一、胡佛图书馆史料征集活动经过
史料按其形式的不同，可分为实物、文字(包括档案、谱牒、书刊、文件等)、口传、声像四类。美国胡佛图书馆原名胡佛战时资料室，创立于1919年，创办后即在世界范围内征集史料。原收集范围系有关1914年至1918年第一次世界大战的原因、经过与战争所造成的直接影响的史料，后改称为胡佛战时图书室，最后改名为“胡佛战争、革命与和平”图书馆，征集范围扩大，主要为：二十世纪尤其有关二次世界大战的原因、经过的资料，关于战争方面，主要在战争的原因及影响；宣传与新闻检查方面对于舆论的操纵；政府与劳工管理及资产的关系；政府与少数民族、宗教团体的关系；复员与善后救济等。革命方面，包括各种革命运动，如民主主义、国家主义、社会主义、共产主义或其他可能发生的运动，及合作事业、教育、妇女地位、劳工状况等经济与社会发展方面的史料。关于和平方面，包括国际政治、经济与文化的关系，和平组织，国际会议、条约与协定，国际公法，国际组织与行政，和平运动等。
1946年8月，美国驻华陆军司令麦克鲁中将致函国民政府国防部，为美国胡佛图书馆需要征集有关中国革命及抗战史料，嘱国防部转为收集。国防部积极配合，将该图书馆备忘录及征集史料的要求通告上海市政府，要求市政府将在抗战过程中凡可记载的文物及个人收集的珍贵史料，于9月底以前，送国防部整理转递。
该馆对中国方面所征集史料的种类，要求：
(1)各政府机构的官方印刷品。(2)法令。(3)年鉴与统计资料，特别是关于中国的对外贸易。4)报纸，如中央日报、新华日报、扫荡报、大美晚报、时事新报、大公报，因其代表各主义、职业与地方重要意见。(5)杂志、如学术期刊，重要文献及时论，因其内容有关国际关系、政治、社会运动、社会科学、民众教育等。(6)包括文告、法令与党纲、辨论的与宣传的、伟人言行录在内的各类期刊，政治与经济名流的自传，参考书，地图集与图表，对于各国、各阶级，各民族与各信仰表示态度的学校社会科学课本。(7)各政党各社团的文件与印刷品。(8)私人收集。包括书籍、期刊、招贴、文稿、尺牍、日记、个人文库。私人团体与商行或商会的卷宗及记录。(9)文稿。指有价值而未付印的资料来源，原因在于战时中国，出版困难，有价值的文稿也可供参考。
当时，上海市政府先后转发“国防部史料局征集抗战史料启事”、对市府各室、委员会．附属机构都下达了征集有关革命及抗战的文物史料的指令，并公开登报征集史料，但结果并不理想。主要原因是许多史料毁于战火，而部分敌伪统治时期的组织机构经过战后接收改组，原有资料下落不明，如上海市政府秘书处称：“奉查本处现存英法文档案内并无抗战史料存在，谅系日寇侵犯上海时，前公共租界及法租界外人对于日人有所顾虑所致”。1947年1月上海市政府将所收集的史料汇列清单连同原件呈送国防部该局，报送革命及抗战史料16种14册又3件，其中革命史料为《总理事略》、《当代中国名人志》等，抗战史料主要有《八百英雄抗战记》、《胜利周年纪念手册》、《真如区民辅助抗战工作本末纪实》(抄本)等。
尽管如此，胡佛图书馆仍坚持海外史料的收集工作，经过数十年努力，该图书馆至今已收藏了非常系统齐全的关于中国、苏联、东欧各国二战史、国际共运史的史料，成为研究有关课题的众多史学研究者趋之若骛的史料宝藏。
二、对档案馆征集工作的几点启示
1．具有档案补充价值的史料应得到重视
