刘南山
进入新世纪以来，在邓小平理论和“三个代表”重要思想指引下，在国家档案局的关心和指导下，我们上海档案工作者在档案工作创新方面进行了积极探索和实践，取得了一些成果，使档案工作的地位不断提高，作用和影响不断扩大。
十六大报告指出，21世纪头20年是我国的重要战略机遇期。市领导提出，这20年是上海建设“四个中心”之一，实现建成社会主义现代化国际大都市宏伟目标的关键时期。对上海档案工作者来说，这20年特别是其中的前十年，是我们面向大众，面向社会，面向世界，实现跨越式发展的难得时期。为了抓住这个难得时期和各种机遇，实现上海档案工作在新世纪初的发展目标，我们需要对这两年上海档案工作创新的理论和实践进行总结和思考，进一步统一对档案工作创新的意义、目标和任务的认识，进一步研究解决创新过程中的问题和薄弱环节，进一步提出档案工作创新的新思路、新举措。
1．档案工作创新的重要意义
20世纪90年代，江泽民同志多次指出，要以创新的精神去研究和做好新时期的各项工作，强调指出：“创新是一个民族进步的灵魂，是一个国家兴旺发达的不竭动力。”档案工作是社会主义现代化建设事业的重要组成部分，是经济和社会发展不可或缺的基础工作。档案工作要发展，也必须紧跟时代步伐不断创新。
(1)档案工作创新是实践“三个代表”重要思想的迫切要求。“三个代表”重要思想与马列主义、毛泽东思想、邓小平理论一脉相承，是我们党的立党之本、执政之基、力量之源，是我们在新世纪推进理论创新、制度创新和科技创新，不断夺取建设中国特色社会主义事业新胜利的根本保证。因此，各行各业、各项工作都要认真贯彻“三个代表”重要思想。档案工作贯彻“三个代表”重要思想，自要与时俱进，开拓创新，以新思路、新方法、新举措为发展先进生产力，发展先进文化，维护和实现最广大人民的根本利益做好服务工作。为推动先进生产力发展服务，就是要大力加强经济领域的档案管理和利用工作，深入开展档案创效益活动，主动促进档案中储存的知识和技术转化为现实的生产力，为提高国家的综合国力和上海城市的综合竞争力提供档案服务；为发展先进文化服务，就是要以档案史料为生动教材，大力弘扬和培育以爱国主义为核心的民族精神，大力塑造和培育上海城市精神，为培养有理想、有道德有文化、有纪律的公民提供档案服务；为广大人民群众服务，就是要坚持把人民的根本利益作为档案工作的出发点和归宿，大力开发档案信息资源，不断拓宽档案利用渠道，为满足人民群众日益增长的档案利用需求提供有效服务。档案工作只有以“三个代表”思想为统领，才能站在历史的制高点，应对客观世界的挑战，不断开拓新局面，求得新发展，才能不断提升为各项建设事业和广大人民群众服务的能力。
(2)档案工作创新是当今国际国内形势发展的客观要求。进入新世纪，经济全球化、全球信息化已势不可挡，特别是信息化展非常迅猛。信息社会的一个重要特征，是社会衍生的信息和社会对信息的需求同时激增，这对信息服务业提出了严峻的挑战。档案工作是一种利用档案信息为社会提供服务的工作，面临档案信息激增和档案信息利用需求的压力，只有大力加强档案信息化建设，充分发挥计算机网络系统处理与传输信息速度快、自动化程度高、可控性强、信息共享面广等特点，才能更好地满足社会需求。现代科技的快速发展，又导致光盘、芯片等新型记录载体、介质大量出现，以纸张为档案载体“一统天下”的局面已不复存在；还有大量电子文件的出现和归档、利用，都意味着档案管理和利用服务的理念、机制、手段、模式等必须随着新技术的发展及时创新。随着改革开放的不断深入和社会主义市场经济体制的逐步完善，我国的政治、经济、文化和社会生活也发生了深刻变化，这给档案工作带来了一系列新的课题。例如，在计划经济时代档案大多是国有的，改革开放后民营企业、外资企业、股份制企业不断涌现，使档案所有权呈现多元态势，这对传统的档案管理体制和机制提出了挑战。又如，随着社会日新月异的发展，新事物、新领域不断出现，档案内容日趋丰富，档案门类不断拓展，这些特性各异的档案管理成为急需研究的问题。社会文化需求的增长，又激活了档案资源的开发利用，档案馆加大开放性、公众性和文化性，已成为档案工作为社会服务的题中之义。因此，社会发展出现的种种新情况、新问题，要求档案工作不断适应形势变化及时创新。
(3)档案工作创新是自身发展的内在动力。创新是推动档案工作发展的原动力。中国档案工作源远流长，在适应社会变化的过程中，不断自我更新，获得新的发展。例如，档案工作不断适应科技发展，拓展了档案及档案管理的内容和形式。就从我国档案载体的发展史来看，从3000多年前商代的甲骨档案，到秦汉竹简、嫌帛，到以后的纸张档案的普遍出现，再到近代声像档案的出现，直至今天的磁盘、光盘等等，每次档案工作适应科技的重大发展，都带来了档案管理内容和手段上的巨大变革。回顾我们上海档案工作半个多世纪的发展历程，更是证明了这一点。从20世纪五六十年代建立健全档案工作机构，形成档案工作管理体制，到80年代贯彻《档案法》，使档案工作从封闭走向开放，到90年代制定《上海市档案条例》，档案工作纳入市和区县国民经济和社会发展规划，加强档案行政管理职能，拓宽档案馆服务功能，直至新世纪初贯彻国家档案局要求，加强国家档案资源建设、档案信息化建设和档案工作服务机制创新等，档案工作的每一步发展无不凝结着创新的智慧。因此，创新是档案工作发展的内在动力。新世纪档案工作也唯有以创新为动力，以创新为源泉，才能赢得更大的发展。
