近一二十年来，社会上讨论文化的文章越来越多。从民族文化到组织文化，从乡土文化到烟酒文化，不一而足。这种讨论在一个方面说明人们在安居乐业之后已经有了更高的精神追求，是?种社会进步使然；但在另一方面，也在一定程度上使“文化”成为一种无所不包、缺乏确定含义的概念，使文化越来越没有“文化”和品味。因此，在将文化引入档案管理活动领域之前，笔者认为，还有许多事情要做。
一、文化的基本含义
我们的祖先在创造文字的时候就赋予了每个具体的词语特定的含义。这些词语在社会的发展中不断进化，逐渐有了更加丰富的内容。如果按照目前学术界比较流行的手法来讨论文化，那就要先从文和化开始，再将它们结合的方式一一列举，然后经过三朝五代历数文化一词的变迁，最后告诉大家在我国现行的权威工具书中文化的各种解释。这种貌似合理的过程，实际上就像在每次用餐之前追溯各种饭菜的历史一样，多少有些喧宾夺主。其结果往往让人们无法明白自己究竟要做什么。因此，如果可以用简单的方式说明需要说明的问题，那将是一种学术的进步。
笔者认为，如果将文化理解为人类物质成果和精神成果的总和，似乎过于宽泛??它起码无法说明文化与其他事物(或概念)之间的差异??世间的一切事物都是文化或者都可以归结为文化。这就使语言在“文化”上缺乏了专指性。但是，如果将文化说成某种具体事物及其做法，又显得有些狭隘??它也无法协调具体“文化”之间的关系??世间所有不是“文化”的事物都可以转化为文化。也许，文化真的是一个具有多种解释的词语，它赋予人们无限的想像空间，使得关于文化的研究可以在不同层面上展开。然而，作为一项研究的基础，文化的含义必须是确定的。也就是说，文化必须能够成为支持一种思维过程的平台。特别是在完成“档案与文化”这一命题的时候，文化的平台功能就显得尤为重要。
虽然人们对文化的理解不尽相同，却存在着一定的相似性。这种相似表现在人们描述文化时都与事物、事物的过程和事物的结果有关。如果能够说明“事物、事物的过程和事物的结果”意味着什么，就可以较为准确地解释文化。笔者认为，如果透过“事物、事物的过程和事物的结果”的现象去寻找它们之间的同一性，就会发现这种同一性不过是一种规则。风俗、习惯是规则，精神、法律是规则，道德、伦理是规则，艺术、传统更是规则。所谓文化，不过就是这些规则的描述和体现。因此，在文化的多种含义中，规则是一种接近其本源的概念。当然，规则也可以表现为不同的层次和领域，这就是文化的多元性。
档案作为一种社会活动的产物，它一定是在特定规则的影响下产生的。同时，档案的管理过程也一定产生着特定的规则。这就是文化与档案的基本关系，即文化的档案和档案的文化。
二、文化的档案
档案的产生需要一定的文化背景。按照我国档案界通行的说法，档案是人类进化过程中的一种记录符号和工具。档案不过是结绳、刻契在文字和国家产生之后的表现形式。这是一种对档案产生文化背景“粗”线条的梳理：因为“在文字和国家产生之后”“人类进化过程中的记录符号”可能不止档案一种，档案作为物质承担者与这种文化背景之间是否存在必然的联系?这些都不能在这种“梳理”中得到确切的答案。但是，这种对档案产生文化背景“粗”线条的梳理却恰恰说明一个事实，即档案是一种规则的产物。
既然档案是文化的产物，那么这种文化就一定有自己确切的形态和准确的表述。笔者认为，这种文化形态就是社会组织的管理活动。社会组织为了自身的生存和发展，就必须对各种资源进行整合，即通常意义上的计划、组织和控制。社会组织围绕计划、组织和控制所展开的活动就是社会组织的管理活动。社会组织的管理活动需要一定的方式。社会组织(包括国家)作用于社会或者说实施管理的方式大体可以分为三个层次：首先是现场的方式，即管理者直接面对公众及社会事务，通过语言的传递和交流，及时、准确地将自己的意志传达给受众，并力求对其产生影响。这种管理方式的优点在于管理的直接性，它可以在几乎没有中间环节的情况下实现有效的管理。但此种方式也有一个致命的弱点，就是它受到管理者数量的限制；随着管理范围的扩大，管理者几乎不可能出现在每一个角落，难免出现顾此失彼的情况，使有效的管理大打折扣。于是，就出现了第二种管理的方式，即会议的方式。会议作为一种管理的方式，在聚众议事的前提下，实际上完成了这样一个过程，即受众来到管理者身边。一方面，克服了管理者数量的不足；另一方面，又可以使管理思想(包括决策、想法等等)在更大的范围内传播，便于会后统一思想、统一行动。但会议也不能不受到召开的地域、时间和经费的影响，因而使受众受阻，无法亲自到场，使有效的管理难以实施。于是，就出现了第三种管理的方式，即文件的方式。文件的最大优势在于突破了管理活动的地域、层次和时间等因素的限制，更加准确、规范地传递管理指令及各种信息。也就是说，它成为社会组织有效的管理工具，是因为文件可以克服现场方式和会议方式的时空限制，为管理活动营造了一个广阔的空间。
