James E．Forgety
主人邀请我谈一谈美国企业档案馆的发展情况以及企业文件管理的现状。我想，最好的办法是先介绍一下我们在管理企业文件方面的现状以及我们是如何做的，然后再将它置于更加广泛和准确的国际大框架内进行讨论。全世界每个地方的档案工作者都需要从烦杂浩瀚的文件中确定，鉴定和遴选有永久保存价值的档案，仅工作量本身就足以说明这项工作的复杂性。
几年前，我应邀参加了丹麦企业档案馆成立50周年的庆祝活动。丹麦企业档案馆是欧洲最大和最著名的企业档案馆。我给自己的发言起名为“涨潮和底线：企业的档案和文件”，因为我认为，只有承认并认真地面对现实，我们才能看到企业档案以及企业档案研究的希望。“涨潮”指的是文件和文件格式的多样性以压倒之势威胁着将要吞没档案工作者和他们的客户，而他们将永远不可能成功地应付这种局面。
我所指的“底线”是我们大家都面临的现实——无论是否喜欢，无论是否承认。这个地方是那样艰苦，冷酷和死板，我们的热情和计划受到有限资源的制约。利用有限的资源来解决纸质和电子格式多样化给我们带来的困惑对档案工作者和他们的客户而言是非常重要的。
明尼苏达的经验
为了便于大家讨论，我先向大家介绍一下我的工作环境。明尼苏达历史协会和特拉华州的Hagley博物馆和图书馆是美国馆藏企业档案最多的两个机构。我们协会收藏的档案有3M公司，西北航空公司，International Multifoods，Honeywell，American Crystal Sugar和Great Northern以及Soo Line铁路的档案。仅铁路档案就有10万多立方英尺，记录了美国第三铁路的开拓和工业发展历史。
企业历史是协会工作的重点，但并不是全部。明尼苏达历史协会有400个雇员,业务网络遍及全州20个历史地点，有一个教育办公室和一个博物馆。协会于1992年搬到了位于圣保罗价值8000万美金的新总部。许多同行都非常羡慕我们的业务范围广和资金支持充足，但我非常清楚真正的底线在哪里。与其他商业或文化机构一样，我们必须面对资金不足和超出我们能力的服务要求等问题。而且我们也十分清楚，我们之所以能够获得资金支持与我们的工作业绩有直接的关系。我们不能平庸，否则就要绞尽脑汁为工作和资金之间的矛盾发愁。
为了在涨潮和底线之间寻求平衡，我们与Hagley博物馆和图书馆合作开展了“美国企业档案”项目。该项目的目的是为了解决鉴定的各种问题和将企业档案作为资源利用和开发等问题，因此项目重点放在了档案的鉴定及其后果上面。“涨潮”对Hagley和我们协会而言都不是抽象的。摆在Hagley面前的是Seagram和雅芳公司的档案，而摆在明尼苏达历史协会面前的是3M和西北航空公司的档案，以及全球性公司的文件，我们必须明确哪些需要保存，哪些应该销毁。这些决定不容易作出，但是事实上我们不可能什么都保存(可怕的想法)。我们不能假装我们的决定谁都能接受；但不做决定则意味着我们的工作没有意义而给读者什么资料也留不下。
为了给这个艰难的工作提供指导和思想的源泉，该项目于去年请美国档案工作者协会出版了一本书。书的名称叫《美国企业档案》，它收录了14篇文章，浓缩了作者对一些问题的最新思考和实际建议。书中涉及的问题不仅仅是美国面临的问题，它们其实是几年前格拉斯格大学组织的研讨会上已经被广泛地讨论。我相信从这些讨论中我们可以找到自己的出路。
企业档案和美国的经验
在美国，企业和档案馆之间的关系不是很轻松。绝大多数美国的企业没有档案馆。根据美国档案工作者协会企业档案处最近出版的名录，美国有258家企业有档案馆，列入名录的企业档案工作者有83人。虽然最近几年这个数字已经有了增长，而且经济的迅速增长也使许多大公司建立了档案部门，但在最近10年中，由于企业的兼并，裁员和业务外包，许多档案馆也关闭了。许多咨询和档案服务公司，如Winthrop集团，历史工厂(History Factory)和历史协会(History Associate)等在最近几年不仅吸引了许多客户也引来了不少批评，而只有Hagley博物馆和图书馆以及明尼苏达历史协会的企业档案馆藏在继续不断增长，并且也受到了表扬和批评。
显而易见，为企业管理档案的服务公司之间的竞争也越来越激烈，其显著特点是美国的企业档案人员时常感到有被公司解雇的威胁。虽然从数字上看，这种威胁没有想象的那么严重，但某些服务公司和档案馆的成功，如明尼苏达历史协会和Hagley,无疑加重了一些企业档案人员的担心。卡伦(KarenBenedict) 在她著名的充满争议的文章中提出了这个问题的解决办法，即让企业“建立一个企业档案馆以满足当前的需求，并把旧档案捐赠给某个档案馆作永久保存。”作者注意到，公司之外的人对企业档案的利用需求非常广泛，她补充说“或许我们应该开始考虑采取合作的方式来平衡企业界的利益和社会利用档案进行研究之间的矛盾。”
事实上，福特汽车公司已经采取了这种做法。人们可以通过独立的亨利·福特博物馆档案馆来利用公司的历史档案，而公司的业务档案仍保存在公司里面。虽然我们还不清楚这种做法最终是否能够成功，但它很有创意，而且目前是可行的。
涨 潮
在二十世纪下半叶，文件的格式迅速变得多样化，出现了纸张，胶片，录像带，照片和电子格式等。信息洪水和它们生成和储存格式的多样性也使我们每个人都受到了影响。而档案人员是受影响最大的专业团体，尽管他们的确在认识和接受挑战时非常迟缓。他们不愿意应付变化和挑战的真正原因是因为对付一个移动目标非常困难，而且还需要不把档案馆当做技术和文献涨潮时的看客——或有些人所说的受害者。但是，档案工作者不应该冷眼旁观，眼看被洪水吞没，他们不应该成为受害者。
