冯惠玲
变化是这个时代的重要特征。20世纪的最后二十年至今，我国政治、经济体制的改革和信息化进程在档案领域造成了明显的影响，文件，档案管理的对象和环境都发生了巨大的变化。从文件的内容、种类，形式和数量，到文件的生成、运行和管理方式都在不断地变化，文件生成机关和社会各界对档案信息的需求也在发生变化。原国际档案理事会秘书长查尔斯?凯斯凯姆蒂先生把这种以适应大规模的文件生成和进入电子文件时代为特征的变革称为“20世纪的档案革命”①，美国档案学家戴维?比尔曼把电子文件出现而造成的变化称之为“重新创造档案”②。这些历史性的变化对档案工作、档案理论的影响由点至面，由表及里，越来越广泛而深刻，给档案工作提出了一个又一个前所未有的新问题和新挑战，并直接触及档案职业的前景和命运。面对这些变化，档案工作者的应对心理和策略是至关重要的，墨守成规，坐观其变，或试图以不变应万变，只能使档案工作死气沉沉，被动落伍，甚至一步一步地被淘汰出局，因为变化了的情况不可能被纳入原有的框架之中。而敏锐地体察变化，积极寻求适应新情况的对策，以变应变，则可能找到职业生存和发展的突破口，获得生机和活力。“问题在于生活并非一成不变。我们肯定已经知道这一点，但却为何还恪守着有关我们是谁，我们做什么以及如何做的一些刻板的概念呢?”③
1、以拓展职能应对社会角色之变
长期以来，档案机构独立的职业角色主要表现为它充当着众多档案形成者和利用者之间的中介或桥梁。当现代信息技术把档案管理和提供利用实现于计算机系统之中后，档案形成者和利用者从形式上可以不再与档案机构和人员直接打交道，而是面对文档管理系统，档案机构和档案工作者转而居于系统的“背后”。这种情况引发了机关、企事业单位档案机构以及档案馆职业地位的变化。一方面，系统要求业务人员在形成和处理文件的过程中同时完成一些加工工作，如数据登录、分类、提取主题词等，从而使原本由档案人员完成的工作有所分散；另一方面，一些单位计算机技术人员主导了文档管理系统的开发、运行与维护，档案机构对于文件、档案的管理能力有所降低，剩下的主要是看管库房，充当保管者了。于是，有人对档案职业的前景发生了困惑，这种情况不仅仅发生在中国。与此同时，我们也看到了另一种情况：一些机构的档案人员全程参与了文档管理系统的研发工作，并成为该系统的管理者，他们适应本机构、本地区的信息化进程调整了文件、档案管理的流程和控制方法，进一步强化了在本机构文档管理中的“中枢”角色。
区别在于在势不可挡的信息化潮流中档案机构的职能定位。其中有两个问题最为关键：一是档案机构的业务范围是固守在传统的“档案”位置上，还是将职能延伸至文件的生成、处理阶段，实行真正意义上的“文档一体化管理”，并根据可能推行“图情档一体化管理”；二是档案机构是否在实质上参与计算机文档管理系统的设计、开发和维护，在电子环境中拥有对文件、档案的实际管理权，并使文件、档案管理工作尽量与业务活动相融合。
我们曾努力从理论上和实践上分清文件与档案、文件工作与档案工作的界限，但在电子环境中，当文件“归档”提前到了文书处理之前或之中，当文书处理和档案管理的某些工序需要同步进行，其中一些措施对两方面工作兼具效果时，我们越来越无法把二者之界截然划清，因此，文档一体化管理成了我们必然的选择。将档案管理职能向文件管理领域延伸，几乎成为全世界档案工作者对信息时代档案管理职能的新定位。这种变革不仅可以将文件、档案管理基于机构统一的信息管理平台，通过流程重组实现对文件生命周期的全程管理和无缝链接，提高管理效率，更重要的是可以通过“前端控制”保证电子文件的真实性、完整性和长期可读性。目前，文档一体化的意义已经在档案界得到了相当程度的共识，但在推行中还需要一系列的突破，诸如机构内部文件、档案管理体制的调整，管理流程的科学重组，管理方法的变革等。
档案专业人员积极介入文件、档案计算机管理系统设计的意义主要不在于保住现有的饭碗，而是提高文档管理系统的质量和专业化水准。“系统建设永远不会完结，它被不断地重新建设和开发，档案工作者应该从头到尾积极参与。”④已经有不少机关、企事业单位的档案机构在推进文件、档案管理系统建设的过程中也改造了自身，逐步从幕后走向前台，从后端走向前端，从局部走向全程，从保管走向监管和控制，从信息管理走向知识管理，在理论和实践的互动中建立了新的工作方式和机制，档案机构也得以在电子环境中重新排位，改变了自身的地位和面貌。
2、以扩大服务应对需求之变