2．档案工作创新面临的机遇
在新的历史时期，档案工作不仅迫切需要创新，而且创新所处的形势很好，面临着许多发展机遇。
党和国家对档案工作提出的新要求，给档案工作创新确立了发展目标。首先，各级领导对档案事业非常关心和重视。1999年，江泽民同志为中央档案馆建馆40周年题词：“做好档案工作，为建设有中国特色社会主义事业服务。”1999年12月，胡锦涛同志在会见全国档案工作暨表彰先进会议代表时指出：“档案工作是人类活动的真实记录，是人们认识和把握客观规律的重要依据。档案事业是一项崇高的事业，是党和国家事业发展的一个不可缺少的方面。借助档案，我们能够更好地了解过去、把握现在、预见未来。”近年来，王刚同志对档案工作整体创新和社区档案工作、电子文件管理、档案宣传工作等，也提出了具体、明确的要求。中央领导同志的这些要求，阐明了档案工作的重要性和档案工作的服务方向，意义非常深远。上海各级党政领导对档案工作也非常支持，在政策上予以扶持，在工作中加以关注。各级领导对档案工作的重视是上海档案工作创新最大的机遇和最有利的条件。其次，进入新世纪，全国和上海的档案工作面临着更高的发展要求。在世纪交替之时，国家档案局明确提出要把各级档案馆建成“两个基地、一个中心”，即党和国家重要档案的保管基地、爱国主义教育基地和为改革开放、社会主义现代化建设提供档案信息服务的中心。之后，还要求全国档案部门积极开展档案服务机制创新活动。“两个基地、一个中心”赋予新世纪档案工作新的内涵、新的标准和新的要求。上海市委、市政府对上海档案工作也提出了新的发展目标，要求上海的档案设施到2005年总体上达到国际先进水平，具体体现在2002年初市委办公厅、市政府办公厅下发的2号文件《关于进一步加强本市档案工作的若干意见》中。这些要求无疑是推动上海档案事业创新发展的巨大动力。
改革开放和现代化建设的不断深入，为档案工作创新提供了发展空间。具体体现在：一是政府职能转变带来的档案创新服务的空间。政府职能转变要求我们的政府成为责任政府、透明政府、法制政府。档案部门作为党委和政府的职能机构，将会成为各级政府政务公开和信息发布的重要平台和场所。一方面可以适应形势发展需要，将保存的大量政务信息资料提前向社会开放；另一方面可以将政府各部门公开的规范性文件收集进馆，开设窗口提供给老百姓查阅利用。二是上海城市新一轮发展带来的服务空间。城市的改造和城市面貌的改变，要求档案部门把城市历史变迁的过程留下来。档案部门不仅要指导各有关部门和单位做好建档存史工作，还要有重点地参与对重大工程进行拍摄留档。三是上海建设现代化国际大都市，率先实现现代化带来的档案资源建设的空间。徐匡迪同志任上海市市长时说过：一年能开二三百次以上国际性会议才称得上国际大都市。上海在建设“四个中心”之一、建成现代化国际大都市过程中，国际性的重要会议和重大活动不断增多。现代条件下，这些国际性的会议和活动，包括本市组织的一些重大活动，以及重大突发事件的处置都是跨部门组织的，它们所产生的档案很有价值，必须作为独立的全宗进入国家综合档案馆，比如APEC会议、亚行年会、福布斯论坛、特奥会、世博会，还有这次抗非典等。因此，档案部门要提前介入这些重大活动、重要会议以及重大突发事件，参与指导建档，并将这些档案资源及时完整地集中到国家综合档案馆来。四是上海市场经济体系建设带来的档案工作在新领域的发展空间。如诚信体系建设是保障社会主义市场经济健康发展和社会主义精神文明建设的一项重要任务；在诚信体系建设中，不但有加强信用档案管理的要求，还有扩展档案局、档案馆以及企业档案室为诚信体系建设服务的机遇。市档案 局已经参加上海诚信体系联席会议，将在抓好有关职能部门、中介机构信用档案管理，国有企业信用档案管理试点，以及集中有关信 用档案信息为社会服务等方面发挥重要作用。再如，社会保障体系的建设、社区管理体系的建设等，都给档案工作拓宽了新的领域。
我国加入世贸组织，使档案工作创新将融入到全球经济、文化的发展中。首先，“入世”以后档案工作与国际间交流日益增多，我们能够学习借鉴许多国家档案管理的先进理念、先进经验和技术，这对提升我们档案工作水平有很大意义。同时，我们还可以通过出国举办档案展览和友城互办展览，来宣传中国、宣传上海，增强我们与世界各国人民的友谊。其次，“入世”以后档案工作要在加强国际经济合作和解决国际经贸纠纷中发挥作用。特别是在应对反倾销问题上，档案工作做好了，就能赢得主动权，为国家争得名誉，为企业争得效益。如宝钢从1996年11月应诉首起美国中厚钢板反倾销案以来，已应诉国外反倾销诉讼9起。如果这些反倾销指控成立并被课以重税的话，宝钢将被迫每年减少出口各类钢材43万吨，损失外汇近1．5亿美元，更严重的是宝钢产品将失去国际市场的地位，损失无法估量。在宝钢反倾销立案调查和反倾销调查的应诉中，宝钢集团公司档案处积极配合集团公司法律事务部做了大量的工作，为调查取证、应诉材料的填写，提供了大量翔实可靠的原始证据，为宝钢反倾销诉讼取得较高的胜诉率发挥了很大作用。
