陶碧云
上海档案事业正在建设以公共档案馆为主体的档案服务体系，以新颁《上海档案条例》为依据的档案行政管理体系和以信息技术为跨越式发展手段的档案信息化网络体系。上海档案信息化网络体系建设的目标，就是要在全市范围内，构建一个各级各类档案部门上下联通，档案信息资源共建共享的，连接各级党政机关、面向社会的档案信息化网络体系。它的基本内涵就是三网并进，建设上海档案信息资源总库。
它主要包括以下三个方面内容：第一，档案局（馆、室）内部局域网网络体系建设，按各自所处的地位和性质又分为涉密网和非涉密网二种；第二，档案局（馆、室）之间城域专网网络体系建设。目前，主要是运用电子政务网络体系，通过上海市公务网和市、区县二级政务网开展档案应用项目，其中，涉密档案信息的加工、传输、采集和共享，通过上海市公务网档案应用项目加以实现；第三，档案局（馆、室）广域网网络体系建设，由各级各类档案部门依托互联网建设面向公众的档案信息网站，形成相互钩链的档案信息网站群。
一
档案信息化网络体系建设在档案信息化建设中的地位和作用主要体现在以下五个方面：
第一，档案信息化网络体系建设是档案信息资源开发利用、资源共享的必然途径。科学技术的发展，特别是信息技术的突飞猛进，使世界变成了“地球村”。信息资源的开发利用，已不再停留在原有一人、一时、一地的利用方式和手段，网络化的利用水平愈来愈高。档案信息资源的开发利用，必然要与之相适应。由于历史的原因，档案部门在档案信息资源开发与利用的网络化方面，起步较晚，水平不高，网络体系建设的目标和任务还不是十分明确。随着档案信息化的深入发展，特别是城市信息化和电子政务水平的不断提高，公务网、政务网等各种网络平台相继建成，为档案信息化网络体系建设提供了条件，档案信息资源开发与利用的网络化已成必然趋势。
第二，档案信息化网络体系建设是档案信息化建设的一项重要任务。档案信息化是一项长期而又艰巨的系统工程，它包括许多方面，其中，既有数字化的繁重任务，标准化的基础工程，也有网络化的应用体系；既有人才队伍建设，也有网络平台搭建与实施资金的投入。从整体来看，网络体系的建设，是档案信息化不可缺少的重要组成部分。
第三，档案信息化网络体系建设是档案信息化作用的直接体现。档案信息的数字化是档案信息化的重要前提，没有数字化，信息资源的开发利用就成为无米之炊。但仅有数字化是远远不够的，没有网络化的利用，数字化的作用就难以充分发挥，数字化建设将会迷失方向。从这个意义上讲，数字化是网络化的基础，而网络化则是数字化的前进方向，对数字化起着指导和决定性的影响。在档案信息化建设中，如果没有网络体系建设思想作为指导，不考虑各种网络利用的需求，埋头数字化，到头来，就有可能造成不必要的重复和浪费，就有可能事倍功半，就不能充分而有效地发挥档案数字化应有的作用。
第四，档案信息化网络体系建设是档案信息化水平高低的重要标志。档案信息化网络体系好比交通运输中的高速公路网，档案信息网络体系愈完备，网络设施愈好，网络带宽愈宽，网络平台愈先进，网络速度愈快，网络布点愈多，网络管理愈可靠，档案信息化水平就愈高。可以说，档案信息化的水平，主要是通过档案信息网络化利用水平体现出来的。档案信息资源贵在活，如果网络层次不分，性质不明，功能不全、体系不完备、甚至利用不畅，档案信息化就永远是低水平的。
第五，档案信息化网络体系建设也是档案信息化的主要目的。信息化是一种技术手段而不是目的，档案信息化的根本目的，在于实现档案信息资源的开发利用。但这一目标是通过档案信息网络体系建设得以最终体现的。因此，档案信息化从一开始就是以网络化为目标的，是以能否提供网络化档案信息利用为目的的。通过档案信息化，就是要让任何人在任何时间、任何地点，能够有效地进行有权限控制地档案信息查询和利用。通过网络，能够共享的档案信息应畅通无阻，依申请利用的档案信息要及时提供；不能查阅的档案信息能有效控制，这是档案信息化建设的理想目标，也是根本目的。
二
上海档案信息化网络体系建设现阶段的基本任务是要建设一个“三网并举，互联互通”的网络体系结构。所谓“三网并举”，就是要在档案系统同时开展局域网、政务网、互联网三大网络体系及其档案应用项目建设。所谓“互联互通”，就是要在全市各级各类档案部门，通过不同性质的网络，上下左右连成一片，形成档案目录中心和信息枢纽，实现资源共享。
