张大伟
20世纪80年代以来，特别是进入21世纪后，我国档案事业坚持信息化发展战略，迈开数字化、网络化步伐，搭上信息化快车，实现了档案信息化与档案事业的同步推进，与社会信息化的联动发展，取得了长足的进步。
邓小平在1992年南方谈话中曾经深刻地指出：“发展才是硬道理”，“发展起来以后的问题不比不发展时少”。邓小平这句话，主要针对中国的改革开放。如今改革开放30年过去了，这句话仍然语重心长、发人深省。为了破解“发展后的问题”，就需要贯彻创新驱动，转型发展的战略性方针。这不仅是当前我国社会各项事业面临的紧迫任务，也是我国档案事业，特别是档案信息化事业科学发展的的治本之策。
为什么呢？一是因为信息化是档案事业发展的强大动力和战略举措，信息化的转型发展可对整个档案事业发展起到引领和保障作用。因此，信息化的转型发展需要较档案的其它业务建设“快一拍”，“强一拍”。二是因为信息化虽然影响深远，前景宽广，同时也容易滋生问题，且充满风险。近30年来的发展形成了不少“成长的烦恼”，也积压了一些棘手的问题，这些问题不解决，档案信息化事业就难以继续前进。如今，信息技术的新一轮发展，使档案信息化又进入一个新的发展机遇期。
一、转型发展的目的是追求发展的质量
以人为本，全面、协调、可持续的科学发展观的本质是追求发展的质量。有质量的发展才是真正的发展，才有利于社会、有利于人民，否则就是形式上的发展、低水平的发展，甚至是有害的所谓“发展”。什么是质量？ISO8402中的“质量术语”是这样定义的，质量是“反映实体满足明确或隐含需要能力的特性总和”。从定义可以看出，质量就其本质来说是一种客观事物具有某种能力的属性，由于客观事物具备了某种能力，才可能满足人们的需要。事物对需求的满足度越高，说明该事物内在的质量越高。
档案信息化是一项新事物，其发展的质量，也应当以满足档案事业的内在需求和社会对档案事业的客观需求来衡量。从微观上说，就是档案信息系统建设的需求，例如信息系统建设的信息需求、功能需求、性能需求等。从宏观上说，包括确保档案信息系统研制、运行、维护所需要的保障条件，例如资金、设备、人才、制度、规范、体制以及理论体系等。把握需求需求、描述需求是一个科学、细致的调研分析的过程，2002年，美国国家档案馆为了建立电子文件档案馆（ERA），制定了电子文件档案馆的需求体系文件，以后用了八年的时间对该需求进行了四次版本升级，至2010年7月，美国国家档案馆已经公布了它最新的《电子文件档案馆（ERA）的需求体系文件（第四版）》[i]。可见他们对需求研究的重视程度，以及准确把握档案信息化需求的艰难程度。
为了制定完整正确的需求，我们必须注重研究以下两个问题：
一是准确把握档案事业发展的总体目标和发展趋势。档案事业发展目标是动态的，会随时间、地域，特别是社会环境的变化而变化。按照与时俱进的要求，目前我国档案事业发展的目标可归纳为实施“三大战略”，建设“三个体系”：一是实施“以人为本”战略，推进资源体系建设。即坚持从为民服务出发来谋划档案工作，在资源建设方面重视所有涉及人的档案的收集与保管；在档案利用方面重视所有人，特别是普通群众的利用需求；在队伍建设方面重视人的价值和潜能的发挥。二是实施“服务先行”战略，推进服务体系建设。即坚持围绕党和国家工作大局开展档案工作，自觉为各级领导服务、为社会各项事业服务、为人民群众服务，以服务带动档案工作发展。三是实施“安全第一”战略，推进安全体系建设。即始终抓住档案的安全保密不放松，把安全保密作为第一责任和基本职责，全面提升安全保障能力，确保档案安全保密万无一失。当前档案事业发展的趋势是，越来越贴近时代、贴近社会、贴近民众；档案形成的主体、记录的内容、服务的对象逐步从政府机关转向社会大众，呈现多元化态势；档案事业发展逐步纳入社会公共文化事业建设的范畴；发展主题是，全面加强各种载体档案信息的收、管、存、用业务建设，扩大档案资源共享和开发利用，在努力服务好当代人的同时为后代人守护好历史。档案信息化只有紧紧围绕档案事业发展总目标和总趋势，而不是仅仅考虑本单位、本系统档案工作的局部、眼前需要进行开发和应用，才能真正体现出高起点、高水平、高质量，并取得显著的整体效果。
