（奉贤区档案局张平）
“文明城区”是反映一个地区整体文明程度的标志和综合性荣誉称号，文明城区创建是城市精神文明建设的高级阶段，是三个文明建设的综合反映。整个创建考核体系主要由听取汇报、材料审核、实地考察、问卷调查四部分组成，其中材料审核约占整个创建考评总分的70％，同时整个创建成果都需要材料来充分证明，是考核体系中非常重要的一个部分。奉贤区于2007年4月组建区创建文明城区工作班子，及时召开“奉贤区创建上海市文明城区文件材料收集工作专题会议”，并下发了《关于做好奉贤区创建上海市文明城区材料收集工作的通知》（奉文明委9号）文件。在历时8个多月的时间里，通过奉贤区整个材料收集队伍的努力奋战，创建材料审核工作顺利通过，确保了奉贤区创建上海市文明城区工作的胜利推进。作为一位自始至终参与此项工作的档案人员，感触颇多，现粗浅归纳如下：
一、领导重视是基础
区委、区府、区创建指挥部对创建材料收集工作予以了高度重视，并贯穿于整个材料收集工作的全过程，为文明城区创建材料收集工作提供了有力保障。
1、确保了组织：一是把档案部门列入文明城区创建成员单位。在项目推进小组中专门成立了资料收集整理组，区委常委、常务副区长为分管领导，由区档案局为牵头部门，总体负责创建材料的收集整理工作。在区创建办也成立了资料整理组，区档案局派人入驻，负责创建材料收集整理的日常工作。二是建立健全了档案资料收集工作网络。根据2007年4月30日下发的“奉文明委9号文件”和大会要求，共有65个单位按照要求落实了材料收集工作的分管领导、联络员、材料收集人员，并明确了各自的工作职责，由此形成了健全的全区性材料收集工作网络。
2、强化了措施：区委、区府领导和创建办领导多次在大会上强调材料工作的重要性，要求创建单位要做好、做精创建材料工作，强调其重要性和工作要求的频率之高前所未有。召开的档案资料收集整理工作专题会议也是规格最高、规模最大、次数最多，先后在各个时间段分时分批召开了13次材料工作推进会。
3、严格了标准：我区非常重视材料工作的规范化、制度化建设。在区级层面下发了《关于做好奉贤区创建上海市文明城区材料收集工作的通知》；制定了《文件材料收集工作制度》、《文件材料收集人员工作制度》及《文件材料移交、接收制度》等规定要求。
4、保证了经费：拨出了专门的档案资料收集整理经费以及收集人员奖励经费。
二、上下联动是保障
1、上下联动，加强指导。整个材料收集工作的监督指导工作主要由区创建办资料整理组以及区档案局业务指导科承担。资料组成员首先从自我做起，花了大量的时间与精力去熟悉掌握指标。在整个创建期间资料组利用召开推进会、上门指导、电话联系等多种形式积极有效的开展工作。共对60个材料收集部门进行了不下70次的业务指导。自6月11日召开区创建材料收集工作大会后，在各个时间段分时分批召开了13次材料工作推进会，针对各个时期的工作特点及时提出了要求。特别是在创建指标郊区版出来之后（与原指标相比有较大的变动），及时指导相关单位进行进一步的补充收集工作，整个业务指导工作紧扣创建目标要求和工作进度，受到相关部门领导的肯定和各基层部门的欢迎。
2、互相配合，团结协作。创建材料的收集工作是一项有综合性、复杂性的工作，但在我区各单位、各收集人员密切配合下，努力克服种种困难，使难题迎刃而解。
在整个创建期间，资料整理组很好的起到了枢纽的作用，认真处理好资料内容组合的各种联系，及时将信息上传下达，相互沟通，指导工作做到纵向到底，横向到边。各部门与资料整理组建立起了很好的沟通渠道，有问题及时联系，一起解决。使各指标材料的收集、提交表的填写等工作都能按时保质完成。
