伴随着改革开放，我国档案信息化已经走过30年不平坦的历程。大量实践证明，创新永远是档案信息化的不竭动力。创新能使信息化加快发展速度，提高发展质量，规避发展风险，优化发展效果，放大发展效益。创新的动力足不足，思路对不对，能力强不强，恒劲有没有，都关系到档案信息化，乃至整个档案事业发展的前途，是各项事业或专业自身软实力的重要标志。
创新是指人们围绕特定的目标，遵循事物发展的规律，对事物的整体或局部进行变革，从而使其更快、更好发展的行为。为此，创新实际上是科学发展的一种状态和标志，具有强烈的目的性、科学性、战略性和策略性，需要十分注重处理好创新观念、创新方法、创新技术、创新质量等创新要素之间的关系，实行以人为本，全面、协调、可持续的创新，避免盲目、片面、无效、不可持续的所谓创新。当前我国档案信息化的转型发展需要从思维创新、技术创新和机制创新三个方面汲取强大的动力。
一、思维创新是前提
所有的创新都必须以思维方式的创新为前提。思维创新是无形的，然而能决定了人们行为创新的动力和方向。只有思维创新了，行为创新才能有持续的动力，走上正确的轨道。当前，我们要大力破除传统的思维定势，从以下七方面创新思维方式。
1、开拓思维是大能量
提倡开拓思维是为了破除守旧、畏难的意识和缺乏激情、愚昧无知、麻木不仁、不敢作为的精神状态。我国档案信息化的30年是一段激情燃烧的岁月。古老的档案事业与年轻的信息技术攀亲结缘，与时俱进，凝聚了无数档案工作者的心血和付出，其中攻坚克难的勇气和力量，正是来自追求理想、崇尚科技、奋力改革、不断开放、不畏艰险、不甘落后，奋力拼搏，图存图强的开拓思维。之所以要倡导开拓精神是因为档案信息化本身就是一项开拓性事业，它不单纯是管理手段的更新或存储载体的更换，而是包括档案管理理论、观念、体制、原则、方法等领域的变革，是档案专业生存方式和发展模式的一场革命。由此，发展档案信息化事业，不能就事论事地讨论管理手段、载体等，更需要这种思维的核心就是励志精神，这是30年发展历程留给后人的最为宝贵的精神财富。继承这笔财富,就能继续激发敢于创新的热情，弘扬务实创新的风气，培养善于创新的能力，凝聚热心创新的人才，为新的创新提供持续、强大的正能量。
2、战略思维是大手笔
提倡战略思维是为了破除发展的盲目性和随意性。首先，战略思维是人们对事物发展的全局性、长远性、前瞻性的谋划，是对大目标思维。为此，要将档案信息化和社会的发展，包括改革开放、经济繁荣、知识管理、先进文化传播、政府职能转变、法制化和民主化进程等紧密联系起来,努力收集和守护各项事业发展中形成的人类记忆。其次，战略思维是自上而下的思维，即强调“顶层设计”。为此，各级档案行政管理部门要会同政府的信息化决策机构，制定档案信息化的总体规划，自上而下、有条不紊地推进档案信息化工作，改变过去各自为政、分头重复建设的状况。最后，战略思维是全面的思维，即要按照档案事业发展三个体系建设的要求，综合应用法律、行政、经济、技术等控制手段，加强对系统建设的监督、指导、组织、协调；打破各层次、各地区、专业之间的信息壁垒，在资源整合的基础上充分实现档案资源的共享。
3、策略思维是大务实
提倡策略思维是为了摒弃浮躁心态和蛮干行为。战略制定以后，必定辅之以明智的策略。策略是实施战略目标的优化方案，是又快、又好、又省地实施战略目标的方法和途径。档案信息化是一项涉及面广、复杂性强、实施周期长的社会工程，并会遇到各种意想不到的阻力。当前主要有两大瓶颈问题：一是来之外部，由于档案信息的开放度不高，社会对档案信息化的认知度、支持度也比较有限；二是来自内部，在传统体制下各自为政，分头建设的档案信息系统存在技术平台异构、数据资源异构、业务流程异构等碎片化倾向，导致信息资源难以互联，运行成本高，共享能力低，制约了档案信息化价值的实现。