山西侯马平阳机械厂技术处 杨培鹰 王毓慧
《中国档案》2002年第7期刊发的刘越南先生所撰写的《电子文件管理流程的变化及其引发的思考》(以下简称为“刘文”)①是一篇十分有益于开拓企业档案管理流程重组问题思路的文章，具有较强的实用性。根据我们所了解的情况，除了在“刘文”中所列举的如航天集团501所、信息产业部14所、38所之外，与笔者所在单位有密切技术业务联系的中船重工集团705所，也采取了类似“刘文”中所描述的企业档案管理组织模式：把企业中包括底图管理在内的技术文件管理如底图入库、晒印和分发、修改蓝图等文件管理业务和企业内如基建、产品、设备档案等档案管理业务都放在同一个业务室(组)内进行。
但是也应当看到，并非所有的企业都采用了“刘文”所描述的企业档案组织模式的，也有的企业如笔者所在的山西平阳机械厂就采用了由两个相互独立的业务室(组)分别管理技术文件和企业档案的组织模式：内总资料站(平常在习惯上称其为“底图室”)负责技术文件的内、外收发业务等文件管理业务，包括底图的入库管理、蓝图的分发、修改、回收等业务；而档案室负责集中统一管理全厂除人事档案以外的各类企业档案，参与设备仪器开箱、基建工程竣工验收、科研项目鉴定等活动(在此特别指出，这两个业务室组都设置在工厂同一个内部职能机构内)。弄清楚企业文件管理和档案管理组织模式的差别是十分有必要的，因为这将涉及文件价值和档案价值的体现形式，对实施企业档案管理流程重组具有相当重大的影响。
一、企业文件与档案的组织形式
企业文件是企业管理和生产活动过程中人们用以交流、传递和控制信息流的载体和工具，比如企业中最为常见的“图纸”，就是技术人员和管理人员用图形、图表、字、符号等表达出来的设计意图或管理要求，通过图纸的发放与修改向企业有关方面传递的相关信息。而企业档案则是保存起来以备在有“不时之需”时“备查考的文件而已，通过利用档案，人们可以追溯当时发生的事件或行为过程及结果，这就是档案的存真求实的价值所在。与文件管理不同，企业档案管理着眼于保持原貌或保持归档时的原始状态。文件一旦归档其本质特征(其是否仍然具备现行效力姑且不论)就从传递和控制信息的工具转化为保持、保存信息在归档时状态的工具了，对于这一点是不能含糊的，而且文件与档案之间这种本质特征的转化，对于纸质文件和电子文件来说也应当是完全一致的。
企业档案部门在设置涉档业务室(组)时，不外乎采取两种方式：一种即“刘文”中所说的那种把技术文件和档案管理都放在同?个业务室(组)中（由于习惯上企业往往把图纸称为“资料”）、这种“文档合一”的业务室(组)往往被称之为“档案资料室”之类，而且也正是由于这种“文档合一”管理形式的实际存在，才会出现“刘文”中所描述的“电子文件在形成后……集中到档案部门，由档案部门打印底图，送主管人员签署，签署后的底图晒印成蓝图后分发给生产部门”现象；而且也只有在这种“文档合一”的档案室中，才会出现工作人员不仅承担档案管理业务，同时也承担大量的技术文件收发、底图和蓝图管理等文件管理业务的现象。正因为如此，笔者认为即使是要由档案室来承办一些文件管理业务，也绝不能因此而认为档案资料室内的所有业务活动都属于档案业务活动，必须明确在其办理底图入库、晒印、分发或修改蓝图等业务时，执行的是企业文件管理程序而绝非企业档案管理程序，在文档合?形式的档案室中，应当时刻注意文件管理和档案管理这两条主线不能随意地缠绕在一起去。
由此可见，“刘文”触到了一个虽然一直存在，但长期以来都一直为大家所忽视的企业档案组织模式对企业档案业务功能的影响问题，而这一点则正好是顺利地实现企业档案流程重组的关节点之一。
企业档案业务室(组)的另一种设置形式，即笔者在上文中所提到的把技术文件管理和档案管理分别由两个相互独立的业务室(组)来承担的形式：由资料室负责底图入库、晒印、分发与修改蓝图等技术文件管理业务；由档案室负责全厂档案的归档、整理、保管、利用等档案管理业务。这样，处于同一个企业职能部门内的资料室和档案室，在开展具体业务活动时就职能分明，在必要时还可以在业务上相互协调与配合。我们认为这种文档分置的档案业务室(组)设置方式是比较理想的。这种方式从整体上看比较利于企业档案管理活动的开展。
二、ERP对企业档案管理流程重组的影响
“业务流程重组(BTR)是‘ERP’(企业资源计划)”中的主要内容之一，熟悉ERP的人都知道，一旦涉及“业务流程重组”就意味着必须对现有的管理流程实行根本上的变革，如果引述ERP中的表达，则是“以作业流程为中心，打破传统的金字塔形组织结构，组织结构向平板形发展，即所谓的扁平化结构管理。……业务流程重组强调以业务流程为改造对象，以关心客户满意度为目标，对企业现有的业务流程进行根本的再思考和彻底的再设计，并利用先进信息技术，实现管理组织结构平面化，最终实现企业经营在成本、质量、服务和速度等方面‘戏剧性’的改善”②。“根本性”、“彻底性”、“戏剧性”、“流程”是业务流程重组的四个核心内容，这就是说，在实现企业档案管理流程重组之后，我们所看到的很可能是一个被彻底地“整容”后再造出来的，与我们所熟悉的传统企业档案管理模式面日完全不同的全新结构，不仅会出现在“刘文”中所指出的“归档时间提前”、“鉴定工作提前”、“著录标引与文件形成同步”等一系列变化，还会在企业档案组织模式、管理内容与管理形式等方面出现一系列极为显著、深刻的变化。
那么，能否在现有企业档案管理模式下实施企业档案管理流程重组呢?
