深圳市职业技术学院档案室 熊友菊
入世、政府职能的转变、经济体制的转轨、现代企业制度的建立与健全、信息通讯技术的发展与普及，使我们见证了一个经济、技术、政治等全面发展与变革的时代。从历史来看，变革不仅会引发社会生产方式、管理方式的转型，同时也会引起政府治理方式的变化。在一种新的市场环境与政治环境中，探索企业档案工作健康发展之路显得尤为重要。
企业档案工作中存在的问题
1、企业档案工作微观管理体制尚未完全符合现代企业制度的要求
随着企业改革的继续进行，国有企业改革卓有成效。以深圳为例，在非竞争性行业中，国有经济控制着金融、电信、交通、电力、供水、供气等经济命脉部门；在竞争性行业中，流通领域零售业已基本放开，国有经济所占比重只有35．7％，制造业则早已形成多种经济并存的格局，政府已逐步从微观经济领域中淡出，在社会主义市场经济中活跃着的是自主经营、自负盈亏、自我约束、自我发展的企业法人。
根据法律规定，企业拥有法人财产所有权，而企业档案属于企业资产，这意味着企业档案工作的相关事宜几乎可完全取决于企业本身。企业是以盈利为根本目的的经济实体，现代企业制度更要求企业能最大限度地节约成本，提高效益。因此，凡不能带来效益的事物最终将被企业所摒弃。企业档案工作是一项需要投入人力、物力与财力等成本的工作，企业必然要求其档案工作适应生产、经营的需要，必须符合效益原则。当企业档案工作不能为企业带来相当于或者是大于其成本的效益时，其日益萎缩将成为不可避免的事实。令人感到不幸的是，目前的企业档案工作正有这样一种趋势。撇开外部因素，仅从企业档案工作自身来看，笔者认为造成企业档案工作遭受冷遇的原因有三：首先，现行企业档案工作微观管理方式植根于计划经济体制，计划经济体制下的高成本、低效益始终影响着目前的企业档案工作，并与现代企业制度的效益原则产生摩擦。这是导致企业档案工作处于劣势最根本的原因。其次，企业档案工作自身在很大程度上仍沿袭了原有的工作思维与方式，未能跟上企改步伐积极服务于企业。这是造成企业档案工作现状最直接的原因。再次，企业档案本身所能产生的效益的隐蔽性使之难以计量化。这是造成企业管理层忽略档案工作的间接原因。为保障企业档案工作的可持续发展，深化企业档案工作改革已成为企业档案工作自身发展的迫切需要。
2、档案行政管理部门对企业档案工作宏观管理体制的改革滞后于政府职能转换的步伐
与市场经济体系的培植相辅相成进行的是政府管理体制改革的进一步深化以及政府职能的继续转换。档案行政管理部门是政府行政管理部门之一，政府职能的转换无疑为整个档案行政管理部门职能的转换提供了宏观背景。然而，当我们反思档案行政管理部门对企业档案工作的管理时，其改革力度与整个政府职能转换进度相比，并未能很好地适应成分复杂、变化迅速的企业现状：
第一，“缺位”。主要表现在两个方面。首先，在计划经济体制下，我国企业档案工作管理实行的是“条块”结合、以“条”为主的管理体制。随着中央和地方专业主管机关的撤并与改组，很多企业不再具有对应的专业主管机关，使得这种以按专业进行统一管理为核心的管理体制失去了存在的组织基础，而新的管理思路和理念尚未形成，这必然会使企业档案工作的管理出现某种真空地带。其次，由于企业正逐步走向“自主经营、自负盈亏”的市场主体，企业之外的力量(包括档案行政管理部门和专业主管部门)对企业，尤其是对非纯粹国有企业中具体事物(包括企业档案工作)有多大的权限尚不确定，由此产生的一系列问题如档案行政管理部门对企业档案工作究竟有多大的管理权限，应该采用何种方式进行管理，管理的依据是什么等都尚待解决。