然而，有些批评家，如充满争议且能言善辩的大卫·贝尔曼(David Bearman)先生认为这种情况已经出现了。档案工作者没有能够认识到自己所处的困境，则意味着他们有被淘汰的可能。美国某档案教育项目的负责人里查德·考克斯先生认为档案工作者只有不再留恋“过去那个只有纸，档案柜和文件箱的美好时光”，才能应付目前和未来的现实。
今天，大多数档案人员，至少是那些想生存并且繁荣下去的档案人员，认识到了他们所面临的巨大挑战。但认识到挑战和有效地应对挑战是两回事。当然，认识是关键，但只有有效的行动才能将认识转变成战略并最终有所成就。
在GLASGOW召开的国际企业历史大会的几次晚餐上，专家们透彻地探讨了历史学家和其他用户在解决文献格式多样化问题方面的困难。当谈到历史研究和文献管理问题时，鉴定这个敏感问题就被提了出来。人们还同时谈到了明尼苏达历史协会在某公司鉴定档案的“明尼苏达方法”。
“明尼苏达方法”在当晚的讨论中几乎没有引起轰动，但其中一个历史学家的反应也许说明了许多档案人员在观察自己不同客户的反馈时的矛盾心理。这位美国的企业历史学家对于档案人员事实上参与了档案的鉴定——即决定保留什么，销毁什么——感到震惊和愤怒。
我必须承认，我同桌的档案界同行当晚对历史学家们的谈话感到很好玩，但除此之外，对于争论本身，大多数企业档案人员都有一种悲喜交加的复杂感情。不管怎么说，鉴定工作向来是档案工作的一部分，并且文献不断涨潮的趋势也迫使我们采取更严格的鉴定标准，这也使得它变得更加重要。我们肯定不能靠撞大运来判断未来的读者可能需要某份文件。鉴定标准必须建立在可能的利用，利用的固定方式以及对保管这些资料所需资源的评价上。
底 线
涨潮在底线时所隐含的意义引起了档案工作者极大的担心。对于一种从来没有靠生产力和商业价值来判断其存在价值的行业，档案工作者时常会感到不自在，有时甚至对于需要这么做(用生产力和商业价值来判断其价值)感到不满。然而，除了那些专注的鸵鸟般的档案人员(自以为不正视危险就可避免危险的人)，所有人都很清楚我们越来越需要这么做。可口可乐公司档案馆馆长菲利普·穆尼在谈到企业档案时指出，“只有当一个档案项目能够与当前的市场推广项目在工作和资金方面密切配合时，它才能期待获得适当地支持。”为了支持他的观点，他说，“商品注册……在可口可乐公司，每年靠从档案中寻找意像而制成的产品可以产生超过700万美元的利润。”其他档案馆也存在这种潜力。
Intraprise的概念，即在单位内部从一个部门向另外一个部门推销产品和服务，正在大行其道。我们可以将这个概念应用到档案部门。“自由intraprise的理念准许普通雇员在单位内部开始一项“业务”或intraprise，只要他能够找到客户和资金。”加拿大皇家银行已经采用了这种方法而且很成功。在我供职的非盈利机构，如明尼苏达历史协会，这个概念也运用得非常成功。我的部门利用任何机会向我们的部门办公室，教育和展览部以及高层管理提供产品和服务。我们把自己的馆藏——大部分都是企业档案——作为自己的资产，并利用它们给我们的工作带来真正的回报。
外包的幽灵也常常在许多档案馆，尤其是企业档案馆上空徘徊。外包——一个相对较新并且有些不雅的词——指的是每个职能部门都应该向单位提供效益。与档案人员相比，文件管理人员对外包的威胁应对得要迅速得多。在谈到文件管理人员的求生技巧时，一位作者写道：“文件管理已经被明确地界定为已经并且将继续被密切监督的部门……”。她进一步指出，许多“企业目前正按照某些标准来评价让公司以外的人来管理文件是否会更经济。”
无论一个企业档案馆是否从属于一个追求效益的联合企业，将档案服务与理解企业文化联系起来都是非常重要的。这种理解可以部分解释为要认识到许多组织，包括企业，已经转变成了皮特·德鲁克所说的“以信息为基础的组织”。他预测未来的企业在某些方面将类似于大学或医院——即以知识为基础，并主要由专家们组成。他们根据从同事、顾客和总部得到的反馈意见来指导和规范自己的行为。档案传播知识和信息，正如我们的文件管理同行们所指出的，“的确，现在是我们这些自称为在信息行业工作的人，决定我们是继续呆在纸张环境中无所作为呢，还是应该真正参与信息的管理的时候了。”
为了更好地管理和传播信息，档案工作者必须既是信息的生成者，又是信息的管理者。这个角色对许多人来说都不容易。但是，如果企业档案馆以及他们所拥有的信息想在这个日益注重价值的社会取得实际的价值的话，我们就应该搞清楚，档案管理的真正底线价值。“这并不意味着每个公司都将在档案或保护公司历史方面投资，但是当建立了这种联系以后，我们向管理层推销这种投资的机会就会大大地增加。当然，我们不能只靠语言和承诺来支持这种联系：档案管理本身必须支持这种联系。如果一个企业档案馆是根据公司职员和其他读者的需求并充满想象和关注而建立起来的话，它是能够做到这一点的。
在美国，不仅档案馆关心底线问题，而且这种担心也不仅仅存在于企业档案馆。苏格兰企业档案中心的麦克·莫斯和莱斯利·里士曼在《美国企业档案文件》一书中写道，“欧洲国家一直都有各阶级合作的传统”，但与美国同行相比，他们的档案工作人员所感受到的财政压力也不轻。中央和地方政府一直是档案馆经费的最大来源，但在有些时候，政府的财政紧缩也非常严重。这种情况也迫使许多档案馆通过利用自己的馆藏来寻找生财之路。”我认为，这种财政压力在未来只可能增加。
