切实加强档案管理 夯实地方外事工作基础
上海市人民政府外事办公室副主任 邵慧翔
(2005年3月4日)
上海市外办是主管全市外事工作的市政府组成部门，同时也是中共上海市委外事工作领导小组的工作机构。改革开放以来，国家元首、政府首脑及各国政要来访数量连创新高，在沪举办的国际会议和大型活动呈不断上升趋势，对外友好交流领域不断拓展，涉外管理任务非常繁重。外事工作的发展对新形势下的档案工作提出了更高的要求。我们遵照市委、市政府的指示，紧紧抓住外事工作大发展的良好机遇，变压力为动力，在市档案局的关心、指导及有关兄弟单位的大力支持下，形成了外事档案工作的一些有效做法。主要情况如下：
一、以服务上海国际会议业为要求，努力创建重大国际会议和活动的建档机制
随着上海大力发展现代服务业，承办和参与管理国际会议已成为上海外事工作的一个重要内容，完整保存其产生的档案材料是一项非常重要的工作。近几年来，在沪举办的国际会议和活动次数明显增加。特别是最近四年，每年大型国际会议数量近200个，其中由市外办承办的100多个。这类会议不仅次数多，而且规模大、层次高、涉题广，办会难度很大。从2001年上海承办APEC会议起，我们开始摸索建立大型国际会议和活动的建档机制。由市外办牵头成立了重大国际会议档案工作小组，市档案局派专人提前介入、坐阵指导。工作小组会同所有参会部门，对会前、会中、会后形成的所有文件材料进行全程跟踪搜集、及时汇总归档，保证了档案的完整齐全。近年来，我们坚持和完善国际会议建档机制，较好地开展了有关上海合作组织成员国元首会晤、全球扶贫大会、联合国亚太经社会第60届年会、亚洲开发银行第35届年会、福布斯全球行政总裁会议等重大国际会议和活动的材料收集归档工作。2004年，我办与市档案局联合举办题为“关注世界、了解中国、情系上海”的重大国际会议档案展，以生动的图片和真实
的史料向人们展示了五年来上海承办大型国际会议的历程。
二、以开展档案移交工作为抓手，着力加强档案基础工作
2001年4月，我办接市档案局通知，要求市外办将1978?1990年形成的定为永久、长期保存的档案移交市档案馆。由于历史和涉外档案特殊性等原因，外办档案质量存在一定问题，管理上也有困难。比如归档范围不清、 目录书写不规范、档案分类过粗、编码比较混乱、档案室空间狭小、硬件设施滞后等，离市档案局提出的档案移交等要求有不小差距。为此，办领导和主管部门下决心抓住档案移交工作机会，改变档案管理现状。办领导对档案移交工作提出具体要求，与档案室人员共同研究相关措施，并在人力和物力上给予大力支持。在办公场所紧张的情况下，腾出专门房间用于此项工作，并先后临时借调8位同志参与档案整理。经过一年多努力，我们顺利完成档案移交进馆任务。
通过开展档案移交工作，档案工作场所得到了改善，复印设备、计算机设备、除湿设备等相继配备到位，同时，建立了与外事工作发展相适应的档案管理规程，解决了存在的问题。
三、以建立“三合一”鉴定机制为契机，切实提高档案规范化管理水平
市档案局提出建立机关文件归档鉴定“三合一”论证机制的要求后，我们及时修订了《市外办文件归档范围和档案保管期限表》。修订后的版本既符合档案管理的有关基本规定，又切合外办工作实际，体现了地方外事部门档案管理的特殊性。在探索过程中，我们主要把握以下三点：
一是狠抓“三个”落实。我们召开专题会议，明确各处室具体任务、责任人员及工作进度时间表。各处室克服了外事管理和接待任务繁重的困难，严格按照时间节点落实各项具体工作。由于牢牢抓住了时间、任务和人员三个环节，所以，较好地完成了这项工作。
二是切合工作实际。鉴于市外办职能的特殊性，我们在确定归档范围、保管期限和划控标准时，充分考虑各处室工作的独特性，为各处室分别拟订归档范围、保管期限和划控标准，不搞一刀切，也不生搬硬套。因此，新修订的档案制度符合实际、切实可行。
三是维护国家利益。外事工作具有敏感性和特殊性，有的部门工作涉及我外交斗争策略和国家整体利益。因此，在确定档案保管期限和划控标准时，我们始终坚持从严控制的原则，确保国家利益不受损失。比如我办领事处是主管外国在沪领馆的专门机构，许多记录反映了其在外交部指示下从事领馆管理、纠纷处理的过程和策略，涉密程度高、工作内容敏感，所以，其中绝大部分档案从严控制，形成满30年后也不宜开放。
四、以实施信息公开为载体，积极完善档案服务功能
实施政府信息公开，是市委、市政府为转变政府职能、提高行政效率、促进民主政治建设而推出的一项重要举措。办领导对此高度重视，要求严格按照时间节点做好工作。我办及时成立政府信息公开工作推进小组，由分管副主任牵头，保密委、秘书处、政策法规处、组织人事处、信息中心和档案室等部门负责人参加。档案室主要工作是配合信息中心和有关处室编制公开信息目录。我们按照编目规范，把公开信息分为机构设置、政策法规、业务工作、咨询服务和其它五大类。每类编码标识均按要求设定。拟公开信息经市保密局审核把关后在网站上公布，同时将相关纸质文本和电子文本送交市档案馆。为配合政府信息公开工作，档案室还完善了涉及公开信息的档案接待利用规定，较好地体现了档案服务社会功能。
回顾这几年外办档案工作，我们的主要体会是：
一、领导重视、工作务实是开展档案工作的重要保证
档案工作是外事工作的基础。随着上海改革开放的深入，外事工作的新情况、新形势对档案工作提出了新的要求，我们应当加强领导、强化管理。办里明确由一位领导主抓档案工作，秘书处负责具体落实；定期召开专门会议，总结、改进档案工作，加强制度管理；根据工作需要，加大对档案工作的资金投入，不断提高档案现代化管理水平。特别是在重大国际会议档案管理方面，我办主动创建了有效的工作规范。
二、机制健全、措施完善是档案工作高效运行的关键所在
档案工作的高效运行需要一套健全的机制和完善的措施作保证。我们强调实行岗位责任制，秘书处负责全办档案的归口管理，档案室是具体承办部门；同时明确，各处室主要负责人是部门文件归档工作的第一责任人，内勤秘书是具体承办人，从而形成了档案工作网络机制。为了确保档案工作网络机制运行，我们一方面加强对档案专兼职人员的培训，另一方面根据各处室职责，制订相应的档案工作规范。比如我们在制订《市外办文件归档范围和档案保管期限表》的过程中，有关负责同志深入每一个处室进行调研，听取意见和建议，最后形成了符合各处室职能活动特点的操作规范。
三、着眼长远、服务大局是做好档案工作的基本要求
我们在开展档案工作的过程中，始终把维护国家利益和适应国家总体外交需要放在首位，从长计议、扎实推进。在开展上述有关重点工作中，不就事论事，满足于应付任务，而是统筹规划，着眼提升档案管理整体水平，以便长期有效地管好外事档案，为大局工作提供服务，为后人留下真实记录。在这样的思想指导下，我们不仅圆满完成了重点工作任务，而且建立了长效工作机制、配备了现代化管理设施、改善了档案保管条件、提高了整体工作水平。