二是准确把握当前档案事业发展的热点和难点问题。当代档案事业面临来自两方面的压力：一是档案管理的对象的特点发生了深刻的变化：电子文件的载体、信息，特别是其生存技术环境的不稳定性，使其历史凭证价值，亦即档案核心价值受到普遍的质疑。人们需要借助纸质档案记载历史，又需要充分利用电子档案便于制作、检索、传播、利用的优势，由此使“双套制”管档的压力与日俱增。二是档案工作环境发生了深刻的变化：信息剧增、知识爆炸、科技猛进、体制改革、扩大开放等现代社会的特征，使档案工作的范围、内容、要求都发生很大变化，例如，信息开放要求加强档案开放鉴定、网络资源共享、安全控制。信息技术引发的问题，还需要信息技术本身来解决。于是，我们首先要善于发现和敢于正视问题，要从一般问题中找出真问题、大问题、关键问题以及问题的成因，并且通过创新观念、理论、方法和工作机制来确保新技术应用的有效性。因此，为档案事业的发展排忧解难、保驾护航的能力，应当成为衡量档案信息化成功与否的重要指标。信息技术破解的难题越多，信息化的经济效益和社会效益也越大，说明发展的质量也越高。如果信息系统与管理业务是“两张皮”，新技术用和不用一个样，甚至信息化不如手工化，反而给档案工作带来更大的麻烦和风险，那么，这样的信息化就是低质量的、形式上的发展。
二、转型发展的障碍是粗放型发展倾向
所谓转型发展就是转变发展方式，即将粗放型发展方式转变为集约型发展方式。粗放型发展是单纯依靠增加设备、人力投入，扩大建设规模，注重表面形式的发展，其特征是消耗较高，成本较高，效益较低、质量较低。集约型发展是依靠优化要素组合质量和投入效率，来实现发展的方式，其特征是消耗较低，成本较低，效益较高、质量较高。由于信息化是新事物，人们对其规律、特点和实施方法有渐进的过程，加上观念、体制、机制等方面的因素，致使我国档案信息化存在某些粗放型发展的现象：
一是信息孤岛现象
由于标准规范在制定和执行中的滞后，以及条块分割，各自为政的项目建设模式，致使目前形成的档案信息系统在网络平台、应用软件、数据资源方面不同程度地存在技术设施异构、数据结构异构、业务流程异构、服务平台异构等问题，由此造成档案信息资源难以互联互通，档案信息资源建设、维护和应用的成本相对趋高，而信息资源共享能力相对较弱。
二是供求鸿沟现象
“供求鸿沟”是指档案信息资源的提供与实际需求存在某些不对称，不协调。其问题有档案安全和共享的关系尚未理顺，片面强调安全而忽视共享，使一些本该扩大开放共享的档案未能开放利用；馆藏档案与现代社会的需求存在某些错位，造成藏非所需，需非所藏；由于地块分割、资源分散等原因，造成跨地域、跨系统的资源难以实现远程利用、资源共享。这些鸿沟现象制约了档案信息资源的价值实现，成为档案信息化发展的难题。
三是内热外冷现象
长期来，档案界对信息化投入了极大的热情，开展了许多研究，新建了许多系统，并且千方百计地要与电子政务、电子商务、企业信息化接轨。然而外界对档案信息化的认知度和支持度比较有限，档案部门也缺乏有效的机制和手段与外界沟通，难以充分展现自己的资源实力，并提出资源管理的合理诉求，致使电子文件收集归档和外联共享的阻力较大。
4、记忆危机现象
由于档案部门对归档电子文件的前端控制能力较弱，归档电子文件的真实性、完整性、有效性和安全性问题没有完全解决，致使在电子政务、电子商务、电子法务、电子税务、电子财务等专业业务活动中形成，应当纳入档案管理范畴的电子文件难以得到长期、有效的保管和保护，致使社会的数字记忆存在失真、失全、失效、失密的风险。
5、基础沙滩现象
有些档案信息系统在建设中缺乏精心设计，存在某些瑕疵和隐患；有些系统缺乏必要的维护，不同程度地“带病作业”；有些系统建设后未能扎实应用，在信息建库、有序化整理、安全管理等方面存在薄弱环节；有些档案数字化加工在对象选择、组织管理方面存在随意性和盲目性，这些基础业务问题制约了信息技术优势和功效的发挥，还造成信息化投入和运行成本的上升。