综上所述，新形势、新机遇、新任务要求档案部门和档案工作者必须努力贯彻“三个代表”重要思想，立足本职，把握机遇，与时俱进，勇于创新，不断提高档案工作的水平，以适应新世纪改革开放和现代化建设对档案工作越来越高的要求。
3．档案工作创新的现状和问题
建国后，上海档案工作历经半个多世纪的发展，在管理体系、资源建设、技术保障、人才培养等方面奠定了良好的基础。特别是在“九五”期间，上海档案工作在各级领导的关心和重视下，取得了长足的进步，为新世纪初档案工作创新创造了良好的条件。近两年多来，上海档案工作依托这个基础和条件，抓住机遇，大胆创新，取得了一些成绩。
(1)档案管理工作形成“三管齐下”的新格局。近年来上海档案工作在法制、体制、机制三个方面并举，重视法制建设和体制、机制创新。对《上海市档案条例》进行创新性的修改，将提交市人大审议，在档案资源建设方面一些创新性的规范性文件相继出台；对全市档案工作管理体制改革正在进行调研，浦东新区城建档案部门和综合档案馆已经“合二为一”，统一由新区档案局领导，有的区档案馆探索建立档案文件管理中心初见成效；市档案局馆工作摆脱了“两张皮”现象，局的行政管理职能紧紧围绕档案馆实体建设和主体作用开展监督、指导及各项服务工作。
(2)档案基础设施建设形成“三位一体”的新框架。按照新时期档案馆的功能要求，市档案馆已基本建成集档案实体管理和档案信息加工的基地、档案科技研究和档案教育培训的基地、档案开放和档案服务的基地为一体的新型档案馆的框架。一批具有现代气息、多功能的区级档案馆建成，浦东新区正在建设现代化的开放型的文献中心。静安区档案馆与“二大”纪念馆、交通大学档案馆与校博物馆合署管理，走出整合利用资源的发展新路。
(3)档案信息化建设形成“三网并进”的新局面。依托局域网，加快了档案目录数据库和档案多媒体全文数据库的建设。依托公务网，完成了上海档案目录中心一期工程，开通了上海档案局公务网站；闸北区已建成的和一些区正在建设的区域档案目录中心，将通过公务网传输，成为上海档案目录中心的分中心。上海档案信息的总数据库正在加紧建设。依托因特网，建成了上海档案信息网站，并几经改版，点击率大幅上升。
(4)档案服务形成“三大系列”的新品牌。首先是编研系列。市档案馆编辑《档案信息摘报》、《新闻档案》送市领导参阅，拍摄《追忆??档案里的故事》百集电视专题片在上视纪实频道播映，大力开发档案文化产品，创出档案馆品牌。其次是展览系列。围绕中心工作和城市发展举办各种展览，不仅自己办，还与外省市档案馆和文博部门联合办；不仅在固定展厅办，还到闹市、公园、学校、商场、军营、社区巡回展；不仅国内办，还远赴欧洲展。再次是中介服务系列。档案中介服务机构功能不断拓展，不仅做好代为整理档案等服务，而且在档案咨询服务层面有新的进展，寄存档案业务日益红火，市民的家庭档案进入了市档案馆寄存中心。除上述“三大系列”服务品牌之外，市档案馆和12个区档案馆开设了现行文件服务窗口，拓展了档案馆的服务内容。
上海档案工作创新的形势总体上是好的，但还存在一些薄弱环节，阻碍着创新进程向广度和深度发展。主要表现在：一是创新的紧迫感不够强。一些同志对档案工作创新的认识不高，没有看到差距，未意识到落后，安于现状，不思进取。二是创新的思路不够宽。不少同志局限于过去传统的工作思路和模式，局限于自身狭小的工作范围和环境，没有把档案工作自觉地放到社会发展的大局中去思考，没有既立足档案又跳出档案研究创新问题。三是创新的实力不够强。总体上看，档案部门先进技术、先进设施较为缺乏，人员的知识结构比较单一，创新的人才还不够多，特别是计算机方面的人才更为缺乏。四是创新的举措不够多。目前档案工作创新还缺乏足够的力度和深度，有些瓶颈还没有突破。档案工作创新中存在的这些薄弱环节，究其根源，是由于档案工作在观念、理论、体制、环境等方面还存在一些问题。
在观念方面，中国古代档案文献“重藏轻用”、“秘而不宣”文化传统对我国近现代档案管理、档案意识有着很大影响。建国后很长一段时间档案工作处于封闭、半封闭的状态中，社会档案观念停留在政治、机要、保密的狭窄认识上，因而在档案馆库建设、档案资源管理、档案信息开发等方面形成了自我封闭、自成系统的观念和格局。由于档案部门长期以来一直是党政机关的所属机构，各级档案馆一般都建在党政机关大院之中或者是远离城市中心的偏僻地区，所以客观上也造成了档案馆与社会和普通百姓的隔离，造成了档案馆的自我封闭。由于档案形成和利用上的滞后性、被动性的特点，又使得一些档案工作者形成了“被动服务”、“无所作为”的观念，形成了档案工作是“冷线”、档案管理只是收收藏藏的思想。此外，档案部门特别是各级国家综合档案馆是社会公益性事业，经济上由国家全额拨款扶持支撑，于是一些同志还形成了“等、靠、要”的思想。这一系列陈旧观念可以说是对档案工作创新的最大障碍。
