湘潭大学人事处 刘 琴
近些年来，因原单位在当事人人事档案中记录了“不实之词”，或塞进“缺乏事实根据的对当事人不利的材料”等，造成对当事人的人身伤害，由此引起的档案纠纷、争议甚至诉讼，在各媒体频频曝光。怎样来解决此类问题呢?有人认为，“可实行干部档案内容向本人公开”①。笔者认为，及时赋予当事人对自己人事档案的知情权和用人单位对员工人事档案的知情权是解决此类问题的关键。
一、人事档案知情权的合理提出
所谓人事档案的知情权，主要是指当事人合法拥有的对人事管理部门保管的有关自己的档案材料状况及其利用情况等进行知晓的权利，用人单位合法拥有的对其员工人事档案记录内容的客观真实程度的知晓权利。人事档案知情权的合理提出，主要基于传统的人事档案管理中当事人与用人单位之间的需求矛盾。
从社会学、心理学角度看，“爱美之心人皆有之”，当事人都很看重自己的美好前程，希冀自己的人事档案在保持事实基本客观的基础上尽量多一点“美化”，档案内容“记优不记劣”、“掩瑕不掩玉”。而另一方面，人事管理部门普遍重视对一个人进行客观、真实、全面、详细的了解，从而可以做到真正的“量才而用”，这样他们就希望当事人的人事档案应该保持最大限度的客观、真实，坚决反对弄虚作假，不容有一点点“水分”。显然，在当事人与用人单位之间对人事档案的需求方面必然产生冲突。这种现象在传统的人事档案管理中尤其突出。及时赋予双方必要的人事档案知情权，可以缓解这种需求矛盾。否则，当事人如果通过其他途径获悉其人事档案内容，发现其记录事实不实。对其进行了“无中生有”的恶意中伤或侵害了其名誉，就很可能与用人单位对薄公堂。同样，用人单位若发现其员工人事档案“水分”很大，“修饰”过多，也会大为恼火。
据报道，青年作家汤国基近日以名誉侵权状告母校益阳城市学院(原益阳师专)和宁乡教育局，起因就是其就读益阳师专期间，档案中写有“考虑到该生长期患有头昏失眠等疾病，有时有精神反常现象”评语，因档案中这一记录，致使其大学毕业后，一直无法找到工作，生活极不稳定。②
在这个案例中，如果及时赋予当事人对其人事档案的知情权，这种司法诉讼恐怕就不会发生了。其实，赋予当事人对其人事档案的知情权，一方面可以避免一些职能部门和主管人员对职工人事档案的“暗箱操作”，杜绝“无中生有”之事发生3；另一方面可以帮助当事人继续发挥优点，不断改进不足，充分调动其工作、学习的积极性和主动性。
二、人事档案知情权的主要内涵
人事档案知情权，主要包括当事人对自己人事档案的知情权和用人单位对员工人事档案的知情权两个方面。
1、当事人对自已人事档案的知情权。人事档案作为国家规定的保密材料，在实际工作中。人们是不是对自己的人事档案完全不知情呢?事实并非如此。比如，人事档案组成材料中，除行政职务晋升、调资表、处分材料等系组织、人事、监察等部门填写外，档案中的其他材料几乎均为个人填写。比较重要的有：干部履历表，各种学历、培训情况，职称申报表格，年度考核以及奖励材料等。又如，人们在办理提高学历、出国(境)手续以及调动过程中也能或多或少对自己的人事档案内容有所了解。我们主张赋予当事人对自己人事档案的知情权，不仅仅是局限于当事人自身所填写的内容，还主要是指当事人有权了解用人单位、组织部门对自己各方面的评价意见、鉴定结果等情况。根据规定，年度考核表、入党志愿书、毕业生登记表等带有“群众意见或单位意见”的材料，在入档之前必须与个人见面。个人如有异议，可以进行申诉。特别值得一提的是，单位对个人做出的各种处分(理)决定，是很严肃的事。首先必须以国家政策、规章制度等为依据；其次一般是单位行政领导会议、党委会甚至党政联席会议集体决定，尤其像除名、自动离职等影响个人前途、命运的处分（理)，单位一般都要以书面或口头形式通知当事人，先给当事人“勒令改正的机会”或申诉时间。一旦做出处分(理)决定，除非无法联络，?般都应将结果告诉个人。再根据档案管理规定，将相关材料放入个人档案中。
此外，了解自己人事档案的被利用情况，也属于当事人对自己人事档案知情权的范围。一般说，对人事档案的利用是有严格规定的。当事人有权了解查阅其人事档案的外单位名称、利用者姓名、利用目的、查阅内容、利用时间、查阅结果、利用者评价等。