档案在普通人心目中的神秘感主要源于长期以来的封闭、半封闭式管理。在奴隶社会和封建社会，档案为统治者所有，利用档案一直是极少数人的特权，档案管理人员则是“特权的保护人”。1794年法国第一次提出了被称为“档案的人权宣言”的档案开放原则，公民利用档案的权利得到认可。但事实上，由于档案与政权机构活动的密切关系，档案的公众利用是一个漫长的渐进过程。
我国《档案法》明确提出档案开放原则以后，从公务利用、学术利用到公民个人利用，各类档案利用的需求逐步扩大。一个值得关注的特点是，在档案利用总量稳中有升的情况下，非公务利用档案的需求逐步攀升。例如，随着我国改革开放、加入WTO和社会转型进程的加快，不少非政府组织和个人要求查询有关经济贸易、经营管理、知识产权方面的政策和事实记载；随着公民权利意识、财产意识、法制意识的增强，为解决其财产继承、经济纠纷、落实政策、婚姻关系、学历资历证明、工作调动、劳动保险等问题查阅档案的要求也越来越多。据北京市朝阳区档案馆统计，在利用高峰时，日接待公民利用档案达100多人次；全年公民个人利用档案的比例1996年时约为25％，到1999年增长到70％⑤，这一比例已经与美国、英国、法国、澳大利亚等国相近。
与全国的档案利用情况相比，北京市朝阳区档案馆公民个人利用档案的数量目前还只能算是一个典型或特例，但随着社会民主化进程的加快和公民文化素养的提高，可以肯定，这种情况是一个有代表性的征兆，反映了公民对档案需求的趋向。由主要面向政府机构到政府与公民并重，既表明档案服务面的扩大，也映射出档案馆性质、作用的变化。加拿大档案学者特里?库克明确指出：“20世纪末期公众对档案的认识，或至少是用纳税人资金建立起来的档案馆的认识已经发生了根本变化，即现在档案是属于人民，为人民服务，甚至通常由人民管理。在普通公民看来，档案不仅要涉及政府的职责和保护公民的个人利益，而且更多的还要为他们提供根源感、身份感、地方感和集体记忆。”⑥
档案利用需求总量的增加和结构的变化，对档案部门的服务工作提出了新的要求，需要大量新东西，包括新观念、新形象、新馆藏结构、新服务方式来支撑。近年来有关扩大服务，特别是方便公民利用档案的新措施陆续出台并得以应用，如减少限制，简化手续，开放目录，增加检索途径，加强利用指导，举办档案展览，开通网上服务等，这些措施在提高档案机构对于利用者的亲和力方面已经显示出效果。而更为重要的创新应该在政策、制度和法规层面，因为档案利用的政策性很强，利用者的权力和服务者的行为都要靠相关的政策、制度和法规来保证，来约束。近年来，档案领域的官司大部分与利用有关，涉及知情权、公布权、著作权等方面，其中一些案件因无所依据而使法官难以决断。一些档案机构在提供利用范围上的保守倾向也与制度、法规中有关条款不够具体，档案工作者规避责任风险有关。目前，全国已有1500多个地方档案馆开展了深受公民欢迎的现行文件阅览服务，这种从常规看来超出档案机构职能的服务方式得以开展的重要原因是其中大多数档案馆得到了当地人民政府的正式授权，有的还在地方行政法规中作出明确规定。用政策、制度和法规来引导、规范档案利用活动，通过扩大服务来扩大档案机构的职能和社会作用，是提高其社会地位和公众认可度的有效途径。
3、以管理模式多元化应对国家政治、经济体制之变
我国的档案机构网络是根据《档案法》中明确的“统一领导，分级管理”的原则建立的。各级国家档案馆归口中央或地方各级档案行政管理部门直接管理，部门档案馆、企事业单位档案馆和机关档案室是本单位的内部机构，同时接受所辖区域或主管机关档案行政管理部门的业务监督和指导。这是一个整齐划一且具有很强行政约束力的档案工作体系，这种管理体制对于保证国家档案财富的齐全完整发挥了卓有成效的作用。但是，改革开放以来，在国家政治、经济体制改革的影响下，我国基层档案管理出现了一些新的组织形式，其职能范围、管理方式都与现行的档案室有所不同，形成了一种基层档案管理的新机制。
一是随着政治体制改革的深化，各级党政机关、事业单位逐步接受了成本、效益观念，把提高工作质量和降低管理成本统一起来。借鉴国外非常普遍的文件中心运行方式，有些单位开始对无论机构大小，一律设置档案室的必要性进行重新思考。一些地区按系统或按驻地建立了档案管理机构，如联合档案室、文件中心等，打破了完全与现行机关一一对应建立档案室的单一格局。如2001年8月深圳市政府决定：“实行党政机关文件的集中管理，资源共享，降低档案管护成本，提升档案的使用价值。今后政府工作部门原则上不再设立专门的档案管理机构，除不适宜集中和国家有特殊规定的档案外，各部门、各单位应将办理完毕的文件材料，在一定期限内统一移交市档案管理机构实行集中管理。”这个管理机构就是深圳市文件中心。这种“一对多”的文件、档案管理机构因统一使用存储空间，统一配备专业人员，统一管理制度而实现了规模效益，管理成本明显降低，管理的专业化水平也得到保证。
