读了《档案学研究》2003年第5期晋平的《不应否认“现行档案”的存在———兼与吴品才同志商榷》后，觉得我日常使用的一些专业用语如“现行档案”、“实物档案”、“文书档案”、“档案产业”等，是否合适，是需要斟酌一下的。这里谈谈我的认识。
建议将“现行档案”改称“现时档案”
吴品才在《档案学研究》2003年第2期的文章中说“现行档案”概念从根本上说是不应该存在的，而晋平在这篇文章中论述了“现行档案”存在的必然性和合理性，都有一定道理。但是，从《档案法》第二条和中华人民共和国档案行业标准《档案工作基本术语》将档案定位为“历史记录”来说，还是不用“现行档案”为好。中华人民共和国成立初期，面对着过去历史上形成的大量档案需要收集和整理并予以利用，于是出现了“历史档案”，与此对应而对于新建立的各机关新形成的档案称之为“现行机关档案”。后来随着机构调整，撤销了一些机关，又出现了“撤销机关档案”一词。中国人民大学出版社1962年出版的《档案管理学》教材，曾对此有专门解释：“历史档案，一般是指中华人民共和国成立前，历史上形成的……革命组织档案和旧政权档案”。“现行机关档案……是指现在正在进行日常工作和生产活动的机关、企业、事业单位等组织形成的档案。”“撤销机关档案……一般是指中华人民共和国成立以后，由于……政治、经济、文化等组织的改组和行政区划的调整等原因，被撤销的各种机关、企业、事业单位等组织形成的档案。”上海辞书出版社1994年出版的《档案学词典》只收入了“历史档案”、“撤销机关档案”两词，未收入“现行机关档案”一词，但是在“档案收集”词条的释文中使用了它，说“各级各类档案馆接收现行机关档案、撤销机关档案和散存在社会上的历史档案。”从以上对于“现行机关档案”的解释和使用来看，“现行机关档案”是与“历史档案”和“撤销机关档案”相对应的。中国大百科全书出版社1993年出版的《中国大百科全书档案学分册》收入了“历史档案”条目，没有收入“现行机关档案”和“撤销机关档案”两词，但是在多次释文中使用了“现行档案”一词。对于“现行档案”的含义未作解释。据我的理解，“现行档案”是“现行机关档案”的简称。《机电兵船档案》杂志上彭龙珠在《诠释常见的档案名称》一文中也是这样解释的。如果不是这样认识，而是从档案有没有“现行性”上去认识、讨论，那是另一类问题了。我主张不要将“现行机关档案”简称为“现行档案”，以免引起误解。在档案按时间分类，不是有古代档案、近代档案、现代档案、当代档案等称呼吗?将近期的档案称为现代档案、当代档案也就可以了。在一个单位中，称刚刚形成的档案为“现代”、“当代”什么的，可能大家不太习惯我有一个建议，使用“现时档案”一词，与“历史档案”对应，相当于“现行机关档案”。如果某现行机关已成立了几十年，也可以将其近几年、近十年的档案称为“现时档案”。这时“现时”，也就是“现在”的意思。不去管它是否还有没有“现行性”，因为根据我国对“档案”一词的使用，在现行机关档案中确实有一部分现行文件，同时也有历史记录，何者多，何者少，很难确定。
1983年档案出版社出版的《外国档案法规选编》中《关于法国公共档案部门的权限及与各机关为收集、保存和提供利用公共档案进行合作的法令》(1979年)第12条规定：“凡对产生或收到文件的机关、团体和部门日常有用的文件均为现行档案。”“在法国档案局的监督下，现行档案由产生或收到文件的机关、团体和部门负责保管。”从这条规定来看，这里的“现行档案”只是指“日常有用的文件”(可以是现行文件，也可以是历史记录)，并没有强调它的“现行性”，而只是明确由各机关“负责保管”。同时，该法令第13条、第14条规定了“中间档案”、“永久档案”两个条款。可以看出，“现行档案”是与“中间档案”和“永久档案”相对应的。三者的区分，有价值因素、保存机构因素，但主要还是时间因素。再从三者的法文原文“archivesCourantes”、“archives intermediaires”、“archives definitivev 来看，courantes是“当前的、现时的”意思，intermediaires是“中间的、居间的”意思，definitive是“最后的、最终的、决定性的”意思，说明三者是一个时间过程。因此，将archivescourantes译成“现时档案”比“现行档案”更确切，将archivesdefinitive译成“最终档案”可能比“永久档案”更明确些。
建议将“实物档案”改称“特种档案”
