住房公积金档案是随着住房公积金业务的出现而产生的，同时因其业务的发展、延伸和完善，其内容上更加丰富，数量上不断增长。它是缴存单位及职工住房公积金账户设立、缴存、提取、使用、变更、注销等活动中形成的，具有参考利用价值的各种形式和载体的原始记录。它是住房公积金管理工作的基础，是承担住房公积金管理的职能部门、经办机构和缴存单位做好工作的依据。同时它也是国家档案信息资源的重要组成部分。它具有档案的普遍特点，但也有独特性的地方：
一、来源广泛性
形成住房公积金档案的单位很多，有承担住房公积金筹集、营运和管理的职能部门，即中央和地方的住房公积金管理中心、分中心、办事处；有住房公积金经办机构，如银行、担保公司、代理公司等；有具体负责报批办理住房公积金开户、缴存、注销、变更等业务的单位；也有办理贷款、住房公积金提取、托管等业务的个人。可以这样说，每一个缴存单位、缴存职工，都是住房公积金档案的形成者。
二、内容多样性
住房公积金业务目前主要有开户、账户转移、销户、缴存、提取、托管、变更、对账及查询、缴存基数调整、缴存比例调整、个人住房政策性贷款等。在住房公积金业务办理和管理过程中，单位和个人账户是不同的。因此在每种业务类型之下，具体还有细分，如开户业务分为单位开户、单位预缴开户、个人开户三种；账户转移业务分为个人账户并户、个人账户转移、单位账户合并、单位账户分立四种；销户业务分为个人销户、单位预缴户销户、单位账户销户三种；缴存业务分为单位预缴、单位汇缴、单位补缴、个人退缴四种；提取分为正常提取、特殊提取、销户提取、销户激活四种；托管业务分为单位托管、个人托管两种；变更业务分为个人基数调整、比例调整、封存、启封、汇缴类型、单位资料、个人资料变更七种。因业务类型的不同，形成的住房公积金档案内容丰富，种类多样。
另外，对新建商品房项目的客户发放个人住房政策性贷款前，还必须由住房公积金管理职能机构审查开发商五证一书，现场考察楼盘是否已经封顶，核实开发项目的实际投资情况，并形成书面报告，审批通过以后才能与开发商签订合作协议。并要求逐年续签，直到清盘。否则不予受理该项目客户的个人住房政策性贷款申请，这也是为了防范风险，保障资金安全。
三、留存规范性
住房公积金业务办理，均要求单位或个人事先提供与业务相关的各种材料，由住房公积金管理机构审查合格后，再办理其报审的具体业务，同时留存纸质载体材料。材料在流转过程中，经过数道程序，但是同一业务的材料，留存件基本相同。
以住房公积金开户业务为例。单位开户主票据为开户登记表，附件内容有：单位住房公积金开户回单、营业执照（或成立批文）复印件、组织机构代码复印件、单位申请、工会或职代会决议、管委会批复等。如果要进行个人开户，则主票据为汇缴清册，附件内容也相应随之变更为：职工住房公积金开户回单、审批联络单、职工明细表等。
对于个人住房政策性贷款业务来说，借款人除提出贷款申请，并提供合法的身份证明外，还需要出具购建房证明材料，但因购买房屋性质不同，要求提供的审核材料也是有区别的。购买商品房，需提供商品房买卖合同、权属转移登记申请书、商品房预付款发票、维修基金收据；购买二手房，需提供房地产买卖契约、房屋所有权证、房地产评估报告、房地产交易契税完税发票；购买现住房，需提供公有住房买卖合同、购买公有住房付款通知单；购买无房屋所有权房，需提供买卖合同或投资代建协议书、房屋所有权证（抵押房）、房地产评估报告（抵押房）、交易过户的发票（军产房为总后勤部和财政部统一监制的购房发票）；购买拍卖房，需提供房屋所有权证、房地产评估报告、拍卖成交确认书。
四、形成周期性
绝大部分住房公积金的运用方式，目前是以个人住房政策性贷款为主。这项业务是为在一定行政区域内参加住房公积金缴存的在职职工购买、建造、翻建、大修自住普通住房设立的政策性专项贷款，其档案材料是在贷款业务过程中形成的，记录和反映贷款申请、审查、审批、发放、管理和收回全过程的重要文件和凭据，主要由相关契约、凭据及借款人的基本资料等组成。它是进行贷款分析、回避风险、搞好管理的主要依据，又是依法收贷、维护债权权益的主要法律依据。一个借款人档案，从贷前审查、签定协议、发放、变更、提前部分还款到最后全部还款，需要几年或者十几、二十几年的时间，这个过程中，有时会不断补充新的材料，在全部还款后，还要形成相应的材料。材料形成周期就是贷款运转周期。
五、整理随时性
住房公积金档案基本上是在前台业务窗口办理的，因此它的整理具有随时性，不能滞后。这与文书档案随时收集、第二年上半年整理完全不同。对于住房公积金管理机构而言，每个办事处每个窗口都在开办住房公积金业务，类型多种多样，具有不确定性，同一个前台柜员，可能今天办理汇缴业务较多，明天办理提取业务较多。为了日后查找方便，避免材料不积压，当天形成的住房公积金材料由前台柜员自行粘贴、集中，第二天复核柜员复核完毕后，应以本办理机构为单元，及时订卷，以办理日期为准加以区分。
同时在一卷内部，可以以固定顺序排列票据。比如，可以按柜员号先后顺序，将其办理的材料集中一处，按汇缴、变更、提取等业务顺序，每笔业务主票据在前，然后再集中下一个柜员办理的材料。
六、利用针对性
住房公积金虽然成千上亿，但它的存在和归属不象实体资产那样明确，必须依靠各种票据、数据、账户等载体予以证明。同时因为住房公积金本身是老百姓的血汗钱，是一种强制性和返还性的住房储蓄金，不允许出现风险损失，它的缴存、使用必须有严格的监管体系，住房公积金业务的审计、监察、内控，都需要以当时办理的业务票据来说话。
住房公积金管理机构形成的住房公积金档案，除为本单位各项工作提供服务外，因其职能性质，同时也为承担或者办理过相关业务的单位或个人，提供档案利用。可以说，每一个缴存单位、缴存职工都是住房公积金档案的潜在利用者。
住房公积金数据查询目前可以通过网站、客服电话、触摸屏、窗口进行，原则上针对的是缴存单位和职工本人，不得查询其它缴存单位或其他缴存职工的住房公积金账户信息。
单位经办人可凭介绍信或办理住房公积金业务的有关凭证，直接到窗口查询本单位住房公积金缴交情况及账户余额，也可于每年6月30日结息后预约打印住房公积金年度对账单，进行定期住房公积金对账工作，核对一个住房公积金年度中的缴交情况及结息情况。
职工可以查询住房公积金个人账户信息，了解个人账户状态、余额、最后汇缴月、汇缴基数、汇缴比例、是否提取过等，也可以对有疑问的提取行为、贷款行为、单位汇补缴行为等，要求承办机构进行答复、确认、落实。
研究和认识住房公积金档案的特点，对于开展住房公积金业务，加强住房公积金档案管理，具有极为深远的意义。首先是保障缴存单位和职工的切身权益，其次是保证承办单位和机构的正常业务，“取之于民，用之取民”，共同促进住房公积金的健康、有序发展，使更多的职工能够增加住房消费能力，改善居住条件，切实解决城镇居民的住房状况，这是关系到国计民生的大问题，也是构建和谐社会的重中之重。
(大连市住房公积金管理中心王焱)
