上海市档案馆研究馆员戴志强
在我国，由于缺乏类似一些国家的文件中心（中间档案馆）对进馆档案的严格筛选，因而各立档单位进馆档案的比例明显高于上述国家。同时，由于历史原因和认识偏差，导致目前我国馆藏档案的价值存在参差不齐的状况。加之，国家信息化事业的战略取向，决定了馆藏档案数字化的目标取向。上述因素已经表明：通过馆藏档案数字化鉴定，以确定馆藏档案数字化的具体范围，这是关系到存量档案资源数字化建设的质量与效率的一个不可或缺的工作环节，也是制约档案信息化进程的一个重要因素。而影响馆藏档案数字化鉴定原则与方法的档案数字化目标取向，理应与国家信息化事业的战略取向保持一致。
一、馆藏档案数字化目标取向
诚如加拿大图书和档案馆目录和网络处让·斯蒂芬·比奇在《加拿大图书和档案馆的数字化策略和框架》一文中所指出，“档案数字化不是一朝一夕的工作，而是一项联贯的持续性的工程，需要国家政府部门在充分验证的基础上制定档案资源信息的数字化战略和策略。就验证方面来讲，政府或档案部门就要充分地了解用户的需求，尤其是网络用户的需求，从而制定哪些档案需要数字化，哪些档案不需要数字化，而不是盲目地将档案全部数字化，造成数字化工作成本的浪费。”（注1）可见，为满足公众在网络环境下的档案信息需求而开展馆藏档案数字化鉴定，即将馆藏中能满足公众普遍而长久需求的档案挑选出来，确定为馆藏档案数字化范围，正在成为国际档案界有识之士的认识。
显然，要不要或者如何进行馆藏档案数字化鉴定，客观上涉及到馆藏档案数字化的目标取向。而这一目标取向一般是与国家信息化事业的发展战略相适应的。2004年，我国有关主管部门发布的《关于加强信息资源开发利用工作的若干意见》，“把信息资源开发利用工作作为下一个阶段信息化事业的重点，标志着我国信息化事业的战略转型，即从IT（信息技术）阶段转向IR（信息资源）阶段，从基础设施阶段转向深入应用阶段，从数量建设阶段转向质量建设阶段，从粗放配置阶段转向追求效益阶段。”（注2）因此，我国各级国家档案馆的档案数字化工作应该围绕我国信息化事业的重点----信息资源开发利用和服从服务我国信息化事业战略转型的需要，坚持“应用、质量、效益”有机统一的目标取向。
这一目标取向可以理解为：1、馆藏档案数字化要坚持以“应用”为导向，即要根据“利用优先”的精神来确定数字化工作的轻重缓急，将那些“价值高、可公开、易检索”的馆藏档案确定为数字化的范围，因此，馆藏档案数字化，不应该是简单的拷贝，而是运用数字化技术手段整合传统档案资源，以满足网络用户的需要。2、馆藏档案数字化要坚持以“质量”为重心，即通过建立健全有关技术标准和业务规范将馆藏档案数字化的质量要求落实到各个工作环节，其重点是确保数字化内容的适用性、数字化图像的清晰度和目录与全文关联检索的准确率，因此，馆藏档案数字化，不应该盲目追求数量和进度，而要在确保质量的前提下，不断加快馆藏档案资源向网络信息资源转化的进程。3、馆藏档案数字化要坚持以“效益”为目标，即应该重视投入与产出，既要从实际出发加大对馆藏档案数字化工作的必要投入，又要通过必要的筛选工作把好数字化的入口，以确保投入的合理性，尤其是要在网上提供利用过程中实现社会效益的最大化，因此，馆藏档案数字化，不应该“重扫描、轻利用”，而应该围绕“社会效益最大化”的目标，一手抓提高馆藏档案数字化工作的质量与效率，一手抓提高数字化档案的上网率。
二、馆藏档案数字化鉴定原则
根据上述“应用、质量、效益”有机统一的目标取向，馆藏档案数字化不是馆藏档案的简单拷贝，而是馆藏公共信息资源的整合。因此，有必要进行馆藏档案数字化鉴定，并遵循以下原则：
