刘南山
1.建立运作机制规范
2001年中国上海APEC会议是迄今为止我国召开的规模最大、级别最高、影响最广的多边国际活动，建档工作面广量达、难度较高。早在2000年5月，APEC会议筹备工作全面启动之初，市档案局和市外办就联合发出了《关于做好2001年APEC会议上海筹备工作建档工作的通知》，从明确分管领导、落实人员责任、列入工作环节、划定归档范围等多方面提出了要求。2001年9月，在APEC会议筹备工作进入最后阶段时，市档案局又和APEC会议上海筹备工作办公室联合召开会议，进一步提出了完成建档工作的时间表。APEC会议各筹备小组的责任单位领导对建档工作非常重视，从人、财、物等方面解决建档工作所必需的条件。各有关人员和专、兼职档案人员以高度的政治责任感和历史使命感，克服种种困难，完整收集和认真整理有关文件材料、音像资料及实物，圆满完成了APEC会议的建档工作。
回顾APEC会议的建档工作，我们深深地感到，做好重要会议、重大活动的建档工作，必须有运作机制规范加以保障。APEC会议成功建档的实践证明了运作机制规范在重大活动建档乃至国家档案资源建设中的重要性。随着改革开放和现代化建设的不断深入，服务全国、面向世界的上海，各种重要会议、重大活动将日益增多。我们一定要以APEC会议建档为新的起点，建立健全重要会议、重大活动建档的运作机制，从沟通信息、主动联系、提前介入、明确责任、落实措施、加强督导等方面加以规范，形成制度，确保重要会议、重大活动的建档工作有条不紊、保质保量的开展。
2.深化档案工作改革
2001年中国上海APEC会议的档案，作为一个独立全宗，在会议结束后及时接收进馆，这一做法本身蕴含着改革档案工作的深刻意义。按照传统的档案学理论，不仅以一项活动构成全宗是不允许的，而且由多个承办单位形成的档案从本单位档案系统中分离出来提前移交进馆也是不允许的。但发展中的档案工作客观上出现了新情况，发生了新变化。如果墨守成规，按不同的立档单位形成的有关档案，归属在不同的立档单位内，还要等到满20年再进馆，那势必影响重大活动档案的完整性、系统性，既不便于管理，又不利于利用。因此有必要进行改革。
APEC会议的文件材料、音像资料及有关实物，以独立的全宗进行整理，并及时移交进馆，是有关各方解放思想，实事求是，与时俱进，开拓创新的结果。这一举措说明，做好档案工作必须随着客观情况和实际需求的变化，不断更新观念和思路，不断调整和变革管理方式，否则，难免会陷入困境，甚至有可能被淘汰。因此，我们要抓住APEC会议档案移交进馆这件实事，结合实际，举一反三，深入学习市委办公厅、市政府办公厅《关于进一步加强本市档案工作的若干意见》，推动档案工作改革的不断深入，以做好重要会议、重大活动档案及时移交进馆工作为抓手，切实加强国家档案资源建设。
3.加强协调、督导、服务
2001年中国上海APEC会议建档过程中，我们曾专门派员深入到筹备工作小组有关单位指导建档工作，与有关单位建立了密切的联系，也得到了有关单位的大力支持。这种互相理解、帮助、协作的精神是我们做好重要会议、重大活动建档工作的基础条件之一。特别是根据历届APEC会议的惯例，还要将2001年中国上海APEC会议一套完整的档案资料，提供给下届办会城市作考察借鉴。同时这套档案资料，也将被举办各种重要国际会议和重大国际活动的有关单位所关注。开发利用好2001年中国上海APEC会议的档案资源，是我们义不容辞的职责。做好这项工作，同样离不开形成这套档案资料的有关单位的继续支持和鼎力相助。我们要把这种协作精神发扬光大，不仅在建档时协调一致，而且在开发利用中精诚合作，共同把这项工作做得更好。
市委办公厅、市政府办公厅《关于进一步加强本市档案工作的若干意见》指出，对在本市举行的跨地区、跨行业，在国内外有重大政治、经济和社会影响，并成立筹办组织机构的各种重要的全国性、国际性会议和重大经贸、科技、文化、体育等活动，市档案行政管理部门要提前介入，并参加重要会议和重大活动筹办组织机构，以切实做好重要会议、重大活动的建档、档案进馆的协调服务和监督指导工作。2001年中国上海APEC会议建档工作的实践，使我们对提前介入重大活动的建档工作，有了更深刻的认识。提前介入、协调和监督指导有关建档工作，实际上是一种超前服务。如果按步就班，等到接收档案进馆时再介入，不但会耽误建档的有利时机，而且将会造成档案完整性、准确性方面难以弥补的损失。为了做好服务工作，我们档案部门一定要根据新形势的要求，创新服务机制。要建立必要的渠道和制度，深入重点部门和社会各界，主动了解领导工作、管理工作和社会的需求，及时调整工作思路和工作方法，使服务形成特点和特色。只有这样，才能适应各方面的需要。
上海全面提高城市综合竞争力，积极建设“一个龙头、四个中心”的步伐正在加快，申办世博会、申办特奥会、综合开发黄浦江两岸、建设深水港和化工区等重大活动及重点工程建设项目一个接一个。按照市委、市政府的要求，我们档案部门都要积极参与，做好建档和服务工作。
(邹伟农摘自《上海档案工作创新文集》)