企业档案馆和他们的客户
任何档案馆都必须有客户才能成功。如果没有人关心档案人员保存了什么文件，或者没人愿意去利用档案的话，档案人员就将失去工作，而档案馆也将无法生存。在档案界，企业档案工作者对寻找和服务不同客户的重要性理解得最深刻。收集，保护和提供利用企业档案的费用非常庞大。如果没有看重这些档案的客户，这些费用将无从落实。在任何一个企业，保存和保管企业档案的效益必须与它所带来的真正和可能收益相平衡。提供资金通常是为了满足需要，如果某项工作看似不重要的话，那么它就常常得不到支持。
寻找用户并保证他们找到自己所需要的资料是档案部门的一项主要工作。我们当初开始实施“美国企业文件”项目时，就认为我们需要超越这样一个古老但不太正确的认识，即企业历史——一个被狭窄化的概念——是读者利用企业档案的主要动机。哈佛商学院的里纳德和斯文德罗夫在最近的一篇文章中清楚地承认，Hagley博物馆和图书馆和明尼苏达历史协会很早就认识到：企业历史，即使不是(读者利用企业档案的)次要动机，至少不再是主要动机。非传统用户才是主要客户。里纳德和斯文德罗夫说，“我们处在一个跨学科研究的时代。对岸的学者正在跨越传统的界限……”他们还指出，在他们的用户中，有些人“研究土耳其市场购物连拱廊的变迁，而那些研究简·奥斯丁的学者则从档案中寻找她的小说中暗指的人和事。”
在其他一些企业档案馆，从事战略管理，企业通讯，管理心理学，行政和雇员赔偿工作的人员已经成为企业文件的主要用户。他们给档案馆带来了信誉，也带来了从企业和基金会获得资金支持的机会。对档案馆而言，更有用的档案利用——虽然在一些档案人员和历史学家的眼里还是个问题——是档案，特别是企业档案的商业利用。最近一个有争议的例子是历史频道有线电视网制作的企业历史系列电视片。的确，有些人对历史频道的理念，即历史是最好的产品，持批评态度，而有些人则持欢迎态度。历史频道在美国本土有二千五百万注册用户，它的宣传效果是档案工作者在几年前梦寐以求的。推广档案的商业利用，也说明档案馆非常需要永不停歇的寻找资源。
在明尼苏达历史协会，我们的客户中有当地和地区电视和广播新闻和文献片的制作人，如艺术和娱乐和历史频道有线网。他们制作的系列片如《人物志》和《美国的城堡》等。的确，对这些利用者的收费已经成为我们的一个重要收入来源——这是档案工作者必须认识到并且去挖掘的。
在企业界工作的档案人员向来都知道，他们工作的价值直接依赖于他们对公司的价值。向公司内部客户提供服务的好坏对企业档案馆而言至关重要。通常，衡量服务好坏在很大程度上表现在档案馆或档案馆与其他部门合作举办的展览，出版物和录像制品中采用的照片，艺术品和文献数量。
企业文献管理的全球化
世界比以前更小了，而且注定要变得越来越小。我去丹麦旅行所花费的时间虽然较多，但却与在美国国内旅行一样方便。我看电视最多的时候是奥运会期间。在这种时候，我们可以清楚地看到商业和体育的全球化——其实体育本身就是商业。我常常惊叹于体育赞助商，如丰田公司和可口可乐公司的全球推广活动，两家公司的业务都已经没有了国际界限，同样它们的档案管理也是国际化的。我在管理3M，Honeywell和美国西北航空公司的档案时，每天都面临这种问题。3M公司的业务涉及83个国家，Honeywell涉及64个国家。美国西北航空公司在控股大陆航空公司之前就是美国在大平洋航线最大的公司。与大陆公司合并，并成功与KLM荷兰皇家航空公司联盟以后，美国西北航空公司已经成为了一个真正的国际化公司。
全球化业务给档案馆带来的影响也表现在其他方面。这些企业越来越重视国际标准化组织制定的9000系列标准。目前与欧盟做生意时必须执行这些标准。同样，加拿大，墨西哥和美国之间签署的北美自由贸易协议也要求对产品做大范围的文献记录。跨国业务的发展并不只是美国才有的现象。它是一个国际现象而且对全球企业档案工作者都产生了影响。去年夏天在Glasgow的发言中我讲到，当美国最大的食品公司被总部设在伦敦的一家联合企业收购，当位于英国中部的一家电器公司被美国中西部的一家公司收购时，我们可以清楚地感受到国际化经济对我们的影响。我想补充一点，实际上每个明尼苏达人都非常熟悉Maersk——每天出现在大型卡车和火车车厢上的醒目标志。在这样一个世界，档案馆所面临的问题是全球化的，因此需要我们合作以制定统一的标准。
事情的关键：在真实的世界做出决定
最终，所有的争论和担心都归结为一个简单事实，即需要我们决定保存什么，销毁什么。Charles Babbage计算机历史研究所的布鲁曼先生强烈反对在档案工作中采用由来已久——但并不总是被承认的——碰运气的方法。在谈到电子数据对档案的影响时，他说“如果我们把商务定义为交易和交流，那么交流技术正在发生的变革将很快通过事件证据让机构档案馆的发展落空。在这种变革中计算机是主犯。通过计算机，信息处理不仅改变了文件的定义，而且似乎正在改变业务交流和企业内部交流的性质。”他直接了当地预测“在橱柜，地下室和墓穴中发现事件证据的日子不多了”，同时，他还注意到“历史学家和档案工作者都想文件数量不多，不管是否是最适合的文件，则意味着档案人员不用做太多困难的抉择，而历史学家也不用面对太多的相互矛盾的一手资料。”
