上海市档案局孙兆伟
档案蕴涵着政治、经济、科学、技术、文化、宗教等极其丰富的知识和信息，有着极为重要的利用价值。但是，档案产生于不同的组织、单位和个人，具有形成的分散性特点，影响着人们对档案的高效利用。如何对分散的档案信息进行有效整合、集成，形成便于开发、易于共享的社会资源，是档案部门长期关注、努力解决的重大课题。本文力求在分析现状的基础上提出档案信息资源整合的思路和策略。
一、档案信息资源整合的现状分析
在我国，档案部门经过不懈努力，促进档案的集中管理，在档案资源的整合和便捷服务方面取得一定进展，例如：全国已建成数千个国家档案馆，形成了遍布各地的规模化的档案信息集散中心，通过档案资源整合，方便了社会各方的利用。但是，从总体看，档案信息资源整合的力度和效果还不理想，还存在很多问题。
在我国，以纸质档案为标志的传统档案管理模式下，档案信息资源的整合受到诸多因素制约，主要有以下三个方面：
第一、体制原因。档案形成于各机关、团体、企事业单位，它们都是独立的法人组织和立档单位，在档案实体管理上，相互之间并不构成权利义务关系。组织体制的分割性必然造成档案管理的分散性，因而难以通过建立整合机制实现不同主体间档案资源的聚集。虽然，各地都建有档案馆，原本可以成为档案资源的聚合平台，无奈又被专门档案馆和综合档案馆平行并列的组织体制所制约；即便承担向档案馆移交档案法定任务的机关，也往往只移交“文书档案”，而将专业档案自留手中。近年来，深圳、上海浦东突破体制障碍，实现了综合档案馆与城建档案馆的资源整合，特别是安徽和县将城建、土地、房产、交通等专业档案整合于国家综合档案馆，但这些只是个别现象，并未改变总体上分散割据的档案管理模式。
第二、法规原因。档案信息资源的整合需要不同主体间对档案的交互，必须通过法律法规明确它们在档案整合中的权利义务关系。我国档案法律法规在这方面存有缺陷。一是档案法律虽然明确了国家档案馆收集档案的权利，却并未规定移交档案的具体责任主体，以致档案馆接收档案的范围及其相关单位十分模糊。二是依照档案法律法规，向档案馆移交档案的时限为10年甚至20年，这在客观上限制了档案馆对低龄档案的收集，严重制约了档案信息资源整合的及时性、有效性。
第三、档案属性原因。纸质档案最重要的属性是原始性，这往往使纸质档案成为“孤本”而变得无比珍贵。人们异常珍视档案原件，谁也不愿为了档案整合而输出和“失去”自己的档案。传统纸质档案的原始性特点是制约档案资源整合的最主要原因。
现代信息技术的迅速发展和广泛应用，改变了信息的生成、储存、传播、利用的方式和手段，也极大地改变了档案信息的属性和特点。在高科技的信息化条件下，档案产生和存储于计算机信息系统里，并且，可以被无穷原样复制，档案作为“孤本”及其非此即彼的归属的理念被彻底颠覆，突破了传统档案信息资源整合的瓶颈制约；此外，网络技术的发展为档案信息的远程传输和整合聚集提供了极大便利。从来没有像今天那样让我们看到了档案信息资源整合的希望。
然而，现状却不容乐观，档案信息整合依然存在很多问题。
一是“信息孤岛”现象严重。近年来，档案信息化建设飞速发展，但一个突出问题是对档案管理应用系统盲目开发、无序建设。由于缺乏统筹规划、协调，缺少标准依据，很多单位只能各行其是、各自为政，造成档案应用软件、系统平台、数据结构千差万别、五花八门，形成系统之间、部门之间、单位之间无法相互连接的“信息孤岛”，难于实现档案资源在信息化技术条件下本可以完成的整合与共享。
二是技术选择不当。一些单位在档案信息化建设中对技术的选用不慎,采用的技术成熟度不够,先进性、 开放性、通用性强，容易过时，且找不到升级、转换的方法，严重影响了档案信息资源的建设和整合。例如，在上世纪90年代初，不少档案部门使用了王安机，后来王安公司倒闭了，近百万条档案条目无法导出，档案信息资源建设面临着推倒重来的命运。
二、档案信息资源整合的策略
针对上述问题，我们应当深入探索有效的解决方案。档案信息资源建设和整合涉及管理、技术等复杂的因素，需要我们多方位地加强研究。以下，笔者从相对宏观的角度提出推进档案信息资源整合的思路与策略。