档案系统的局域网网络体系应用任务主要是两个方面，其一，是档案信息的查询与利用；其二，是档案业务办公自动化。从层次上看，目前主要有三种类型：第一种类型：上海市档案局（馆）。由于业务工作需要，上海市档案局（馆）在新、老两馆均分别独立建设了局域网，既是查档需要，也是档案工作业务管理需要。随着该局域网整网接入上海市公务网后，网络性质也发生了变化。这是一个按照有关保密要求建立的安全可靠的局域网。从档案馆拥有的档案信息资源特性来看，这应是档案馆局域网的发展方向，但目前限于条件，省市以下档案馆尚难以做到。第二种类型：区县档案馆和其他类型的档案馆。这些档案馆的局域网，多数也是专门独立建设的。但是，一方面由于建设资金的限制，另一方面，更是由于这些单位局域网要便于与区县政府和相关职能部门办公业务上的联系，因而，这些单位的档案局域网尚不能完全严格按照有关保密要求建设成为涉密可靠的局域网。但是，随着馆藏涉密档案信息的数字化及其网络利用需求的提出，这类局域网性质也应逐步随条件的改善而发生变化。最终，档案馆的局域网应该属于涉密网范畴。第三种类型：各机关、团体、企事业单位档案室（或信息中心）。这一类型的档案机构，绝大多数是非独立单位，档案保管机构多数也不是单独在外，而是从属和依附在各单位内部。因此，它们一般不具备也没有必要单独构建档案局域网，它们应该也必须成为各单位局域网建设中的一个重要终端，其档案信息化完全是与本单位办公自动化和本行业信息化紧密相联的，档案信息资源通过本单位网络体系和政务网与档案局（馆）沟通。档案信息网络化程度和水平，只能取决于本单位信息化的程度和水平，这是档案信息化网络体系建设中的一个明显的局限性。
档案系统的局域网网络体系具有以下三个特点：一是涉密性，即馆（室）藏档案信息一旦数字化，首先是在局域网提供利用，不可避免地具有涉密档案信息；二是管理性，即局馆业务工作，包括办公自动化等业务流程，是局域网的主要应用项目，档案管理工作与信息服务利用相结合；三是一体化，即各单位档案信息网络化与本单位局域网建设融为一体，真正成为文档一体化。
档案系统的局域网档案应用项目及其主要功能模块有：
1、“档案馆档案综合管理系统”，其主要功能模块是：著录功能、检索功能、借阅功能以及整理、统计、编研、编目打印、系统管理等辅助功能。
2、“机关文档一体化管理系统”，其主要功能模块是：公文收发文登记和流转功能、电子公文的网络运转和承办功能、电子公文归档功能、档案著录功能、检索和借阅功能以及整理、统计、编研、编目打印、系统管理等辅助功能。这一管理系统是机关办公自动化的重要组成部分，一般由机关办公室牵头，档案室组织实施，是目前各单位档案室较为理想的管理系统。
3、“档案室电子公文归档及其管理系统”，其主要功能模块是电子公文的归档功能、档案著录功能、整理、统计、编研、编目打印、系统管理等辅助功能。这一管理系统必须与本单位文档一体化管理系统或办公自动化管理系统以及其他业务应用系统相衔接。这是档案室在原有单机管理模式基础上，为适应本机关网络化管理，接收电子公文归档和管理的需要而专门开发的，是上述机关文档一体化管理系统在缺乏公文归档管理和档案室管理功能的情况下的一种补充。
4、“馆（室）藏档案数字化加工扫描管理系统”，其主要功能模块是：档案文件的全文扫描功能、全文信息的编辑、整理、著录功能、全文检索功能等。这些功能多数是扫描系统随带但需要加以应用性的修改和补充。该管理系统既可独立使用，也可以嵌在上述档案馆（室）综合管理系统中，成为一个既有联系，又相对独立的应用模块。
三
档案系统的城域专网网络体系应用任务，主要是两个方面：其一，上海市公务网；其二，上海市政务外网。上海市公务网也可以说是政务内网，它是市、区县二级党政机关高速宽带的涉密专网，但在区县应用上尚不普及。上海市政务应用外网，虽名称未定，但在区县电子政务建设中已经先行一步，网络化程度足以使区县档案部门应接不暇。开展政务外网档案应用项目研究和建设已刻不容缓。档案部门在政务内网与外网的应用项目基本相同，网络覆盖和联接的单位也基本一致，但是，由于网络性质不同，因而在档案信息化网络体系中，它们的功能和定位也就各不相同。公务网档案应用系统的特点主要集中在以下几点：一是系统的安全性，这是公务网应用的最大特点，也是主要优点。