刘南山
新世纪初，我们要开创档案工作新局面，最根本的是要进一步解放思想，在思想观念上来一个大的转变。
一、要增强大局观念，使档案工作围绕中心，服务大局，服务社会
档案部门、档案工作者要增强大局观念，就是要把自己的工作置于党和政府的大局之下，为建设有中国特色的社会主义事业服务，为上海的改革、发展、稳定服务，为市委、市政府领导决策服务，为人民群众关心的热点服务。档案部门只有围绕中心服务大局，才能准确定位，提高地位，有所作为。
服务大局，首先是要了解大局，把握大局。档案部门的每一位档案工作者，都要加强自身的学习，认清国内外形势、党和国家的中心任务以及当前的工作重点，密切关注和掌握改革、发展、稳定的动态。要增强政治敏锐性，善于发现和捕捉经济建设和改革开放中的重点、难点和热点问题。要加强与市委、市政府有关部门和宣传、新闻单位的信息交流，定期召开座谈会，了解领导关心的重大问题和新闻宣传的要点，从而了解和掌握大局，积极主动地为大局服务。
其次，要把握历史和现实的结合点，选准主题，抓住突破口，准确、有效地为大局服务。档案部门服务大局有其独特的优势，可以充分利用历史的档案信息资源为现实服务。要钻进去研究，跳出来利用。钻进去，就是要深入、全面地研究档案信息资料，不但知其一，而且知其二，不仅掌握档案信息目录，而且了解具体的内容和重点。跳出来，就是要把研究档案史料和信息的视角转移到现实的经济建设和改革开放中来，转移到我们现在正在做的事情上来，实现历史和现实两者的结合，从而主动地、超前地、深层次地为领导决策服务，为经济和社会发展服务，为维护人民群众的根本利益服务。
第三，要充分利用各种载体，运用各种形式，全方位、多层次地为大局服务、为社会服务。要重点抓好以下几项工作：一是抓编研。档案编研工作是档案开发利用的龙头，能为领导决策服务起智囊作用。我们要在继续做好向社会公布档案史料、进行档案史学研究的同时，花大力气抓好《档案信息摘报》的编辑工作，使其成为为市委、市政府领导决策服务的参谋和助手。二是抓展览。要紧密配合中心工作、重大纪念活动，充分利用馆藏史料和全市的档案信息资源，办好各种主题展览，既为精神文明建设和爱国主义教育提供食粮，又不断扩大档案馆的社会影响，提升档案馆的地位。办展览要有水平，有特色，形象生动，可看性强。三是抓好网站建设。要下决心做好上海档案信息网站的推进和完善工作，从形式和内容上创新，从运行和效果上突破，使其成为耳目一新的一流网站。四是要目录中心的建设。必须抓紧建设全市的档案信息目录中心，使档案馆由墙内向墙外延伸，档案资料由历史向现实拓展。要有计划、有重点地稳步推进和分步实施。五是抓征集。要加强征集力量，改变征集手段，完善馆藏结构、丰富馆藏资源，更多、更快地把一些重要档案和社会特色档案征集进馆。最近市委、市政府办公厅已经转发了上海市档案局馆关于征集党和国家领导人关于上海题词的意见，要集中力量，采取有效措施抓好这项工作的落实。要积极争取，参与市委、市政府主要领导的活动以及全市性的重大活动、国际性的重要会议，通过录像、摄影取得声像档案直接进馆。继续做好社会上有价值档案和民间特色档案的征集工作。加强对重点工程项目、重大活动、重要会议建档工作的指导，提前介入，并做好档案收集工作。六是抓保管和整理。档案的保管工作是基础性工作，没有档案的有效保管和整理就谈不上开发利用。要对档案进行梳理和发掘，把那些有价值、有教育和借鉴意义的档案资料提供出来，为大局服务、为社会服务。
二、要增强开放观念，使档案工作走出封闭，走向社会，充满活力
做好档案工作，必须适应形势发展，增强开放观念，以新的思维方式和管理模式来激活档案工作。具体要在档案保管利用的功能和档案行政管理的职能方面实现以下几个转变：
第一，档案馆的基础设施建设要由封闭型向开放型转变。要发展上海的档案事业，迫切需要改变具有一定历史局限性的硬件环境。要积极争取市领导和有关部门的支持，努力在“十五”期间，实现建设新馆或扩建老馆的目标。
第二，档案保管利用要由被动型向主动型转变。这个问题就是前面所讲的大局服务要抓好的六个方面的工作。这六个方面的工作做好了，我们的服务就主动了。