在理论方面，虽然档案工作理论为档案事业的建立和发展起到了重要的指导作用，但是目前许多传统理论与档案工作新的实践已经不相适应：一是传统理论的许多论述和观点带有计划经济时代的局限性，与市场经济条件下的档案工作难以适应；二是传统理论主要建筑在机关、企事业单位档案室工作内容的基础上，对当前迅速发展的档案馆工作实践难以适应；三是传统理论重点注重档案收集、整理、分类、编目、检索、统计等档案保管的诸环节，对不断拓宽的档案利用工作难以适应；四是传统理论研究的对象主要是手工操作的档案实体管理，对现代信息技术和网络环境下的档案信息管理难以适应；五是传统理论注重揭示档案工作的内在联系，而对日益拓展的档案工作与社会的外在联系揭示不够。理论上的局限性和滞后性制约了档案工作创新。
在体制方面，档案管理体制总体上适应档案工作发展，但也存在一定缺陷，主要表现在两个方面：一是档案行政管理部门的法定地位还没有真正确立。尽管《档案法》和《上海市档案条例》都明确规定，各级档案行政管理部门是本地区档案事业的主管部门，负责 对本地区档案事业依法实行统筹规划、组织协调，统一制度，监督和指导，但在某些条线如城建档案的管理，还存在着体制不顺、法制不统一，以及自行其事的问题。二是国家综合档案馆的主体地位也没有真正确立。由于专门、部门档案馆设置过多且功能不断强化，使综合档案馆主体地位减弱，馆藏结构单一，服务实力不强。由于体制缺陷，在档案管理上形成了条块分割、自成体系、画地为牢的局面。每当档案工作创新举措涉及部门利益时就会遇到阻挠，一些机构往往片面强调部门利益，自我封闭、对外封锁，这妨碍了国家档案资源整体效用的发挥，妨碍了档案信息资源的社会共享，也妨碍了档案工作创新。
在环境方面，社会环境对档案工作创新也有诸多不利因素。从整个社会的档案意识来说，对档案工作的认识还比较狭窄，直接影响到社会对档案工作创新的投入和关注，也影响到档案接收、征集、信息开发利用等具体业务工作的开展。
4．档案工作创新的目标和方向
面对档案工作创新中遇到的问题，要知难而上，积极应对，明确目标，找准方向，努力推进档案工作观念创新、理论创新、体制创新、科技创新。
档案工作观念创新，就是要确立与新世纪经济和社会发展需要相适应的档案观。首先，要树立档案工作服务中心的大局观。档案部门和档案工作者要了解大局，把握大局，把为党和政府的中心工作服务作为重点，确立服务的主攻方向，取得服务的主动权。要充分利用档案部门拥有丰富档案资源的独特优势，抓住历史和现实的结合点，选准主题，有效地为大局服务，使档案部门成为各级党委和政府决策与管理的“信息库”、“智囊团”。其次，要树立档案工作加大开放的发展观。努力消除封闭的观念，确立开放、整合、融入的新理念。要加快档案开放步伐，拓宽档案利用渠道，改善档案馆基础设施。要树立档案资源整合的意识，摒除各级档案部门各守一方、资源封闭、“自产自销”的藩篱，充分发挥国家综合档案馆在档案资源建设中的主体地位、主导作用和集聚辐射功能，使各种档案资源合理流动，优化配置，形成档案工作整体合力和规模效应。要把档案工作融入到各项建设事业中，融人到经济和社会活动中，与社会发展同步，不断提升档案工作的发展空间。第三，要树立档案工作面向社会的效益观。转变档案工作只讲投入，不讲产出，不求效益的观念，在档案管理、档案利用和档案中介服务上争创效益。在档案管理上，要优化馆藏，把好接收、征集关口，加强档案鉴定工作；要突破原来不合时宜的做法，缩短重要档案在机关保存的时间，提前进入档案馆，实现档案的社会价值。在档案利用上，要运用各种先进的技术和手段，最大限度地开发档案信息资源，促使“死材料”变成“活信息”，满足社会的各种需要。在档案中介服务上，要加强档案咨询服务中心、档案寄存中心等机构建设，为不断扩大的档案整理和档案代保管等市场需求提供优质服务。
档案工作理论创新，就是要发展具有中国特色社会主义的档案理论。要坚持理论和实践结合，继承和发展结合，在选择中继承，在创新中发展。当前，要抓紧实现五个转变：一是从档案行政管理研究向档案法制研究转变。随着《档案法》的颁布实施，以此为中心的档案法规体系正趋完善。以档案法制手段规范档案事业建设，给档案理论研究提出了新的课题。二是从档案室研究向档案馆研究转变。近年来档案馆丰富的创新实践为档案理论研究打开了新的空间，如档案馆各种功能的开发，档案馆接收、征集档案内容和做法上的突破，档案馆档案鉴定工作的进展，档案馆现行文件阅览窗口的开设等，都应该从理论上加以总结、概括和升华。三是从档案实体管理研究向档案信息资源开发研究转变。当前，档案资源的开发正从实体利用转向信息开发，档案目录中心的构建、档案网络的运行等，是实现这种转变的重要标志。档案信息开发的模式、机制、方法以及用户的特征、类型、层次、需求等理论应该成为档案理论研究的新内容。四是从档案管理手工操作研究向档案计算机网络管理研究转变。随着办公自动化、档案数字化工程推进，原来人工组织下完成的档案收集、整理、分类、编目、保管、检索、利用、统计等诸环节，已由电子计算机等现代技术来完成或辅助完成，还有电子档案的产生和管理等，都要求档案理论提供指导。五是从档案工作内在联系的研究向对外联系的研究转变。“跳出档案看档案”，档案与文化，档案与经济，档案与信息，档案与社会、历史、人生的关系等，将为档案理论研究开辟新的领域。