各牵头部门与配合部门之间实现了很好互动。很多指标都牵涉到牵头与配合问题，在这期间，牵头部门敢于牵头，善于牵头；配合部门甘于配合，乐于配合；实现了无缝衔接。比较突出的如：工商奉贤分局虽然牵头指标较少，但涉及范围广，包括经委、质监局、消保委、药监局等多个部门，工商奉贤分局勇于担起责任，与各配合部门积极沟通，及时召开协调碰头会，把难题逐个解决。区质监局虽然负责的收集工作都是配合指标，但质监局没有因此懈怠，而是积极配合指标牵头部门，主动沟通协调，及时提供材料，并对所配合的指标都进行了市质监局的认定工作。正是这样一种配合和默契，使我们整个创建材料收集网络形成了合力，克服了一道道难关，最终得以圆满完成各项任务。
三、规范操作是关键
收集、整理工作是否规范是此次材料审核工作的关键所在。从一开始整个材料收集工作就以《上海市文明城区测评体系----材料审核操作手册》、《奉贤区创建上海市文明城区工作责任分解表》为标准，对所有收集材料以指标为单位进行分解，以各指标牵头部门为主体，指标配合部门进行配合为模式，展开了各指标材料的收集工作。材料收集工作要求以指标为主体，以“有问必答”为标准，达到齐全、精简、特色的要求，共对173个指标进行了全面、完整、准确的收集。收集的材料不仅有纸质的，还包括了照片、声像、光盘、荣誉、证书等多种载体的内容，极大地丰富了奉贤区的创建材料。对指标中所涉及到的相关数据，全部由区统计局进行核准并出具证明。同时，针对每个指标还完成了提交表、认定表的填写认定工作。在认定工作中，各单位积极与市级条线部门联系沟通，到材料整理前所有涉及到的单位全部完成了指标的市级部门认定工作，从形式和内容两个方面确保材料的真实可信，为材料审核工作提供非常重要的考评依据。
在材料的整理工作中，以档案工作规范为标准，以指标内容为单位，进行材料整理工作。各案卷以提交表、认定表、目录及佐证材料为序，进行规范的整理装订。173个指标共整理出案卷267卷，声像档案有光盘10多张，荣誉档案有国家级49个、市级142个。同时，开发了数字化软件，对所有的材料进行了电子化扫描，并全部进行了数字化处理，实现了纸质资料与电子版本的一体化。
基于以上三个方面情况，在12月18日接受市文明办专家组考评后认为，我区材料工作扎实有效，材料收集齐全，整理规范。
四、相互促进是目的
通过这半年多工作的努力，材料收集整理工作除了为奉贤区创建上海市文明城区提供直接的有效服务外，还将会为奉贤各项事业的发展发挥更重要的作用：
一是为我区精神文明建设留下了一笔宝贵的财富。
文明城区创建是一项综合性、全面性的工作，已经收集到的材料涉及到全区各个方面，是我区精神文明建设成果的长期积累。通过这次创建材料收集工作，直接意义是通过了我区文明城区创建材料审核考评，同时也是我区文明成果、文化底蕴的展现和汇集，综合反映了全区各个方面已经达到的文明程度和水平，还将为日后的文明城区复检提供依据。这些材料将会为后人留下了一笔宝贵的精神财富，为今后我区精神文明的不断发展提供很好的参考依据。
二是全面提高对档案工作重要意义的认识，增强社会的档案意识。
1、让更多的人感受档案工作的重要。作为一项重大活动，文明城区创建指标体系涉及方面之多、参与的部门和人员之广、对材料收集整理要求之高都是前所未有的，而每项指标的落实都要以档案记录为证，不管你是已经做过的还是正在做的，考评工作都要以第一手档案资料为依据。档案记录生活记录历史，存史、资政的理念，依法治档的必要性和重要性被更多的人所接受和理解。
2、弘扬了 “默默无闻、勇于奉献”的档案精神。档案人历来倡导“默默无闻、勇于奉献、积极有为、甘当绿叶”的档案精神，在整个材料收集工作中，虽然收集人员不都是各单位档案人员，但每个人都很好的传承与发扬了我们档案人这样一种精神。没有喧哗热闹的场景、没有轰轰烈烈的活动场面，但整个队伍用我们的默默无闻、我们的积极有为，很好地诠释了“敬奉贤人、见贤思齐”这一精神主题。也是“敬奉贤人、见贤思齐”主题在档案工作岗位上的延续和发扬。
3、社会档案意识全面增强。各机关、部门以及全体人员的档案意识得到增强，重视、加强档案工作成为各级领导的自觉行动。在创建活动材料收集整理工作中形成的好的经验和做法以及暴露出来在平时档案工作中的薄弱环节将会进一步引起各级领导的重视，促进我区档案事业的不断发展。
