在我国传统的档案学理论中，对档案较为公认的定义都强调档案记录的原始性，亦即档案所记录的信息与记录载体的原始同一性。过去长期的工作中，人们也是以原件为中心实施对档案的管理，从而形成了一种档案就是原件，原件是档案的本质或最重要特征的观念。随着新的科学技术在档案管理及人类社会活动中的不断普及应用，拷贝、电子文件等非原件的档案存在形式在档案工作中大量出现，对传统的档案观念提出了强有力的挑战。在这种条件下，传统的档案原件管理观念已经严重地影响和阻碍了现代档案工作的发展，而档案信息管理的重要性则日益重要明显。
拷贝在档案工作中被人们重视，首先是现代科学技术发展的结果。从1960年代开始，缩微技术被引进到档案工作中，标志着档案工作开始走向现代化。现在，档案缩微品已成为许多大中型档案馆馆藏的重要组成部分，如在中央档案馆，已有近三分之一的纸质档案进行了缩微。随着计算机技术的发展，尤其是微机和网络在档案工作中的应用，对包括纸质、影像、音像等各种形式的馆藏档案进行数字化转换，使其从真正意义上实现档案信息与现代化管理成为可能。无论是缩微还是数字化，档案的形式或格式都发生了变化，信息从档案的原件中分离出来，形成了档案的拷贝。实际上，档案的拷贝早已有之，我们熟悉的照片是底片的拷贝，复写件档案、蓝图档案等也都是拷贝。在现代技术的支持之下，拷贝已渗入到档案工作的每一个方面，如将拷贝件作为备份进行档案保管、借助拍摄等手段进行档案再生性保护、通过缩微品提供档案利用、利用多媒体进行档案编研等等，拷贝已经成为现代档案工作不可缺少的手段。国家行业标准《磁性载体档案管理与保护规范》规定，“正常保存的磁性载体档案，可每10年复制一次，极为重要的磁性载体档案的复制周期由单位自定(可少于10年)”。同样，缩微品的法律地位也早已得到人们的认可。其它类似的情况在三醋酸纤维素胶片档案和材料质地低劣或严重老化的纸质档案中同样存在。这些事实表明，拷贝已是一种得到普遍认同的档案保管方式。
电子文件的出现更是对传统的原件档案管理观念提出了无法回避的挑战。首先，电子文件的信息是以数字信号的方式存在于不同的存储空间(如不同的磁盘空间、局域网的不同计算机、甚至于因特网中的不同国度等等)，不再具有原先意义上的、有物理边界的原件。其次，电子文件的物理表现形式包括了数据、软件、硬件、存储介质及文档资料等多种元素，文件不再是一种简单的物理实体—“原始记录”成为一种难以理解也难以捕捉的东西。问题还不仅如此，电子文件的非实体存在使非实体归档成为必要，另外由于缺乏统一标准、技术迅速升级及数据容易丢失和受损等原因，对电子文件进行转换或迁移成为一种必然的重要管理手段。
拷贝在档案工作中的大量应用以及电子文件的出现，反映了以档案原件为中心的传统档案管理方法与现代档案活动客观规律之间的冲突。这种冲突有着其内在和外在的原因。
外在的原因是档案载体材料寿命的有限性与档案信息寿命的长期性之间的矛盾。档案中所包含的档案信息是以各种物质为载体而存在的。作为一种自然的物质，任何档案载体都有其一定的寿命。当档案载体的寿命短于档案信息的寿命时，以原件为中心的管理方式就必然产生无法克服的困难。为使此类载体中仍具有保存价值的档案信息得以保留延续，就只能将其信息以其它的方式进行保存。这种情况在实际的档案工作中普遍存在，尤其反映在新型载体档案之中，如三醋酸纤维素片基档案、录音录像磁带档案、计算机磁带和磁盘档案等，作为档案资料保存，其实际寿命都比人们所期望的要短，一般不超过几十年，难以满足长期保管的要求。即使在载体耐久性好的档案中，也同样存在着一些质地低劣或严重受损档案需要对其信息以其它方式进行保存。
内在的原因是档案的信息属性与档案作为实物管理的矛盾。档案本质上是一种记录反映人类各种活动的信息，其目的和意义都在于保存和延续这些有保存价值的信息。然而，信息的传播是不可能自身进行的，它必需通过在不同介质间的传递而完成，因此将档案作为一种实物管理就不可避免地带来实践上的冲突。
