市委、市政府办公厅下发的《关于进一步加强本市档案工作的若干意见》明确指出：“要逐步把各地区、各部门、各单位档案的目录信息集中起来；建立上海档案目录中心，以更好地为上海改革开放和社会主义现代化建设提供全面、准确、系统、及时、方便、安全的信息服务”。这给档案工作提出了更高更新的目标。闸北区档案馆在如何构建区级档案目录中心查询系统方面作了有益的探索和尝试。
一、构建区级档案目录中心与现行文件阅览窗口的设想
我们设想，构建一个区级档案目录中心和现行文件共享查询系统，使其作为上海市档案目录中心查询系统的子系统，利用先进的计算机和网络通信技术纵向通过市公务网与市系统连通，横向与区政务信息网连通，并与全区各机关部门连接，借助网络互联而形成双向信息共享查询系统。
(一)构建的条件与过程
区级档案目录中心和现行文件共享查询系统作为一项系统工程，除了要有一定的相关工作基础和大量前期准备工作之外，着重是要解决网络硬件建设、系统软件开发、档案信息数字化、软硬件与数据三者集成、业务指导与技术培训等问题。
1、网络硬件建设
这是整个系统运行必不可少的物质基础。我们根据今后接入市公务网和信息交换量等方面的要求，投资完成了职责范围内的局域网建设，建成了与区政务 信息网连接的100M带宽的全屏蔽网络系统，并经区政务信息网实现了与全区八十多个单位的连通。另外，还购置了网络服务器、交换器、路由器、高速扫描仪等硬件设备、以满足工作开展的需要。
2、系统软件开发
档案目录中心的正常运作必须依托功能强大的应用软件。因而，做好系统软件的开发显得尤为重要。我们从档案现代化管理的总体要求出发来研究、设计和开发，经过不断开发、试用和完善，研发出一个综合信息管理系统，具有较强的灵活性、开放性和实用性。此系统不但能满足档案信息管理的一般需求，而且还可以根据档案工作的实际情况，由用户灵活设置系统结构、框架及管理方法，既可兼顾档案目录中心的功能，又能为各联网单位提供文档一体化管理的服务。此系统还特别强调了安全性，从纵向与横向两个方面采取措施。首先对于信息数据，规定了保密、内部和开放三个共享级别；其次对于用户，根据职能不同划分了系统总管理员、机构管理员和用户的不同权限，从而保障了软件的系统安全性。
3、档案信息数字化
档案目录中心所提供的目录与现行文件必须是数字化的信息。对于数字化工作，我们首先制订了统一的数据格式标准，然后分馆内、馆外两个层面共同实施。对馆内已有的大量馆藏档案信息，按照系列、重要价值和利用率高的等级，集中组织力量打攻坚战，完成数字化任务。对馆外各单位的室藏档案应由其自行处理，处理完毕后由档案馆负责采集导入数据库。从1998年起，我们要求各区级机关部门在上报档案统计年报表的同时一起报送案卷目录数据库文件；在2001年，又组织了有较好工作基础的20家单位，开展全部室藏档案的文件级信息输入工作；2002年在档案接收工作中明确规定进馆档案，必须与文件级目录数据库一起接收进馆。通过这一系列有力的措施，促进其实现档案信息的数字化。
目前，我们通过多种途径与方法共完成各类档案的案卷级目录约23．7万条，文件级目录约19万条，婚姻档案、知(支)青回沪档案、知青子女档案、独生子女档案、出生证明档案、公证档案及闸北新闻等专题目录约49.3万条，全文级扫描图像信息4300多页(幅)，以及2356分钟录音、录像档案的数字化处理，拥有了近9G的档案数字化信息。
4、软硬件及数据三者的系统集成
为达到目录中心运转的目的，必须抓紧完成软件、硬件、数据三者的系统集成工作。我们既解决了集成期间计算机网络硬件、应用软件等方面的技术问题，还按照档案管理的业务要求，将92多万条的档案目录等信息分门别类导入系统，完成大量的关联连接工作，使三者有机的结合起来，形成了一个完整的系统，真正满足网上共享查询之需。
5、业务指导与技术培训
为使档案人员适应档案信息化工作的需要，保证工作的顺利开展，必须培养和造就计算机技术与档案业务的复合型人才，形成了一支既懂计算机技术和日常操作，又懂档案管理的档案干部队伍。在开展档案业务检查和指导中，我们将档案信息化工作作为重点检查的内容，优先考虑，狠抓技术培训。针对每年立卷归档上报案卷目录数据，开办录入操作培训班。为提高档案人员的计算机应用水平，又针对档案目录中心软件的投入使用的需要，由软件开发技术人员针对系统管理员、机构管理员及一般用户的操作知识进行培训，从而使档案人员正确掌握运用该系统的功能。