由此，当前档案信息化应当采取外联内合策略。所谓“外联”，就是扩大对外互联。努力打破自我封闭、自我循环的传统思维，千方百计地与电子政务、电子商务等社会信息化系统建立无缝连接，通过电子文件中心、档案目录中心、数字档案馆等系统，将档案信息系统真正建设成社会电子信息资源的保护中心和集散中心。所谓“内合”，就是对内整合资源。通过行政、法制、技术等手段将形成于不同时间、空间、背景和作者的档案信息资源进行科学的整理和组合，优化资源结构和配置，满足信息资源远程“一门式”提供利用的需要，使档案信息真正成为能够跨越时空，经得起历史检验的优质资源。只有做好内合，才能实现外联；反之，外联的需求，也将成为内合的强大动力。
4、民本思维是大境界
提倡民本思维是为了破除“官本”意识。环顾中外历史，档案总是与政党、政治、政权、政府等上层建筑密切联系，而与黎民百姓，世俗生活少有缘分。一部中国古代档案史可谓少数人记载少数人的历史。走进古代档案馆“皇史宬”，人们便可强烈地感觉到它咄咄逼人的皇家贵族气息。档案对上层政治的偏爱和对黎民百姓的排斥是封建社会“官本”意识的体现，也是古代档案史留给现代人的最大遗憾和教训，并阻碍了中国社会政治、经济、科技、文化的发展，这部被扭曲的档案史必须被重新扭转过来。而网络系统和信息技术的开放性，也为档案的亲民提供了得天独厚的条件。国家档案局提出的我国档案工作要围绕着服务民生，实现“两个转变”，建立“两个体系”，是对传统档案管理理念的一次颠覆和升华，是顺应时代潮流的明智之举，应当列为当前档案信息化的第一要务和未来发展的永恒主题。档案信息化要致力于解决以下难题：一是民生档案资源不足，数字化程度低，可检索性差，上网资源供不应求；二是民生档案分散，整合度低，共享能力较差；三是资源配置面临条块分割，跨平台远程利用困难。当前档案信息化应当树立大民生的理念，努力拓宽民生档案的收集和服务领域。与民众生存条件有关的有衣食住行、劳动就业、社会保障、教育医疗、婚姻生育等档案；与提高民众生活质量有关的有培训进修、人居条件、食品安全、环境质量、公共安全、健康保健、文化娱乐等档案。民生档案信息化应当从满足民众生存条件向提高民众生活质量转移。只有将民生档案资源和服务体系做大做强，才能赢得“酒香不怕巷子深”的人气，避免“门前冷落鞍马稀”的尴尬。
5、开放思维是大视野
提倡开放思维是为了破除封闭意识。开放是我国各项事业充满生机活力的主要动因，也是当代档案事业必须顺应的大趋势。长期以来，出于对档案安全的考虑及管理手段上的局限，档案与社会隔着一堵墙，这有违档案工作的初衷，也有损于档案部门的形象和社会地位的提高。如今许多档案馆应用计算机网络技术，一方面大力收集与广大民众的生活和社会经济活动密切相关的非公务类档案，如婚姻、知青、土地、房产、户籍、家谱、名人等档案，并将现行文件、半现行文件的收集和服务纳入档案信息系统，承担起政务信息公开的责任，千姿百态的档案信息网站吸引了许多民众的眼球。随着信息系统的延伸和完善，许多档案信息系统将其服务扩展到社区、民营企业、甚至于百姓的家中。在未来档案信息化建设中，我们要进一步拓宽视野，努力联合各级机关立档单位、史志部门、新闻单位、教育机构,以及图书馆、博物馆、科技馆、文化馆等相邻专业部门，进一步打破档案部门之间的墙、档案部门与社会组织机构之间的墙，使档案信息系统真正成为开放的、动态的社会公共信息系统。当前社会进步的基本特征是信息爆炸、知识猛增、科技飞跃、体制改革、政治民主、文化繁荣、经济开放，档案信息化要把握这时代的脉搏，乘势而上，才能获得优质档案资源，补充新鲜血液，才能将档案服务从间接转向直接（如网站建设）；从被动转向主动（如目录中心建设）；从幕后转向幕前（如现行文件公开）；从滞后转向超前(如对重大活动、重点工程前期工作的介入)。