2、用人单位对职工人事档案的知情权。我们在强调赋予当事人对自己人事档案的知情权，同样不能忽视用人单位对其员工人事档案的知情权。在人事档案的保管与使用方面，用人单位确实处于主动地位，但就人事档案内容是否属实方面，用人单位通常处于被动状态。其一，人事档案作为个人依附物，是随着个人成长逐步形成和不断完善的。“单位所有”，“档随人走”、“人档同行”的特点，使人事档案随着个人学习、就业的单位不同而变动。其二，个人或原单位出于某种考虑或规避某些风险，刻意更换材料或隐瞒事实，使人事档案信息虚假或不全。其三，用人单位的审档工作通常由组织人事工作人员、档案管理人员把关，由于受认识、学历、阅历等限制，审核能力与水平必然存在一定的局限性，难以发现人事档案存在的一些问题。
由此可见，在人事档案内容的真实性方面，用人单位并不能完全知晓真实情况。因此，在赋予当事人对自己人事档案知情权的同时，也应保证用人单位对其员工人事档案真实情况的知情权。
三、人事档案知情权的保障措施
对人事档案知情权的提出，是人们思想观念的进步，也是人们要求尊重个人人格、尊重公民权利的重要表现。因此，保障人事档案知情权是有着重要的现实意义的。
1、正确认识人事档案的知情权。尽管受保密原则的约束，当事人无权调阅自己的人事档案，但在一定程度上对自己的人事档案基本上还是“心中有数”的。至于人事档案中的“不实之词”、“缺乏事实根据的对当事人不利的材料”，与有无知情权应没有必然的联系。这存在三种可能：一是有人刻意报复；二是职能部门或主管人员表述不恰当；三是当事人实有所为。人们如要保证“历史清白”，希冀自己人事档案“完美无缺”，最重要的是从严要求自己，把握自己，按照规定的游戏规则为人处世。
2、正确认识人事档案管理的使命。有人认为，就当前情况而言，国家及有关职能部门应根据社会发展的实际情况，给予人事档案一个明确定位，人事档案在社会生活中到底将充当什么样的角色，承担什么样的功能，人事档案管理要达到什么样的目标，等等。其实，我们只要考察一下现代企业的人事制度，就不难找到答案。现代企业制度改革实施以来，企业实行专业技术人员、管理人员聘任制，使单位与人才在平等自愿的基础上建立了聘用关系。对一名优秀的企事业人才的要求，不只限于其工作能力上，其品行、背景，以往的工作实绩诸因素，都是考察的方面。通过出示个人的人事档案，就可以此为凭，增加企业对聘员的信任程度和认可程度。③一份客观、真实、详实的个人人事档案，既是企业选用人才和人才日后晋升提拔的“谋士”，也是择业人员量己才选择行业、部门的“名片”，从人事档案知情权的角度看，双方的“知己知彼”，更利于达成默契。
3、加强人事档案工作改革，完善监督机制，加强监督力度。当前干部人事工作改革方面总的出发点是，扩大民主，完善考核，推进交流，加强监督，使优秀人才脱颖而出。反映到人事档案知情权上，在人事档案工作改革中，必须注重完善监督机制，加强监督力度，保障人事档案知情权。为此，首先，要扩大档案形成程序的透明度，不论是当事人自己填写有关材料，还是单位或主管人员填写有关材料，尽量注意做到透明、公开；其次，社会、个人和用人单位之间应形成相互监督、相互制约的互动机制，严格限制档案材料的“弄虚作假”或“故意不作为”两种极端行为，方能最大限度地保障人事档案内容的真实性；再次，履行严格的审查手续，可以设立专门的评估机构(如“人事档案事务所”)，定期或不定期监测人事档案材料的真实性、合法性和实用性，并能对个人或用人单位就材料真假提出的异议做出鉴定；第四，要制定严格的处罚措施，对篡改档案、危害档案、歪曲事实的行为，要给予严厉的制裁。
4、加强人事档案管理信息系统建设，促成人事档案信息资源共享。人事档案管理信息系统是信息时代对人事档案信息存贮和利用的必然要求，也是人事档案信息资源共享的先决条件，它有利于社会各方“知己知彼”，是对人事档案知情权的一种有效保障。值得指出的是，人事档案信息共享必须遵守有关保密原则，涉及党和国家、单位组织的重大秘密以及个人不宜公开的部分内容，都不得随意对全社会进行公开。
5、加强有关立法工作，依法保障人事档案知情权。人事档案知情问题，涉及当事人的人身权利，也涉及主管单位或用人单位的切身利益，归根到底这又是一个法制方面的问题。从法律的高度来界定人事档案知情权，能够保障人事档案的诚信程度，增强人事档案的客观依据作用。
注释：
①边树鹏、张云红、陈旭锋：《可实行干部档案内容向本人公开》，《理论导刊》1997年第6期。
②肖猛、秦楼、吕乐：《青年作家因毕业档案写其“精神反常”索赔2300万》，《东方新报》2005年7月17日。
③朱玉媛：《现代人事档案管理》，中国档案出版社2002年10月版，第26页。
（郭红解、李军摘自《档案学》2004年第3期）