第三，档案行政管理要由指导型向服务型转变。这里包括档案法规的研究制订、档案工作的业务指导和档案科研工作。档案法制建设要保障档案管理和利用的重要环节。当前，要加大力度，推进档案法制工作。要围绕征集和利用档案，提出课题，深入调研，组织起草规章和规范性文件，并适时发布，保障征集档案和利用档案的顺利进行。档案业务指导要充分发挥职能，当前要突出征集和利用这个重点，多出点子，多搞服务。在档案科研工作方面，要继续抓好档案整理、保护的科研工作，同时也要注意抓好档案利用和信息化的科研立项和攻关。
第四，档案人员的教育培训要由满足内需向扩大外需转变。要继续抓好档案系统内部人员的上岗培训、学历提升等工作，同时还要把培训的视角转向档案系统外部。培训中，除了重视理论教育以外，还可根据实际情况，多搞一些短期的操作性培训，并有计划、有组织地办好计算机培训班。
三、要增强市场观念，使档案事业面向市场，走上良性循环的道路
档案部门和档案工作人员增强市场观念具有重要的现实意义。一方面，市场观念融入档案工作，是档案事业自身发展的需要；另一方面，档案事业走向市场，也是增强凝聚力，稳定档案工作队伍的需要。所以，在发展档案事业中，要不断增强市场观念，两项工作（计划性的工作和市场性的开发）一起抓，两个效益（社会效益和经济效益）一起要。
“十五”期间，尤其是明年我们要加大力度，迈出大步。具体抓好以下几个方面的工作：
第一，在档案的基础保管方面，要建立社会性的档案寄存保管中心，实行有偿服务。随着社会主义市场经济体制的建立和完善，在我们档案系统管理范围以外的社会性的法人和个人的档案，将会越来越多，这需要专业的档案保管部门代为管理。我们要积极行动，不失时机地占领市场。同时还要继续搞好档案咨询服务、档案整理服务等工作。
第二，在档案的保护技术方面，要积极开展社会性的技术服务工作。近几年来，我们在档案保护技术方面已经搞成了一些科研项目，研制了一些保护设备。“十五”期间，档案保护技术的服务工作要进一步加强。要改进设备的外型和质量，提高产品的竞争力，并为合作方提供优质服务。同时，档案的修复、托裱、复制等也可以进行社会化服务。
第三，在档案的科技管理方面，要积极开展胶片缩微和光盘存储的服务工作。要抓好进和出两个方面的有偿服务。进的方面，要组织开展为企业、事业单位的档案资料进行胶片缩微和光盘储存。出的方面，主要是利用开放档案进行专题缩微编研，向国内外学术研究机构出售，并相互进行学术交流。这两个方面，都大有潜力可挖。
第四，在档案利用方面，要开发以档案资料和馆藏精品为主的文化产品。可以通过市场化运作，举办特色展览、拍摄历史专题片、编辑画册、开发旅游纪念品、制作音像制品等。
第五，在档案的信息化方面，要抓紧开发标准化的档案管理软件。档案管理软件现在比较乱，这不利于档案统一的、规范的管理。要尽快统一起来，选择开发能力强、信誉好的软件公司，开发出标准化的档案管理软件并进行推广。
第六，在档案的装具使用方面，要积极开发新装具、新产品。要依靠科技进步和科技创新推动新装具、新产品的开发；要抓住机遇，引进国外先进的装备和技术；要推广无酸档案纸盒，统一和规范上海市档案局的监制权。
第七，在档案教育培训方面，要建立档案人才培育市场。抓紧建设市档案局教育培训基地，尽快承担培训任务。
档案事业走向市场，要把握几个环节：一是要正确处理好完成本职任务与开发市场的关系，分清主次，注意协调。二是要在积极推进的基础上，逐步理顺体制，完善机制。三是要制定激励政策，放水养鱼，调动部门积极性。四是要加强监管，遵纪守法，使市场化运作规范、健康地进行。
四、要增强效率观念，使档案工作的水平和质量不断提高
档案部门虽然不在经济建设和改革开放的第一线，但要高质量地为大局服务、为领导决策服务、为人民群众关心的热点服务，就必须讲究效率，追求效果。要改变按部就班、慢节奏的状况，增强效率观念，以只争朝夕的精神来做好档案工作。要转变工作作风，改变工作方式，创新工作机制，提高工作质量。一是明确目标，责任到人。每一项具体的工作任务都要实行目标管理，推行目标责任制。工作要做到年度有计划、季度有安排、月度有推进，并且落实具体责任人和完成时间。工作任务明确以后，要抓早、抓紧、抓好，不要延误时机，不能前松后紧，也不能虎头尾蛇。要建立考评制度，对工作效率和质量进行考核，并且与干部的升级、任用、奖惩挂起钩来。