正如档案界所公认的那样，档案并不是社会组织管理活动的“直接”产物，就其主要部分而言，它是由社会活动中的直接产物??文件转化而来的；它对社会活动的反映，是从社会活动的直接产物中“脱胎”而来的。人们正是发现了档案作为一种阶段性产物及其渊源的某种属性，并出于自身活动的需要，才将其保留、提炼、强化和系统化的。
从历史沿革上看，在有文字记载的相当长的时间中，文件与档案并没有严格的区分，甚至可以认为就是同一事物。“档案”一词的广泛使用是在清代之后，而在此之前，在漫长的有文字记载的历史中，特别是有包括国家在内的社会组织存在的历史中，已经有了文书(文件)的确切形式和种类；当出现了较为明确的档案的概念之后，它就很容易成为人们出于一种对历史事物的再认识，把历史上形成的文书(文件)与现实中的文书(文件)相区别的结果。即使如此，这种以记载管理活动过程为基本内容的客观事物也不会因为称谓的变化而改变其内容和属性。
从管理过程上看，由文件“转化”为档案通常需要经过被档案学界表述为“立卷归档”的环节。所谓立卷归档，就是指各级各类社会组织在其工作活动中形成的文件处理完毕之后，把其中有价值的部分，由文书处理部门或承办部门按照一定的原则和方法进行系统整理，定期向社会组织中的档案管理部门移交，并由档案部门管理的过程。其中，文件的处理完毕，只是指文件在社会组织中的制作完毕，并非失去现行的作用；文件的系统整理，只是剔除一些如重份、被包容和事务性的文件，并按照文件本身的固有特征强化文件之间的联系。由此可见，这一过程实际上不过是文件在社会组织中的一次管理“移位”；经过立卷归档的文件，并没有因此而失去自身的属性。如果一定要说明这一过程的变化的话。那么，其最大的变化是使社会组织中的档案部门从此介入到社会组织的管理活动中来。
综上所述，文件的方式是人们从容社会组织管理活动最基本的方式之?；而档案实际上只是文件在特定状态下的“表现形式”。因此，档案是社会组织管理活动的产物，它所反映的是社会组织的管理规则。社会组织的管理作为一种文化形态具有两个重要特征：其一是它的专指性，即这种管理活动是为本组织及其特定工作服务的。其二是它的目的性，即这种管理活动是为本组织的利益和效率最大化服务的。在这种文化背景中产生的文件??档案，只能是这种管理活动规则的“表现形式”，它是种非常确切的现实管理因素。它所“记录”的不仅仅是“信息点”，而是一种“管理区间”，即管理程序的科学连接方式和整合模式。因此，档案是社会组织出于自身管理活动的需要而形成的文化载体。这就是档案与文化的第一层关系。
三、档案的文化
如果把文件的方式视为与现场的方式、会议的方式并存的一种基本管理方式的话，那么，档案就是这一基本管理方式的特定运行阶段和存在形式。因此，档案就成为人类社会基本运动形式??管理活动的组成部分。从某种程度上说，档案是这种“社会基本运动形式”的物质承担者。根据每一种特殊的物质类型都有严格确定的相应运动形式与之对应的原理，必然存在与档案相对应的运动形式，这种运动形式就是档案管理。
如上所述，档案的文化是指档案管理过程中产生着特定的规则。既然档案是社会组织出于自身管理活动的需要而形成的文化载体，那么档案的管理活动就必然体现管理活动的规则。这种管理活动规则??档案文化作为一种文化形态，也需要通过一定的载体固定下来，固定档案文化的载体就是档案管理理论。档案管理理论所体现的档案文化主要表现在以下方面。
