青岛市档案馆
青岛市数字档案馆建设项目是根据青岛市信息化建设总体进程和档案事业自身发展客观要求提出来的。青岛作为我国经济较发达的沿海开放城市，国民经济获得持续快速健康发展，综合经济实力显著增强，信息产业迅猛兴起，网络信息技术在政府行政管理、社会公共服务、企业生产经营等领域得到广泛应用。广电网、电信网、计算机网“三网“逐步融合，覆盖全市的宽带网正在建设当中。全社会的数字化建设为档案数字化建设创造了有利环境。从青岛市档案事业发展情况看，我们的馆藏已具备一定规模，综合管理水平已达到国家一级，现代化管理具有一定的基础，要想再突破再发展，怎么突破?怎么发展?已经成为一个很现实的问题。为了促进档案信息化建设向更高层次迈进，2000年底，我们提出建设数字档案馆，得到市委、市政府及有关部门的重视和支持，列入了《青岛市信息化建设和信息产业发展“十五”规划》和《青岛市国民经济和社会发展第十个五年计划纲要》,与此同时，国家档案局也把青岛列为档案信息化建设试点城市之一。
2001年下半年，我们才正式启动数字档案馆工程，按照数字档案馆建设要求，首先进行了详细的调研论证，逐步弄清了数字档案馆的基本内涵、应达到的主要目标、工程的各个组成部分及功能设计、建没数字档案馆的方法步骤等。
关于数字档案馆的概念，我们认为既不能将其简单化，也不能搞得过于神秘。一方面，数字档案馆首先应具备档案馆的基本功能，包括档案信息的收集、整理、保管、编目、保护、利用等，仅仅某?个环节数字化称不上数字档案馆；另一方面，数字档案馆也与传统档案馆有着明显的区别，它收集、管理和提供利用的对象不再是传统意义上的档案,而是数字化档案信息。基于这两个方面的认识，我们将数字档案馆概括为运用数字设备和技术，收集、管理并提供利用数字档案信息的系统。我们的数字档案馆工程，正是围绕这样一个思路来建设的。
青岛市数字档案馆工程包括三个方面的内容：
1、配备数字档案馆建设所必须的设备体系
去年以来，市财政分两次拨付我馆数字档案馆工程专项资金400余万元，目前数字档案馆工程主要设备都已基本到位，并逐步投入使用，主要包括服务器8台、光盘镜像服务器1台、交换机8台、缩微胶片数字化设备1套、视频音频信息采集设备1套、数码摄像机3台、数码照相机3台、计算机106台、扫描仪20台、以及相关的编辑、喷绘、光盘刻录等设备，改造装修了计算机中心、信息处理工作间、扫描工作间、喷绘工作间等，有关部门专门为我馆铺设了连接市委、市政府计算机中心及国际互联网的光缆。这一切，为青岛市数字档案馆建设奠定了有利的基础。
2、实施档案数字化和数据库建设
档案数字化和数据库建设，是数字档案馆工程建设的重点，是一项长期任务，不是一朝一夕就能完成的，正因为它的艰巨性，所以我们在具备了硬件设施和制订一系列标准的基础上，迅速投入人力、物力、财力，开始档案数字化和数据库建设。一是构建档案目录数据库。建立目录数据库，既是数字档案信息管理的需要，又是形成区域档案目录中心，满足用户查询的需要。青岛市目录中心数据库建设从几年前就已开始，目前已录入各种数据近300万条，建国后档案已全部实行文件级检索，在近几年的档案利用中发挥了重要作用，到明年上半年，馆藏近40万卷档案可全部实现文件级检索。在加快青岛市档案馆自身目录数据建设同时，我局采取奖励措施，推动各区市档案馆加快实施馆藏档案文件级计算机检索，目前12个区(市)中已有7个区(市)完成馆藏档案文件级目录录入工作。二是实施纸质档案资料数字化。这是数字档案馆建设最大的工程，我们从2002年下半年开始馆藏纸质档案资料数字化工作，到目前，已扫描档案11万页，通过缩微胶片转换7万页。由于馆藏档案数量庞大，我们不可能也没有必要全部数字化，而是以全宗为单位，有重点地、分期分批地实施数字化工作。我们计划到2010年，通过搞扫描、转换，先完成馆藏重点档案文献600?800万页的数字化任务。三是实施照片档案数字化。青岛市档案馆保存数万张各个历史时期的照片，并且仍在源源不断收集进馆，鉴于它的规模以及数字化过程中特殊的采集、存储分式，我们建立专门的数据库,首先对馆藏照片进行考证、著录，然后通过扫描实现数字化，目前已扫描7000张。四是构建多媒体档案信息数据库。从2002年3月起，我们每天通过网络接收青岛电视新闻及部分专题节目，形成数量较大的多媒体档案信息，并随时对接收的多媒档案信息进行著录。与此同时，我们加大音像档案的收集、拍摄进度，除了接收各单位移交的音像档案外，直接参与全市重大活动、重大项目、重大事件的拍摄工作。今年又实施“城市记忆工程”，拟将青岛市的基本面貌拍摄一遍，为后人留下宝贵的反映城市历史面貌的音像档案资料，目前已接收和形成各种音视频档案近2000盘。
3、研制开发一整套数字档案信息管理系统
建设数字档案馆，并不是将馆藏档案数字化就完成任务了，还要建立起一套完整的数字化管理体系。从去年开始,我们就按照数字档案馆建设的要求，开始研制开发相关的管理信息系统，目前已初步完成各个系统程序的开发工作，主要包括：
1、接收、采集系统。该系统的功能主要包括接收处理各单位将要向档案馆移交的电子档案和电子目录，接收青岛市所属各区市档案目录，通过网络采集和处理各网站上有价值的档案信息，通过网络采集多媒体信息、档案资料征集工作管理等。
2、管理存储系统。该系统功能包括档案著录标引、档案资料动态管理、档案数字化管理、办公自动化管理、档案事业信息管理、数据安全、维护等。
3、开发利用系统。该系统功能包括档案利用登记、检索、调卷，档案信息加工、编排和档案信息网站等，最终实现通过网络查阅利用档案信息。
上述三大系统软件开发已基本完工，目前正在试运行并进一步修改完善，其中青岛档案信息网已于2002年8月1日正式开通，共有15个一级栏目，16个二级栏日，栏目内容包括三大类：一是用户可以从网上查阅政府的现行文件和开放档案目录及少量重要文献；二是编发各种青岛历史信息，如人物、大事记、历史上的今天、历史驿站、老青岛系列、资政新编、藏品鉴赏等；三是宣传报道档案工作，如档案馆指南、档案工作动态、档案园地等。网站开通四个月来，点击率达11000人次。
（牛角摘自《中国档案》2003年第3期）