二是真抓实干，重在落实。目标、任务明确以后，关键是要抓落实。落实一件工作，完成一项任务，要扑下身子，竭尽全力，而不能浮在上面，蜻蜓点水。要减少文件、会议和应酬活动，腾出时间和精力抓工作落实。局、馆要把好会议和发文关，可开可不开的会议尽量不开，可发可不发的文件坚决不发。各工作部门和业务处室要改变靠文件、靠会议布置指导工作的习惯，经常深入档案系统的基层单位调查研究，加强与横向部门的交流，注意发现问题，提出解决问题的办法，推进工作一步一个脚印地落实。
三是局馆配合，形成合力。中央办公厅王刚主任在全国档案工作会议上指出，实行一个机构、两块牌子，履行两种职能的档案工作体制，“进一步理顺了工作关系，强化了工作职能，优化了档案工作条件配置，凝聚了档案队伍”。从整个档案事业的发展来看，档案馆是档案工作的主体和载体，离开了这个主体和载体，档案工作就不存在了。档案局是档案工作的行政管理部门，没有档案局的计划、指导和服务，档案事业也就无法向前发展。因此，局馆要相互支持、配合、拧成一股绳，打团体冠军。局的工作要为馆服务，馆的工作要为局增光。
四是统筹安排，抓住重点。要围绕中心任务，把握形势要求，抓住主要矛盾和重点工作，集中力量，确保重点工作和主要任务的圆满完成。开发利用和科技创新是明年工作的重点。开发利用是服务大局的需要，科技创新是时代发展的要求。开发利用、科技创新是提高档案工作效率和水平的关键，是加快档案事业发展的两个轮子。我们要开足马力，使这两个轮子快速地转动起来。要通过我们的努力，在开发利用和科技创新方面涌现出更好的成果、更多的精品。同时，也要注意通过抓好开发利用和科技创新这两个重点来带动基础保管和其他各项工作的落实。
做好档案工作，发展档案事业，关键是要有一批热爱档案工作、献身档案事业的人员，有一支高素质的队伍。正如王刚主任指出的：“必须看到，面对市场经济大潮的冲击和改革开放的深入发展，档案队伍在思想观念、业务水平、工作作风等方面，还存在与新形势、新任务不相适应的问题。”所以，我们迈入新世纪，要适应新形势、完成新任务，就必须按照政治强、业务精、作风好、工作实、纪律严的目标，切实加强档案干部队伍建设。
第一，要加强干部的政治理论学习，提高干部的政治素质。要把讲学习、讲政治、讲正气的“三讲”教育作为一项长期任务坚持不懈地抓下去，用马列主义、毛泽东思想特别是邓小平理论和江泽民同志的重要讲话精神武装干部头脑，进一步树立正确的世界观、人生观和价值观，提高自觉贯彻党的路线、方针、政策的能力。
第二，要加强干部的教育培训，提高干部的业务水平。要通过多种形式，组织干部学习文化、法律、历史、经济、外语、计算机和现代化管理等方面的知识。要认真分析干部队伍以及职工队伍业务素质的现状，结合机构改革进行调整充实。要把现有业务骨干、专业人才的存量盘活、用活。要鼓励干部特别是青年干部参加技能培训和学历教育。人事部门在干部、职工教育培训方面要研究制订长远规划和阶段性的实施办法。
第三，要建立进人、用人的机制，增强干部队伍的活力。在进人方面，要严格掌握条件，逐步改变结构。使用干部要从做好档案工作、发展档案事业的大局出发，用其所长，避其之短。对素质好、有事业心、有业务专长的年轻干部，要压担子，放手让他们开展工作，有的还可以放到本系统内的基层单位或外系统挂职锻炼。
第四，要做好“三个留人”的工作，改善干部的生活和工作条件。“用事业留人，用感情留人，用适当待遇留人”，需要做很多工作。事业留人是根本，感情留人是前提，适当的待遇留人是基础。我们要提高全体同志对档案工作重要性的认识，增强做好档案工作的信心，共同为崇高的档案事业贡献自己的力量；要加强思想工作，创造一个团结和谐，相互支持，紧张有序，生动活泼，尊重知识，尊重人才的良好氛围；要想方设法，积极创造条件，逐步提高干部的生活待遇，改善工作环境条件。
(邹伟农摘自《上海档案工作创新文集》)