一是有效性原则，即作为数字化范围的馆藏档案，应该是在见证历史、传承文化方面具有普遍而长久利用价值的，是人与社会可持续发展所必需的信息资源。其中包括真实性、重要性、时效性。首先是真实性，是指无论是档案原件，还是档案复制件或资料，只要信息内容具有原始记录性质，都可以作为馆藏档案数字化的范围。其二是重要性，是指档案的价值，即档案内容的重要程度（不可取代性），是与档案数量相关联的质量上的要求。记录立档单位基本历史面貌和主要职能活动的档案总是这一全宗中较有价值的部分，因而应该作为馆藏档案数字化的基本内容。重要性还体现在档案数字化的文本选择上，即应该优先考虑正本或定稿，一般不采用非正式文本，并剔除重复性文件。其三是时效性，是指档案产生效用的时间范围。对于档案中的政策法规性文件，在数字化鉴定时有必要进行时效性鉴别，以免对用户产生误导作用。显然，有效性应该是真实性、重要性与时效性的有机统一。
二是共享性原则，即作为数字化范围的馆藏档案，应该是可以“通过公众计算机信息网络传播”而为社会共享的，也就是可以实现传统档案资源向网络信息资源转化的。作为数字化范围的馆藏档案，首先，档案的语言文字是可解读的，即无论是外文还是少数民族文字、古文字都应该是可翻译的；其二，档案的文本技术配制条件是可转换的，不仅是指在不同技术配制条件下形成的机读文件可以进行数字化转换，而且包括不同时期形成的音频、视频档案也可以进行模拟信号向数字信号的转换；其三，档案的内容是可公开的，即作为数字化范围的馆藏档案，应该是除了法定不公开者之外的公共档案信息资源（对于部分仅对特定对象公开的档案数字化信息则必须通过访问权限控制等技术措施来确保网络信息资源的安全），因此，加强馆藏档案的开放鉴定（解密划控）工作，应该成为数字化工作的基础与前提；其四，档案的信息是可检索的，即作为数字化的馆藏档案，不仅应该是经过系统化整理的，而且是建立了能与全文数字化信息钩链检索的文件级机读目录的，因此，处理好馆藏档案实体整理中的遗留问题，加强文件级目录数据库建设，应该成为馆藏档案数字化基础工作的重中之重。
三是系统性原则，即作为数字化范围的馆藏档案，应该具有来源上的多元性、时间上的连续性、形式上的完整性、内容（结构）上的多样性。档案来源的多元性，是指不仅有来自国家机关、团体、企事业单位的档案，而且有来自有关社会组织和个人的档案。档案形成时间的连续性，是指作为历史记录和社会记忆的馆藏档案应该尽可能避免时间上的空白和断层现象。档案形式的完整性，是指除了馆藏档案中的重复件和非正式文本之外，应确保文件有机体的完整性和字迹、图像、音频、视频材料的清晰度。档案内容（结构）的多样性，是指能集聚多领域、多层面、多门类档案信息资源的特色、形成网络信息资源的综合优势，为满足网络用户的多元化需求提供资源保障。
上述有效性、共享性和系统性三大原则是有机统一的，相辅相成的，它们往往从不同的层面影响着馆藏档案数字化的质量、效率和档案信息化的进程。（注3）
三、馆藏档案数字化鉴定方法
根据上述原则和实践经验，馆藏档案数字化鉴定（或称全文数字化档案筛选）可采取以下方法：
（一）按档案文献的开放情况进行筛选，即以馆藏已经开放的档案、资料和照片作为全文信息数字化的范围；
（二）按档案文件单位进行筛选，即以案卷内文件为单位，将卷内可开放的文件作为全文信息数字化的范围；
（三）按档案内容价值进行筛选，即以档案的以下内容有无重要或比较重要的查考利用价值作为全文信息数字化的主要依据：
1、沿革概况；
2、规章制度；
3、综合业务概况；
4、重要业务概况；
5、组织人事；
6、财务；
（四）按档案来源进行筛选。一般以立档单位自身形成的档案文献为主；对上级机构的发文，一般选取与立档单位主要业务有关的发文文件；对下属机构或分支机构上报的材料，一般仅选取有查考价值的综合性材料；
（五）按档案内容的完整程度进行筛选。在确定档案价值的前提下，尽可能选取与该档案内容相关的各种材料，包括有关单位、重要人物与各方面的业务来往函，以及夹杂在档案中的签注等；
（六）按档案内容所属时间进行筛选。一般优先选取形成时间较早或重要历史转折时期形成的档案、资料和照片；
（七）按档案稿本进行筛选。在确定档案价值的前提下，对立档单位的发文，同时存在草稿、定稿、正本的，扫描正本；无正本的，扫描定稿；无正本和定稿的，扫描草稿；属于扫描范围的正本存在数份的，选择字迹比较清晰的正本扫描；属于扫描范围的草稿存在数份的，根据时间选择最新的修改稿扫描，如草稿无时间，则选择字迹比较清晰的草稿扫描；