也许美国企业管理领袖皮特·德鲁克的话最能概括我们的上述讨论以及它们对企业档案人员和他们的用户的重要性。德鲁克先生不仅重视企业而且重视企业的历史，这对我们的工作是极大的支持。他注意到我们处在一个不安定的时代，企业未来的结构也远远没有确定，他明确地给企业档案人员提出了一个我们无法忽视的建议。他写道：“动荡的时代是一个危险的时代，但最大的危险是拒绝承认现实。”德鲁克先生认为，动荡不一定是一个负面的因素，而是“对那些理解，接受和探索新事物的人而言是极好的机会。最重要的，它是一个产生领导者的机会，”德鲁克指出，“每个企业制定(档案)决定的人非常有必要面对现实，并拒绝一成不变的昨天的诱惑。”档案工作者，尤其是企业档案工作者，就是这些决定的制订者，他们的决定将影响未来的企业文献管理和利用。但是，只有参与游戏才能施加影响——不要当观众，也不要当变革的牺牲品。只有听从德鲁克先生的建议，接受现实并积极应对，档案工组者才能成为游戏的参与者。商业——尽管有人欢喜有人忧——是我们这个世界的中心力量。成为这个力量的一部分，记录它的历史并为未来做准备，这种机会值得我们去试一试。
福特汽车公司的档案馆馆长和全球信息管理员伊丽莎白·阿阿德金斯(Elizabeth Adkins)曾经说，在有些时候，保护美国企业文件的挑战似乎是无法战胜的。对于美国企业界而言，设立一个企业档案馆不是通常的做法，而是个别案例。而美国档案专业相对而言也是一个较新的行业，主要出现在20世纪。虽然企业在国家的发展和建设中举足轻重，但许多档案馆都缺少资金和人员，无法收集和处理数量庞大的美国企业档案。
然而，美国企业档案工作也有几个成功的例子，而且充满了活力。通过60多年的学习，历史学家和档案人员已经知道如何让企业管理人员认识到保护企业档案的重要性，而且取得了不小的成绩。虽然迫于经济的不稳定性和压力，以及为了追求最大利益讨好股东，许多企业被迫关闭了自己的档案馆，但同时，也有企业新设立了档案馆，或者将档案捐献给公共档案馆保存。从这里，我们可以看出美国企业档案工作的未来。
美国凡世通轮胎和橡胶公司档案馆成立于1943年，是美国最早实施专业化管理的企业档案馆。1937至1938年，凡世通家族聘请了俄亥俄州档案馆馆长奥佛曼(William D．Overman)先生整理公司的创始人哈维·凡世通和他的儿子的文件。这件事说明他们非常重视保护自己企业的历史。
1942，凡世通公司的产品主要用于支持美国的战争。小哈维·凡世通认识到公司正在给美国作出重要贡献，因此需要记录并认真地把资料保护下来，以作为军队的功绩。同时，他还正在准备于1950年庆祝公司成立50周年。
因此，1943年3月，公司聘请了奥佛曼来建立公司的档案馆。奥佛曼先生在1953年发表于《美国档案工作者》杂志的文章中，介绍了凡世通先生希望通过建立档案馆给公司带来一些实际的好处。
除了记录公司的成长和发展历程以外，小凡世通还希望档案馆整理一套准确记录公司所经历过的困难以及所采取的应对策略的资料。他认为，这套资料对他处理日常事务以及规划公司的未来都非常有价值。
这种观点有助于回应行政人员们的担心，即档案只是回顾过去，的确，它也支持了那个颠扑不破的观念，即一个公司如果要成功就必须向前看。
也许部分是由于档案人员不懈的游说，企业档案工作在美国开始扎下根来。上世纪40年代至50年代，美国许多著名的大公司都相继建立了档案馆。然而，到了60年代，这个相对缓慢但稳步前进的企业档案工作出现了停滞，十年只建立了4个企业档案馆。
然而，爆发性成长的种子也是在60年代种下的。1964年，美国档案工作者协会向402家公司散发了一份调查表，只有40个公司答复说他们正在设法保护自己的文件。5年之后，协会又向700家公司散发了调查表，这一次，有133家企业答复说他们已经积累了一些文件，并把这些文件称作档案。虽然在这些企业中，只有十分之一的企业有专职的档案人员，但他们努力保护自己历史资料的做法预示着一个美好的未来。
70年代，美国企业档案工作得到了迅猛发展。每一年至少有一个大企业建立档案工作。迪斯尼公司档案馆馆长大卫·史密斯(David Smith)在发表于《美国档案工作者》杂志1982年期的文章中分析了其中的原因：
怀旧的情绪使我们公司更加重视相对较古或“可收集的”东西。大量从历史系毕业的学生无法在教育界找到工作，转而游说企业老板，想在档案方面谋求一职。美国两百周年大庆活动也重新激发了人们对历史的兴趣。许多公司也面临周年庆典，需要整理资料以便撰写公司历史。另外，公司吃官司的事情也越来越多，律师们也需要方便地查到资料。
虽然历史系毕业生不可能像史密斯先生所说的那样对美国企业档案馆的建立起到了深远的影响，但200周年大庆的确激发了人们对历史的浓厚兴趣。许多公司开始认识到重视企业历史将给公司带来正面的公共关系形象。到了70年代，另外三个因素也促进了企业档案工作的发展。
第一个因素是经济的发展。虽然在70年代中期出现了通货膨胀和短暂的衰退，在那个10年，经济的确取得了实实在在的增长。由于经济的增长，许多企业可以负担得起那些在某些人眼里有用但并不绝对需要的事情。
第二，许多公司在企业文化方面也开始进行调整，从像“家庭”似的，职员终身制的企业开始向更加松散的方向转变。当终身制职员退休后，公司集体的记忆开始瓦解，因而需要用系统的文件管理来替代以前的做法。
第三，也是最重要的一点，档案人员和历史学家为保护企业档案提出了越来越充分的证据。一些企业档案项目不断取得成功，它们给企业管理带来的好处也被整理出来并广泛介绍。
我们可以从Eli Lilly公司档案馆馆长海伦·戴维森(Helen Davidson)发表于1969年ARMA Quarterly的文章中找到这样的例子。以前关于企业档案的文章都强调档案管理对撰写企业历史的重要性。戴维森的文章介绍了Lilly档案对公司管理的作用，如保护Lilly商标，成功反击政府对公司在医药行业实行价格垄断地指控，以及给公司的出版物供稿等。