三、转型发展的主题是系统集成
形成以上现象的重要原因是档案信息化建设的“碎片化”倾向。我们经常说信息化是一项系统工程，需要统一规划、组织、实施和管理，然而在实际上建设的主体，即建设单位——档案部门分散；建设客体，即管理对象——档案资源分散；建设目标和需求分散，致使各自为政、分头开发，造成许多项目重复建设。建设后的信息资源只能满足本单位，小范围的需要，难以实现广泛的互联共享。档案信息化在人、财、设备、技术的投入上未能形成合力，得到整体的优化。 “碎片化”建设是当前档案信息化建设中造成高投入，低产出的重要原因，也是转型发展中需要解决的突出问题。
解决系统碎片问题，需要采用系统集成的方法和技术。“集成”的英文是“integration”，具有“整合”和“一体化”的意思。其定义是在系统工程科学方法的指导下，根据用户需求，将各个分离的具有关联性的系统有机组合成为一个完整、可靠、经济和有效的整体系统，并使该系统中各要素能彼此协调运作，发挥整体效益，达到整体最优的效果。该定义包括以下含义：
第一，集成是档案信息内在要素的有机组合
档案信息有结构化和非结构化之分。结构化信息是由档案的著录标引信息组成的档案目录信息，在计算机系统中只有统一目录信息的结构，才能互通互联和实现一门式检索。非结构化信息有不同的存储格式，在计算机系统中只有相对统一电子档案存储格式，才能确保其长期有效。因此，只有规范了电子档案的结构和格式，才真正做到档案信内在要素的集成，才真正达到了资源化管理的水平。过去，我们往往只强调集中，即将这些信息结构、格式各异的载体集中存储起来，虽然形式上是集中了，其内涵还是离散的，不能达到资源共享的目的。因此，只有集成，才是档案信息管理的理想状态。
第二，集成是系统内部或系统之间的动态组合
近年来，我国强调民生档案资源建设，这些资源绝大多数都存在于现有的档案之中。按照传统集中的思想就需要将这些档案收集、集中保存起来，这样做难度大，投入大，效果不见得好。按照集成的思想，可以保持民生档案的原来存储状态，而只要对这类档案赋予特定的标识符号，并将其连入计算机网络系统，就可以在任何地点满足利用的需要。当前我国又十分强调档案文化建设，今后还会强调知识档案的利用。只要采用系统动态集成的思路和方法，就能以较低的成本投入，与时俱进地实现档案信息的服务创新。
第三，档案信息化要有“大集成”的工作思路
国际档案界较早使用“集成”概念。2004年8月，第十五届国际档案大会在奥地利首都维也纳召开，在此次大会上，各国档案工作者频繁使用“集成”一词，如“目录集成、数据集成、硬件集成、多媒体集成、数据库集成”等，然而这些都是在信息技术层面的小集成，档案信息化的成败还涉及到大量的非技术问题，如档案分类整理方法、数字化加工质量、规章制度和业务规范、人力和人才的合理使用，以及档案学理论的创新等。因此档案信息化需要讲“大集成”，即在系统整体优化的思想指导下，注重对档案信息化各领域、各要素、全过程的全面控制。例如，信息化管理的内容要覆盖档案工作的各门类、全过程；要兼顾好纸质档案和电子档案管理的互联互动；兼顾好存量电子档案和增量档案资源建设的关系；兼顾单媒体和多媒体档案的控制；兼顾好结构化档案信息和非结构化档案信息关系；在存储方式上兼顾好集中和分布；在备份方式上兼顾好在线和离线等等。只有用大集成的思路去指导档案信息化统筹规划、精心组织，才能提高信息化建设的质量和效率，才能达到又快又好发展的目的。
为了实现大集成，当前特别要做好档案资源体系、服务体系和安全体系的统筹规划建设，打破以某单位、某地块为主体，自给自足、自建自用的封闭格局；在建设主体上做好档案馆和档案室、档案馆和社区服务窗口，以及档案馆馆际之间的联动，构建起信息资源、服务平台和安全保障体系共建共享的创新机制，将档案信息化系统真正建设成开放、共享的档案资源集散中心和服务中心。