6、忧患思维是大安全
提倡忧患思维是为了破除麻痹意识。与其他信息化一样，档案信息化也是一把双刃剑，它在给用户带来巨大便利、效率和效益的同时，也带来无数麻烦和风险，所谓“祸兮福之所倚,福兮祸之所伏”。例如数据集中便于集中利用和安全保护，但是也会扩大风险。最典型的例子是，2007年英国皇家税务及海关总署在邮寄过程中丢失两张重要数据光盘，其中包括约2500万人的个人资料和银行信息，这使英国6000万人口中近一半人面临受欺诈的危险，其中包括英国首相、内阁部长及许多名人政要。这次危机从某种意义上就是海量数据集中存储惹的祸。经过30年的发展，档案信息化已经进入了深水区。所谓深水区是指档案业务对计算机技术的依赖性越来越大，过去计算机辅助管理，离开计算机还可以靠手工管理，好比在浅水区游泳，不会游可以踩底。如今离开了计算机，档案业务工作就要停顿，踩不到底，也没有退路。随着电子档案存储的密集性、传播的快捷性、技术的依赖性和表现的虚拟性进一步发展，都会造成档案信息失真、失全、失效、失密的风险更大，而且数字化灾难的来临往往是一瞬间、毁灭性的。它告诉我们，在深水区搞档案信息化要居安思危，未雨绸缪，警钟长鸣，一手抓技防，一手抓人防，两手都要过硬。只有完善安全法规制度，强化责任考核和技术措施，制定防范突发事故的预案，提高风险处置的能力，才能将各种风险置于可控状态。
7、辨证思维是大智慧
提倡辨证思维是为了破除孤立和僵化思维。辩证唯物主义是认识发展规律，破解发展难题、驾驭发展大局、扩大发展成果的总钥匙。档案信息化是一项复杂的事物。对各种问题的认识和处理不能绝对化、孤立化、极端化、表面化，而必然更多地考虑个性化、灵活化、联动化、多元化。当前特别要处理好信息化理论研究和实践推进、资金投入与效益产出、数量增加与质量改善、数据的存入与取出、数据配置的集中与分散、档案信息的共享与保密、电子文件的有纸与无纸、增量与存量档案资源建设、当前需求与将来需求之间的关系。处理好这些对立面的和谐关系，防止非此即彼、非白即黑、顾此失彼的僵化思维模式。辨证思维的表现形式包括理性思维（即运用系统工程学的原理）、多向思维(即发散思维、辐射思维或扩散思维)、侧向思维（或换向思维）、逆向思维（如在决策可行性研究中尝试“不可行性研究”）、联想思维（即由表及里、由此及彼、由浅入深思维）、形象思维（即充分施展想象的能力，扩展想象的空间）等。辨证思维是和谐思维、绿色思维，是档案工作者在信息化深水区里驾驭复杂局面、应对各种挑战的大智慧和软实力。
二、技术创新是核心
如今，世界信息技术已进入新一轮发展阶段，档案信息化正面临新的发展机遇。为了抢占未来发展先机，把握发展主动权，在各种创新中，科技创新仍然是最具活力，最为核心的创新。档案事业的资源系统、服务体系、安全体系建设，哪一体系建设都离不开信息技术体系建设。先进的信息技术对档案事业发展的贡献度最大，受众面最广，表现力最炫。敏锐地跟踪和务实地应用新技术，可为未来档案事业发展注入不竭的动力。
（一）新一轮信息技术发展的“四化”趋势
1、移动化