一年以后，戴维森的观点得到了可口可乐公司档案馆馆长库尔茨(Wilbur George Kurtz,Jr.)的响应。在1970年4月期的ARMA Quarterly题为“公司业务档案”的文章中，库尔茨认为公司档案对制定政策，向公司的深度报告提供信息以及向公司广告和推广活动提供背景资料等方面都起着至关重要的作用。他指出，档案资料是市场推广工具，它可以帮助公司挖掘历史或开发产品。
库尔茨和戴维森顺应了企业界的需求，在公司档案人员中代表了一种新思维。他们非常希望用档案资料帮助公司满足业务发展的需要；他们与那些只想用档案撰写论文的企业历史学家完全不同。1969年，美国档案工作者协会出版的《企业档案馆名录》收录了133个档案馆和13个专职档案人员的地址，到了1980年，企业档案馆的数量增加到了200个，专职档案人员60人。
在这个时期，许多公司将自己的文件交给了公共档案馆。早在第一个公司档案馆建立之前十年，许多大学和历史协会已经在收集企业档案。1916年，当Arthur CoLe获得Slater公司文件的时候，哈佛大学就开始系统地收集企业档案。一些大学也紧随其后，尽管大多数大学在50年代才开始收集企业文件。
70年代企业档案馆取得的成功使档案人员有了更多的通过保护和利用历史资料为公司带来实际好处，降低费用的例子。1981年历史学家和顾问大为·史密斯和企业顾问斯特德曼(Laurence E．Steadman)共同发表了一篇文章支持对企业档案进行保护。文章为企业档案工作提供了有力的论据。
文章的题目是《企业历史的现实价值》。文章引用了许多公司的例子来说明企业档案对公司计划，管理，发展，市场开发和法律事务方面的意义。值得一提的是，这篇文章不是发表在历史或档案刊物上，而是发表在《哈佛商业评论》(Harvard Bsiness Review)上。它使企业的管理人员直接看到了作者的观点，而这些人的支持对开展新的档案项目至关重要。
几年前，福特公司的阿德金斯在加拿大档案工作者协会的一次关于企业档案鉴定的会议上作了一次发言。她谈到了一些值得深刻研究的复杂问题——包括潜在利用价值是唯一最重要鉴定标准等。她还谈到了她的观点，即在一个联合企业，在鉴定文件的时候应该更加重视它们的信息价值而不是证据价值。根据她在Kraft(卡夫)公司和福特公司的经验，公司管理人员和雇员在利用档案时主要是为了获得一些信息，而不是查找关于过去如何开展业务的证据。
她还谈到在卡夫公司担任档案馆馆长时遇到的问题——即如何处理关于公司出售晶牌方面的文件。虽然在商界财产出售是很常见的事情，但企业档案人员对于如何处理这类档案却没有统一的认识。这些档案是应该保留在出售方手里呢，还是应该移交给购买方呢?双方都有充分的论据。一方面，一个企业的档案应该尽可能全面反应母公司的业务。而另一方面，购买方有权利了解它所购买的品牌的完整历史。
在卡夫时，她倾向于将档案交给购买方，但对这种做法她也很矛盾。从实际角度来看，当一个品牌被卖出去之后，卡夫公司就不再需要知道太多关于它的历史。如果保留这些档案，阿德金斯和她的同事们都感觉是在为购买方提供信息，而不是给自己的公司做事——这样做就会分散他们完成本职工作的精力。而另一方面，每一次当他们将关于那个品牌的档案移交给新东家时，都发现对方没有建立档案工作。这使她意识到自己辛辛苦苦整理，著录和保护的资料将面临不可知的未来，新公司没有能力来照管它们。
国际市场越来越激烈的竞争使美国的工业发生了许多变革，这种趋势也影响了欧洲和亚洲的工业。的确，二战以后日本经济的崛起在很大程度上促使了美国工业结构发生革命性的变化。美国的市场与其他任何国家的市场一样，都对产品质量，品种和价格很敏感。美国的产品不仅在本土很畅销，在其他国家也取得了同样的成功。这个事实使美国公司迅速地向全球扩张。你只要去上海，广州或雅加达看一看就知道了，为应对这种局面，阿德金斯督促美国的企业档案人员在适应电子通讯，保护口述历史和声像资料方面要有创新精神。
档案人员与跨国业务文件
档案人员在解读和记录跨国业务文件时所面临的挑战比几年前更加严峻。虽然这些挑战并没有什么特殊之处，但它们给档案人员不仅带来了挑战也造成了影响。它们的程序与任何未经尝试过的新软件一样让人手足无措。税法，市场限制以及对ISO9000系列标准的执行情况等。这些事情既复杂又增加了档案人员的工作量。鉴于一个跨国企业可以在多种国家利益的国家里做生意。各国按照并利用地方法律而采取的补助措施也是为了维护对地方经济的控制。例如1994年制定的挪威法律规定“企业文件属于文化资源，因此属于挪威国家档案馆的管辖范围。”这个法律虽然超越了其他法律的范围，但它与其他国家那些试图保护国家利益的法律有相似之处。当我们用文献记录国际公司的历史时，这些法律很容易被理解，但很难实施，并且使档案人员的日子更不好过。
国际企业的国际性质和面临的危机决定了它的档案工作也具有同样的问题。吞并的强烈要求在全球掀起了一股疯狂的收购浪潮。美国电子通讯巨头(MCI)已经被英国电讯(British Telecom)收购，以形成一个具有全球竞争力的公司并占有更大市场份额。美国电子和煤气设施公司也抛开了以前的地域和逻辑概念，收购了英国的公司。国家航空公司正在建立国际联盟，这样做将挤垮许多小航空公司。