(二)目录中心查询系统的框架结构
闸北区档案目录中心目前开设有：闸北区档案馆、职能部门、历史上的闸北和现行文件四个结构层次。“闸北区档案馆”下设文书档案、科技档案、专业档案、声像档案、实物档案五个大类目。大类目下又分设子类目。“职能部门”下设存档单位信息表、文书档案、科技档案、专业档案、声像档案和特色档案六个大类目。“历史上的闸北”设历史事件和历史名人两类。“现行文件”拟设政策类、法规类、公益类、服务类四个大类目，向社会提供与人民群众关系密切，能够公开的政策性、规定性等文件，供网上查询与传递。这些层次、类目，今后可随实际工作的不断深入，随时作相应的增设。
目录中心的数据库类型以目录(案卷级、文件级)数据为主，兼顾全宗级和全文级数据；以各类专业档案数据为主，兼有文书档案、科技档案、声像档案和实物档案数据；以文书、照片扫描图像数据为主，兼顾音频、视频和多媒体文件数据。
二、构建中的思考与总结
(一)立足高起点，注重整体设计规划
我们把构建档案目录中心作为档案管理现代化总体建设的一个组成部分来统筹规划和构思。工作实践使我们体会到，当计算机辅助档案管理进入到高层次、全方位、网络化阶段时，单项的或几个环节的计算机管理软件已不能满足实际工作的需求，这促使我们追求更高、更完善的档案管理模式。我们根据实际需要，制订了系统框架和总体目标。目前，构建的档案目录中心不仅仅是档案信息数据的汇集，而是充分考虑了全区档案管理现代化的需要，为联网各部门提供了档案管理系统功能，有利于档案管理水平的提高，有利于档案资源的整合，有利于档案信息的共享。目录中心除了提供目录信息以外，还提供了文书、照片、录像、录音等档案的全文和多媒体信息，从根本上解决了档案管理与利用的不足。
(二)依托公务网，共享网络硬件资源
我们抓住区信息化建设这一契机，积极争取使档案信息化建设在区信息化建设中占有一席之地。在构建档案目录中心时，我们多次与区信息中心沟通，并共同赴外区学习，把档案信息数字化工作纳入区信息化建设的规划之中。其目的一是增强各级领导和干部对档案信息化建设的重要性和必要性的认识；二是可以依托区政府信息公务网以及技术力量，达到全区范围的联网以及与市档案信息网联通，真正实现全区网络硬件设施资源共享，避免了档案部门单方面开发而产生的重复投资和低水平建设。
(三)配合信息录入，制定系列规范标准
档案信息数据的录入是档案目录中心的基础工作，档案信息的前处理工作则是建立档案信息机读检索系统的基础和前提条件，它直接影响着档案信息资源能否得到充分开发和利用，同时也影响着本馆实现档案管理现代化的进程。为保证档案信息数据的高质量，必须有一个统一、科学、规范的标准。我们在吸取以往经验的基础上，根据目录中心库结构设置的要求，充分考虑各类信息处理的灵活性、规范性、安全性及其保密性，按照上海市档案局的规范标准，制订了各类档案目录、现行文件目录的统一数据格式标准，便于著录工作的延续性、一致性，保证各类数据在整合过程中的兼容性。
(四)上下同步开展，提升档案管理水平
构建档案目录中心是全区档案系统的整体工作，要实现真正意义上的档案信息数字化，必须从档案信息产生的源头开展，从基础建设抓起。在工作步骤上：一、采用馆内、馆外两个层面共同实施馆、室藏档案信数字化，协调开展，同步推进，达到区档案馆与各部门档案室数字化处理工作同时完成的目的。二、开展文书立卷改革试点，通过探索与完善并逐步在机关推开，把档案的数字化与办公的自动化有机的结合起来，各机关部门当年就能完成文书信息向档案信息转化的过程，及时通过网络录入到档案目录中心为各部门预制的数据库中，促使档案信息化工作重心前移。三、在调查分析的基础上，专门与各有关单位协商，解决部门单位档案专用计算机与档案信息输入的人力问题，从而保证了档案目录中心各环节工作的有序开展，加快了各单位档案信息输入工作。
（郭红解、李军摘自《上海档案》2002年第4期）