1、完善档案立法，为档案信息资源整合提供法律保障。
我国的档案法律是20年前的产物，显然已不适应当今信息化条件下档案管理、利用的需要，修订和完善档案法律已成当务之急。
修订档案法律，应当关注三个重点。一是适应并立足于新型电子档案的特性，从根本上转变档案管理的理念、方法和要求。我国的档案法律主要针对传统档案，各项规定都凸显了传统档案的特点和档案实体管理的需要。但在数字化条件下产生的电子档案与传统档案相比有着迥然不同的特点，如电子档案可以被方便、无穷、原样复制，改变了传统档案实体的归属非此即彼的局限，并且，其存储载体体积小、容量大，为各单位扩大档案收集范围，实现海量管理提供了可能。可以说，信息化对档案管理带来了一场深刻的革命，在客观上要求档案立法作出相应的变革。只有立足电子档案的特性，转变档案管理的理念和要求，才能有效引导和规范新形势下的档案工作，有效保障档案信息资源整合顺利实现。二是赋予电子档案法律地位和效力。档案最重要的价值是其具有法律凭证作用。但是迄今电子档案的法律效力尚未得到确认，极大地影响着电子档案管理及档案资源整合的动力和效果。电子档案的法律认可问题亟待解决。三是明确不同主体在档案资源整合中的权利和义务。譬如，电子档案的特性使档案馆扩大和提前收集档案成为可能。目前，很多档案馆已开展了电子文件、电子档案提前收集进馆工作，但大都建立在与立档单位协商的基础上，难免带有随意性、任意性。为此，需要通过完善档案立法，使有关单位向档案馆提交电子文件和档案由契约行为变为法律责任和义务，从法定权利义务上以保障档案资源整合的落实。
2、从标准和技术层面推进档案信息资源整合。
首先，标准化建设是档案资源有效整合的前提。档案资源整合涉及面广、技术复杂，没有与之相配套的标准就失去了共同合作的基础。只有加快档案信息化标准体系建设才能避免各单位各自为政、盲目建设和“信息孤岛”等现象，保障档案信息资源的有序建设和有效整合。档案信息化建设中的标准制订应该有组织有计划地进行，加强档案界与信息产业界以及特定行业的合作，兼顾与国际标准和通用规范的衔接，注重前瞻性、操作性和导向性，从管理、业务和技术等层面上形成一个科学、配套、适用的标准体系。当前急待制定的标准主要是档案管理通用数据元标准、档案计算机管理系统通用需求规范，档案信息系统数据交换格式规范、电子文件归档管理规范、电子档案长期存储格式规范、音视频档案管理规范以及电子档案移交接收进馆标准等等。
其次，选择和开发应用适当的技术方法是有效推进档案信息资源整合的必要条件。从档案信息化建设的现状看，突出的问题是各单位各行其是地开发应用系统软件，形成了大量异构的数据库，使档案信息资源整合遭遇严重的技术障碍，因此，解决“信息孤岛”瓶颈制约成为当前的关键任务。事实上，当今信息技术迅猛发展，为档案信息的整合提供了许多新方法。不少档案部门通过开发运用合适的技术和方法，在档案资源整合方面取得了可喜的进展。如上海市档案馆利用先进的计算机接口技术XML，建立了标准数据接口，完成数据的汇总和转换，对市和区县两级涉及多操作系统、多数据库、多应用软件分布式多层次的档案信息资源进行有效整合，建立了构架于政务网络平台上的，包括市和区县档案馆在内的档案目录信息资源库，采取集中式和分布式相结合的系统结构，形成统一的信息检索体系，在规定条件下实现全市范围内有效、方便、快捷的网上档案信息资源共享系统。该系统构架在WEB应用开发平台之上，整个系统采用先进的Java B/S开发技术。系统整个架构分成五层：系统层是系统软件支撑平台，包括操作系统、数据库和应用服务器；平台层用于整个应用软件系统的架构基础，包括系统管理平台、中文数据库平台、报表平台和安全平台，从而大大提高应用软件的稳定性、可维护性、安全性、扩展性和集成性；应用层架构于平台层之上，包括用户注册、数据采集和转换、数据报送和接收、数据管理、权限控制、信息查询、系统维护等功能模块，直接提供用户操作界面，完成信息整合各项业务功能的处理；决策层目标是为各类用户提供档案信息的辅助决策与服务；表示层是系统的顶层信息门户。整个系统将建成为一个对各区县档案馆、各机关档案室、各专门档案馆原有系统的数据实现“一门式”管理的分布式数据库架构，通过统一的信息门户入口即可对各分布式数据库系统进行信息检索。