考察人类记忆发展的过程，我们同样会发现，在文字尚未形成的时代，除少数图形记录之外，所有有关知识、经验和历史的信息都是通过口耳相传进行的。事实上，这一部分记忆和现在有人提出的“口碑档案”或“口述档案”在人类记忆中占有很大的比例。只是在出现文字和纸张之后，档案才以文字等可查考的记录方式记录历史上的各种社会活动信息。随着现代科学技术的发展，人们记录信息的载体和方式都显示出与当代信息技术相一致的特点，而不再是仅仅局限于纸张记录等直观可视的记录形式。拷贝在档案工作中大量应用并得到人们的认可，反映了一种实践上的客观的需要。电子文件的出现则进一步启示我们，文件形体、物理特征对文件是必要的这一传统观念在电子环境中将不再继续，亦即有形实物不是文件而是文件的载体，档案的信息才是档案最为重要的属性，而档案信息的拷贝则是档案存在的一种形式。
世纪之初，档案工作面临空前的发展，机遇与挑战共存。充分认识和重视档案的信息属性，实现向以档案信息管理为主体的现代档案管理转变，使档案信息和档案载体的相分离成为可能，必将为解决一些长期困惑我们的难题和全面推动档案管理现代化提供有力的保障。
长期以来，由于强调档案原件管理的重要性，带来一些无法解决的问题：
1、档案拷贝件的法律地位。目前许多档案馆都在进行包括数字化在内的各种形式的档案拷贝工作，并已作为一项常规的工作大规模开展，形成了大量的档案拷贝件，这些不同形式的档案拷贝件除缩微品外其法律地位一直处于争议之中。
2、实物档案的管理。实物档案由于兼具文物的性质又带有档案的信息而归属难定，引起一些管理上的困难。
3、档案的征集。一些非国有的档案受所有权及征集经费的限制而得不到征集，使存在其中的档案信息也难以为大众所用。
4、档案的商品化。档案服务作为一种特殊的劳动产品，也是商品，在社会主义市场经济条件下，推行档案服务商品化已成为当务之急。但在以原件为主的管理模式下，档案的信息和载体被不可分割地捆绑在一起，具体实施起来有很大的困难。
5、数量“爆炸”。人类社会实践活动的不断深入拓展、社会节奏的加快以及电子计算机和网络的出现带来档案数量的骤增，形如爆炸之势，对有限的管理资源形成很大的压力。
6、档案“垃圾”。受“有档必归”及过期档案不敢销毁等的思想的影响，大量档案“垃圾”堆积库房，浪费有限的管理资源。
之所以产生这些问题，主要症结皆在于过分强调对档案原件的管理。通过档案管理部门行使档案信息管理的职能，实施档案信息和档案载体的分离，使档案信息进入信息管理系统，充分利用现代信息技术的海量存储及管理便捷的优势，就可以对原件根据需要实现多元化管理，从而使这些长期困扰档案部门的问题有望得以解决。
在当代档案工作实践中，充分认识档案的信息重要属性，实现档案信息化管理，更是档案工作可持续性发展的根本保证。
档案工作的可持续性发展决定着档案工作的前途和命运，也决定着档案工作的健康发展。主要体现在以下几个方面：
1、档案信息的长期保存。受档案载体寿命的有限性与信息寿命的长期性矛盾的制约，许多珍贵的档案，主要是一些磁记录档案和质量低劣的各种档案在不久的将来将面临信息丢失的威胁。对其档案信息的拷贝是档案信息资源可持续保存为后人所用的必然要求。
2、电子文件的管理。电子计算机及网络技术的迅猛发展造成电子文件数量的爆发，其增长的速度甚至远远超出人们的想像。对电子文件的管理将成为档案工作可持续发展战略的重要组成部分。电子文件在技术上的特性决定了以原件为中心的管理从根本上已无法适应电子文件管理的要求。电子文件既没有原先意义上的原件，管理中又不可避免地涉及拷贝。电子文件作为档案完全是一种信息存在，只有确立这一观念，才能对蜂拥而来的电子文件进行有效的管理。
信息时代下，要求实现信息获取的便利迅捷，以原件为中心的管理明显难以满足这一要求。只有将档案信息从档案载体中分离开来，摆脱档案原件管理模式的束缚，充分利用先进的信息管理技术，开展档案信息化管理，这才是档案现代化管理的必然要求。
（牛角摘自《新上海档案》2004年第10期）