诸如此类的变化对档案人员而言有很大的影响。在我的工作中，我可以列举许多例子来说明全球化对档案管理的影响。虽然明尼苏达历史协会在美国保存的公司档案数量最多，但它同时还参与了许多公司建立和维护自己的档案馆的工作。几年以前，我花了一年的时间帮助Pillsbury公司整理档案。Pillsbury公司总部设在明尼苏达，是该州和美国主要的经营食品加工的公司。在我们的帮助下，该公司建立了自己的档案馆，聘用了一位专业的档案人员，并完整地记录了公司的历史。对此我非常高兴，它同我几年前帮助General Mills，Inc．(另外一家设在明尼苏达州的国际食品公司)建立档案馆的工作一样成功。
80年代中期，国际上出现了购并狂潮，一个入侵者也踏入了Pillsbury公司的门槛。Grand Metropolitan公司(一家英国的食品和酒类巨头)在1987年向Pillsbury开出了惊人的价钱，最终不顾当地人民的反对收购了该公司。就在收购以后的最初几周之内，Grand Met解雇了554名Pillsbury的员工，包括那名档案人员，并关闭了档案馆。去年下半年，General Mills又从Grand Met手里收购了Pillsbury，并接收了它的档案。
在我的工作中，美国西北航空公司和荷兰皇家航空公司(KLM)的市场联盟是令我高兴的事情。明尼苏达历史协会保存着美国西北航空公司及其前身的所有档案，我们非常愿意继续记录这个已经成为美国第四的航空公司的历史。
以上例子说明，管理跨国公司的档案这项工作所面临的挑战是具体而真实的。虽然每个具体情况都有具体的问题，但它们对档案工作的影响是显而易见的。提前作计划，照顾公司的需求并出色的作出反应是干好工作所必须的。
不断的变革使我们在美国公司的工作比20年前更困难，因此我们必须理解这种变革才能作出出色的反应。这些变革同时也在影响着欧洲和亚洲的跨国公司。档案人员在适应工作和调整产品时应该认识到这些变革并用文献记录这些变革。
管理工作在公司职能中地位的上升，以及它对产品开发，营销和其他决策活动的影响，对公司的持续发展产生了深远的影响。艾尔弗雷德·钱德勒(Alfred Chandler)对此描述得最准确；虽然进一步分析“事实上，每个人都必须认识到，虽然钱德勒所讲的情况并不是美国独有的，但我们必须承认大公司所具有的前所未有的影响力推动历史前进的力量。”对档案人员而言，用文献记录发生在管理，结构和信息的产生渠道等方面的变化，就是对公司最好的理解和服务。
另外，我们还应该理解公司的工作环境相比十几，二十几年前也发生了巨大的变化。工作的稳定性在国际竞争的压力和追求回报的做法面前大打折扣，公司和雇员的关系也发生了变化。“最直接的结果是出现了高度活跃的人才市场。这个市场不再强调对雇主的忠诚，而是更加强调有效交流，团体精神，解决问题的能力，谈判能力和解决冲突的能力等。”虽然档案人员比其他雇员更不喜欢这种环境，但他们可以了解公司发生变化的程度，并让自己的工作和产品满足公司的需求，从而从中受益。有些产品可以直接与传统的档案工作联系起来，让公司认识到一定的雇员忠诚度是需要的，并且可以利用公司的历史让雇员产生一种归属感。“为了在这种环境中更加具有竞争力，公司需要吸引高质量的工人，制定一套可以让他们充分发挥才干的工作制度，并鼓励雇员尽量留在公司以享受公司的培训计划”，并把它作为自己工作经历的一部分。档案人员肯定能在这个世界找到自己的位子。
“机会与适应”成为档案人员的座右铭
档案馆从来都不是创新的前沿之地，而且档案人员也从来没有被推崇为适应环境的模范。直至今天，我们还经常痛苦地听到档案同行们责怪时间和环境的变化给档案工作带来的破坏。档案人员一直不得不与变革抗争。但在过去的20年中，这一次的变革来势太迅猛。电子交流和信息的出现改变了档案人员与客户的关系，也改变了他们与自己的主要产品的关系，因为信息技术将许多“wares”带入了他们共同的词典，如软件，硬件和组件等。这些变化对所有档案人员都产生了影响，但对企业档案人员的影响最大，最直接。
现在很时髦把挑战称作“机遇”，并且把适应无穷无尽的变化视为令人兴奋的事情。因为在当今这个信息生成和传送的世界，它们提供的机会和要求的调整给档案人员提供了前所未有的机会来控制他们最重要的产品——信息。当档案人员认识到了他们应该提供什么并且为谁服务，档案人员就抓住了机遇。
电子交流的方式之一——电子邮件——可以作为一个例证。电子邮件已经变得无处不在——它已经成为人们在公务内外交流的主要途径。人们喜欢它，是因为它很方便，可以节约以前等电话，打印，发传真，阅读和等答复的时间。电子邮件很容易被存储和销毁，这也给档案人员带来了挑战。电话和传真机都没有被淘汰，随着电子文件的到来，它们又都有了新的角色。电子邮件很容易被生成和销毁的特点是档案人员遇到的最新的技术挑战。电话不留记录，传真机生成的记录在质量上通常比原件要差，但电子邮件带来的挑战却是完全不同的。电子邮件还加重了档案人员在保护企业文献时面临的其他挑战——从法律角度讲害怕被识破的担心。公司，工会和政府在看待公司的文件时都抱有怀疑的态度——而电子邮件又增加了人们的惊惶。“每天，上亿的电子邮件信息在公司的网络上运行，其中的许多信息都非常重要。”电子邮件信息一半像电话，一半像信件，使人们很难界定，而且给公司和档案人员都带来了许多管理上的困难。“读者对于它具体代表什么缺乏统一的认识，这是电子邮件的问题之一。电子邮件信息事实上是一份相当于书信或办公室之间的书面备忘的邮件?或者我们应该把它们看作是随手写下的话?”这些问题在某种程度上反映了电子信息的总的状况。它的数量是惊人的，媒介的寿命是短暂的，而同时它并不象人们想象的那样容易被销毁。“虽然有些人把电子邮件看作是用马上消失的墨水书写的信息，但电子信息所留下的踪迹是可以重新回来纠缠你的轻率行为的。”
