2001年4月9日原国家质量技术监督局《关于实施GB／T1．1?2000＜标准化工作导则第1部分：标准的结构和编写规则＞的通知＝要求：自2001年6月1日起，起草单位要按GB／T1．1?2000的要求编写国家标准；自2002年6月1日起，凡报送批准、发布的国家标准草案不符合该标准的要求和格式的，国家质量技术监督局国家标准技术审查部将不予技术审查；未按该标准要求编写的行业标准和地方标准将不予备案。根据这个通知，今后档案工作行业标准和由国家档案局负责制修订的国家标准都必须按照新的要求编写。
与被代替的GB／T1．1?1993《标准化工作导则第l单元：标准的起草与表述规则第l部分：标准编写的基本规定》相比，新颁布的GB／T1．1?2000有不少变化，需要标准工作者认真学习掌握。
一、前言与引言
标准设前言与引言均始自GB／T1．1?1993的发布。由于时间不长，加之该标准本身没有引言，前言又不十分规范，因此，导致标准编写人员对二者的作用及内容的认识比较模糊，在标准的前言与引言的编写中经常把所规定的内容弄混，出现一些错误。比如，有的在前言中阐述该标准的意义、介绍标准的立项情况或编制过程等。其实，上述内容应根据需要分别列入标准的引言与编制说明之中。还有一种常见的错误是在标准前言或引言中使用“应如何”或“必须如何”之类的表述，这实际上是在提出要求。由于前言与引言是资料性的概述要素，因此不应包含要求。
按照GB／T1．1?2000规定，前言是必备要素，也就是说，每一项标准或者标准的每一部分都应有前言。标准中的前言由特定部分和基本部分组成，是资料性概述要素的重要组成部分，其中可提供大量的有用信息。引言为可选要素，如果需要，可在引言中给出编制该标准的原因，以及有关标准技术内容的特殊信息或说明。在实践中，要根据具体标准所涉及的内容，按照GB／T1．1?2000规定的次序依次给出有关信息，不应随便写入其他内容。
二、规范性引用文件
“规范性引用文件”是从GB／T1．1?1993的“引用标准“一章改变而来。这个变化不仅仅是用词上的不同，它包含了这样两层意思：(1)所列文件在标准中被规范性引用；(2)被引用的不局限于标准文件，还包括其他文件。
所谓“规范性的引用”是指标准引用了这些文件的条款后，这些条款即构成了标准不可分割的组成部分。在使用标准时，要想符合标准，除了要遵守标准中规范性内容外，还要遵守规范性引用文件中被引用的条款。与之相对应的是“资料性引用文件”，即标准中被资料性提及的一些文件，这些文件中的内容并不构成标准的内容。提及这些文件只是提供一些供参考的信息或资料，使用标准时，并不需要遵守这些文件中被提及的内容。由于GB／T1．1?1993并没有对引用文件区分为“规范性引用文件”和“资料性引用文件”，因此，在按GB／T1．1?2000起草标准时尤其要注意区分这类文件。这两者的区别在于，被提及时表述方式不同，前者为“应符合……的规定”或“应按照……的要求”，后者常为“参见……的规定”。
除标准外，该章中还可列出一些文件。其中国内文件包括：强制性标准、推荐性标准、标准化指导性技术文件、法规、规程等；国际文件有：标准、技术规范、规程、法规、技术法规、指南、技术报告等等。上述文件只要是被规范性引用，无论是不是标准，都可在“规范性引用文件“一章中列出。
（牛角摘自《中国档案》2003年第3期）
