山西平朔煤炭工业公司 李丽芳
企业档案鉴定工作已刻不容缓，优化馆藏已势在必行，此话不含任何夸张和虚伪的色彩，而是实实在在的一句话。档案鉴定工作在档案界来说，可谓是老生常谈，然而此项工作的开展却不尽如人意。笔者身为中外合资特大型现代企业的一名档案工作者，认为根据档案事业可持续发展的观点，在科学技术突飞猛进，在改革开放发展社会主义市场经济的今天，加强开展企业档案鉴定工作，具有更加突出的现实意义和深远的历史意义。它不仅是优化馆藏，实现档案管理现代化的需要；也是有效开发档案信息资源保证社会主义经济建设、文化建设、科学技术健康发展的需要；同时也是为后代利用档案可持续发展的需要。
1.企业档案鉴定工作存在的问题
1.1档案存而不鉴，鉴而不毁使馆藏档案数量急剧增长，给企业档案的鉴定工作带来很大的工作量和某种程度的被动。据统计，笔者所在企业档案馆藏量由1987年的700多卷增加到今天的17402卷，增加24.6倍；资料由500卷增加到今天的15174卷，增加30.3倍，这些只是鉴定保存利用的数量，而未鉴定整理的数量则是整理保存数量的9.6倍，数目惊人。我公司是个特殊企业，下属三个矿，七个分公司，三十多个处室，现接收进馆档案数量仅占全公司档案数量的65％，还有35％的档案因种种原因未接收回来，如果把这35％的量接收回来，再按上述档案数量增长速度计算，其数目是不可估量的。这些档案长期不进行鉴定，不仅使档案的内容庞杂，数量臃肿，还会造成档案的玉石不分，搞得不好还会招致玉石俱焚之灾，导致人力、物力、财力的不必要浪费，同时还制约着档案工作效益的产出和档案工作社会地位的提高。
1.2企业馆藏档案大量重复，档案底稿占用率太高，销重精炼的矛盾日益激化。原因一是由于档案工作者的专业素质不高或责任心不强造成对进馆档案把关不严；二是由于现有关档案规章制度对进馆档案的范围、内容等问题的规定不尽完善，造成档案馆普遍存在档案重复的问题；三是逐级转发同一内容的同一份文件，造成大量重复文件积压；四是受传统管理和保管方法制约，造成底稿多于正本空间浪费的局面。
1.3档案价值鉴定依据标准有一定的局限性，长期与短期的时间跨度较长，弹性较大。档案法规不够健全和完善，没有相应的实施办法，实际操作难以把握，已不适应现代企业对档案鉴定工作的需要。
1.4受计划经济体制的影响和某些政策法规影响，在企业改革浪潮的冲击下，为丰富馆藏内容，扩充库容量，增加机构编制和索取经费，导致偏重档案数量的现象，给企业馆藏档案的鉴定留下隐患。
1.5企业的不断发展，导致企业档案由门类单一、内容贫匮的状况发展为现在语言非单一性、载体形式多元化、种类繁多、内容多样化、数量成倍增多的格局趋势。
1.6科档地形图随企业生产建设的变化而变化，不同比例、不同版本、不同年代的更新替换，使这部分档案积压成山。
2．企业档案鉴定工作难以开展的原因
2.1目前，企业改革力度加大，进入攻坚阶段，企业全部精力都集中到实行债转股，实现总体扭亏上，很少有时间过问档案工作。档案部门人员少，任务重，业务经费不足，急需开展的工作也难以应付，已无能力对载体多样化和种类繁多的档案进行再鉴定。如果开展档案鉴定工作，就是对以前的整理成果进行怀疑，对整个档案工作带来连锁反映。因此，企业不愿组织开展这项工作。
2.2碍于企业档案多为孤本而不敢进行鉴定，万一失手，将负不起历史责任。
2.3档案工作在一些企业领导的思想中也只是无碍于机构编制和应付上级检查而虚拟的一项工作，要时能查到就行，无需进行什么鉴定。
2.4档案工作人员有畏难情绪，档案鉴定工作又是一项难度大、责任大且又麻烦的工作，各单位领导怕担责任，不敢拍板。
2.5企业档案工作对口管理部门多，标准多，制度多，不知该听谁的。
2.6企业内部管理体制不理顺，管理机制不健全，管理难度较大。如笔者所在企业就存在三种管理形式，财务成本核算为三大块，造成企业档案管理分散，内容不全，价值大的档案收不回，价值不大的或无价值的又不敢鉴定销毁。
2.7档案价值鉴定依据标准的局限性，使企业档案鉴定难以把握，标准也难以统一。一些专业主管机关制定的各类档案保管期限表中诸如“重要”、“一般”的模糊化规定与实际鉴定工作的具体要求难以协调，条款规定又过于笼统，过长或偏短也间或有之。如会计档案“凭证”的保管期限，由于知识价值、反映对象价值及社会需要的时效不同，其保管年限应有所不同，如果一律划分为15年，显然有些不切实际。再如基建档案的保管期限，从一项工程的立项，项目审批到工程竣工，不同阶段形成不同文件材料，一般以单项工程为一套，如果一套文件材料的期限划分有永、长、短三个档次，这样划分仅破坏文件的成套性，割裂文件之间有机联系，还会造成档案人员操作中难以把握，只能就高不就低，使永久档案比例增加。