四、转型发展的动力是技术应用创新
转型发展的动力来自于创新，包括理论创新、方法创新、体制创新、机制创新等。其中信息技术的应用创新是档案信息化转型发展的不竭动力来源。同时，转型发展对技术创新又有显著的反作用力。实践证明，发展方式更新了，信息技术的能量就能充分发挥出来，反之，新技术的优势将会受到制约和压抑。因此，我们要处理好技术创新和转型发展的关系，使这两者形成相互促进，良性互动的关系。
当前世界信息技术的发展正面临新一轮跨越发展，其中档案信息化可以应用的技术有：数字识别技术，包括数码相机、摄像机、高速扫描、电子标签等；海量化存储技术，包括光盘、移动硬盘、固态光盘、存储标准和格式、数据库技术等；检索技术，包括搜索引擎、智能检索、图像检索等；移动技术，包括智能手机、移动电视、平板电脑、电子阅读器等；融合技术，包括移动通讯、有线电视、互联网三网融合，手机、电视机、计算机三机合一；影像技术，包括多媒体、高清、数码压缩、媒体播放器等；虚拟技术，包括虚拟终端、虚拟服务器、虚拟存储等；信息安全技术，包括数字签名、数字加密、容灾技术等。这些技术的应用价值是潜在的，但是只要在转型发展中，跟档案管理的某项业务，如资源整合、系统集成、“三性”保障、安全存储、远程查询等结合得好，就能迅速释放出巨大的能量，产生显著的社会影响和经济效益。因此，我们在技术创新中要将目光牢牢盯在应用效果和效益上，处理好先进技术和实用技术的关系。
在技术创新驱动转型发展的过程中，档案信息化建设要特别关注云计算的应用。云计算不是一项新技术，或者说不单纯是技术。它是在分布式计算、网络存储、虚拟化、负载均衡等传统计算机技术基础上发展起来，基于因特网的超级计算机运行系统，再加上商业运作模式。它让成千上万台电脑或服务器连接成一片电脑云，向广大网络用户提供更加规模化、专业化、个性化、低成本的软件服务、平台服务和设备服务，如数据存储、安全保障、软硬件资源等。从而使包括网络、计算机软硬件、数据资源在内的所有信息资源得到最广泛的共享利用，使用户享受到更先进、更便捷的信息服务。云计算是一种先进的机制和理念，它充分体现了网络环境的平等、开放、共享，有利于信息资源的共建共享，是信息产业和信息技术应用领域的一场革命，也符合档案信息化转型发展的总体要求。
之所以要关注“云”，是因为它能给档案信息化的集约型发展带来崭新的技术手段和运作模式。例如，通过虚拟化技术，档案部门可以按区域推广通用的数字档案室或数字档案馆软件系统，提供规范化、专业化的档案管理应用软件和数据库服务，改变过去各自为政、分头重复建设的格局，从而最大程度地减少档案信息化的投入成本，扩大其产出效果，并通过软件的集中开发、推广，实现资源的集成和整合，有效解决信息孤岛问题。还可以通过云存储，以统一的数据库结构和文件格式，实现档案数据的集中存储和远程备份，通过档案资源总库建设，将资源总库与社会各领域的信息系统互联，真正实现档案资源的集成和整合，在统一建设的平台上实现档案信息的广泛共享和远程利用，解决信息供求鸿沟问题。还可以通过云服务机制，向各档案部门提供先进的搜索引擎、智能检索，数字加密、数字签名、元数据管理等技术，有效解决档案信息资源的安全管理和广泛共享的矛盾，为电子档案提供有力的真实性、完整性、有效性、安全性保障手段。建立在云计算基础的服务成本是低廉的，服务质量和效率却可以达到一流的管理和服务水平。
档案信息化呼唤转型发展，期待档案信息化发展在新技术驱动下展现出华丽的转身，创造新的奇迹！
[i]. US NARA Electronic Record Archives Requirements document (RD v4.0),
http://www.archives.gov/era/about/requirements.pdf[访问时间2012－04－
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