第二，“越位”与“错位”。其主要表现是档案行政管理部门沿用旧的管理观念和做法，忽视企业对其档案工作有决定权这一事实，习惯于利用行政指令按照原有的管理范围实行业务监督指导，甚至帮助完成某些具体的企业档案业务工作，结果造成一种尴尬的场面：一方面，档案行政管理部门疲于进行业务监督指导及一些具体的业务工作，无法集中力量进行有关业务标准、规范、法律、法规等的制定；另一方面，企业，尤其是非国有企业，可能会反感档案行政管理部门对其具体档案业务的干预，不予积极配合。
上述“缺位”、“越位”以及“错位”现象无疑与整个政府职能转换的步调是不一致的。因此，顺应政府转变职能的趋势，采取有效措施转换档案行政管理部门职能、改革企业档案工作的宏观管理体制是为企业档案工作发展创造健康外部环境的当务之急。
企业档案工作改革之策
进行企业档案工作改革，我们面临的第一个难题就是企业经济成分的复杂多样以及现代企业的变化频繁。在计划经济体制下，企业作为政府的附属物，经济成分单一且高度稳定，档案行政管理部门作为政府部门之一对企业档案工作实施领导、指导、监督和检查等行政管理行为顺理成章。然而，在社会主义市场经济体制下，企业不再是政府的附属物，而是活跃在市场中自主经营、自负盈亏、自我约束、自我发展的企业法人，其经济成分复杂多样，很少是单一的国有成分，档案行政管理部门再也不能沿袭从前的工作模式对企业档案工作进行直接干预，必须调整思路，转变角色。
1、外典型的企业档案工作概况
在国外，企业档案工作尽管因各国国情不同而有所差异，但仍有许多类似之处。以日本和美国为例，从国家范围看，日本企业档案工作不受政府或其他行政组织任何形式的干预，但是对于企业内部的某些档案如财会凭证等的保管期限，日本的民法、商法、税法作出了有关规定，明确在规定的保管期限内，企业有保管这些档案材料的义务，而超过规定保管期限的档案材料如何处理，或毁或存都由企业自主决定；美国各级政府档案管理部门同样并不过问企业的档案工作，也很少有国家性质的公共保管机构安排资金和人员接收企业产生的大量文件并加以保管，其企业档案工作完全从企业自身实际出发，参照美国国家档案与文件署和美国档案工作者协会企业档案委员会的有关规定和办法，自主开展档案工作，并通过后者的协调，互通信息。从企业来看，日本的企业一般实行档案、图书、情报一体化管理，将档案部门的信息管理体系纳入整个公司的信息管理体系，另外，也有一些企业为突出企业档案的史料价值和档案部门的历史服务功能，实行管理历史资料的档案机构与企业业务信息化网络分开的体制；在美国，一般规模大、历时长的企业有自己的内部文件与档案管理部门或档案馆对它们所形成的档案进行保管，没有内部文件与档案管理部门的企业，则将其文件与档案交托给商业性的专业公司保管。另外，值得一提的是，在美国还出现了一些档案咨询公司，为亟须档案工作规划或完成特定任务的企业提供服务并对相关问题提出专业性建议。欧洲各国企业档案工作的情况也大致如此。
由上述介绍可知，各国的企业档案工作有着一些明显共性，如国家和政府不干预企业档案工作，不制定专门法律法规，只在国家及各地区制定的其他有关法律法规中对企业档案工作提出某些要求；企业档案工作主要依靠非官方的企业档案工作协会进行指导和交流等。我国企业档案工作与国外企业档案工作相比，最根本的分歧在于档案行政管理部门与企业的关系以及企业如何对待档案工作成本与效益这两个最关键的问题上。从我国企业档案工作的实际情况出发，吸取借鉴国外企业档案工作经验，取其精华，进行适应现代企业制度和政府转换职能要求的改革，必将有助于我国企业档案工作在社会主义市场经济条件下进一步发展。
2、企业档案工作改革对策