档案工作体制创新，就是要完善符合档案事业发展规律的档案工作体制。在档案工作管理体制方面，首先是要坚持和完善档案局、国家综合档案馆合一的工作体制，这有利于档案行政管理和档案保管利用两种职能的有效发挥，有利于有效地为居于主体地位的档案馆工作提供法律政策保障和行政管理服务。其次是要建立法制统一、办事高效、运转协调、行为规范的档案行政管理体制。坚决维护市和区县档案局的行政执法主体地位；转变档案行政职能，强化综合规划、监督协调、社会服务等职能；充分发挥档案中介机构在档案业务咨询、评估和档案文件整理、寄存等方面的作用。
在档案管理体制方面，首先是要发挥国家综合档案馆的主导作用，同时进一步调动专门和部门档案馆管理档案的积极性。可以尝试建立中心档案馆体制，以综合档案馆为中心档案馆，专门和部门档案馆为分馆，原行政隶属关系不变，人、财、物渠道基本不变，或由中心档案馆投入部分智力、技术、设施共建，分馆在业务上受中心档案馆的管理和指导，使档案资源的收集、流向、配置和开发利用更趋科学。其次，可实行三个“一体化”管理。一是文件档案一体化管理，把档案管理工作的起点前移到文件形成的阶段。二是同一区域的机关档案文件一体化管理，建立联合的档案文件中心，有效整合利用档案资源。三是有些企事业单位实行档案、图书、情报资料一体化管理，发挥各类信息的整体效应。
档案工作科技创新，就是要发挥现代科技在档案工作中的推进作用。科技创新是先进生产力发展的主导力量，也是档案工作实现跨跃式发展的推动力量。一是要加快档案信息化建设，以信息化带动档案基础工作发展。在信息时代，档案部门的功能将由传统的以档案实体保管为中心转变为以档案信息管理为中心。随着政府各部门的网络建设、办公自动化系统及各种数据库建设达到一定水平后，电子政府将建立电子文件数据中心，作为电子政府系统重要环节的数字档案馆，可以利用网络组织管理政务信息，提供信息检索，实现信息共享。这等于在电子政府系统中开设“现行文件阅览中心”，为市民在网上提供文件信息服务。同时，档案机构应该成为数字化档案信息资源保存和利用的中心。档案信息化为档案重要资源的“重组”和利用提供了很好的机遇。由于历史原因，在浩如烟海的馆藏资源中有一部分不宜公开的和并无多大价值的档案资源，在数字化过程中，应该加强鉴定工作，进行“第二次建档”，以优化资源，提高利用效率。二是要加快档案科技成果的开发和推广应用，提升档案工作科技含量，提高档案服务水平。对事关档案工作发展全局的难点问题，要组织力量，加大投入，进行科技项目联合攻关。档案部门要加强同科研院所、高等院校和企业的合作，形成档案科技创新的优势。借助“外脑”是实现档案科技创新的重要途径，可培育和依托社会中介机构来开展档案科技成果评定活动，建立社会化的档案科技成果评价体系。要推行档案科技成果推广应用的运作机制，促进其向产业化方向发展，使档案科技成果应用成为档案工作的助推器。三是要加快档案科技创新体制的建设。建立和健全政府对档案科技进步的宏观调控体系，发挥政策引导作用，有效动员和整合档案科技创新资源，着力提高档案科技创新能力。建立和发展档案科技研究中心等中介服务机构。档案科技研究中心可以建立为档案科技创新服务的人才数据库，利用先进人力资源和技术设施组织研发档案科技新成果，为档案科技成果转化提供服务，逐步实现功能社会化、服务产业化，从而发挥档案科技创新“人才库”、“实验室”和“服务部”的作用。
5．档案工作创新的重要任务
档案工作是服务性的工作，档案工作只有在为社会主义现代化建设各项事业的服务中才能不断发展，因此，档案工作创新的着眼点和落脚点是服务创新。当前，要把大力开发国家综合档案馆的服务功能和大力加强各级档案室的基础建设，作为上海档案工作创新的重要任务。国家综合档案馆是档案事业的主体，是社会保存和利用重要档案的中心，是城市历史和文化的积淀，也是档案工作发展水平和综合实力的体现。国家综合档案馆的实力和社会地位提高了，其他档案馆室的地位也会相应提高。只有着力于综合档案馆服务功能的开发，档案工作创新才能保持旺盛的生命力。除了档案馆最基本的存史功能外，其服务功能的开发主要是以下八个方面：
一是决策参考功能。现代科学决策的发展，决策过程的日益复杂，决策责任的日益重大，使政府和其他决策部门对档案信息的需求日益增长。在决策过程中，档案可作为分析、比较和评价的依据，可作为决策的直接论据来源，还可作为预测未来的背景材料。市和区县档案馆应该成为各级党委和政府决策的信息服务部门，要使党委和政府在制订重大决策、开展重要工作时离不开档案馆。档案馆不仅要发挥“养兵千日，用兵一时”的作用，而且贵在平时经常性、主动性的服务。档案馆要有专门部门和人员研究分析本地区经济和社会发展的重要问题，把档案馆的工作与党和政府的中心工作紧密联系在一起。要研究分析馆藏档案中对当前工作决策有参考价值的信息，找准两者的结合点，选准服务的切入口，通过各种载体，有效地为领导决策提供档案信息。