关于“实物档案”一词是否合适，已讨论了十多年，至今尚未达成共识。所有的档案都是由某种实物构成的，但不是所有的实物都是档案。因此“实物档案”是一个非常模糊的概念，还可能引起误解，以不用为妥。那么，档案馆、档案室中保存的不同于一般的、普通的档案叫什么呢?我主张有什么叫什么，如印章档案、锦旗档案、奖牌档案等。如这类档案的数量不多，可以归为一类称作“特种档案”。与文书档案、科技档案、专门档案并列。也可以说，除了文书档案、科技档案、专门档案之外的各种特别的档案均可归入“特种档案”。原来讨论“实物档案”问题时，涉及何种实物是档案，何种实物不是档案的问题，仍可继续讨论。依我之见，主要看两条：一是看该实物是否记录了信息。像一个纺织厂的历年产品样本，每一种产品均附有文字说明，这种实物――纺织产品样本离开了有关文字说明是无法理解的，产品样本及其文字说明构成了该产品的完整的信息记录。二是看该实物是否便于保存在档案机构内。像机床厂制造的机床、汽车厂制造的汽车、飞机厂制造的飞机，就不便于保存在档案机构内，只能将其有关的图纸、照片、光盘等技术文件归档保存；如果需要保存它们的样品，只能另建博物馆、样品馆保存、展出。这里须要说明一点，根据工作需要，档案机构保存某些非档案的实物也是可以的，但是没有必要将档案机构保存的一切实物均称为档案不可。另外，特种档案往往具有多种功能，由其他机构(如博物馆、展览馆、文物部门)保存也是可以的。
对“文书档案”应作何种解释为好
人们开始使用“文书档案”一词时，曾经受到了众多的质疑。因为当时许多人认为档案是由文书转化来的，“文书档案”与“档案”是一个意思，没有表示出它的特定含义。曾经使用过“普通档案”、“一般档案”等词来代替“文书档案”，但在我国并未通行。《中国大百科全书档案学分册》收入了“文书档案”的词条，称“机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中产生的，由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓。……这一概念主要在中国使用，有的国家则用与之相近的普通档案或一般档案的概念。”这种解释，基本上说清楚了“文书档案”的含义。但是并没有说明将它称为“文书”档案的原因。释文中指出了“由通用文书转化而来”，按理应称作“通用文书档案”；如果仍称“文书档案”，意味着还应包括专用文书了。《档案学词典》也收入了这个词目，称“亦称‘普通档案’。档案的门类之一。是机关、团体、部队、企事业单位等在领导和行政管理活动中形成的档案材料，因而又称‘党政档案’、‘政务档案’、‘行政档案’。”我国档案行业标准《档案工作基本术语》将“文书档案”定义为“反映党务、行政管理等活动的档案。”以上这些解释虽然都反映了人们习惯使用“文书档案”一词的实际情况，但也没有说明为什么称作“文书”档案的原因，不能使人“一目了然”。为此，我建议采用1993年中国档案出版社出版的由我与黄坤坊编著的《简明档案学词典》的解释：首先将“文书”定义为：“以文字为主要记录方式的书面文件”(1999年版《辞海》将文书定义为“以文字为主要方式记录信息的一种书面文件”)。然后将“文书档案”定义为“由文书组成的档案”(因为这里的文书只是文件的一个种类，不像过去将文书与文件作为同义词看待)。该书还进一步解释称“泛指科技档案和其他专门档案之外的一切档案。因而有时称为‘普通档案’、‘一般档案’，因为这类档案多数在行政和组织管理活动中形成，有时也称为‘行政档案’、‘管理性档案’。”这样，既明确，又能照顾到各方面的认识。
建议将“档案产业”改称“档案服务产业”
发展“档案产业”问题，十多年前就有人提出，由于档案原件不是商品，不能进入流通领域，对之顾虑甚多，不敢贸然响应。也产生过一些误解，认为可以将档案馆推向市场．“自谋生路”。虽然如此，“档案产业”(如档案事务所、档案寄存中心、档案信息开发服务中心、档案信息技术服务中心、档案组卷服务队、兰台咨询有限公司等等)在我国还是有了一定程度的发展。从《中国档案》2003年第lO、11期发表的《关于档案事业创新的思考》、《档案产业的概念和范围》、《发展档案文化产业的对策》、《档案中介组织规范发展刍议》、《档案信息化中的信息技术外包策略》以及《山西档案》同年第4、6期发表的《档案事务所的现状分析及业务展望》、《档案中介服务机构存在的成因及管理》等文章来看，发展“档案产业”之举正在受到人们的重视。同时，我们也应看到，我国的各种各类“档案产业”，与美国专为顾客提供档案安全保管服务的“国家地下库公司(National UndergroundStorage，Ine．)”(占地50多万平方米)相比，只是“小打小闹”，在经营管理上也不成熟、不规范，还处于“初级阶段”。从我国社会和经济的长远发展来看，发展“档案产业”还是有很大空间的。为了健康地大力发展我国的“档案产业”，我建议将“档案产业”改称“档案服务产业”，以明确“档案服务产业”与“档案事业”是两个不同的概念。我们必须认识到，各级各类档案馆是公益性的文化事业单位，是国家档案事业的主体，不能将它办成经营性的文化产业单位；同时，我们要大力发展为档案事业服务的各种经营性的档案服务产业。
（郭红解、李军摘自《档案学》2004年第4期）