笔者以为，企业档案工作要获得长足发展。主要应进行两方面改革，一是为企业档案工作的发展营造一个健康、健全、民主、法治的外部环境：二是顺应企业自身发展需求进行档案工作改革。
要为企业档案工作的发展营造一个健康、健全、民主、法治的外部环境，档案行政管理部门需要减少直接的行政干预，向宏观调控和政策服务倾斜。改革的内容则包含以下几个相互依赖、相辅相成的方面：
(1)实施依法管理。市场经济是法制经济，企业档案工作同样要纳入法制的轨道。一个地区或一个城市有那么多企业，仅依靠档案局有关工作人员去个别指导，既无可能也无必要，新的形式和新的情况要求档案行政管理部门由以往的微观业务指导为主转为宏观依法监督为主，努力将企业档案工作纳入企业法人的自律行为，依赖健全、完善的法律体系，引导市场经济体制下的企业档案工作自觉用档案行政管理部门及有关行业部门的相关法律、法规、政策、标准来约束自己的档案行为，从而使企业档案工作与企业发展同步进行。
(2)强化行业协会、学会的作用。在我国专业主管部门改革以及档案行政管理部门减少对企业微观管理的情况下，如何使企业档案工作在一些微观、具体的问题上达成协调、一致是—个亟待解决的问题。国外企业档案协会的组织和运作情况表明，企业档案协会、学会是加强学术研究、提高理论水平、交流工作经验、传递信息动态(包括国家有关档案工作的方针、政策与动态的相关信息)的有效途径。因此，在我国建立企业自愿参加的行业协会、学会应是密切档案行政管理部门与企业之间及各企业之间联系的有效措施，也应是档案行政管理部门进行宏观调控的立足点。它不仅可协助国家有关企业档案管理法规、政策、标准的制定和推行实施，而且还可以在档案行政管理部门的指导下，开展企业档案工作的调查研究、协调各企业间的沟通联系、进行档案业务及法律政策咨询等活动，进而成为企业档案部门和工作人员加强互相联系的纽带。
(3)建立、健全中介组织。激烈的市场竞争为档案中介组织的成长提供了沃土。建立、健全档案中介组织，充分发挥中介组织的作用不仅是现代企业档案管理的需要，也是档案行政管理部门职能和管理方法转变的重要一环，更有助于档案行政管理部门实现非行政职能范围内社会事务的分离，集中精力进行宏观管理。一般情况下，中介组织主要可发挥两方面作用：一是承担部分从档案行政管理部门分流出来的微观管理职能，对企业档案工作规划或完成特定任务提供服务，并可对相关问题提供专业性建议；二是为不具备档案保管条件的企业提供有偿服务。培育中介市场，健全中介组织既是国外企业档案工作行之有效的实践经验，也是符合我国实际情况的。例如，上海市的档案咨询服务中心、深圳市的寄存中心等中介组织都在不断探索的实践中取得了良好的社会效益和经济效益。
在健康、健全、民主、法治的外部环境下，企业档案工作为顺应企业发展规律，自身也应当做出适当调整、转变，比如以节约成本，提高效益为原则，灵活运用多种管理模式。节约成本、提高效益是现代企业制度对包括企业档案工作在内的一切企业行为提出的一条最根本的原则。在档案行政管理部门不再直接干预企业内部档案工作的情况下，企业完全可以突破过去档案管理模式的局限性，根据实际情况或自设内部档案机构，或将档案与图书、情报、资料一体化管理，或将档案交给专门的档案中介组织托管，甚至还可借鉴国外经验，从档案服务中介组织中雇佣人员来管理本单位档案。此外，企业还有权根据实际情况调整档案收集范围及整理方式等，摒弃一切不合实际需要、不合效益原则的形式主义做法，努力提高企业档案工作效率。总之，企业可以在档案法律、法规、政策允许的范围内，遵从效益原则，不拘一格地选择适合自身发展的企业档案工作管理模式与方法。
（郭红解、李军摘自《中国档案》2004年第3期）
