
查阅档案的人次增加，给档案实体保护带来了一定压力，我们便加大以开放档案全文数字化为重点的信息化建设力度，目前市档案馆数字化档案全文数据库总量达到近6000万幅。2008年以来，缩微胶片档案和数字化档案提供利用的卷数占档案提供利用总卷数的比例接近50%，并呈稳步提升的态势。
随着上海档案信息网的点击率不断攀高，一些网民利用者渴望通过网络快速地查找政府公开信息和档案信息。我们经过调研、论证，于2007年4月28日在上海档案信息网上推出政府公开信息实用分类查询系统，网民可以很方便地看到政府公开信息的数字化全文。系统推出两年来，每年的实际点击数都超过了200万次。上海档案信息网还连线社区“东方信息苑”，居民在家门口就能查阅政府公开信息和预约查档。与政府公开信息系统相对应的档案目录查询系统也在逐步完善，利用者可以进行网上预约调卷，调卷成功后可到市档案馆外滩新馆阅览档案。
在推进社会主义民主、构建和谐社会的大背景下，政府信息公开和档案开放还有很长一段路要走，我们将不断创新档案资源建设理念、开放利用理念和公共服务理念，采取更贴近需求的手段和方式，多角度、多层面、多类型地开发政府公开信息和档案信息资源，满足人民群众的迫切需求。