我们从上述征集范围及种类来看，胡佛图书馆非常熟悉中国政府的机构配置、中国政情及社会概况，所集藏图书资料范围门类广泛，不仅包括不同政见党派机构团体产生的资料，还包括私人资料；内容丰富，几乎涉及对中国政治、经济、文化等各个方面，但又并非无的放矢，象小说、散文、娱乐刊物等纯娱乐性的资料并不在收集的范围，收集重点在于该类资料所具有的史料的意义，即所记内容或是对历史的直接记述，或虽具有回忆性质，仍是对历史的反映，可以说有些实际上就是档案，其他也均是包含了具有代替、补充档案价值信息的文献资料，如官方印刷品、社团文件、法令等，实质就是有关机构主要职能活动的产物；个人收藏的文稿、尺牍、日记、个人文库等也就是今天意义上的私人档案；年鉴与统计等，是根据当时的档案文件纂修而成。再则是各种刊物、教科书，有些当时就是专门公布的文件，有的则登有不少时政或纪实文章。因此上述收藏范围，几乎涵盖了民国时期除官方档案以外的丰富的具有学术价值的情报或信息，是具有与档案同等作用的史料。
胡佛图书馆与中国远隔万里，仍致力于征集有关中国民国时期的史料，可见这些史料所具有的意义，而从当时征集的现实来看，时局颠沛，战乱频仍，加上自然灾害和社会档案意识薄弱等多种不利因素，这些资料实属留存不易，部分已成为珍贵的文化遗产。如当时市府秘书处曾要求上海市政府所属机构中保存史料最多的通志馆报送《上海市年鉴》，该馆答称，1936年、1937年年鉴因由中华书局印刷发行，该馆未有存储，而该局此书亦于抗战时期被敌伪劫毁，今已无搜购，最后只呈送了1935年《上海市年鉴》。当然，档案馆的主要功能是保存档案，这是不容置疑的，但长期以来，因档案的严重缺失，所藏档案已不能充分地实现国家保存社会记忆的功能，不能满足利用者特别是史学研究者的需要，因此保存和收集一部分档案以外的、可弥补档案见证历史作用的、有记述历史功能的其他史料的工作应积极提倡。因人们在编史修志、进行文学创作或者编写纪念画册、举办展览中，往往首先到史料中寻找线索，或直接引用有关画片与文章或图书资料中某一文字片段，而档案馆因收藏档案以外的文献资料而发挥作用，这方面例证也是很多的。比如知名作家金梅撰写《论叶圣陶的文学创作》过程中，单单缺少叶在“五卅”前后活动的史料，上海文艺出版社的编辑介绍她到上海市档案馆查找《公理日报》，该报是文学研究会成员叶圣陶、郑振铎等一批爱国知识分子为从舆论上支持“五卅”运动而创办的，只发行了22号(6月3日至24日)，存世量很少。在档案馆她满意地发现了叶圣陶、郑振铎等一批爱国知识分子揭露帝国主义血腥罪行、表明反封建、反帝政治立场的文章，圆满地完成了写作任务(《小楼纪事》，上海文艺出版社1997年版，第154页)。因此，我们没有理由不重视档案馆馆藏的一些具有史料性质的文献资料，给其应有的保护和运用。而不少档案馆对这些史料并未予以应有的重视，将其混同于其他普通出版物一并保存，有些档案馆甚至将一些连图书馆也只在小范围内对外提供利用的资料，任意提供借阅，或拆开扫描，以致损毁或不能保持原貌，令人痛心。为此，各级各类藏有历史资料的档案馆应提高史料保护的意识，对已有馆藏文献资料建立目录，区分种类，予以区别对待，并通过适当的宣传与公布手段，使其为社会所知，这不仅有助于发挥档案馆史料基地的作用，对确立我国档案馆在国内乃至国际文化界的地位也有所裨益。
2．与馆藏档案有关的史料应作为档案馆征集的重点
如上所说，档案馆要担当维护党和国家历史真实面貌的任务，光靠档案是不够的，保存和收集散存在社会的史料具有非常重要的文化意义，可作为档案的有益的补充。《档案馆工作通则》也将档案馆收藏与档案有关的资料，视作其基本性质和基本任务，规定：“档案馆要注意接收和收集与本馆馆藏档案有关的各种资料”。它有利于履行档案馆的职责，而并不是要其代行图书、情报部门的职能，就如同一些博物馆、图书馆为发挥其文化宣传的作用，也保存一些档案，或者某些图书资料、文物一样，这些文献或文物，它们的功能在一定程度上转换或相通了，适当的交叉收藏，有益于共同发展。比如上海市档案馆征集到的1920年由陈望道翻译出版的《共产党宣言》，它既可视为图书资料，又可算档案，而因其异常珍贵，更可视作是文物。档案馆主动去征集来了，没有让它埋没于尘世，可算是功德无量，也并不妨碍图书馆在收藏图书资料上的地位。