随着笔记本电脑、智能手机、移动电视、平板电脑以及各种电子阅读器的迅速普及，加上各种无线、宽带互联技术的迅猛发展，使包括多媒体在内的各种信息的处理、传播具有更强的移动性、便捷性、普及性。韩国在2005年宣布，电子商务（E-commerce）进入了移动电子商务（M-commerce）时代，前提是该国无线网和移动IT技术的高度普及，由此改变了社会的商业运作模式。 iPhone代表了移动计算技术发展的潮流，其便捷的拖曳触摸屏技术、无限在线和无尽存取的网络链接，给用户以全新的体验，由此获得无数“果粉”的青睐。如今与iPhone类似的智能手机、平板电脑、MP4正如雨后春笋般地涌现，传统电脑、电视已经进入了移动化时代。档案信息系统向移动终端的延伸，将极大地拓宽档案信息的应用平台和用户范围，真正实现档案的“4A”传播，即能够将任何档案（Anything）、在任何时间（Anytime）、传递到任何地点（Anywhere）的任何人（Anybody）手中。
2、融合化
融合化标志是移动通讯、有线电视和互联网三网融合，手机、电视机和计算机三机合一。主流网络和先进终端设备的融合，加上移动3G和wifi无线宽带技术的普及，以及包括多媒体、高清、数码压缩、媒体播放器等影像技术的飞速发展，使人们可以利用碎片时间上网工作、学习、交友、娱乐，从而使网络使用更加人性化、私密化、娱乐化、交互化、移动化，也使各种大容量高清多媒体信息被移动地、流畅地浏览，跨越时空，进一步深入到社会各领域，改变人类的生活方式和生存环境，同时也将进一步改变档案的采集、整理、存储、保管、检索、传播和利用方式，为档案资源的集成式管理和无障碍利用提供优越的技术条件。
3、虚拟化
虚拟技术是利用计算机模拟某种时空环境，使人们在虚拟环境中感受真实环境，从而省却了置身真实环境所需的资金投入或安全风险。如虚拟终端技术可将某应用软件推送到各台低配置的终端机上，终端机只需要浏览器，不用下载和安装软件，即可享用千姿百态的网络资源。目前虚拟终端、虚拟服务器、虚拟存储、虚拟桌面等技术迅猛发展，随着云技术的普及应用，虚拟技术与商业运作模式结合起来，必将迅速拓展到社会生活的各个方面。在档案信息化中，虚拟档案馆、虚拟档案室的应用将使数字档案馆、数字档案室建设向更加专业化、规模化、集成化和高效化方向发展，使未来档案信息系统以更低的成本和风险，更高的质量和效率运作。
4、依存化
未来信息技术的应用都不是异军突起、孤军作战，各种新技术必将更紧密地相互依存、集成，优势互补，浑然天成，如云技术就融合了网格技术、虚拟技术、分布技术、资源均衡技术等。同时，新技术的应用将更加依赖运行的环境体系，如云技术应用就需要依靠法制化、规范化的商业运作模式。由此，对各种信息技术的综合化、集成化应用，以及在新技术应用中各种保障措施的及时配套跟进，将考验档案专业驾驭信息技术的能力和智慧。
（二）新一轮信息技术发展对档案信息化的影响
1、档案信息化面临大数据时代的机遇与挑战
近来，大数据（Big data）概念已经成为IT行业的热门话题。有关学者曾这样的定义：“大数据是需要新处理模式才能具有更强的决策力、洞察发现力和流程优化能力的海量、高增长率和多样化的信息资产”[1]。信息社会已经进入大数据时代，该时代有四个特点：一是数据量巨大，某专业或行业所拥有的数据容量动辄从TB级跃升到PB（1PB=1000TB）。二是类型繁多，数据类型主要有结构化、半结构化和非结构化之分，其中特别是非结构化的图像视频数据呈爆炸式增长态势。三是价值密度低，即具有显性价值的数据比率较低，须借助大数据处理技术提升信息的价值密度。四是处理速度快，大数据处理技术的应用将给信息资源的开发利用带来新的发展空间，形成新兴产业。显然，档案信息是社会信息家族的“大户”，也符合大数据时代的特征。如何应用大数据处理技术，进一步提高大数据资源的丰裕度、凝聚度、集成度、共享度、适用度和价值密度，降低其失真、失全、失效和失密的风险，必将使未来档案资源体系、服务体系和安全体系建设面临更大的机遇和挑战。
2、档案信息化面临文化大传播的机遇与挑战