档案信息，包括目录和全文，均涉及党和国家机密或个人隐私等，目前，在鉴定和划密等基础工作相对薄弱的情况下，上网信息受到很大牵制，而公务网是目前最安全的网络平台，较好地解决了涉密档案信息的网络利用问题。二是信息的完整性。公务网虽是涉密网络，建设要求和管理非常严格，但其覆盖面却很广泛，上海300多家市级机关、所有区县和部分大型企事业单位均已联通，区县二级汇入层正向区县所属处级机关延伸。市和区县档案馆作为首批接入单位，已经联网并正在开展档案应用项目建设，其中主要应用项目就是要建立上海市档案目录中心和上海市档案信息资源总库。它们将包含了所有涉密与非涉密档案目录信息乃至全部数字化了的档案信息资源，为全市各级党政机关提供服务。三是服务性，即在目前条件下，公务网档案应用项目以提供档案信息利用服务为主，主要为党政机关的各级领导，尤其是班子主要领导实行专门的档案信息查询和直接利用。
政务外网的档案应用项目则又有其不同的特点，这里所说的政务外网是指与上海市公务网物理隔离的非涉密的党政机关办公业务网，其特点也有三点：一是普及性。因为是非涉密网，所以，其接入点要求以及各终端应用要比公务网普及得多，为各级档案部门的档案信息网络化管理提供了条件；其二是业务性。政务外网主要是办公业务网，应用程度高，各种业务应用将产生大量的电子文件，是档案部门进行电子文件归档和归档后电子文件向档案馆移交的主要应用平台；其三是管理性。即档案局馆可以通过网络对联网单位的电子文件归档、档案著录、移交接收和查询利用等工作实行统一管理。把档案信息化，特别是电子文件的归档与接收融入电子政务建设之中，与政务网应用项目统一规划、统一建设、统一平台、统一标准、统一软件，这就是长宁区电子文件统一管理的基本经验。
档案系统的公务网和政务外网档案应用项目及其主要功能有：
1、“电子文件归档与接收管理系统”。它有两大功能：一是供各联网单位电子文件归档，二是将归档电子文件向档案馆移交与接收。两大功能可分可合，如果各联网单位均统一使用同一个OA系统，在统一系统平台的情况下，应将此两大功能合一，即直接归档至档案馆统一管理。但如果联网单位OA系统各不相同，所产生的电子文件种类与格式互不兼容，则必须将该系统一分为二。除电子文件归档系统与前述档案室应用项目一致外，还需开发一个电子档案移交与接收进馆的管理系统，其主要功能是归档电子档案的报送移交与接收转换、永久保管和全文检索利用等。
2、“档案目录中心系统和档案信息资源总库管理系统”。这是一个管理系统的二个发展阶段，即先目录，后全文，最终形成为档案信息数据仓库。在政务外网，除了一部分涉密信息以外，其他功能与公务网的应用完全一致。上述系统的主要功能有：目录著录、目录报送功能、目录转换与接收功能、目录检索、统计打印和利用功能和全文信息的扫描和挂接功能、电子文件的报送移交功能等。电子档案的接收转换功能，永久保管和全文检索利用功能等。
四
档案系统的广域网网络体系建设任务就是指各级各类档案部门（主要是档案馆），依托互联网建立档案信息网站，并通过主流网站，如“上海档案信息网”，在网上钩链成地区性的档案信息网站群，进而形成公共档案信息网络体系。互联网网站建设是档案部门信息化网络体系建设中起步较早、应用较广的信息化项目，其特点如下：一是双重性。档案网站具有鲜明的双重性特征，即同时具有政府行政管理职能和档案文化服务职能两个方面，是档案局和档案馆的工作在网站中的同时体现。档案局网站内容是政府门户网站的组成部分;档案馆网站内容是文化事业性质的。由于档案部门局馆合一的管理体制，这两大职能及其工作内容在档案网站中都不可或缺。不管是分是合，其网站性质仍属于一种专业网站。二是开放性，网站内容不涉及国家机密和个人隐私，特别是杜绝涉密档案信息网上查询、浏览和利用，仅提供开放档案和已公开现行文件以及政府公开信息的查找与利用。三是广泛性，网站面向广大档案工作者，面向社会公众，面向全球，任何人、任何地点、任何时间均可通过网站获取相关信息。由此可见，网站系统的功能主要是：开放档案与公开文件等信息查询、利用功能，档案业务宣传、交流、培训功能，各种信息发布、展示功能和各种相关服务（如：交互平台、电子信箱和身份认证）等功能。这是档案部门面向社会服务百姓的主要网络化手段，各级各类档案局馆应该逐步明确相关标准和要求，在统一协调和管理下，不断丰富内容，扩大数据容量，并相互有机钩链，互通有无，尽快建立在分布式数据库基础上进行一门式查询和利用的高级全文检索系统，以达到方便查找、资源共享的目标。