所谓收藏与馆藏档案有关的史料，是指档案馆的史料收藏不必包罗万象，胡佛图书馆的收藏也是有目的与范围限定的，档案馆限于财力与工作性质的不同，可以参考，并适当的调整。我认为收集目的与范围，应遵循两项原则，其一是注意补白作用和系统性，要从馆藏具体情况出发，对于馆藏档案存在空白的以及虽有档案但很不齐全的，要尽量收集有关资料，以补档案的不足，同时要充分考虑原有资料的系统性和完整性，在原有资料的基础上加以补充，以利于建立和完善馆藏资料体系。比如上海市档案馆保存有非常珍罕的清末以来的比较系统的《北华捷报》及《字林西报》，它们含有丰富的社会信息，特别是近代租界发展情况，应尽量收集齐全，与租界档案共同构成馆藏特色。二是要体现地方特色，地方档案馆不可能象胡佛图书馆那样开展如此大规模的征集史料工作，故只要尽量征集与本地名人、风俗民情、名优特产、名胜古迹、重大事件有关的史料进馆可矣，如反映本地历史风貌、政治、经济、文化等各方面信息的各种史、志、指南、概览、统计资料、文献汇编、选编、大事记、照片图册等，它们是在对实际情况或档案文件进行深入分析研究的基础上编写出来的，依据的是第一手资料，具有真实性、系统性、全面性、广泛性，内容更为集中，可信度较高的特点，起着某些档案无法替代的重要作用，地方重要的综合性杂志、报纸、机构内部刊物、地图等出版物，私人家谱、回忆录、名人书稿、个人日记、笔记、手抄本及口述材料也可作为征集重点。
3．有计划地组织史料征集工作
当年，通过美中两国政府，进行了较大规模的跨国征集史料的活动，虽然成效未见显著，但通过各级政府部门下达指令或向社会公示来有计划有目的地征集史料不失为一种方法，因为这些机构可发挥较强的组织和联系作用。民国政府在胡佛图书馆史料征集工作的启发下，于1946至1948年，先后发动了数次史料（如抗战重要战事史料、烈士事迹史料、伪满洲国史料、中共活动史料等)的征集工作，由此保存了大量文化遗产。建国后我国某些系统或机构也曾有计划地组织征集活动，征集了大量史料。如1985年2月，南市区委成立党史资料征集委员会，会同区各有关的部门及基层党组织，发动和依靠老同志(如原南市糖、海味、北货、水产、水果等六业“联市”老同志)，征集了上海工人三次武装起义在南市的资料约56万字，照片100余张，并据此编辑出版了《上海南市六业职工运动史》、《南市文史资料选辑》等。
当然史料收集方法不仅于此，归纳前人成功经验，征集工作主要步骤可概括为：成立必要的征集班子，建立信息员网络；保证有一定的经费；熟悉馆藏资料缺口，并利用其他机构出版的指南等书面检索工具或通过电子网络查询，摸清国内外有关研究机构、个人已收集的资料情况，确定今后征集的范围和重点。
征集的难点在于一些资料很珍罕，原有收藏者割舍不下。江苏省档案局馆的方式值得借鉴，他们将捐赠的档案资料制成多媒体光盘留给捐赠人，解决了捐赠者的后顾之忧，吸引了更多的人放心地捐赠档案。此外，主动地组织撰写回忆录或通过采访形成口述历史资料也是一种补充档案所缺的史料收集方式。口述历史资料作为一种新型的史料，其积累工作在国内外史学文化界都有尝试，如美国哥伦比亚大学东亚研究所长期以来从事近代中国名人的口述历史工作，积累了大量资料，不少资料已成为信史。1992年，我国著名作家叶永烈，曾采访“西安事变”中亲自逮捕蒋介石的孙铭九，形成录音记录，整理成文后也不失为历史记录性质的资料，他的许多重大题材纪实文学的创作均来源于口述史料。
（黎霞）