社会的进一步改革开放和法制化、民主化进程，必然使科学、教育、文化、政治、经济等各项事业的发展越来越依赖于信息，通过回眸历史，回溯经验，回用知识继承人类的文化遗产，加快社会的科学发展。档案记录人的决定、行为、知识、经验，是能够跨越时空的不可替代的人类遗产。为了让信息沉淀、历史凝固、时光延伸、瞬间永恒，我们需要在更宽广的领域收集和保护档案记忆。为了让过去告诉未来，让档案见证史实，让记忆说话、文化传播、知识传承，尤其让珍贵的人本意识和健康向上的人文精神世代相传，档案文化传播的领域将更宽，责任将更重，影响将更广。信息时代“内容为王”，没有门类齐全、特色鲜明、质量上乘、数量浩大的内容，即使有最新技术也难为无米之炊。电子文件、移动终端、宽带网、多媒体技术、云技术的普及，将为档案资源的吐故纳新，服务手段的推陈出新，档案文化的跨越时空提供得天独厚的传播条件，使档案事业走向更大的社会舞台。同时电子档案信息载体、信息和生成运行环境的不稳定性问题也将继续凸现，从而是档案信息失控的风险有可能日益放大。
3、档案信息化面临资源大集成的机遇与挑战
信息资源集成是当前社会各领域信息化进程中共同面临的难题。资源集成是为了解决过去信息化中造成的技术平台、数据、功能、业务流程等异构的碎片化倾向，将系统有机地整合成一个功能更加强大、运行更为高效、风险更为降低、服务更为优质、成本更为低廉的新型档案信息化系统的过程和方法。集成不同于集中，集中是针对档案实体，集成是针对档案信息，以及信息运行环境的内在整合，是系统建设和运行方式的一个飞跃、一场革命，也是档案信息化当前乃至未来长期面临的任务。档案信息系统的碎片化现象是在特定的历史环境中形成的，某种程度是受当时技术条件的局限。如今新一轮信息技术的发展，特别是云计算技术的发展，为解决系统碎片问题，实现档案信息的数据资源、服务主体、技术平台和安全保障体系的跨地域、跨单位集成创造了优越的条件。反之，如果我们对集成的认识不充分，技术不熟悉，措施不到位，继续延续过去各自为政、自我封闭的建设格局，目前的信息孤岛现象不但难以解决，而且还会继续扩大。
（三）技术创新的关键对策
为了充分利用好新技术的“正能量”，减小其“副作用”，档案工作者应当努力提高三个“度”：一是提高对新技术关注的敏锐度。及时了解掌握新兴的信息技术，以需求为导向，在适当的时机、适合的领域，及时引进适用的技术；二是提高对新技术应用的集成度。当应用一项新技术时，应当由此及彼地应用其他相关技术，充分发挥新技术优势互补的优势，并将先技术和档案业务有机结合，促进档案信息系统的整体优化；三是提高新技术应用的实用度。新技术只有应用才能转换为生产力。为此，须以实用为先，处理好新技术应用先进性和实用性的关系、投入与产出的关系、经济效益和社会效益的关系，提高新技术的应用效果，避免做表面文章、搞花架子和走过场的形式主义倾向。
三、机制创新是保障
机制的健全是各项事业科学发展的根本保障。有人将机制简单解释为机构体制。其实，机制的含义比这要丰富得多，深刻得多。机制是一个系统为又快又好地实现既定目标所具备的自我适应、自我完善的能力。经过30年的奋斗，我国档案信息化已经不是在浅水区航行的小船，而是一艘在档案信息海洋中破浪远航的巨轮。目前，这艘巨轮的远航需要三个基本机制：一是转向机制。转型发展就是通过科学的掌舵，选择一条能够安全、迅速到达预定目标的航线；二是驱动机制。创新驱动就是为这艘巨轮安装强大的发动机，使这艘航船能够全速、持续地前进。三是制动机制。就是能够通过制度防范、技术控制、灾难预警、风险预案、应急处置等手段，严格防范信息化的风险。
保障机制的创新主要包括：
1、规划制定创新