害怕被发现销毁信息的恐惧一直都在纠缠着档案人员和他们的客户。虽然人们常说保存档案的目的是让人们了解信息中的事实，但实际上所有档案馆——无论是属于公司，工会，联邦和地方政府，还是宗教和教育机构，如果它拨动了那颗还未爆炸但有可能致命的信息的时间炸弹的话，那么这个档案馆将无法生存下去。现实支配着档案人员对信息(无论是哪种形式的信息)的控制和管理的理解，也决定了他们对信息分类的规则的理解。
虽然烦恼和希望伴随着问题，计算机时代给档案人员带来了文献管理的新机遇和探索的新工具。它使我们可以将公司的信息捕获在不同的格式上，使读者更容易检索和利用，它还使我们能够更广泛地推销档案产品。公司的网络使档案人员在与公司的经营保持联系的同时，捕获并将信息组织起来以备将来使用。万维网技术也给我们提供了将公司信息向公司内部和外部发布的机会，也使档案馆提供信息的作用得到应有的尊重和宣传。
国际时代的国际思维
大多数动物都喜欢熟悉的东西，不信任不熟悉和不同的东西；人类在这个方面与动物没有什么区别。档案人员一直被归类为不愿意接受——更不愿意迎合——变化及其带来的机会的人。其中的部分原因是因为档案人员的工作经费有限，如果一个人好不容易积累的资金只能够用于经常性事务时，很难让他去应付变化。但是在我们今天所生存和工作的世界里，没有什么东西是不变的，只有变化是永恒的。
除了要面对堆积如山的纸质文件以外，档案人员还需要应付电子信息。这个现实迫使许多档案人员在电子文件方面仓惶撤退。当然，也有其他人——而且越来越多——正在研究电子文件带来的老问题，如鉴定和利用。全球一体化在企业界也引起了类似的反应。
随着全球一体化的规模越来越大，档案人员在面对为公司管理文件和服务的任务时似乎在有些时候也选择了后退而不是前进。许多人还尽可能地躲避国际挑战。负责管理跨国公司文件的档案人员应该摆脱自己既有经验的束缚，主动与其他国家的同行们进行交流和探讨。在当今这个时代，即使地区级的公司都与国外有业务联系，生活于这个时代的档案人员不能忽视其中的含义。
想要摆脱——或至少减缓——国际交流和探讨的趋势并不是件容易的事。有些公司甚至心照不宣地鼓励这种目光短浅的做法。“由跨国公司组成的全球经济必须屈服于由国家组成的世界。在这个由国家组成的全球系统中，由不同民族构成的网络在应对共同策略时将充满潜在的矛盾。”但是，在不远处，你将会看到短视思维造成的严重不良后果。
在这样一个世界，档案工作者之间必须开展合作。在国际公司工作的档案人员所面临的问题要求他们必须跨部门跨地域开展合作。如果这算是个挑战的话，它也同时给档案馆和从事档案工作的人提供了很好的机会。
国际时代的档案馆和企业
世界非常小，而且注定会变得越来越小。企业将仍然是这种变化的主要动力，而且将决定它的规模。公司管理人员的作为和反应将影响全球和当地的经济发展。档案人员能否使他们的工作和产品适应新世界的现实和需要决定了他们能否生存。历史不只是过去的编年史；档案馆也不能只是沾满灰尘的库房，储存很少使用的信息。我们必须把历史推向市场，不能只把历史作为周年庆典中怀旧的东西，档案馆必须是提供对日常的管理和业务工作有用的信息的地方。档案人员必须积极参与企业的工作并努力去了解并服务于它的需求。他们不能让自己被隔离在企业主流之外，应该把自己塑造成企业业务的全部参与者。每当企业为了适应竞争而进行变革时，档案人员总是试图将头埋在地沟里不被人看见，希望变革不要触及自己。而这一招往往不奏效。不被触及也就是不参与，而把自己视为局外人也面临被公司视为无用之人的危险。
我们不可能靠一次行动来解决全球化时代档案工作如何为企业服务的问题。跨国企业的需要与纯粹地方和国家企业的需求既相同又不同。在为两种企业服务时，档案人员都面临挑战和机遇，但跨国企业的档案管理工作给档案人员提供了极大的机遇。未来是属于我们的，如果它的每个方向还不完全清楚的话，它对档案的影响却是清楚的。
下面我把话题转到与我的工作关系比较密切的方面，即口述历史。20多年前，我们很少看见档案人员参与倡导口述历史，而今天，它已经成为了档案工作的一部分。其中的原因我们不难发现。
企业文件(现在越来越多的是电子形式)中包含的信息比我们想象的要少得多。在今天这个生活频率非常快的年代，这种情况更加突出。面对这个现实，为了增加企业档案对企业本身和其他组织的价值，口述历史在许多方面提供了解决问题的方法。
当企业档案与企业联系起来的时候，它的真正的最基本的价值就被凸现出来。当然，我们不能光靠口头的保证来支持这种联系，我们应该用文献来支持这种联系。如果一个企业档案馆把企业上下的真正需求挂在心上的话，它是能做到这一点的。
现实中我们有很多实例。Lance Easley和Leif Soderberg曾经注意到了本田公司创造性地利用公司记忆的做法。他们发现，“那些没有建立有效机制来‘记住’过去成功和失败案例的公司肯定会重蹈覆辙，其结果就是增加了公司的成本。他们的工作不仅对公司的管理很重要而且对那些为公司的管理服务的档案工作者也很重要。他们注意到“在一家汽车配件供应商里，40％以上的新产品设计问题都在以前被解决过。由于工程师没有去了解公司里其他人以前的设计作品，因此他们浪费了30％的时间解决已经被解决的问题。”他们还发现其他一些大公司也有类似的“设计健忘症”。当然，为了帮助工程师使用这些资料，我们应该把信息组织起来，使它们容易被找到，而且在需要的时候就能提供利用。这里应该是档案人员的切入点。