二是随着经济体制改革的深化，形成了多种所有制形式并存的局面。其中非国有企业的档案工作基本上游离于国家档案管理体制之外，很少设立专门的档案管理机构，大多对档案疏于管理。即使是国有企业，由于行政机关减政放权，减少了对企业内部事务的指令性干预，企业开始自主决定包括档案部门在内的机构设置及其职能，纷纷寻求与现代企业制度相适应的更为经济、高效的文件、档案管理模式。在这种情况下，一些社会化的档案管理机构应运而生，如文件／档案寄存中心、档案事务所、档案咨询服务中心等。这类机构实行代理服务，有偿提供存储空间、档案管理(包括档案整理、价值鉴定、保管、修复、电子文件技术维护、档案史料编研等方面)以及制定文件、档案管理规划等方面的服务，短短几年时间，其服务范围和服务对象逐步扩大。在此类代理机构中，有的附属于地方档案馆或档案学会，有的则是自主经营的独立法人，甚至有一家外国文件中心已经在上海建立了分中心，承揽在沪外资企业档案的代存代管业务。
过去完全属于政府机关、企事业单位内部的档案工作居然衍生出一个市场，成为一类社会化、经营性组织的主要业务。一些单位像购买或定制文档管理软件一样，也从市场上购买或定制档案管理空间和劳务，这是很多档案部门的领导和专业人员不曾想到的，在这类组织成立之初，自然有些人不理解、不赞成和不接受，然而，这种做法却与国际档案界的近期动态不谋而合。1996年国际档案理事会执委会综合报告中指出：“还有一个变化就是越来越多的国家采用了通过立约将档案包出管理的做法”⑦。2001年底，澳大利亚档案专家也在国际档案圆桌会议上告诉大家，在他们那里，许多联邦政府机构将鉴定档案的工作“承包”给专门的咨询人员⑧。商业性文件中心在欧美已经有了几十年的历史和众多的客户，而通过立法将委托式管理规范化，以及把单项业务实施“外包”却是近些年的事。
这些新生的基层档案管理组织，以规模化、规范化、集约化的管理和高质量的服务，为行政机关的精简，也为不愿意或无条件建立独立的档案机构的企业提供了一种经济的、专业化的文件、档案管理途径，降低了成本，提高了质量，填补了空白。这类新型组织符合现代社会追求效率和效益的管理理念，成为我国现行档案机构的补充。一个由多种类型的机构和社会组织构成的，多种管理方式兼容的，覆盖面更为广泛的，更加具有活力的基层档案工作网络和机制正在形成。
组织方式的变化必然对档案管理体制、管理手段发生影响。最为突出的问题是要求档案行政机关从主要依靠行政管理手段实行监督管理转向多种管理手段并用，特别是加强法律手段的运用。一方面，无论是行政机关的文件中心，还是主要面向企业的寄存中心、咨询服务中心，共同的特点是“代理”。他们都不拥有对所管理档案的所有权，以及由此而决定的公布权、处置权等，因此不具有与机关、企事业单位档案室同样的职能，通常是通过制度或合同来明确所有权方与代理方之间的关系与责权，而这种关系需要相应的法律制度来规范。另一方面，对于独立法人单位资质的认定和行为的规范也应该主要依靠法律手段。于是，在我国档案管理体制上进行制度创新，完善法律法规，加强依法行政就成为当前档案事业发展中的一个重要课题。
当然，当今时代档案事业的变化远不止上述三个方面，科技含量的大幅度增加，档案业务专业化、标准化程度的提高，档案形成、管理、利用各方关系协调的复杂化等都要求我们以与以往不同的策略去应对。每一种变化都是一个大课题，一篇大文章，每一种应对都需要打破常规，因时因地因条件创新的意识、胆略和思路，而每一种创新都可能为档案事业的发展造就新的空间和局面。
参考文献
①、[法]查尔斯?凯斯凯姆蒂：“第十三届国际档案大会后档案理论研究的新重点”，《北京档案》，1997(4)
②、⑥、[法]特里?库克：“1898年荷兰手册出版以来档案理论与实践的相互影响”，《第十三届国际档案大会报告集》，中国档案出版社，1997
③[加]高德?拉伯楚克：“‘大冲击’后的命运：无序时代的企业档案工作”，卫奕译，《山西档案》，1999(2)
④[瑞典]BerndtGredriksson：“档案工作者在当今的新角色”，《外国档案工作动态》，2003(2)
⑤ 申玺朝，吴振汉：“公民利用档案的特点及对策”，《北京档案》，2002(1)
⑦《第十三届国际档案大会报告集》，中国档案出版社，1997
⑧[澳]安妮?玛丽亚?施沃特里希：“职能鉴定法----澳大利亚国家档案馆的经验”，《外国档案工作动态》，2003(2)
（郭红解、黄晓瑾摘自《档案学》2005年第3期，原载《图书情报知识》2005．1）