二是展览教育功能。档案“与时俱进”地记录着中华民族团结统一、爱好和平、勤劳勇敢、自强不息的伟大民族精神。举办档案展览是公布档案、展示历史、资政育人的重要方式，是档案馆发挥社会教育作用的主要形式，也是档案馆开展档案服务工作，向社会宣传档案、普及档案知识和培养潜在的档案利用者的重要手段。
档案馆要把举办档案展览作为档案服务创新的突破口，立足档案资源，服务中心工作，拓宽办展视野，内外联动，多管齐下，多办有社会影响的展览。
三是社会课堂功能。吸引社会大众特别是青少年学生走进档案馆“上课”，是发挥档案馆爱国主义教育基地功能的重要体现。档案馆应该成为青少年进行素质教育的“第二课堂”，成为市民接受终身教育的“社会课堂”。就目前的状况而言，档案馆离“课堂”的要求还很远，要把市民和青少年请进“课堂”还有很多工作要做。如档案资源的运用要符合文化教育的特点，档案教育的形式要符合市民、青少年的需求等。档案馆不仅在硬件设施上，而且在软件配套上，都要体现社会课堂的功能。
四是信息集聚和传播功能。在整个档案信息系统中，档案馆发挥着信息集聚和传播的功能。档案馆丰富的馆藏资源和馆外资源，与信息化、网络化相结合，将会产生独特的优势。目前，上海19个区县档案馆大部分已经建立了网站和网页，市档案馆的网站也在不断升级和改版。正在改建的上海市档案馆外滩新馆将建立中心数据库，把馆内馆外的档案资源集中起来，便于市民查找利用。
五是咨询利用功能。查档接待是档案馆对外开放服务的重要“窗口”，档案从“藏”到“用”，需要档案馆工作人员的创造性服务。档案馆应培养和配备对馆藏档案熟悉并有一定研究的咨询服务人的利用率。档案馆外有一大批潜在用户，要激发他们的利用需求。
六是市场服务功能。在市场经济条件下，社会对档案各种中介服务的需求日益增大。档案馆可以依托自身人才和档案技术 设备上的相对优势，为社会提供服务，如：开展以档案整理、寄建档咨询等为主要内容的业务服务；以档案修裱、消毒、保护等；主要内容的技术服务；以拍摄档案专题片、编辑档案图册、制作老照片和历史文献等为主要内容的文化服务等。
七是学术交流功能。档案的开放，吸引了众多的国内外学者和大学生、研究生到档案馆来利用档案，进行学术研究。档案馆正在成为中西文化交流的一个“窗口”，一条“纽带”。这对提升档案馆的文化含量，提高档案馆档案史料的开发水平，拓展档案馆对知识界的服务能力大有裨益。2002年开始举办的上海档案论坛，要真正成为档案学术交流的窗口，就要不断研究新问题，探索新课题，逐步从上海走向全国，走向世界，与上海国际化大都市的地位相匹配。
八是文化休闲功能。当今社会，文化消费正日益成为一个巨大的市场。作为公共文化设施的档案馆，理应利用自己的优势，拓展文化休闲功能；老文献、老照片、老电影、老唱片，可以构筑一个富有历史内涵的文化空间。市民到档案馆来查阅档案，毕竟人有限，但构筑这样一个文化空间，就可以吸引更多市民和海内外游客。这个文化空间的构筑，可以推动档案馆向大众化、公共化方向发展，为地方开辟新的旅游资源，并为档案馆创造出一个巨大的潜在的读者和观众群体。这种良性的互动，将进一步提升档案的文化品位，为档案馆增添新的生机和活力。
在档案工作创新的实践中，还必须大力加强各级档案室的基础建设。档案室是档案工作的基础，国家综合档案馆的档案资源绝大部分源于各级档案室的积累，没有档案室这个基础就没有档案事业。因此，档案工作创新，要进一步加强各级档案室的基础建设，充分发挥各级档案室在档案事业发展中的重要作用。
要按照国家和上海市的要求，保证档案室工作的条件。2号文件要求上海档案设施争取在2005年达到国际先进水平，也包括各级档案室在内。各单位首先要加强对档案室建设的人、财、物投入，尤其是要改变少数单位在档案室人员配置方面的薄弱状况。一个单位对档案工作的重视程度，主要看是否配备较强的人员，同时是否给予财力、物力的支持。有眼光的领导应该重视这项工作。档案室的工作人员也要苦练内功，不断提高自身素质，提高业务工作能力，以适应新形势对档案室工作的新要求。
要切实履行好档案室收集档案的重要职责。要从被动收集转为主动收集，从机械性收集变为创造性收集。要建立登记制度、责任制度和各种工作规范。结合本单位的实际情况，确定收集范围和内容。收集范围要宽泛，归档范围则要严谨，要保证重要档案资源不流失。要拓展收集视野，把档案对单位和社会的价值结合起来考虑，切实把对经济和社会发展有价值的档案保留下来。档案室对上级领导的墨迹、题词及各种荣誉记录要妥善保存，单位每任领导的照片、简历也应该保存下来，这些对单位的文化建设、展览宣传大有作用。要把鉴定放在档案室业务工作的首位，改革档案室归档鉴定，形成符合本单位的科学合理的归档范围和保管期限。