首先，档案管理理论通过对管理程序的系统分析，揭示了管理活动的规律。正是那些看似简单的“工作环节”，如收集、整理、鉴定、保管和提供利用，把管理程序的真谛阐释得直观而清晰。所谓管理程序，是指管理活动的方式、步骤以及实现这些方式和步骤的时间、顺序。制定管理程序的目的在于合理地规划管理活动内容，提高管理活动的效率和质量。可见管理程序的设计是一种维系管理活动成败的关键因素。在这些管理活动的方式、步骤和时间、顺序中包含着管理活动的客观规律，即任何管理活动都是通过依次递进的形式进行的，而管理程序就是管理活动中最为“直观”的一种联系。从档案管理理论的基本结构看，它们实际上都是对管理程序整体或部分的研究成果。即从研究特定的管理现象入手，经过管理主体的分析，设计出科学的管理程序，从而揭示管理活动的基本规律。因此，档案管理理论所反映的是管理活动的基本规律。
第二，档案管理理论对管理活动的直接影响，是通过对“一种管理资源??文件的重新整合来实现的。在对文件进行整理，或者说，在形成档案的过程中，档案管理理论所阐述的有关根据管理资源之间的固有联系，将其进行必要的组织与编辑，最终形成一种具有新的完整功能的内容体系的理论及其行为模式，在管理领域中也是非常独到的。不论这种理论与模式的基本状态如何，它都对管理领域中有关资源配置的理论产生重要影响：即管理资源的配置，不仅仅是对外部资源的占有，而且。也是对内部资源的重构；对管理资源进行内部重构的过程，也是资源效率最大化的过程。这种资源效率的最大化，主要是通过信息资源合理利用取得的。因此，正是这种涉及管理资源重新配置与整合的文化，为人们展示了信息管理科学的建构和应用前景：信息及其管理学科只有在与管理理论的融合中，才能体现学科的真正价值。
笔者始终认为，档案文化具有相互联系的两大优势，其一是对管理程序的系统分析；其二是形成了一种信息资源(主要指管理决策资源)重构的模式。随着社会的发展，不同文化之间、不同专业领域之间的相互渗透已经成为一种趋势。这就为档案文化价值的实现提供了广阔的空间。
在我国，档案文化的这种跨领域“渗透”首先发生在20世纪的60年代初，其具体表现就是科技档案的确立及其相关理论的产生。这种理论的基本功能就在于把档案文化的基本理念及其模式推广到社会其他领域。这种跨领域“渗透”，说明了档案文化所具有的普遍意义，即任何社会活动都存在对其活动程序的设计和组织，都有为一了组织目标重新配置资源的必要；公共管理领域如此，科技、生产等领域也是如此。将这种现象归结于档案文化的基本理念及其模式在科技、生产领域的应用的具体原因在于，我国科技档案工作管理模式的建立和完善是在档案管理理论的指导下进行的。从区分科技档案同其他材料的差别到建立基层科技档案管理部门，从明确科技档案工作的职责到将科技档案工作纳入科技管理活动之中，都体现了理论见之于实践的功能，也说明了档案文化强大的生命力。
如果把档案文化的基本理念及其模式在科技、生产领域的应用作为档案文化传播的“首次战役”的话，那么，专门档案及管理活动的确立则可以看作是档案文化的基本理念及其模式在广泛的社会领域中的“整体推进”。虽然我国档案学界对专门档案的概念还存在不同的看法，但谁也没有能够阻止这种管理活动的普及。笔者认为，这种现象可以说明一个道理，那就是在社会领域中一种活动的模式有时要比它所说明的概念更重要。由档案文化所传递的围绕着管理活动及其决策进行管理资源重新配置与整合的理念和模式，之所以可以被众多的行业和部门接受并加以实施，并非是这些行业和部门十分明了和完全接受“专门档案”的概念，而是它们非常认同这种管理活动的模式。同样，目前广泛流行于社会生活各种方面的“建立档案”事例，实际上也不过是上述道理的又一些说明而已。因此。从某种意义上说，档案文化对社会的最大贡献并不完全在于使广大民众明辨档案的概念，而是使他们完全接受由档案文化所倡导的理念和所推行的模式。
档案馆事业的确立和发展，是弘扬档案文化的又一个里程碑。作为集中保管和提供档案为社会服务的公共文化机构，档案馆可以用整体的形象向社会公众展示档案文化的存在价值。与其他社会组织的管理活动不同，档案馆的存在一方面使档案与其产生的环境实现了一定程度的“脱离”，档案已经不再是一种现实的管理要素；另一方面，使档案以“集合”的形式介入管理活动和社会活动，档案即将成为一种未来的社会要素”，不论人们用什么方式讨论档案馆的功能，都无法回避一个事实，那就是档案馆的存在完成了档案文化功能的转变??一种从组织文化向社会文化过渡。在这种新型的文化形态中，档案馆不仅要继承档案文化的传统优势，还要具有相当的文化兼容性。通过沟通和借鉴，使自己真正成为社会大家庭的一员，使档案文化在此得以延续。
（郭红解、倪政华摘自《档案学通讯》2004年第5期）
