传统观点认为，工商登记档案是工商行政管理机关登记管理工作的历史记录，在各类经济活动中起着重要的依据、凭证作用。但笔者认为，这一看法是从工商行政管理机关的角度出发的，是典型的管理型思路，正是这种思路妨碍了工商登记档案价值的充分实现。以经济和法学理论来审视工商登记档案的性质，这类档案应该是记载商事领域中交易主体重要经济特征、与他人权益有重大影响、由工商行政管理机关予以保管的信息。因此，工商行政管理机关只是公众信息的保管机构，其保管的信息理所应当要满足公众的需要，要为公众服务。长期以来，工商登记档案信息资源一直没有得到很好的开发利用，观念的因素是最根本的，现行的不合理的提供利用规则正是这种观念的体现。
一、工商登记档案：商事主体的资信记载
商事交易安全的保障从商事法律角度来看，工商登记档案的建立和利用有着重要的现实意义。通过历史考证可以证明，商事交易活动在人类社会早期就已存在，当时是互通有无、满足简单生活需要以维持生存为前提，这是商事交易活动最初的目的。受当时落后的社会生产力的影响以及文化、经济条件等限制，人们商事交易活动的范围是很有限的，由于局限于熟人社会，因而交易双方彼此熟知，客观上使得商事交易活动比较安全。但当社会生产力逐步提高，商品贸易日渐发展，商事交易活动的范围开始渐渐扩大，涉及到陌生人的交易越来越多，商贸活动由此变得越来越不安全，出于降低交易风险、控制商业活动中税赋的目的，中央政权建立了登记管理制度，对从事商事交易活动的主体以及行为予以登记，从而进行监控。近现代民商法体系形成以后，更加强调商事主体和商事行为的登记，其中商事主体的公示法定原则(即公开商事主体的登记内容)构成了现代商事登记制度，登记过程中形成的文件材料，就是我们现在所说的工商登记档案。
自现代商事管理制度建立之时，商事登记制度就是商事管理的核心内容。商事登记过程中形成的工商登记档案，是工商行政管理机关在依法对企业登记注册、监督管理过程中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等文件材料。它包括企业法人、有限责任公司、股份有限公司、外商投资企业、私营企业等办理名称预先登记、开业(设立)登记、变更登记、延期登记、登记公告、年度检验登记时提交的申请登记表、企业合同、章程、法定代表人(负责人)登记表、经营场所证明、验资报告等材料，是对商事主体基本情况立体的、全方位的、动态的反映。通过对这些最重要、最基本的文件材料的查询，就可以准确了解该商事主体的资信状况。
二、对现行工商登档案提供利用规定的评价
公开政府部门掌握的信息，是我国加入世界贸易组织(以下简称WT0)后应尽的义务。WTO的基本原则体现了公正、公开、公平、自由的价值观念，其中体现公开价值取向的透明度是WT0的主要目标之一，是WTO价值模式的具体化和法律化。WTO规则主要是规范政府的行为，其中建立透明的信息公开机制是政府行为
符合WTO规则的基本要求之一。我国政府已在《中华人民共和国加入世界贸易组织议定书》中就政府的透明度问题做出了承诺。所以工商行政管理部门公开自己掌握的工商登记档案也是兑现这一承诺的重要内容之一。
公开工商行政部门掌握的信息与我国企业从事国内、国际商业活动时的安全息息相关，是发展商品经济、维护交易安全的需要。在外资企业纷纷在我国抢滩登陆之时，我国企业迫切需要获知各类信息，增强自身的竞争力，防范可能的商业风险，实现发展经济、增强国力的目的。
目前各地工商行政管理机关在办理工商登记档案查询业务时，执行的是国家工商行政管理局1996年12月16日印发的《企业登记档案资料查询办法》，该规章第六条规定：“各组织、个人均可向各地工商行政管理机关进行机读档案资料查询。”第七条第一款规定：“各级公安机关、检察机关、审判机关、国家安全机关、纪检监察机关，持有关公函，并出示查询人员有效证件，可以向各级工商行政管理机关进行书式档案资料查询。律师事务所代理诉讼活动，查询人员出示法院立案证明和律师证件，可以进行书式档案资料查询。“可以看到，该规章将查询主体分作了如下三类：
第一类是党政机关，规章关于这一类主体查询企业档案的程序性要求是正确和必需的。