档案室也可以配合档案馆开展征集工作。要研究社区、学校、企业档案室在征集方面可以做哪些工作。例如，社区档案室可以协助档案馆征集社区名人档案。不少小区住了很多名人，社区档案室可以利用具有亲和力的优势，把这些名人档案征集下来，丰富国家和社会的档案资源。机关、企业档案室也可以根据自己的工作性质和特点，进行有特色档案的征集工作。要高度重视档案室的信息化建设。这是整个上海档案信息化建设的组成部分。目前绝大多数单位已经使用计算机对档案进行辅助管理，大大提高了工作效率，还没有使用计算机管理的单位要尽早解决。在档案室信息化建设中，要注意执行统一标准，融入标准化检索体系，以和于资源共享。机关档案室要把信息化建设纳入市公务网建设规划。
要依法履行档案室移交档案的职责，包括移交电子目录、数字全文等。要把档案当作国有资产来管理，做好重要和重点档案的登记。《上海市档案条例》对此已有明确规定，要制订具体操作的规范性文件，把这项工作落到实处。
在服务上，档案室要成为本单位、本部门工作和发展的参谋、智囊，积极主动做好档案服务工作。要围绕机关、企事业单位领导和各类人员的需求，拓展档案的利用形式，增加档案的服务项目，创新档案的服务模式。总之，档案工作创新离不开各级档案室的基础工作。面对新的形势，档案室人员要加强学习，勤奋工作，在档案工作创新中做出新的业绩。
在加强各级档案室基础建设的同时，也要加强部门档案馆的建设。根据档案法律法规的规定，部门档案馆保存的档案在一定时间以后也要向国家综合档案馆移交。因此，部门档案馆也是国家综合档案馆重要的资源基础，必须进一步加强自身的基础建设。
6．档案工作创新的组织领导
要保证档案工作创新的有效开展，必须加强组织领导。市和区县档案局要承担起档案工作创新的总体规划、法规研究、业务指导、组织协调、科研攻关、人才培养和资金保证等工作。当前，在加强对档案工作创新的组织领导中，要注意以下几个方面：
第一，要理清档案行政管理工作的思路。在档案设施上，要重点加强档案馆建设，同时抓好各级档案室的建设。档案馆是主体，档案室是基础，缺一不可，互相依存。在馆室建设上，要善于根据不同时期的主要矛盾及时调整工作思路。当前，要针对加大档案信息资源向社会进一步开放的实际需要，加快档案馆的基础设施建设和档案资源建设。改革开放以前，档案工作是以收集保管档案为主，因此重点加强了各级档案室。但档案开放以后，特别是进入新世纪，档案工作是以开发利用为中心，而档案室不能对社会开放或者利用面比较局限，开放利用的重心在综合档案馆，所以要把档案馆的建设放在重要位置。当然，这并不是说可以放弃档案室的建设。档案室对某个部门和单位来说，也担负着档案利用的重要职责，因此，在重点加强各级档案馆基础设施建设的同时，也要抓好各级档案室的建设。
在信息化建设中，要重点解决政策、规划、标准、规范的统一，同时抓好计算机辅助管理和档案数字化等工作。这是档案信息化建设中必须理顺的重要问题，不然投入越大问题越多。信息化建设最终应该实现信息资源共享，而目前我们要实现这个目标还存在许多问题。如现在档案目录中心建设遇到的最大问题是数据格式不统一，由于过去各搞一套，给数据迁移、信息共享造成很大障碍。档案信息化建设在整合和规划方面要加大力度，我们已经向市质量技术监督局申报数据库标准格式建设方案并得到批准，当前，要抓紧完成标准格式规范的起草工作，争取早日出台。每个档案部门都要充分认识信息化建设中标准规范统一的重要性。软件可以不统一，但标准一定要统一。
在档案资源建设中，要重点抓好档案鉴定工作，同时加强档案资源整合。不解决鉴定问题，整合起来的档案信息或者没有利用价值，或者不能对外提供利用。当务之急是要先开展鉴定工作，要树立鉴定第一的思想。档案部门人员素质有一定的局限性，学历史专业、档案专业的比较多，要充实一些经济、金融和管理专业的人才，这样就能更加容易发现档案的经济价值。在档案开放鉴定上要慎重，特别是对关系到国家利益和安全的档案要谨慎。档案行政管理部门要把鉴定作为基础工作的重点，组织社会专家进行攻关。现在机关正在进行档案“三合一”归档鉴定试点，其中一个方面就是请社会专家从源头上把关，而进了档案馆的馆藏档案也可以依靠社会专家作进一步的鉴定。在抓好鉴定的同时，资源整合也要抓好。在加强国家档案资源管理的同时，要把社会档案资源也管起来。国家档案资源是国家机构、国有企事业单位产生的社会档案资源则是其他社会组织和个人产生的。要采取各种措施，解决社会上不愿把档案放到档案馆的问题，例如，可以在库房中增设名人档案室，以扩大档案馆的社会影响。
在档案科技研究中，要重点研究解决当前工作中的急、难问题，同时加强对长远问题的研究。目前上海档案科技创新有一些急需解决的问题：一是科技规划要明确，既要有远景规划又要有近期计划。二是要抓住当前档案管理中的难点问题集中攻关。如档案条形码管理等。三是科研要有先导性。例如电子文件归档管理 问题，要根据上海实际情况，抓紧研究切实可行的方案。现在要两手抓，一手抓还档案实体管理旧帐，一手抓电子文件和电子档案管 理。档案部门要介入文件管理的源头，制定文档一体化的管理规范。四是要把档案目录信息化特别是专题目录信息化作为大事抓好。五是搞好档案实体数字化，注重档案实体保护现代技术研究，加强对声像档案的资源整合和数字化工作，建好多媒体档案数据库。