3、加强以国家档案馆为平台与核心的档案信息资源库建设。
档案馆是我国档案事业的主体。档案馆以其收集档案和服务对象的社会性，在档案管理和利用服务中发挥着独特的作用，它不仅在传统档案管理模式中，而且在信息化条件下依然应当在档案资源整合中扮演重要角色。当前，档案馆在继续做好传统纸质档案收集外，应大力加强电子数字形态的档案信息的收集工作。
首先，积极推进电子文件中心建设。2007年，国家档案局部署电子文件中心建设工作，但各地发展很不平衡，进展总体比较缓慢。究其原因，一是限于体制制约。严格地讲，电子文件尚处“文件阶段”，还未转为档案，而文件管理不属于档案部门的职权，档案行政管理部门难于组织协调电子文件管理及电子文件中心建设的相关事务。二是电子文件中心建设以各机关等单位报送电子文件为前提，而从档案法律规定看，机关等单位并不负有报送文件的义务。由此，电子文件中心建设困难重重。
针对上述问题，笔者认为，电子文件中心建设在操作上应当灵活，可建成实体，即档案馆通过收集大量电子文件全文信息，形成规模化的电子文件数据库；也可以是虚拟的形式，即档案馆并不收集电子文件全文信息，重点加强与各单位互联共享的信息网络平台和强大搜索功能建设，形成以档案馆为枢纽的分布式的电子文件中心。在组织协调和设施建设上具备条件的，可以实体建设为主，条件不具备的，可先建虚拟的电子文件中心。
与虚拟中心相比，实体性的电子文件中心建设难度较大。目前，比较有利的抓手有两方面：一是紧紧抓住政府信息公开的契机。从2008年5月1日起，国家行政法规《政府信息公开条例》全面实施。根据《条例》规定，国家档案馆是政府信息查阅场所，由此，各级政府机关必须履行向档案馆报送政府机关有关工作信息的义务，这在一定程度上弥补了档案法律的不足，使档案馆收集机关现行文件材料包括电子文件有了依据和保证，对档案馆建设电子文件中心具有重要意义，效果也是显著的。如上海从2004年5月开始就实施了政府信息公开，市和各区县档案馆依据政府规章开展政府信息收集，其中，市档案馆收集机关现行文件达79880件，其中，电子文件47792件，使电子文件中心建设迈出了步伐。二是充分发挥网络的作用。计算机网络在档案信息远程检索利用中发挥着突出作用，但网络的功用远不止于此，其在电子文件和档案整合、管理上的作用近年来倍受关注。目前，网络建设已高度发达，连接着档案馆和机关等各单位，在客观上形成了电子文件传输的通道，档案馆完全可以利用网络平台有效开展电子文件的收集工作。如一些地区通过政务网络统筹规划建设各机关协同办公系统，并同步解决机关电子文件向档案馆报送的功能需求，随着这一系统的建成使用，大量机关电子文件信息及时被档案馆接收，电子文件中心便随之形成。
其次，拓展档案信息整合辐射面，丰富档案资源的内涵。档案资源整合的重要目的，是要通过对多门类档案信息的聚集，形成内涵丰富的档案资源库，实现档案信息的统筹管理和社会共享。因而，要力求改变档案馆馆藏结构中普遍存在的文书档案多而专门档案少、党政机关档案多而基层企事业单位档案少、行政管理档案多而经济、科学、技术档案少的现象，在档案信息整合中，注重扩展电子文件收集的范围，凡是反映地方特色、具有典型意义和具有代表性的电子档案信息内容，都应力争纳入档案馆收集范围，作为档案信息资源整合的重要内容。上海市档案馆于2006年开展企业信用档案接收工作，通过开发统一的企业信用档案管理系统，集中采集企业信用档案信息，并在征得企业的同意后，将其及时公之与众，提高了企业的知名度，也调动了企业将自身档案信息资源向档案馆集中的积极性，拓展了档案信息资源整合的范围和辐射面。
档案信息资源整合是一项异常重要但十分复杂和艰难的工作。以上只是笔者的管窥之见，期望得到同行的指教。