规划是事业发展的起点。科学的规划具有目标定位、激发士气、凝聚人心、统一步伐的作用。为此，档案信息化规划要有前瞻性、系统性、严肃性、权威性、操作性。在内容的覆盖上既要全面推进，又要重点突破；在目标的定位上既要定性，又要定量；在大局的把握上既要宏观布局，又要微观落地；在过程的控制上既要整体谋划，又要分步实施；在任务的定义上既高起点，又不能不切实际地盲目拔高；还要做到与本单位档案事业发展规划和本地区信息化发展规划相衔接，以持续地取得组织、资金和人力上的支持。为了落实好规划，要建立集规划制订、协调、监督、意见反馈、补充完善于一体的规划执行机制。通过落实责任、考核和目标管理，努力实现预定的信息化蓝图。
2、组织实施创新
好的规划、制度、规范要有强有力的执行，执行力的不足是规划流于形式的主要原因。组织实施的创新是执行机制的创新，为此，要建立集规划、执行于一体的档案信息化主管部门，对档案信息化实行统一领导；要将档案信息化的各项管理职能和实施要求，纳入档案行政部门的工作职责；加强对档案信息化项目的选题、立项控制和项目管理，对重点项目组织各方力量联合攻关，特别要加强档案馆、大学档案专业、信息技术开发公司之间的强强联合，对不可行的项目要果断予以否定和撤销；按照规划要求落实软硬件网络平台、应用系统、数据资源、人才队伍、保障体系等各项建设任务，对各建设项目进行指导、督促、检查和协调，使之符合规划要求和实际需要；要加强档案信息化的检查、考核工作，使规划执行落到实处；要将档案信息化列入领导议事日程，列入发展规划和年度计划，使这项工作的机构、职能、人员、经费能充分地满足实际需要。资金投入要避免重硬件，轻软件；重技术性投入，轻管理性投入；重一次性投入，轻可持续投入的倾向，使资金投入在发展阶段、发展要素、发展层次上有合理的结构比例。
3、制度规范创新
制度规范系统的制定，一是要有系统性，避免碎片化，要覆盖档案信息化的方方面面，不留无章可行的死角；二是要有针对性，避免抽象化,从我国档案工作的实情、实际出发，兼顾必要性和可行性；三是要有操作性，避免原则化，在定性要求的基础上尽量定性要求，表达要准确，方法要简便，少说原则话；四是要有兼容性，避免不协调，使上下级、档内外，以及不同时期制定的制度规范保持延续和衔接，形成完整的制度规范体系；五是要有先进性，避免老生常谈、人云亦云，即要与当前的时代需要、技术水平、发展潮流相适应，不适应时就及时补充完善。五是要有导向性，引导档案工作者执行规划既定的目标和任务，防止不作为和乱作为。
4、队伍建设创新
要发现和培养一批能站在信息技术前沿，具有敬业精神、勤业作风、精业能力、创业勇气的创新型专家、学者、业务行家、技术骨干。为此，要进一步营造创新氛围，尊重创新人才，激发创新热情，鼓励创新行为，尤其要拓宽视野，发现和培养具有潜质的青年人才。在发现和培养人才中要摆正通才和专才的关系；领导人才和执行人才的关系；管理人才和技术人才的关系。在发现和使用人才上不求全责备，打破唯学历、资历的僵化模式，不拘一格任用创新型、务实型人才。例如，当前档案部门十分需要声像技术人才，社会上不乏这样的人才，但是往往用于学历等原因进不了档案部门，这就需要创新用人制度。
5、安全保障创新
安全保障是档案信息化的底线，责任重于泰山。当前要注重：一是在安全备份上处理好数据备份和系统备份、一般备份和容灾备份、在线备份和离线备份、远程备份和近程备份的关系，从实际出发，优化备份策略。二是对异质的模转数备份，要深入做好必要性和可行性研究，提出操作性强的办法，以便采取统一步骤。三是理顺安全保密和资源共享的关系。从管理和技术的结合上，采用精细化管理手段和技术措施，处理好保密和共享关系，真正做到保密和共享两手抓，两手都硬。
（张大伟）
[1] 百度百科http://baike.baidu.com/view/6954399.htm