由于企业信息化的最终目标是通过在企业中全面采用先进的信息技术，实现企业的设计、制造装备、生产过程、管理过程的数字化，实现客户、企业和供应商之间的信息集成，实现人、技术、经营目标和管理方法的集成。企业在实施ERP的过程中，把企业的全部管理过程划分为供应链管理、生产管理、财务管理这样三条主线，企业的全部活动都要围绕着这三条主线进行分工和协调，这样一来我们所熟悉的传统企业档案结构如产品、设备、管理、会计等档案门类，将会被重新分化、组合，企业传统的文件(包括技术文件)和档案管理流程将随之产生根本性的、彻底性乃至戏剧性的变化，“皮之不存，毛将焉附”，企业档案管理流程也只能重新予以设计，才能保证与企业信息化过程相吻合。
从哲学角度来看，企业档案管理流程重组与保证企业档案的本质特征是企业档案管理在新的环境中形式与内容的辩证关系，不论人们选择什么样的企业档案管理流程重组模式，再造后的企业档案管理必须达到形式与内容的统一，有利于尊重和保持档案作为信息保存工具的本质特征的体现。
具体说来，可以根据具体情况选择“文件管理后延式”或者是“档案管理前伸式”来实施企业档案管理流程重组。
“文件管理后延式”：顾名思义，就是把企业文件管理阶段有意识地向“后”延伸，把档案管理流程作为企业文件管理的后续阶段予以一并设计，并且由企业文件管理部门来承担起企业档案的管理职能。这种模式应当比较适合于本文中所提到的“文档合一”组织模式的企业档案业务部门。这种模式也是有一定的理论依据的，如在许多的档案管理学教科书中都曾指出：文件是档案的“前身”，而且按照“文件与档案管理一体化”理论，是可以把企业中的文件管理和档案管理有机地结合在一起的，只要确实保证它们的结合不是貌合神离就行。
“档案管理前伸式”：不仅文件管理阶段可以向“后”延续，档案管理阶段同样也可以有条件地向“前”伸展，进入到文件管理阶段中，采用诸如“刘文”中所述“著录、标引与文件形成同步”、“归档时间提前”、“鉴定工作提前”等方法，使档案管理活动提前介入到企业信息流管理的各个环节中去，也可以实现文件管理与档案管理有机结合的目的，依我们看来，这种模式应当比较适合于“文档分置”式的企业档案组织模式采用。
我们认为实施企业档案管理流程重组并不仅仅是一个单纯的技术问题或业务问题，而应当站在我国入世以后，我国企业必须全面提高参与国际市场竞争的竞争力的角度来看待这个问题。应当理解进行企业档案管理流程重组是为了适应在新经济环境中，企业为实现对信息流的完全而有效控制采取的必然措施，只有这样企业才能充分适应现代市场特点，及时满足客户需求，并且在企业遭遇到市场突发事件如供应链受阻、反倾销调查、企业工业产权受侵害等时，能够为企业决策提供及时、准确、全面的信息保障支持。换句话说就是在新的经济社会环境条件下，企业需要一个更加有效的企业档案管理组织。
注释：
①刘越南，“电子文件管理流程的变化及其引发的
思考”，《中国档案》2002，(7)。
②罗鸿，《ERP原理?设计?实施》，北京：电子工业
出版社，2003。
③吴宝康，《档案学理论与历史初探》，成都：四川
科技出版社，1986。
（牛角、倪政华摘自《中国档案》2003年第11期）