第二，要在服务中加强档案指导和监督工作。档案局要为档案馆服务。档案工作从某种意义上来说就是档案馆工作，档案馆是档案工作的实体、载体、主体。档案馆是档案的最终归宿，国家档案资源、社会档案资源最终都要进档案馆。档案馆的馆藏内容和社会对档案的利用需求，要求档案局发挥行政指导和监督作用，为保障档案馆的工作服务。如对重大活动进行监督指导，就是为保证这部分档案的进馆。正因为档案有现实的利用价值，所以档案馆工作能够出亮点，而档案馆出成绩可以提升档案工作整体的地位和影响。因此，档案局应该为档案馆服务好。
档案局也要为档案室服务。一是法制和政策服务。档案工作的法律法规、标准规范、领导讲话要让每个档案工作者都了解和掌握，要编写这方面的宣传品，以各种途径进行宣传。二是培训服务。要分析档案队伍的现状及问题，确定培训的目标和方向，制订计划。培训服务可以和当前的档案工作创新活动结合起来。三是典型示范服务。通过宣传典型来交流经验和各类信息。四是执法检查服务。执法是刚性的，服务是柔性的，要把执法的刚性和服务的柔性结合起来。执法不仅仅是去找问题，主要是为解决问题。可以开展执法前服务，出一些题目让大家自查，把问题在执法前解决掉，化刚为柔。还有执法后服务，如果发现档案整理有问题，可以授权咨询中心代为整理，制度不完善的可以帮助他们完善建立。五是凝聚力服务。要形成档案工作网络，加强彼此的交流，增长知识和才干，增强事业心和责任感。
第三，要发挥档案学会和档案中介机构的作用。要充分发挥档案学会对档案行政管理的补充作用。学会是档案工作者之家，具有影响力和号召力。要支持学会工作，加强学会建设，发挥学会的学术委员会和专业委员会的研究作用。要把民营企业吸纳进来建立专业委员会，研究和探索民营企业档案的管理。学会要积极组织国内外交流活动，把各方面会员凝聚起来，以利于调动各方面积极性，推动档案工作发展。要发挥中介机构的专业和服务作用。档案行政管理部门对机关、企事业单位的目标管理、升级考评是发展档案事业的重要抓手，但面对众多的单位，档案行政管理部门不可能全部包揽，可以依靠档案中介机构来做。业务指导要考虑宏观性的问题，不要陷入具体考评的泥潭中去，要把精力放到事关全局发展的大事上。
第四，要建立档案工作创新的有效运行机制：
一是法制保障机制。各级档案行政管理部门在推进档案工作创新中，一定要加强档案法制建设，以法制作为创新的保障。要把不合时宜的做法转变为与时俱进、不断创新的观念和措施，把创新的政策转变为创新的法制规范，把刚性的法规转变为刚性的行动，把少数人掌握的法律法规转变为广大档案工作者共同享有的武器和遵守的准则，把档案部门的法制意识转变为全社会的档案法制意识。同时，要积极争取党委、政府对档案工作创新的政策支持，加强档案工作的社会宣传力度。
二是“龙头”带动机制。档案利用工作是档案各项管理工作的 “龙头”。抓住了“龙头”，就能带动档案的接收、征集、整理、鉴定等诸个环节的工作。档案工作创新成果的大小，主要体现在档案服务能力水平的高低上。因而要实施档案工作重心转移，突出以利用为中心，带动其他环节工作围绕中心，夯实基础，提供保障，形成 利用促基础业务工作，基础业务工作保障利用服务的“龙头”带动机制。当然，强调利用的“龙头”作用，并不能忽视基础业务工作，两者是相辅相成、互为因果的统一体；但是，利用是矛盾的主要方面，以利用带动业务基础工作，档案工作创新才能有持续发展的能力。
三是联合攻关机制。档案工作创新，尤需发挥团队精神、合力作用。因为档案工作原来各方面基础、条件比较弱，还因为档案工作是一个覆盖面十分广泛的大系统。对事关档案工作发展大局的问题，档案部门要依托各方优势，发挥各自作用，形成攻关机制。有些项目的攻关，还要联合档案系统外的力量。
四是人才培养机制。人才资源是档案工作创新的第一资源，第一动力。档案创新人才的培养，档案队伍整体素质的提高，对于档案工作创新起着关键作用。要按照有利于优秀人才的吸引与凝聚、有利于未来人才的培养与使用、有利于人才队伍的持续发展和动态优化的原则，在公平竞争中识别人才，在创新实践中培养人才，在事业发展中凝聚人才，在工作生活中关爱人才，形成多层次、多方位的档案人才开发新格局。档案专业教育要根据档案工作创新实践的发展，创新档案教育内容、教育方法和教育手段。档案在职人员继续教育的内容、方法要适应档案工作创新的需要，加强前瞻性、研究性和实践性。档案部门要倡导勇于创新、敢为人先的创新氛围，营造不重资历重潜力，有利于人尽其才、人才辈出的创新环境。
五是创新激励机制。对于档案理论和实践创新的成果要给予奖励，形成创新激励机制。要进一步完善档案学术成果和科技成果评奖制度，建立科学的档案创新成果的评价体系，有效动员、整合、配置各项创新资源，设立档案工作创新活动的社会基金，激发档案工作创新活力，提升档案工作创新能力。
档案工作是一项横贯百业的重要的基础工作。新的时代赋予档案工作新的发展机遇，新的发展空间，同时也向档案工作揭示了新的发展课题，提出了新的发展要求。档案工作只有惟新是图，奋发有为，才能不辱使命，建功立业，为全面实现小康社会的奋斗目标发挥应有的作用。