袁增强
编者按
6月8日，中国科学院档案工作会议在北京举行。会上，来自中科院生物物理研究所的袁增强博士结合自身经历和所见所闻、针对档案工作在科学研究领域的重要性作了生动阐释，并针对档案工作提出建议。本期特刊登其发言内容，希望对大家有所帮助和启发。
科技档案是机关、团体、单位或个人在科技活动中形成、积累并作为历史记录整理保存的科技信息载体。它产生于科学研究、生产技术、基本建设和资源利用等科研与生产活动之中。科技档案中储藏着科研成果、技术秘密、原始数据、工艺方法、经验教训，以及尖端技术、新兴学科、重大技术项目成果等，反映了科研工作的研究领域与研究方向，是科学储备的一种形式。科技档案凝结了科研人员在实践中创造的新成果、新经验、新思维。档案信息服务与科技档案管理对科学技术发展的重要性日益突出，档案工作成为科研工作不可或缺的重要组成部分。科技档案在保存历史的同时，又为科研工作提供着支撑服务。下面我从作为一名科研人员的角度谈一下我对档案工作的认识和建议。
一、对档案工作的认识
科研档案具有科研工作和科研人才接续功能
科研工作的连续性，是科研工作的重要特点。科技档案的科技人才接续功能十分明显。在科研项目和课题研究中，科研人员以及学生的流动性很大，为了保证实验的连续性，实验数据的留存就非常重要。实验室要求每个工作人员都保存好每天的实验记录，在发生人员变动时，方便工作交接。有些课题的研究是一个长期连续的过程，有的甚至长达数十年，研究过程中形成的实验数据转化成档案，为后续的研究提供了方便。科研人员吸收科技档案中的信息，一方面可以避免重复劳动，提高工作起点；另一方面在连续开展同类型的研究工作时，可以加快研究进程。另外，科研人员在实验室的日常工作中留下大量的科研数据，有些结果并不能发表，但是作为档案被留存下来，可以为相关实验提供参考。查阅这些档案可以让后续的科学研究少走弯路。这是科研档案在工作和人才接续功能方面最简单、最实用的特点。
我是在哈佛医学院攻读的博士后，哈佛医学院及其所在的波士顿实际上被称为“铁打的营盘，流水的兵”，因为世界各地的博士都聚集在此获得训练，然后再去往世界各地工作。人员的流动性大，突显出档案管理对保持科研工作延续性的重要性。因此，每个研究生、博士后以及技术人员都被要求将每个实验的过程全部记载下来，形成完整的实验记录，以我所在实验室的博士后为例，4—5年就会形成10—15本实验记录，不仅为撰写科研论文积累了坚实、经得起查考的素材，更重要的是为后人的研究提供了参考和借鉴。
科技档案具有借鉴性，具有凭证功能
科技档案在科研管理工作中起着很重要的作用，例如，科研计划的制订，必须建立在原有的工作进度与基础上；技术职务晋升和申报奖励等，都必须以档案为依据。另外档案还具有法律效力，可作为法律凭证保护研究所的名誉及经济利益。这样的案例在现实工作中不胜枚举，下面我列举2个身边发生的案例。
在2011年7月20日《科学时报》的要闻上，冯丽妃等记者发表了文章《湖南农业大学教授李宗军涉嫌抄袭事件调查》。报道中的李宗军教授为生物物理所博士后（导师为徐建兴研究员），其涉嫌抄袭的事件是否与生物物理所有关，这关系到研究所的学术声誉。所领导立即要求查阅档案来证明该事件是否为李宗军在生物物理所攻读博士后期间所为。为了解决这一问题，生物物理所一共查阅了李宗军的3份档案，分别是《博士后申请表》《博士后研究人员工作期满登记表》《博士后工作报告》。从《博士后申请表》看，李宗军是内蒙古草原兴发公司博士后流动站与生物物理所联合培养的博士后；从《博士后研究人员工作期满登记表》看，李宗军攻读博士后期间在《生物物理学报》《微生物学通报》《食品科学》上发表了4篇论文，均与被举报涉嫌抄袭的论文《大肠杆菌生长温度、膜脂肪酸组成和压力抗性之间的关系》无关；从《博士后工作报告》看，涉嫌抄袭的论文《大肠杆菌生长温度、膜脂肪酸组成和压力抗性之间的关系》虽然列在出站工作报告的“待发表”论文之内，但是出站工作报告本身内容并未包括该论文所涉及的内容。这3份档案对平息该事件、维护研究所荣誉起到了关键作用。