根据以上不同网络体系的应用特点，不同的档案信息化应用系统在研制开发和网页设计中应有不同的风格要求。局域网应用项目，要求专业化程度高，业务综合性强，工作流程力求分工明确、科学合理，各项功能周到齐全;公务网和政务外网应用项目，界面设计要求突显档案部门形象，规范、严谨、直观、明了;而互联网网站系统设计，则要求鲜明、灵活、生动活泼、丰富多彩，要增加可读性，力求大众化，提高点击率。
五
上海档案信息化网络体系建设还要注意以下几个问题：
（一）各种档案应用系统的整合问题
不同网络体系中各个档案应用项目和管理系统，在功能和模块上既有区别，又有联系。有些项目虽定位不同，侧重角度不同，建设时间也有先后，但在功能上有相同或相似之处，既可分，又可合，这就需要各单位在档案信息化建设中统盘考虑、长远规划、分步实施，把各网络体系的档案应用项目和管理系统整合为一个系统工程，有的叫“数字档案馆”，上海正在提出建设“电子档案工程”，国家也在考虑建设“金档工程”等。虽名称各异，但思路一致，就是要有一个整体的一揽子总体解决方案，使各网络体系的所有应用系统，包括企业信用档案管理系统、各种专题档案目录管理系统、声像档案管理系统、企业CAD图档管理系统、房产和工商等专业档案管理系统等均可整合在档案信息化总体建设框架内。
（二）档案信息资源总库的定位问题
档案信息资源总库（也叫数据仓库）建在哪里？建设一个涵盖所有档案信息，包括涉密信息的档案数据库，毫无疑问，必须放在涉密网络环境下，也就是在上海市公务网或按有关保密要求建设的涉密局域网内。但是，目前上海各区县档案局馆暂无这个条件。涉密的馆藏档案信息不上政务外网，而是通过公务网向市档案目录中心集中备份，以确保数据库的安全。
（三）跨网信息的统一管理问题
同一信息不同网络体系的发布与利用，存在着统一管理的问题。要使同一条档案新闻或目录、全文信息等，在一个管理平台下，一档多发，同步更新，防止重复和交叉，防止先后不一致。这既是技术问题，更多的是管理问题，需要在项目建设和系统设计时优先考虑。
（四）档案信息资源共享范围问题
哪些档案信息能上网？上哪个网？上网信息如何设置权限、划分利用共享的范围？这是比较难以回答的问题，但却是档案信息不同网络体系查询利用的重要基础工作，必须要作出准确的回答。这里有技术问题，但更主要的是管理问题。在管理上依次为：绝密信息不上网，其他涉密信息不上政务外网和互联网;在技术上，凡上网信息，均应设置不同等级的利用权限。即使在互联网上，已公开和开放的部分档案目录和全文在提供利用时，也应进行技术上有效控制。在公务网上，档案信息利用权限的控制是主要功能，也是该系统先进与否的主要标志。档案部门需要完成的一项重要基础工作，就是档案信息资源共享范围的划定与标注，任何不带密级或共享范围标记的目录乃至全文信息，是无法提供网络利用的。从档案的特点看，共享范围的确定比密级更重要，但目前缺乏统一的划分标准和管理办法，缺少实践经验，这是档案信息网络化利用的致命伤，已严重阻碍了档案信息化的发展，急需研究并尽快提出解决办法。
（五）上海档案信息化网络体系建设规划问题
上海档案信息化是一项长远而又庞大的系统工程，网络体系建设同样任务繁重，耗资巨大，需要制定一个中长远发展规划，明确目标，分步实施。上海档案信息化网络体系建设可以分三步走：第一步，基本形成“三网并举”的网络体系构架，基本完成各种档案应用项目研制开发任务并投入使用。第二步，基本建成市区县两级分布式数字档案馆，数据仓库初具规模。基本实现上海档案信息的网络化利用。第三步，上海档案信息资源的开发与利用完全实现网络化，全市范围的分布式数据实现一门式查询和利用，全市档案网络信息中心正式连成一片。
上海档案信息化三网并进的网络体系建设前景灿烂，但任重道远；意义重大，但困难重重。为了贯彻落实市委提出的“科教兴市”主战略，适应上海信息化发展水平，充分发挥档案信息资源的作用，实现档案事业跨越式发展，我们要努力工作，争取早日实现上海档案信息化的奋斗目标。
