娄承浩
在我国企业处于大变革、大发展的形势下，企业档案工作面临着前所未有的各种新情况、新问题，需要国家主管部门拿出意见来。国家档案局、国家经贸委、国家计委颁发的《企业档案管理规定》(以下简称《规定》)，是根据我国当前企业变化了的情况，有针对性地提出加强企业档案工作，规范企业档案管理，更好地为企业改革与发展服务的重要举措，必将对新时期企业档案工作的改革与发展产生重大的作用。
学习和贯彻《规定》，首先要强化一个意识，即新时期企业档案工作只能加强，不能削弱。《规定》用简洁明了的语言开门见山地表示，依据档案法和有关法律、规范，必须加强企业档案工作，促进档案工作为企业各项工作服务。国家三个主管部门从国家改革与经济发展的大局出发，在当前提出加强企业档案工作，这是把握全局，突出重点的举措，为企业领导人指明了方向。作为企业领导人应当自我对照一下，我的企业里这几年档案工作是加强了，还是削弱了；档案人员的积极性是调动了，还是挫伤了；归档率和档案质量是提高了，还是下降了；档案保管条件是改善了，还是恶化了。
企业领导人加强企业档案工作决不是抽象的一种表示，而是实实在在的行动。领导对档案工作的职责是要从机构、规章制度和人财物方面保证档案工作健康正常地发展。档案机构是开展档案工作最基本的条件，没有档案机构就无法正常健康地开展档案工作。档案机构的设置要与单位的工作相适应，要与依法履行档案部门的职责相适应。由于各单位规模大小和生产经营的范围不一，不能硬性制订档案机构设置标准，故《规定》只是规定企业应遵守档案法，依法管理本企业档案，明确管理档案的部门或人员等。一般来说，大中型企业形成的档案文件材料多，企业的部门和所属机构(含异地、跨省、跨国的机构)多，档案管理和档案工作的监督、指导任务重，不设立由企业领导人直接领导的企业一级机构，是难以胜任的。小型企业档案工作可由办公室兼管，不设独立的档案部门。有了相适应的档案机构，还要建立纳入企业管理的档案管理制度，将国家档案法律、法规的要求贯穿到规章制度中。绝大多数单位都有档案管理规章制度，现在有些单位存在的问题：其一是档案管理制度没有贯彻国家档案法律和法规的精神，或者说，离档案法的要求还有距离，其二是档案管理制度没有纳入企业管理之中，成为企业各级领导干部和全体职工必须遵守的制度。贯彻《规定》要结合企业现有的档案管理制度，进行必要的修订。
企业加强档案工作不只是档案法律和法规的要求，从根本上说是企业管理的需要。现在有些企业在生产、科研和经营活动中只注重结果，不注意过程管理，是致命弱点。全面质量管理、ISO达标活动强调的是过程控制和管理，每个环节、整个过程都得到有效的控制，其结果必然优良。每个环节、整个过程中形成的文件材料即是生产经营科研活动中形成的档案材料，它是企业管理的重要基础，没有企业档案，企业不可能生产优质产品，不可能有合格的人事、财务管理制度，不可能是文明和科学的企业管理。衡量一个企业的管理水平，看它的档案即能反映。伴随着市场经济的建立和我国对外开放的扩大，企业走出封闭状态，经济往来、合作增加了，加强企业资产档案、知识产权档案、合同档案的管理显得更迫切了。
企业档案是国家全部档案的组成部分，无论是国有企业、集体企业和个体企业，档案所有权有所不同，但都必须接受政府档案行政管理部门的监督和指导。有的企业领导人错误地认为企业档案是企业内部的事务，企业想怎么搞就怎么搞，藐视档案行政管理部门这是错误的。《规定》明确地写上这一条款，是过去颁发文件中不曾看到的，这既强调了企业应自觉接受档案行政管理部门的监督指导，档案行政管理部门也应不畏艰难主动担当起档案监督指导的职责。
当前，信息技术革命正在影响和改变我们过去的传统模式和流程，《规定》要求企业档案现代化与企业信息化建设同步发展，不断提高档案管理水平；开发档案信息资源，为企业提供及时、有效的服务；为政府有关部门、司法部门执行公务提供真实、准确的档案。档案人员要努力学习、提高自己的知识水平和工作技能，以适应新时期企业档案工作的需要。安逸现状就会落后，消极等待、责怪领导都无济于事。只有努力，才能开拓新局面；只有努力，才能掌握新知识。现在有些档案人员做一天和尚撞一天钟，担心自己被下岗，心中无志向，行动无激情。面临激烈的竞争上岗机制，你不努力，担心也无用，只有振奋精神，有所作为，才会有岗位。
有企业，就会有企业档案工作，这是一条客观的定律。我国档案工作是党政合一的体制，这次中央和各地机构改革，档案行政管理部门继续是政府行政序列成员，列入党委编制。因此，企业党组织也要关心和支持企业档案工作，监督企业行政领导人遵守档案法，依法管理好企业档案。企业还应当按照《规定》建立档案工作责任追究制度，对违反档案法的行为人，依法处理，直至追究其法律责任。企业档案人员是具有相应档案专业知识和业务能力的专业人员，贡献突出的档案人员也是企业的宝贵人才，企业应当尊重档案专业人员，倾听他们的意见，对成绩显著，不断创新的企业档案人员应当给予表彰和奖励。我们也希望档案行政管理部门做好《规定》宣讲工作，督促和检查企业贯彻《规定》，防止和杜绝少数企业走过场和我行我素的行为。
《规定》是一个体现“三个代表”、与时俱进的法规，我们一定要学习好、贯彻好，努力开创企业档案工作的新局面。
（郭红解、李军摘自《上海档案》2003年第1期）