（八）按档案原件质量进行筛选。在确定档案价值的前提下，一般选取字迹清晰、纸张质量完好的档案文献；
（九）按档案的外形特征进行筛选，即选择那些在外形上有特殊之处的档案，如在公文格式、笔迹、图案等方面有研究价值的档案，或者经过名人题词、批注、修改和签名的文件等。（注4）
此外，下列档案一般不作为全文数字化的范围：
（一）涉及个人隐私的档案
1、有关当事人流行病、性病、精神病和残疾等健康情况的，对当事人有负面影响的个人政见、品德评判情况的，及含当事人家庭成员信息的各类登记表、调查表、履历表等文件；
2、立档单位各种人员（包括眷属）的履历、任免、奖惩、考绩、考勤、抚恤、求职等材料，以及涉及具体个人的呈控、诉愿、检举等材料。
（二）价值不大的档案
1、财会档案中年度以下的会计报表；
2、上级机关发文，与本机关业务无关的普发性文件；
3、非本机关制发的各种征求意见稿及相关文件；
4、没有批复的请示；
5、主送多个机关的同一文号的多份文件，除扫描主送主要机关的文件外，其它不予扫描；
6、不完整的文件（如缺少附件的文件等）；
7、档案纸张破损、霉变或字迹褪变、信息难以辨认，且无法恢复的文件；
8、字迹潦草、无法辨认的文件。（注5）
四、提高馆藏档案数字化鉴定质量与效率的途径
（一）利用原有基础
馆藏档案数字化鉴定，是一项费时费力的工作，特别是随着数字化设备技术性能的日益提高，档案内容人工鉴定因耗时多而成为数字化工作中的一大瓶颈。为此，尽可能利用原有基础以提高数字化鉴定的效率已势在必行。所谓利用原有基础，主要是指利用档案整理鉴定工作的现有基础，通过必要的复审调整，达到确保鉴定质量、提高鉴定效率的目的。具体来说，一是把已通过开放鉴定的档案作为数字化鉴定的基本范围；二是利用已编制的文件级目录，进行系统的馆藏档案数字化鉴定；三是利用经编纂的档案资料取代档案原件作为数字化的内容范围。（注6）
（二）规范操作步骤
馆藏档案数字化鉴定，一般应采取逐件鉴定的方法。实践表明，虽然馆藏档案曾经过归档鉴定、进馆鉴定、开放鉴定等相关工作，但是仍存在或多或少的遗留问题，如：其中有不该进馆的，甚至不该归档的文件；有些原已经过开放鉴定的案卷内仍有一些不宜公开的内容；有些内容重复的文件、价值不大的文本等，都需要通过逐件甚至逐页的鉴定，才能达到档案数字化鉴定的价值取向。
从操作的步骤上来讲，首先是鉴定档案文件的共享性，即按档案开放情况进行筛选。一般可将已经鉴定属于开放范围的档案作为全文数字化鉴定的范围。
其次是鉴定档案文件的有效性，即经过档案开放情况筛选，对于反映立档单位基本历史面貌和重要职能活动，并在见证历史和传承文化方面具有普遍而长久查考利用价值的文件材料，一般应予以扫描。
再次是鉴定档案文件的系统性，即将反映事物发展规律和因果关系（在来源、内容、时间、形式上联系紧密）的文件有机体作为馆藏档案数字化的内容范围。
最后是对馆藏档案数字化鉴定情况报告进行审核，即由档案馆鉴定委员会组织对直接鉴定部门提出的馆藏档案数字化鉴定结果进行抽查复审，如无整改意见，即由馆长批准后正式实施。（注7）
（三）建立长效机制
馆藏档案数字化工作涉及多个业务部门和工作环节，需要通过制订有关技术标准（业务规范）和及时召开有关业务部门的联席会议等途径，来协调解决档案整理编目、信息技术保障与数字化处理等工作的衔接问题，从而为实现档案数字化的目标取向和可持续发展提供机制保障。
注释：
1、《“面向用户的档案数字化”研讨会发言选粹》，载上海市档案局综合规划处编《上海档案工作》2006年第4期；
2、国务院信息化工作办公室董宝庆：《推进国家信息资源与档案信息资源开发利用》，载《中国档案》2005年第6期；
3、4、5、6、7、戴志强：《馆藏档案数字化鉴定的原则与方法初探》，载《档案学探索》2003年第2期。
