宁夏回族自治区电信局 刘文涛
立卷难是大家的共识，不仅难在对文件的分类、鉴定、拟写案卷题名，更难在立卷工作大量繁杂重复的劳动。面对众多规定和较高要求，老档案员已觉不易，新档案员更是望而生畏，导致档案业务指导人员疲于奔命，一些单位还是有文件积压；针对同一个案卷，往往是一人一个标准，一人一个看法，可以说实行文书立卷改革，是全体档案人员的共同愿望。
当前文书立卷改革的中心内容是将以卷为保管单位改为以件为保管单位，从根本上改变以往文书立卷的一贯做法，减轻立卷人员的负担，提高档案管理水平。但笔者认为，还有以下几个问题值得讨论或进一步明确：
一、文书立卷改革应是立卷方式的改革而不仅是装订方法的改革
在当前的改革模式中，大家对改以“卷”为保管单位为以“件”为保管单位有共同认识，但在以“件”为保管单位的模式下，如何处理件与件之间的关系问题上还存在不同看法。有的主张文件按传统的文书立卷原则和方法进行分类整理，最后不装订直接装入卷盒，完成归档文件整理工作。笔者认为这种文书立卷改革其实就是装订方法的改革；也有人认为，应保留案卷的概念，否则将有可能愧对后人，主张文件实体按文件产生的顺序装盒上架，但与实体相对应的电子文件仍然立卷。既然电子文件都已立卷了，稍稍动动手让文件实体也能体现彼此之间的联系有什么不好；还有人主张永久档案分别按文件级和案卷级整理实行两套制，长、短期档案按文件级整理一套，以适应今后进馆要求；另外还有立小卷的方法等等。可以看出，这些观点和方法，难舍其“卷”，没有从根本上改变文书立卷的“难”题，很难称是真正的文书立卷改革。
笔者认为，我国档案工作应走“粗加工、细管理、精检索”之路。首先应当对以“件”为保管单位的管理模式予以肯定。既然许多国家都采取散装方式，长此以往并没有什么不适之感，并将精力重点放在细管理、精检索上，我们又有什么理由不借鉴他人的先进经验，而坚持立卷这种费力不讨好的做法呢?从大家的讨论中不难看出，只要加强细管理环节，因粗加工而可能存在的文件容易丢失、容易插错等问题都能克服，而且随着档案信息电子化，利用档案原件的机率大大降低，档案的保管和保护就变得更加简单。因此在当前情况下，首先要解决粗加工的问题，也就是彻底改革现有的文书立卷方式，解放档案人员，使他们有更多的时间和精力在细管理、精检索上下功夫。
二、档案盒将是档案的基本保管单元
案卷是一组互有联系的文件的集合体，是现阶段档案的基本保管单位。其内在属性是卷内文件间的有机联系，外在表现形式是用卷皮包装起来的几份文件。改革文书立卷将打破用卷来维系文件有机联系的方式，原有意义上的“卷”不复存在，但案卷原有的外在表现方式却不能抛弃。文书不立卷，不装订，因而没有了“卷’’的概念，卷皮也将失去存在的意义，档案盒就代替卷皮作为外在包装工具成为档案的基本保管单元。为不引起混淆，在这里将“保管单位”改称“保管单元”，是要说明与“以‘件’为保管单位”并不矛盾。改革文书立卷，以“件”为保管单位，意思是将每份文件作为一个独立的实体，进行归档、用等工作，但不意味着在保管方式上对文件进行零散管理。仍以档案盒为基本保管单元，理由有二。第一，方便管理。档案盒可保持文件直立存放，避免文件相互重压，达到保护档案的目的，还方便档案存取、搬运管理；第二，档案盒标识了档案的具体存放位置，具有重要的档案检索定位功能，可以方便利用。
在以往的管理模式下，档案检索的最后着眼点都要落在某一案卷上，其查找文件实体的方式是通过各种检索手段查到某份文件所在卷号，然后到这一卷里找到这份文件。其关系如下：
文件信息→案卷信息(案卷号或档号)
↓
文件实体←案卷实体
至此就完成了一次文件的检索利用过程。由此可以看出，文件检索与立卷方法没有必然联系，只要通过文件著录信息找到对应案卷，就能最终找到这份文件。这里的案卷只是为你提供了某份文件的具体存放位置。这种结论支持我们对现行的文书立卷方法进行改革，而且从理论上讲，任何改革模式都是可行的，包括立卷不装订、不立卷不装订、不装订按文号排、不装订按时间排、随办随归等。当然在实际工作中，还要考虑档案管理的其它因素，择优而用。
但不管怎么改，案卷的检索定位功能是改不掉的。许多文章在谈到文书立卷改革时，提及取消案卷保管单位，改为以“件”为保管单位，但没有提及件要用盒进行包装，并不是不主张用盒包装档案，而是忽略了档案盒的检索定位功能。改以“件”为保管单位以后，文件应当而且必须用盒进行包装，用以缩小检索目标，提高检索的精确度。我们不能想象没有档案盒包装，成千上万的单份文件在档案馆或档案室中如何保管，如何利用。
以档案盒为包装工具后，案卷目录随案卷一起消失，档号即可简化为全宗号-盒号-件号。有的观点中，档号不包括盒号，是忽视档案盒检索功能的表现，不符合检索利用的一般规律。
三、鉴定是档案整理工作的必要环节
有一种观点认为，鉴定是一项高水平的工作，许多人对文件的第一价值也判断不准，更不知文件的第二价值，因此主张不将保管期限作为全宗内档案分类的类别和档案保管的类别固定下来，在文件整理时不鉴定，按文件处理顺序装入档案盒完成归档工作。这是不足取的。
首先，文件转化为档案的前提之一是文件具有保存价值，就是说在整理文件时首先就要对文件进行价值鉴定。如果不鉴定，势必违反档案工作基本原则，有文必档，给档案工作增加负担。
其次，改革文书立卷，是为了降低档案整理的难度，减轻档案人员负担，提高工作效率，让档案人员有精力和时间多做一些有关“细管理”、“精检索”的事，而不是为了降低档案人员的水平。改革也不是因为档案人员水平低而改之，或者因为档案人员水平低就可以不作为。退一步讲，即使现在不鉴定，将来总有鉴定的时候。以后的鉴定工作如没有现在的鉴定基础，将更加困难，况且以后的鉴定工作不可能由其他工作人员承担??虽然各单位成立的鉴定小组包括了各部门的人员，但主要工作还得由档案人员自己来干。不能想象现在不提高档案人员水平，今后的档案人员素质就能高到胜任鉴定工作。
第三，不便于向档案馆移交档案。档案馆按规定只接收永久或长期档案，未经鉴定的档案向档案馆移交只会带来两个后果：或者增加馆藏压力，浪费人财物力，或者增加档案馆整理人员的负担，把责任推给别人。
第四，不利于重点档案的保护。不分保管期限难以做到对重点档案的重点保护，遇有紧急情况，难免顾此失彼。
四、目前所提的立卷改革仅适用于文书档案
有作者为说明文书立卷改革不利于保持文件间的联系时举例说，某变电公司为建新变电站选址产生了一系列档案，整理时应保留案卷以保持文件间的联系。其实大家一看就知道，上述档案是基建档案，属科技档案范畴。因科技档案的形成和利用有其固有的特点和规律性，如点多、线长、有专门的机构和人员进行管理等，决定了在整理过程中必须保证它的成套性，以及必须在一个项目完工后才能最后整理归档。当然它也可以采用不装订直接装盒的方法，但不适用文书立卷所采取的不立卷的方法。
（郭红解、李军摘自《中国档案》2001年第3期）