2.8难以组织由领导、档案人员、专业技术人员组成的“三结合”鉴定委员会。而临时的鉴定组织又难以适应档案工作的需要，因为档案涉及的专业比较多，鉴定的时限又比较长，因此，想召集各类专业人才的鉴定委员会是难上加难，在时间上和人力上都难以保证，直接影响到企业档案鉴定工作的正常开展。
2.9档案政策法规不够健全完善，档案执法力度小，约束机制不够，主要体现在三方面：一是档案法规内容不具有可操作性。如：一些法规关于鉴定销毁规定中提到的“有关部门”、“主管领导”两个术语含义不明，实际操作中很难把握；二是档案销毁责任不明，使各级领导不敢担负起销毁档案的责任；三是任何法规包括《档案法》都没有提到关于开展与不开展鉴定工作的约束机制，所以在舆论界喊一阵子，也就销声匿迹了。
2.10由于历史和政治原因造成档案工作者长期存在着鉴定从宽比从严保险的保守思想，因而宁宽勿窄，宁滥勿缺的保守思想是导致档案鉴定过松，对到期档案不作鉴定销毁的主观原因。
3．企业档案鉴定工作的对策
针对企业档案工作存在的问题和原因，笔者认为加强企业档案鉴定工作必须采取以下对策：
3.1增强优化馆藏档案种类、结构的认识，端正馆藏档案的指导思想，正确处理档案完整和精炼的关系。首先要明确档案鉴定追求的目标是使馆藏档案既完整又精炼。其次，丰富馆藏必须正确处理好质和量的关系、处理好与各项业务工作开展的关系、处理好与现代化建设的关系。最后，丰富馆藏既要抓数量，也要抓质量，数量要服从质量，而质量又必须通过科学的鉴定来保障。
3.2加大档案执法力度，制定并完善指导档案鉴定工作的法规标准。首先，国家档案行政管理机关应该在总结以往档案鉴定工作经验、教训以及对档案鉴定工作理论分析研究的基础上，修改补充现行档案规章中有关档案鉴定的内容，完善档案鉴定工作的法规制度，制定档案资源配置规划与政策。修改补充时尽量避免使用“重要的”、一般的”、“有关部门”、“主管领导”等含糊术语，要在已有的基础上更细，更具操作性。
还要依法制定各行业、各部门、各种门类、各种载体档案的价值鉴定工作共同遵循的依据标准。特别要在鉴定工作的组织、鉴定的原则与标准、鉴定的方法、销毁的审批等方面作出单独明确的规定，作为全国各部门文件取舍、归档范围、保管期限划分、档案存毁的基本准则，同时要考虑一些专业档案的特殊性。
3.3要建立专门的常设的鉴定组织，保证鉴定工作经常开展的连续性。要重视培养鉴定工作的人才，档案培训要加强这方面内容的知识。
3.4切实做好档案进馆(室)前的档案鉴定工作，严把“入馆关”。实践证明，能否把好档案进馆前的鉴定关，直接关系到档案馆(室)各项业务工作的开展。对此，一要加强业务指导工作，做好收集接收前的档案鉴定工作，把真正有价值的档案接收进馆；二要在平时的归卷中，就应做好鉴定工作，分清哪些需要归档保存，哪些不需要归档；三要采取只接收能维护本企业本部门历史面貌的，满足历史研究和各方面工作利用的永久和长期保存的档案，短期或资料卷不接收进馆，直接下放由各个业务归口部门自行保管的办法，并由其作出鉴定销毁的意见。
3.5坚持依法治档，下决心做好企业现有馆藏档案的鉴定和销毁工作。要想搞好档案的鉴定工作，首先是要解决一个“决心”问题，“决心”是能否开展档案鉴定工作的精神支柱。要努力克服那种“得过且过”、“多一事不如少一事”等消极思想和畏难情绪，做到面对现实，知难而进。其次，要努力克服企业档案馆(室)人少、事多和经费不足的困难，制定一个切实可行的鉴定计划，做到集中领导、集中力量、集中时间，完成对现有馆藏档案的鉴定工作。最后，切实做好鉴定后的销毁工作。
3.6有条件的单位，可用缩微品、光盘复制件替代销毁档案的原件。
3.7建议对文件行文制度进行改革，对层层转发的转发文件能否尽量少些，减少文牍主义。档案界要解放思想，更新观念，改变旧的传统管理方法，比如：对转发文件多的只存留一份，保证正本，剔出底稿；或者仅对永久档案的底稿、重要案件的底稿、领导签发的底稿予以保留。
（郭红解、李军摘自《中国档案》2001年第3期）