第二类是除第七条列举主体之外的其他组织和个人，这类主体只能进行机读档案资料的查询。这一规定让人匪夷所思，因为随着商品经济的飞速发展，商贸活动已经非常频繁，跨国贸易更是与日暮途穷俱增。为了维护交易的安全，保障自身的经济利益，商事主体在确定交易之前都会想方设法了解对方的资信状况，防止遭受损失，而工商登记档案正是商事主体资信状况的完全记载，也正是为了交易的安全所设，所以应当完全向社会公开。实践中工商登记档案部门提供的所谓“机读档案资料”，实际上是由计算机打印的一份简单的近期档案索引，远远不能动态地反映档案的全部内容，无法让人查询人完全了解查询对象的全部真实情况，查询人也难以据此对交易风险做出恰当的评估。
第三类主体是律师事务所查询人员。规章规定这类主体要想查询书式档案，在出示律师证件的同时还要出示法院的立案证明，这一做法更是让人难以理解。律师与当事人之间是代理与被代理的关系，律师的活动是当事人活动的延伸，现代的规范企业一般都要在交易以前聘请律师对对方进行基本的资信调查，甚至要求律师在调查的基础上出具风险评估报告，力争将商业风险降到最低程度。这是一种谨慎的贸易态度，既主动地防范了自身的风险，客观上又维护了国家的经济秩序，是有利于国家经济发展的，理应得到支持。但是，要求律师出示法院立案证明的规定并没有起到这样的支持作用，因为只有产生了纠纷并且起诉到了法院，法院才会出具立案证明。国家工商行政管理局的规定实际上限定了商事主体资信信息的公开和使用阶段，没有让工商登记档案信息在交易开始前就发挥作用，而是在交易失败以后被动地利用该信息进行弥补，与我国《合同法》等法律法规以及政府一系列政策所确立的鼓励交易原则相违背。一方面增加了国家管理成本，造成本来就很稀缺的国家管理资源和司法资源的浪费；一方面也滞后了经济的发展，限制了交易主体自我防范和控制风险能力的发挥。
此外，此项部门规章不仅与商事主体公示法定原则不相符合，也与国务院颁布的行政法规相违背。国务院颁布并实施的《中华人民共和国企业法人登记管理条理》规定，各级登记主管机关应当建立企业法人登记档案和登记统计制度，应当根据社会需要，有计划地开展向公众提供企业法人登记资料的服务。《中华人民共和国公司登记管理条例》会公众查询、复制。从这两个行政法规的表述可以看出，提供企业登记档案的查询是登记主管机关应当履行的义务和职责。国家工商行政管理局的部门规章却将应当履行的法定义务转变成了本部门审批的权力，违反了国务院行政法规的规定。
三、工商登记档案价值实现的根本??转变政府职能，树立服务观念
笔者认为，造成工商登记档案提供利用制度不合理的最根本原因，还在于工商行政管理机构对自身的定位不够准确。在建设社会主义市场经济的过程中，应该将管理型的政府模式转变为服务型的政府模式，因为管理型的政府模式已经远远不能适应时代发展的要求。有文章认为，我国政府在社会转型期的职能应当“一是为市场健康发育提供公平合理的制度和规则；二是维护合理的市场交易规则，建立必要的市场秩序；三是依法尊重和保护市场主体的独立法人地位，严格规范市场行为；四是严格规范政府自身的公共行为。”①总而言之，是要将原先那种全能型的政府转变为“有所为有所不为”的服务型政府。而要实现这一目的，首先要实现观念上的转变。
工商登记档案是国家档案的重要组成部分，而一提国家档案，“保密”的意识就紧随其来，却不论国家档案的性质、类别以及在社会中发挥的作用。这种传统观念使得工商行政管理机构在掌控这些档案资料时完全以管理者自居，在制订档案利用规则时也是从管理者的角度出发的，表现出的是一种强烈的管理意识。在现代市场经济、信息社会的环境中，政府的主要职能是为市场提供必要的规则；从制度角度考虑，就是为市场正常发挥作用提供制度框架和制度保障，把市场能够自己解决的问题交由市场自己解决。在制订档案利用规则时，应当充分考虑市场主体对档案信息的需求，认识到工商登记档案资料与其他权利人的利益息息相关，因此应当完全以服务者的心态去制订规则。这样的规则重在明确市场主体在查询利用档案时的权利以及权利行使的程序，而淡化国家权力在其中的干预作用。只有有了服务的意识才能制订出服务的规则，惟其如此，才能从根本上解决问题、排除障碍，工商登记档案价值的实现也将是水到渠成、自然而然的事情。因此在市场经济条件下准确定位、转变观念，才是彻底实现工商登记档案价值的根本途径。
注释：①王茂涛、李静，我国政府职能变革的基本取向，《决策探索》，2003年，第9期。
(郭红解、李军摘自《中国档案》2004年第7期)