2012年3月21日，生物物理所退休研究员侯某某起诉生物物理所，声称：由于研究所监管失误，导致他本人的经济利益受损，主张研究所赔偿他的经济损失。研究所查阅档案后，向法院提交了可以采信的证据，其中包括2份档案：《“心复”合作开发技术合同》和《生物物理所第四届所办公司董事会第9次会议纪要》。从《“心复”合作开发技术合同》看，合同明确了收益分配的原则及比例，其中第六条第一款规定：“研究开发阶段，阶段性成果由合作双方共有，生物物理所占60%，合作方国广实业发展公司占40%”；第七条“利益分配”中规定：“取得新药证书后，试生产期间，合作双方共建药业公司，其中生物物理所占15%，合作方占85%”。从《生物物理所第四届所办公司董事会第9次会议纪要》看，该纪要的第二项专门记录了“心复”项目，对合作风险、利益分配、违约赔偿等问题作了深入讨论并给出了具体办法。由于有以上证据，北京市第二中级人民法院于2012年6月20日作出判决：驳回候某某的诉讼请求，案件受理费11000元由侯某某负担。这2份档案对维护研究所的经济利益发挥了重要作用。
另外，档案在保护个人知识产权方面也起到了至关重要的作用。例如韩国黄禹锡、日本小保方晴子的造假事件引起了科学界的轰动，这一方面反映了现代科学研究领域存在的急功近利现象；另一方面也反映了科技档案保管的不完整性。以上两位科研人员尽管答应撤稿，但他们仍然坚持结论的正确性。如果，仅仅是如果，他们实验室的档案保存完整，完全有机会翻案。
科技档案具有保存历史的功能
哈佛大学是美国的第一所大学，成立于英殖民地时代的1636年，比美国建国要早140年。在哈佛大学成立的前300年中，它雄踞美国高校首席，培养了众多社会政治活动家、学者和专家，它积累的重要档案都保存在大学的图书馆手稿部。直到1938年，哈佛大学董事会才决定成立档案馆，并规定档案馆的任务是在校长领导下收集保管自学校成立以来的、与学校成长有关的全部档案史料。哈佛大学档案馆馆藏档案非常丰富，包括大学自成立以来的全部行政、教学和学术档案。不仅重视保存学校师生的各种学术成果，包括已出版论著的手稿和底稿，还积极征集已退休或去世教授的个人文稿。其中建校的立法文件——1650年英王最终承认哈佛大学的批准书，以及一直使用到1846年的学校大门巨锁和配套的铜钥匙（约重1kg），被视为哈佛大学权力的象征。从1846年起，历任校长卸任时都要转交铜钥匙以示权力交接，仪式完毕送回档案馆继续保存。
说实话，我去哈佛档案馆的次数非常少，一是因为博士后的工作紧张，二是很多资料很容易在网上获取。然而一桩小事让我认识了哈佛大学档案馆的厉害。我有一个朋友，他的爷爷是李鸿章的文职官员，相当于现在的秘书长，在甲午海战之前写了一本关于如何进行海战的著作，但是由于各种原因，在国内所有的档案馆都找不到这本著作。他写了一封Email请求我的帮助，我抱着试试看的心态去了哈佛大学档案馆，工作人员花了一个上午，终于在档案馆的中国书籍馆找到了这本书，由于时间已过去100多年，书的颜色已经变黄，工作人员建议使用缩微胶片的方法复制这本书，并帮我找到专业人员，做了整本书的缩微胶片，仅仅花费了121美元。我依然记得当我的朋友和他的家人收到邮寄的缩微胶片时，全家喜极而泣的感动。因此，我对哈佛大学档案馆馆藏档案的丰富度由衷佩服。
二、对档案工作的建议
要重视档案工作
我国的科研事业正处在上升期，科研档案的保管是不允许有半点马虎的，假如我们国家任何一个领域出现如韩国的黄禹锡、日本的小保方晴子那样的造假事件，对我们国家的科研事业将会是一个沉重的打击。西方国家的科研队伍一方面羡慕我们的进步，另一方面他们一直对我们的科研持有怀疑态度。例如对我们的投稿，第一直觉是不相信的。因此我们在科研档案管理方面的任务非常艰巨，如何建立系统、规范、经得起考验的档案是我们国家、我们中科院要高度重视的工作。
要研究档案工作中的新问题
面对当今科学研究的大数据时代，档案工作也面临着新的考验。科学技术日益发展，科研仪器也迅速更新换代，相当一部分仪器测试出来的数据一开始就是数字化形式的，比如，数值、图片、录像、文档等。我们常见的B超、心电图、CT造影等，都是先有电子数据，然后才被打印、冲洗出来形成纸质的检查单、彩色胶片等。生命科学中使用的基因测序、荧光成像、电子显微镜、脑核磁共振仪等也是同样的道理。这些电子数据的产生过程中涉及很多问题，比如，要不要归档、如何标引、如何存储、如何检索、如何长期保存以及如何长期可读？若无法应对这些挑战，将是中科院档案事业非常大的损失，希望科研一线工作者与专业的档案工作人员一起努力，把有价值的档案留存下来。
要完善档案工作制度、加强宣传
建议研究所健全科研档案管理，并进行规范引导、系统监督，制定相应的奖惩制度。档案人员要深入基层，了解一线科研人员的实际需求，根据不同学科和领域制定不同的档案管理标准规范，不仅要重视科学规范地管理档案，更要重视档案宣传工作，让科研人员了解科技档案的重要性，增强对科研论文、专利等数据归档的主动性。
（摘自2014年6月16日《中国档案报》）