除此之外，今天的档案人员还应该反思传统的鉴定方法是否能够为读者保存他们所需要的档案。以前被认为是永久保存的那些档案是否能够应付不断变化的机构和调整?它们是否能够反映现在和将来都在变化的公司文化和决策过程?我认为，如果没有使用口述史这个工具的话，这些档案还不足以做到这一点。
不管你信不信，许多在传统上被认为是永久的文件在鉴定和保管上变得越来越困难和昂贵，而且它们的读者也越来越少。电子数据和信息系统的出现以及无纸办公室的到来都没有减少企业文件的数量。随着信息的细节和范围的增加，它们的鉴定，储存和使用也开始变得更加复杂。无论档案人员是否公司的职员，如果没有来自公司内部的指导，他们都不可能掌握不断变化的管理结构或技术网络。档案人员没有直接参与公司产品的生产也没有直接向客户提供服务，因此，他们需要公司内部人员给他们提供信息和指导以使他们能够为企业服务。
口述史在企业档案馆的工作中不仅是必不可少的工具也是一个催化剂，而且它有两个方面的重要作用。它的第一个作用是它能够时实地捕获公司的信息，发现某些文件的特殊意义或缺失的部分。口述史等于是提供了一份探察公司活动的地图。由于该地图是由熟悉情况的内部人员绘制，因此它可以帮助我们根据实际情况来鉴定文件，而不是根据传统意义上的假设的价值。
口述史的第二个作用表现在信息的生成方面。无论是哪一种格式的企业文件都不可能总是提供充分的信息，使我们了解公司的实际情况，尤其是关于某些动机和非正规活动的信息。诸如公司机构组织图之类的文件能够帮助我们了解公司的运转和信息流程，但正如水遇到阻力就改变方向一样，公司十有八九会沿着图上未标注的方向运行。
这里的问题是用文献记录历史本身。我们如何用文献来记录企业这类机构的组织呢?谁是这些被收集资料的目标客户呢?我们收集文献的目的是为了了解企业做了些什么，如何做，以及通过谁来做的吗?如果是后者，那么我们应该动态地定义企业的文献收集工作，参考传统做法的同时要以现实为指导。我们不应该用传统的观点来确定文件的永久价值，而应该根据它们对读者的实际用途来确定。
技术革新和企业对环境变化的迅速调整迫使我们作出这样的决定，尽管许多人已经习惯于按传统行事，习惯于安于现状。“尽管人类惯于保持现状，技术却对情感依赖免疫。”
如果我们有必要从各个方面，包括从产品开发到对市场的适应来了解信息生成和使用之间的关系，决策过程与企业文化之间的关系，那么我们就必须改变对企业文件永久价值的鉴定方式。维护企业档案馆的费用应该平摊在一个更加广泛的读者群上，因此鉴定时必须考虑这些新客户的需求，这也就意味着我们必须与他们接触，了解他们的工作和需求。
如果我们用新客户来增加档案的利用率，那么我们就必须根据他们的需求来鉴定企业的文件。在这个方面，口述史可以帮助我们了解企业的运转，以及信息是如何生成，捕获和使用的，决策是如何制定的。与此同时，口述史也将给我们提供以前无从获得的文献线索。
口述史的另外一个好处就是它所生成的信息能够很快地以电子形式向读者提供利用。比如，访问时作的记录可以以纸张的形式或电子形式提供利用，如果与图像结合起来话将会更加吸引人。
在美国，许多企业档案人员已经慢慢接受了口述史这个工具。phillips Petroleum,Ford Motor Company和INA等公司都在利用口述史来记录其国内和国外企业的历史。我所供职的单位利用口述史记录很多事情，如农事和医药工业的发展等。如果用文献记录历史是档案馆的目标，那么口述史在今天就是必不可少的工具。
在前面的发言中，我不仅多次提到档案馆，档案人员，也提到了他们的客户。如果想在这些概念中给各位留下一个最深刻的，那应该是：档案馆必须考虑他们将要服务的客户。为了赢得别人对你工作的支持，档案人员必须了解档案馆用户的需求，而且要对这些需求很敏感。在人们的印象中，档案馆总是在被动地接收旧文件，而不是积极地参与他们所服务的公司和机关的工作。如果档案人员想要赢得别人对你工作的支持，获得工作所需要的资金的话，这种状况一定要改变。因此，档案人员不能再把自己看成储藏旧文件的文书，而应该做点什么来促进对自己馆藏档案的利用。
在任何环境，尤其是企业工作的档案人员必须了解企业正在开展的工作，项目和发展方向。这样就可以使我们看出它们可能产生的需求，并利用自己掌握的馆藏来服务于这种需求。同时，我们还可以了解什么样的文件将会被生成，并尽快的参与这些文件的鉴定和处置。
档案人员必须先发制人——寻找机会来提供服务，并持续地参与企业的工作。美国最成功的企业档案馆，如可口可乐公司，福特汽车公司和卡夫食品公司的档案人员都直接参与了自己公司的工作。同样，由于明尼苏达历史协会的档案人员也直接参与了一些公司的活动，协会和这些公司的关系也变得更加密切。在3M公司去年的百年庆典活动，西北航空公司50年泛太平洋空中服务庆典以及其他一些公司的市场推广活动中，档案人员都直接参与了公司的主流活动，并提升了档案馆的价值，这对它们获得支持非常重要。
其他地方也有类似的例子。苏格兰皇家银行的档案人员参与了为小学生编写教材的工作，加拿大皇家银行的档案人员协助公司做会议和其他活动计划。就长久而言，档案馆应该成为自己母公司日常工作不可或缺的部门。档案人员只有抓住每个机会，积极参与公司的工作，才能实现这个目标。
（陈慧涵摘自《外国档案工作动态》 翻译：王红敏）
